行政管理制度及合同管理制度模板.doc

第四章　行政管理制度

第一章 职员管理
第一条 工作时间: 企业上班时间为周一至周五8:30—17:30,天天中午12:00—13:30为午餐和休息时间。凡属国家要求节假日和公休日, 均按相关要求实施。
第二条 考勤制度、 职员日常管理: 综合部指定专员负责考勤, 并将考勤名单交综合部立案。考勤员负责逐日如实统计本部门职员出、 缺勤, 月底将考勤表（多种假条附后）交部门经理审核签字后于每个月2日前报综合部, 职员工资将按实际出勤天数发放。
第三条 考勤统计是综合部对职员考评及工资发放关键依据, 任何人不得弄虚作假, 综合部有权对各部门考勤情况进行检验、 查对。
1、 职员要严格遵守劳动制度, 不得无故迟到、 早退、 缺勤。
2、 职员要严格遵守劳动纪律, 在工作时间不得做与工作无关事, 不得随意串岗、 聊天等。如有违反, 即作违纪处理。
3、 上班时间不许可做与工作无关事,如需外出应请示总经理, 如总经理不在综合部办公情况下, 知会一下综合部人员, 方便知道去向。
第四条 请销假制度: 职员请事假、 病假及其它各类假, 均应事先请假, 事后销假; 职员因业务需要外出工作, 要由部门经理统一安排, 部门经理外出工作, 应立刻通告主管领导。
第五条 着装、 礼仪、 礼节要求: 职员在工作时, 应做到服装整齐、 举止端庄、 精神饱满; 职员之间应相互尊重、 相互帮助, 要用本身言行树立项目部形象; 职员在接待来电、 来访时要用礼貌用语, 不得在办公场所大声喧哗, 喧华或使用粗鲁语言。
第六条 环境卫生、 安全保卫制度: 各部门应负责各自办公室清洁卫生。全部文件、 资料、 报纸要摆放整齐, 桌面、 地面等要保持清洁, 每日工作结束时应将个人桌面拾洁净及自己椅子也要摆放整齐, 关闭电器电源, 关好门窗; 各部门均设专员负责办公地点安全、 保卫、 消防工作, 定时检验, 立刻消除存在隐患。同时, 每一位职员对企业安全、 保卫、 消防中存在问题均要立刻汇报、 帮助处理义务。

第二章 多种办公设备使用制度
第一条 企业计算机是用于工作辅助工具, 只能用于处理工作相关事务, 任何人不得在内部网络上从事与工作无关事项; 任何人不得在上班时间利用电脑玩游戏, 一经发觉, 将按企业相关要求进行处理。
第二条 计算机属于固定资产, 申请购置、 转移和处理需经总经理同意。
第三条 电脑操作人员应严格根据操作规范进行, 如在使用过程中碰到问题或故障 , 要立刻向综合部反应, 方便请专业人员进行维修, 以免造成机器损坏。
第四条 因为个人操作不妥而强行操作造成电脑软件损坏, 致使电脑系统瓦解, 由个人负责维修, 费用自理。
第五条 对电脑内部系统不得自行进行删除、 更改数据等操作, 需要进行对应系统设置, 应立刻向综合部反应由专员进行操作; 不然产生一切不良后果由个人自行负责。
第六条 任何人不得利用工作之便, 打印复印与工作无关私人文件, 若因特殊情况需要使用者, 须要现经过综合部同意方可使用, 如若违反将视情节轻重给予批评或经济处罚。

第三章 保密制度
第一条 保密内容
1、 职员应增强保密意识, 保守企业商业秘密, 维护企业利益。
2、 必需妥善保管企业机密文件及内部资料。
3、 机密文件和内部资料无需保留时, 必需销毁。不准对外提供包含企业利益内部文件, 下列内容为企业机密, 除非公开通报, 职员严禁探询。任何人问询, 以企业公开宣传资料为准, 或坦率通知对方“不便回复”或“不了解情况”。
4、 企业资金情况、 法律事务、 利润税收。
5、 用户开发动态、 策划方案、 投标方案、 业务协议金额、 回款欠款情况。
6、 职员薪酬、 业务奖励。

第二条 保密责任: 职员必需保守企业秘密。
1、 未经许可不得携带企业关键资料离创办公场所;
2、 严禁在公共场所或亲友中谈论企业机密;
3、 不得随意向客人提供企业各类文件。

第四章 办公用具管理
第一条 企业办公用具采购、 验收、 入库保管、 发放统一由综合部管理, 并建立办公用具购置、 使用登记制度。负责购发办公用具人员要建立帐本, 办好入库、 出库手续。出库一定要由领取人员签字, 并注明月份、 名称、 规格、 数量等。
第二条 各部门经理对各部门所使用项目部财产及办公用具负有指导正确使用、 妥善保管责任, 对职员有损坏项目部财产行为应提出严厉批评, 并给予阻止。对情节严重应立刻做出处理。如有遗失和损坏, 应由当事人酌情赔偿。
第三条 各部门需购物品须按月提出购置计划, 由部门经理根据“合理、 必需、 节省”标准填写《物品购置申请》, 由综合部审核, 办公用具管理部门应恪尽职守, 坚持标准, 照章办事。日常办公用具报综合部审批; 大宗（特殊）办公设备购置, 需做好计划并报企业总经理审批; 专用或特殊用具需自行采购时, 应事先取得综合部核准。
第四条 职员领用物品均需填写“物品领用单”。单价在100元以上物品 职员在离创办公室时应给予收回。属非正常损失或遗失, 应由当事人酌情赔偿, 赔偿由综合部会同财务部门核定, 大额赔款可分期在工资中扣除。综合部有责任不定时检验部门保管、 使用各类物品情况。　　
第五条 物品报废须由使用部门经理填写“报废申请单”, 由综合部会同财务部门审核, 报相关领导同意后实施。
第六条 办公用具为办公所用, 不得据为己有, 如挪作私用, 一经查实将受四处罚。
第七条项目部职员如因多种原因离开项目部要到项目部综合管理部办理好办公用具归还手续后方可办理人事手续。
第八条 使用办公用具应树立节省光荣、 浪费可耻思想, 四处精打细算, 提倡节省, 降低办公成本。

第五章 公章、 介绍信管理
第一条企业公章、 协议章、 法人私章、 介绍信由综合部负责保管, 部门印章由部门经理或指定专员保管负责保管。
第二条企业印章刻制、 启用、 停用及销毁须报董事长同意。
第三条印章使用要求
1、 凡属经济协议文本需盖项目部级公章和经济协议专用章应事先经过管委会或其授权人员同意。
2、 凡属对外公文需盖项目部级公章, 应事先取得总经理同意。
3、 凡需携公章外出办事, 应事先取得总经理签字同意, 用后立刻退回综合部。
4、 凡属通常例行公事、 联络业务等需加盖项目部级公章, 需经综合部经理同意。
5、 凡属因公需要加盖部门印章, 须经部门经理同意。
6 各类公章使用均应建立登记制度。
7、 综合部有权不定时检验各部门公章、 介绍信使用情况。
第四条介绍信、 法人委托书使用要求
1， 介绍信、 法人委托书均由综合部出具, , 法人委托书须经董事长签字生效。
2， 因公出差需带加盖企业公章空白介绍信, 须董事长同意, 如有剩下介绍信应交回综合部注销。

第六章 固定资产管理
第一条 固定资产是指使用期限超出一年且单位价值较高房屋、 建筑物、 机械设备、 运输工具、 电脑及电脑软件、 仪器仪表以及其她与生产经营相关关键设备、 工具和器具等。不属于生产经营关键设备物品, 单位价值在１０００元以上且使用期限超出1年应该作为固定资产。

第二条 综合部负责企业全部固定资产管理, 由专员登记固定资产台账; 财务部综合部, 并制订固定资产管理措施和方法, 依据总经理批复, 决定固定资产购置、 报废等事项。
第三条 各职能部门负责归口管理本部门使用固定资产, 负责本部门固定资产统计与管理。各部门责任人对本部门固定资产管理负关键责任。部门责任人以及资产管理人工作调动时必需将固定资产点交清楚, 因为工作渎职, 管理不善造成损失要追究责任。
第四条 企业对固定资产实施“谁使用、 谁管理”标准, 各部门责任人对本部门固定资产安全、 完整负责。
第五条 固定资产一年清理一次, 办企业组织实施, 清理中发觉非自认毁损情况, 应由领用部门立刻查明原因, 上报综合部并作出处理。

第七章 车辆及驾驶员管理措施

第一条 车辆管理
1. 公用车辆由综合部统一管理调度。
2. 车辆每晚须开会企业, 特殊情况经总经理同意可将车辆停放在企业外安全存车处并负责车辆保管。
3. 应定时、 定点对车辆进行维修、 保养。
4. 车辆维修、 保养事项须事先填写申请单, 将相关修理、 保养项目报总经理审批后方可送修。
5. 公用车辆标准上不得外借或私用, 特殊情况须取得总经理同意。
第二条 车辆使用
1. 企业人员用车须提前一小时报综合部安排, 若出车行程较远, 应提前一天报综合部。
2. 企业车辆由企业指定司机驾驶, 私自驾驶企业车辆后果自负, 并按违规处理。
第三条驾驶员管理
1. 驾驶员要重视交通法规学习, 培养自觉遵守交通法规和增强交通安全意识责任。
2. 驾驶员应到综合部备档, 并与企业签署安全协议书。
3. 驾驶员要常常对车辆进行安全检验, 立刻排除不安全原因, 平时要对车辆进行阿牛和保养, 保持车辆整齐。
4. 驾驶员应严格遵守企业各项要求, 严守保密纪律, 在未接到综合部出车, 不准私自出车。
第四条费用管理
应公出车时所发生汽油费、 过桥费、 停车费由驾驶员如实填写《费用报销凭证》, 连同出车原始单据一起报综合部审核, 财务复核、 总经理审批, 财务报销。
第五条违规与事故处理
有下列情形之一违反交通规则或发生事故, 由驾驶员负担经济损失, 并给予行政处分或解聘。
1. 无证驾驶;
2. 未经许可将车辆借予她人使用;
3. 违反交通规则;
4. 因个人原因发生交通事故后, 如需向当事人赔偿损失, 扣除保险金额后, 其差额由驾驶人负担。

第八章 档案管理制度
第一条 总则: 本要求所称档案是指企业及职员从事业务、 经营、 企业管理、 公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、 图表、 凭证、 技术资料、 电脑盘片声像、 胶卷、 荣誉实物、 证件等不一样形式历史统计。企业各部门、 职员有保护档案义务。档案工作实施统一领导, 科学化管理。
第二条 行政档案管理制度
1、 文件档案工作由综合部总负责, 各部门帮助管理。
2、 文件档案处理:
（1）各类文件材料收文由综合部统一处理, 由专员负责公文签收、 拆封、 筛选、 登记、 拟办、 呈阅、 付阅、 分办、 催办、 搜集等工作。
(2) 各类文件档案整理、 利用统计保护工作由综合部统一负责, 以确保档案完整及价值发挥。
(3 ) 政府部门下发红头文件正本必需交由综合部存档。
(4) 各部门各类专业档案, 由各部门自行管理。各部门应在立档后, 将总目录及卷内目录交综合部一份, 方便查阅、 利用。
（5）各类文件档案要妥善保管, 任何人不得私自携带机要文件外出, 避免泄露、 丢失等不安全事故发生。
(6) 综合部应逐步完善档案制度, 确保档案安全和方便利用, 采取科学手段, 逐步实现档案管理现代化。

3. 各部门上报使用多种文件、 表格, 要根据企业统一要求格式实施。
4. 各类公文办理程序:
（1） 通常下级报上级部门请示类文件, 应在三天内回复, 紧急文件应该日回复。
（2） 上级对下级指示类文件, 应按指示精神在要求期限内办理, 将处理结果立刻向相关领导汇报。

第三条 档案备份制度
1、 办企业全部有价值文件、 报表、 业务统计等必需备份。
2、 应尽可能采取电脑管理和工作, 便于业务资料数字化处理和保留。对存入电脑资料、 档案, 要进行定时备份。
第四条 处理条例: 有下列行为之一, 据情节轻重, 给予扣薪处理:
1、 毁损、 丢失或私自销毁企业档案
2、 私自向外界提供、 抄摘企业档案;
3、 涂改、 伪造档案;
4、 未立刻归档或管理不善, 造成档案无法正当利用。
第五条 借阅: 为确保档案机密程度, 档案资料只供本企业职员借（查）用, 通常档案借阅期为七天, 较关键档案为三天, 关键档案不许拿走, 在档案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅, 必需经总经理同意方可。借（查）阅人对所借（查）用通常性档案资料, 须妥善保管, 不得转借、 拆散、 抽出、 复印或在文件上涂改。

第九节 协议管理制度

第一条 为深入规范企业协议管理, 改善和完善签署协议业务步骤, 避免经营风险, 保护企业权益和资产安全, 依据《中国协议法》、 《中国经济协议法》等, 特制订本制度。
第二条 签署协议基础要求
1、 协议应该采取书面形式签署。
2、 协议文本应优先选择企业格式文本。协议条款中间不能出现空白, 对于协议文本中预留填空部分签约时未发生或签署双方不须作约定时, 应在空白部分划斜线以示删除。
3、 采取格式文本填制协议, 签署时需用黑色墨水或碳素墨水填写, 书写应字体工整、 字迹清楚无涂改。采取打印文本时应字迹清楚, 当出现空白页时应注明“本页无正文”。多页协议应加盖骑缝章。
4、 协议各方法定名称、 地址、 邮政编码、 电话、 法定代表人姓名, 双方身份证复印件, 委托代理人姓名、 职务、 联络方法, 开户银行及账号, 签约地点及日期等应填写齐全。

第三条 协议条款制订及签署
1、 对外签署协议通常不使用她方确定草拟协议, 没有格式协议文本时, 董事长应首先指定协议承接人草拟协议条款。
2、 协议份数及分送: 各类协议我方所执份数不少于正本一份, 副本一份。
3、 由工程部留存全部协议正本, 并妥善保管, 以备存档。
4、 分送企业财务管理部门协议副本原件一份。
第四条 协议管理
1、 法定代表人对授权代理人委托授权手续办理
2、 公章用印管理;
3、 对立案协议进行台帐管理;
4、 按步骤传输、 签批、 分送协议;
5、 协议推行过程中联络、 督办;
6、 建立企业协议台帐, 妥善保管协议签署过程中往来文件、 电报、 传真、 电话统计、 图表等原始资料, 负责协议推行过程中正常查询。
第五条 协议变更与解除
1、 协议签署后双方需变更协议时, 必需按协议签署程序办理协议变更, 并报协议归口管理部门审核。
2、 协议签署后, 因特殊原因需要解除协议, 双方必需达成书面协议, 按协议签署程序办理书面解除协议书, 并报协议归口管理部门审核。
第六条 协议违约和纠纷处理
1、 协议推行中对方出现违约时, 协议承接人应立刻协商处理。严重违约或引发协议纠纷时, 总经理应立刻向法定代表人汇报, 拟订处理方案, 报批后实施。
2、 因协议承接人、 同意人渎职、 受贿, 给企业造成重大经济损失, 企业将对责任人追究经济、 法律责任。