1、采购协议管理制度
总则
1. 为规范企业对采购协议管理事宜, 做好采购协议编制、 签署、 实施、 修改等工作, 使其符合采购管理要求及企业利益, 特制订本制度。
2. 本制度适适用于对采购协议管理相关事宜。
采购协议编写
1. 企业采购部是采购协议对口管理单位, 负责企业采购协议编制、 签署、 实施、 控制等管理事项。
2. 企业一次性采购物品金额高于 1000元, 必需签署采购协议; 外地采购（成城市外）必需签署协议。
3. 采购协议编写程序。
1) 选择供给商。
必需是企业认可合格供给商。
2) 进行谈判。
采购部应与适宜供给商展开谈判, 谈判内容包含采购物料价格、
2、数量、 质量、 供货方法、 货款支付等方面谈判, 并依据谈判所形成方案选择对企业最有利供给商。
3) 确定草案并评审。
采购部应依据谈判所形成方案确定采购协议草案, 报送法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。
4) 拟写正式采购协议。
采购部应依据各相关部门、 法律顾问及总经理\分管副总意见对采购协议草案进行修订, 并据此形成正式采购协议。
4. 正式采购协议必需包含以下九个方面关键内容。
1) 协议签署双方姓名、 地址和联络方法。
2) 采购物品单价、 总价。
3) 采购物品数量与规格型号。
4) 采购物品品质和技术要求。
5) 采购物品履约方法、 期限、 到货地点。
3、
6) 采购物品验收标准和方法。
7) 付款方法和期限。
8) 售后服务和其她优惠条件。
9) 违约责任和处理争议方法。
5. 采购协议条款内容必需齐备、 明确、 具体, 表示必需严谨。
采购协议签署
1. 与企业签署采购协议供给商必需含有法人资格, 并以其自己名义签署采购协议, 假如委托他人代签, 采购部应审验其委托证实。
2. 企业与供给商签署协议必需采取书面形式, 其她任何形式协议视为无效协议。
3. 对于金额在10万元以下采购协议, 能够采取传真方法进行签署, 即企业将协议拟订好后传送给供给商, 供给商进行盖章签字后回传, 企业盖章签字后发给供给商回执, 视为协议成立。
4、
4. 签署后协议由财务部保管。
采购协议实施与控制
1. 协议签署后即含有了法律约束力, 采购部应立刻向供给商发送订货单, 使供给商立刻准备企业所需物品。
2. 采购部应配合质量管理部做好采购物料进厂验收工作, 当所采购物料不符合协议所约定质量要求时, 采购部应主动联络供给商进行处理。
3. 采购部应建立协议履约管理台账, 对双方履约进程逐次、 具体地进行书面登记, 并保留好能够证实协议履约原始凭证。
4. 对于供给商需要根据样品或图纸加工物料, 假如存在加工过程周期长、 变数多、 监控过程比较复杂现象, 要求供给商提供进度安排, 采购部依据进度安排与供给商进行联络, 进行主动协
5、商, 确保物料能够立刻运输到企业。假如供给商提供物料将延缓企业生产, 采购部应降低在供给商处采购数量并与其她供给商联络, 增加采购数量。
5. 在协议实施过程中采购部要处理好与供给商关系, 将供给商视为企业战略发展伙伴, 便于在生产旺季加大物料采购时能够立刻供给, 在生产淡季时能够缩减或取消物料采购数量。
6. 采购部应本着经济型标准做好物料采购进度控制工作, 既确保仓库中采购物料库存最低, 同时还能确保采购物料满足生产需求。
采购协议修改与终止
1. 在协议实施过程中, 因供给商原因造成无法按量供给采购物料, 采购部经调查核实, 可与供给商签署新采购物料数量要求, 作为采购协议附件进
6、行实施。
2. 在协议实施过程中, 若外部市场环境发生改变（比如原材料价格或工资出现上涨, 供给商无法按协议要求价格交货）采购部可与供给商进行协商, 签署新供货价格条款, 作为采购协议附件实施。
3. 在协议实施过程中, 若因不可抗力造成供给商无法按时交货, 采购部经过核实后, 可与供给商进行协商签署双方延期交货要求, 作为采购协议附件实施。
4. 有下列情形之一者, 视为协议终止。
1) 因不可抗力造成协议无法继续实施, 双方同意取消协议。
2) 因市场环境或需求改变一方提出取消协议, 由双方协商处理赔偿事宜。
3) 出现违反协议条款情况。
4) 逾期没有推行协议约定。
5)
7、 发生符合协议条款中合约解除事项。
协议纠纷处理与协议管理
1. 当企业与供给商所签署协议出现纠纷时, 其通常采取以下处理方法。
1) 与供给商协商处理
2) 请第三方协调处理。
3) 由仲裁机构进行仲裁。
4) 经过法律路径处理。
2. 采购协议签署人员与资料管理人员要遵守协议管理纪律, 有下列情形之一者, 企业将依据情节轻重进行对应处理。
1) 泄露协议内容。
2) 私自更改协议内容。
3) 丢失协议。
4) 在协议签署做资料保管中损害企业利益。
3. 参与采购协议推行与监督人员违反企业相关要求, 给企业造成经济损失和其她损失, 企业将依据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济
处罚, 情节严重者将依法追究其法律责任。
附则
1. 本制度未尽事宜, 依据国家相关法律、 法规和政策实施。
2. 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后实施。
岐山北方机械有限企业
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