机电公司档案管理办法（含常用表格流程）.docx

档案管理办法

XXXX机电工程有限公司

目 录

前 言 ............................................................... I

第一章 目的 .................................................... - 1 -

第二章 适用范围 ................................................ - 1 -

第三章 规范性引用文件 .......................................... - 1 -

第四章 术语和定义 .............................................. - 1 -

第五章 职责 .................................................... - 2 -

第六章 管理内容和要求 .......................................... - 2 -

第七章 相关/支持性文件 ................... - 7 -

第八章 附件 .................................................... - 8 -

8.1 附件 1 《文件资料交接单》 .................................... - 8 -

8.2 附件 2 《文件调卷申请单》 .................................... - 8 -

8.3 附件 3 《借（查）档案授权书》 ................................ - 8 -

84 附件 4 《销毁清册》 .......................................... - 8 -

第九章 流程图 ................................................. - 13 -

前 言

档案管理办法

本作业文件是根据 GB/T19001-2008 质量管理体系 要求（idt ISO9001：2008）

标准中 4.2.3 文件控制和 4.2.4 记录控制的要求制定。

本文件是公司《文件控制程序》和《记录控制程序》的支持性文件，是对公司档案

管理的具体要求。
本文件编制人：

本文件会签人：

本文件审核人：

本文件批准人：

本文件自颁布之日起实施。

本文件由浙大网新机电工程有限公司行政中心负责解释。

I

第一章 目的

档案管理办法

为进一步加强公司档案管理工作，规范档案管理，充分发挥档案的作用，特制定本

办法。

第二章 适用范围

2.1 本文件适用于XXXX机电工程有限公司档案管理工作。关于档案分类及标准

要求，具体参见《档案分类及标准规定》。

2.2 本文件规定了公司档案收集、利用、鉴定、销毁、统计等管理职能。

第三章 规范性引用文件

3.1 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4 号

3.2 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28

3.3 《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328－2001

3.4 《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822－2000

3.5 《电力工业企业档案分类规则及分类表》能源办[1991]231 号

3.6 《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T 5229-2005

3.7 GB/T 19001-2008 idt ISO 9001：2008 质量管理体系 要求

第四章


术语和定义

4.1 档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的

历史记录。

4.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

4.3 收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

4.4 移交：档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。

4.5 归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

4.6 利用：利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

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4.7 密级：档案文件保密程度的等级。

4.8 鉴定：判定档案真伪和价值的过程。

4.9 销毁：经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

4.10 保管：维护档案完整与安全的活动。

第五章 职责

5.1 行政中心全面负责公司档案管理工作。

5.2 各中心承担本中心所产生文件资料归档的义务。

第六章 管理内容和要求

6.1 各部门职责

档案管理办法

6.1.1 公司行政中心负责人是档案部门的直接上级，领导档案管理工作。

6.1.2 各中心总经理、部门经理、项目经理是分管部门（项目）档案工作的领导，对

本部门（项目）文件归档的完整、准确负领导责任，并应将档案工作纳入本中心的业务

管理制度中。各中心中心秘书、各项目项目秘书是兼职档案管理员，负责本中心、项目

文件向档案室归档移交。

6.1.3 行政中心档案室

6.1.3.1 认真贯彻执行国家和专业主管部门有关档案工作的方针、政策、法规；

6.1.3.2 负责档案管理制度的制订及完善工作 指导协助各职能部门做好文件的收

集、整理、组卷、归档工作；

6.1.3.3 检查、验收各部门归档资料是否完整、系统，是否符合档案管理规定，对各

职能部门的档案工作检查结果上报公司，对档案工作有显著成绩的部门和个人提出奖励

建议，对档案工作中有违法行为的部门和个人提出处罚建议。

6.1.3.4 负责档案文件的接收、催交、整理、分类、保管和提供利用。

6.1.4 战略发展中心

6.1.4.1 负责市场开发调研报告、本公司或参与有关国内外专业技术调查、考察报告

等的收集、整理，并由中心秘书归档。

6.1.4.2 负责海外项目招、投标文件、主合同谈判纪要及审批文件的收集、整理，并

由中心秘书归档。

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6.1.5 营销中心

档案管理办法

6.1.5.1 营销中心投标主管负责项目招投标文件等的收集、整理、归档。

6.1.5.2 营销中心合约主管负责项目主合同、技术协议、谈判纪要、工程任务书、项

目结算文件等的收集、整理、归档。

6.1.5.3 营销中心秘书负责项目采购、工程分包合同、分包合同会签单、分包合同技

术协议书、分包合同变更文件、进口货物运输保险协议等的收集、整理、归档。

6.1.6 运营管理中心

6.1.6.1 负责各职能部门管理文件、技术文件等的收集、整理。

6.1.6.2 负责项目 WBS、项目分包合同预编号、项目进度计划（一级、二级、三级）等

的收集、整理。

6.1.7 信息管理中心

6.1.7.1 负责软件开发资料及开发成果等的收集、整理，并由中心秘书归档。

6.1.7.2 负责采购软件介质及资料的收集、整理，并由中心秘书归档。

6.1.7.3 负责公司固定资产设备招、投标书，订购合同，设备资料的收集、整理，并

由中心秘书归档。

6.1.8 项目管理中心

6.1.8.1 计划管理员负责项目工程分包采购招标、投标、评标、定标文件、合同谈判

纪要等的收集、整理，并由中心秘书归档。

6.1.8.2 项目经理负责项目管理计划的编制，初验证书、终验证书、168 证书的收集；

并由项目秘书归档。

6.1.8.3 项目秘书负责项目过程中来往函件、会议纪要、工作联系单的编号、收集、

整理、归档。

6.1.8.4 项目秘书负责设计施工图和竣工图的整理、分发、归档；负责施工图、竣工

图底图的整理、归档。

6.1.8.5 项目秘书负责协助档案室对现场文件（包括过程资料、工程资料、设备资料、

照片）进行收集、催交、整理、组卷。

6.1.8.6 安质部负责项目质量报告的编写、归档；各项目现场安全员负责现场安全文

件的编制、整理，建立电子目录表格。

6.1.9 设计中心

6.1.9.1 各项目设计经理负责工程搜资提纲及报告、项目施工图设计计划大纲、专业

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档案管理办法
间提资单、设计资料传递单、设计评审记录表、设计成品验证（校审）单、设计变更单

（设计部分）等的编制、收集、整理；由项目秘书归档。

6.1.9.2 各项目设计经理负责初步设计、司令图设计、运行维护手册、施工图、竣工

图、等的编制及电子版的收集；由项目秘书归档。

6.1.9.3 设计中心设备室负责设备部分施工图、竣工图电子版的归档。

6.1.9.4 设计中心研发室负责项目设计计算书电子版的归档，负责新技术开发和引进

工作中形成的文件、研发资料、报告的收集、整理、归档。

6.1.10 采供中心

6.1.10.1 采供中心招标专员、采购经理负责项目设计、设备分包采购招标、投标、评

标、定标文件、合同谈判纪要等的收集、整理；由中心秘书归档。

6.1.10.2 采供中心国际商务师负责进口报关单、信用证单据、进口免税文件、国际货

物运费支付文件、对外付款、承兑通知书等的收集、整理；由中心秘书归档。

6.1.10.3 采购中心监造工程师负责监造报告（现场见证表文件见证表）、产品合格

证、检测报告、材质证明书等监造文件的收集、整理；由中心秘书归档。

6.1.10.4 项目现场采购管理员负责对现场设备文件（包括设备商检记录、索赔文件、

厂家现场服务记录、设备验收、设备出厂资料、设备消缺、修补或更换记录）、备品备

件、专用工具交接清单等的收集、整理、归档。

6.1.11 工程中心

6.1.11.1 现场项目经理为项目现场文件的管理者，负责文件的形成、积累、完整、质

量，对项目现场文件责任到人。如项目部未设现场项目经理，此项工作由项目经理承担。

6.1.11.2 现场项目总工负责对项目现场文件进行原始性、准确性、完整性的鉴别；不

定时的抽查，监督责任人做好文件管理工作；负责竣工之后向电厂及档案室完整的移交

档案。如项目部未设现场项目总工，此项工作由现场项目经理承担。

6.1.11.3 各专业专工是各自专业内施工文件的责任人，负责施工文件收集、整理工作，

建立电子目录表格。各专业工程资料收集范围及整理规范详见《现场文件控制管理规

定》。

6.1.12 行政中心

6.1.12.1 负责行政管理中股权管理类、人事类、合同协议类、知识资源类、行政综合

类等文件的收集、整理、归档。（具体内容详见《档案分类及标准规定》附件 1）

6.1.13 财务中心

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档案管理办法
6.1.13.1 负责账册、凭证、会计报表、税务申报资料、审计报告、资产评估报告、贷

款合同、担保合同等会计档案的收集、归档、保存。

6.2 档案的管理可分为收集归档、利用、鉴定销毁、统计、保密、保管等工作。

6.3 公司档案工作流程

详见流程 1。

6.4 收集归档

6.4.1 收集范围

公司在各项目工程中形成的具有保存价值的，或者与公司关系很密切的文件材料都

属收集归档范围（详见《档案分类及标准规定》中的附件 1、附件 2、附件 3）。工程档

案中未中标文件不作为公司归档文件，由文件形成部门自存。

6.4.2 各部门在移交档案时必须填写文件资料交接单（附件 1），并由档案室检查其内

容是否齐全、完整，是否经有关部门审核是有效文件，是否符合档案要求，对不符合要

求的档案有权拒收，要求其整改。

6.5 档案的利用

6.5.1 档案的利用分查阅、借阅二类。查阅档案是指要在阅览室内进行，不得外借或

复印档案。借阅档案是指确因工作需要必须借出利用档案。

6.5.2 查阅档案须填写文件调卷申请单（附件 2），并由档案室确认文件密级后提交领

导审批。秘密级档案请本中心负责人审批后查阅；机密级档案常务副总裁审批后可查阅，

绝密级档案公司总裁审批后方可查阅。

6.5.3 借阅档案须根据不同密级、在借阅期内是否进行复印利用来填写文件调卷申请

单。秘密级档案须本中心负责人批准后方能借阅或复印；机密级档案须公司常务副总裁

批准后进行借阅或复印；绝密级档案原则上不准借出，只能在档案室内查阅，如有特殊

需要，须经总裁领导批准，方可借阅或复印。如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档

案部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。

6.5.4 对于经常性借阅同一性质档案的岗位可以填写借（查）档案授权书（附件 3），

直接获得最终借阅批准人的授权。授权后的部门或岗位借阅该类型的档案只需本中心负

责人批准。

6.5.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，档案产生部门中心负责人签署意见后，

进行各级审批借阅。

6.5.6 借阅档案应严格履行登记手续，办理借阅登记，认真审查审批权限是否符合规

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定的要求，并当面点交清楚。

档案管理办法

6.5.7 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共

场所。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。

6.6 档案鉴定、销毁

6.6.1 档案鉴定工作由所属档案的产生部门领导或中心负责人和档案管理员共同组

成。

6.6.2 各中心每年应对本中心档案（非项目资料）进行一次汇总，从档案的内容、来

源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限后移交档案室。

6.6.3 各中心每年应对本中心自存文件进行一次检查，对超过保存期限、不具有保存

价值的文件编制销毁清册（附件 4），提出销毁申请。经中心负责人初审，档案管理员核

对后，报行政中心负责人签字终审。方可销毁。

6.6.4 档案室档案销毁的具体工作由行政中心档案室管理员承办，对已失效的档案，

认真鉴定，编制销毁清册。

6.6.5 销毁清册送档案产生部门经理进行初审，本中心负责人签字终审后，连同销毁

档案的书面报告送公司常务副总裁签字批准。

6.6.6 销毁档案要注意安全保密，必须要有一人以上监销，并在销毁清册上注明销毁

方式、日期。

6.6.7 销毁清册须立卷归档，永久保存。

6.7 档案统计

6.7.1 档案统计工作是对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、数量和状况，以及

档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计。

6.7.2 项目竣工档案在移交档案室后，档案室对此项目竣工档案进行统计，并撰写项

目归档结案报告，报常务副总裁批准。

6.7.3 档案的统计工作，必须把零星的个别的原始资料进行综合整理，使之成为能反

映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学

管理水平。

6.7.4 按期统计，平时必须积极收集资料，做好单项统计；年终必须进行全面的系统

的统计工作。

6.8 档案保密

6.8.1 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项目保密制

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度，认真做好保密工作。

档案管理办法

6.8.2 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情

节轻重，严肃处理。

6.8.3 档案管理员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载

为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密档案材料，必须经公司主管领导同意再作

决定，严防泄密。

6.8.4 非档案管理员，未经批准不准进入。

6.9 档案保管

6.9.1 档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和

保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

6.9.2 坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（防盗、防火、防虫、防

鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体。）工作，确保档案完整完全。

6.9.3 库房要保持温度在 14-24 摄氏度，相对湿度在 45-60%之内；保持清洁干净，做

到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

6.9.4 档案管理员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可

离开。

第七章 相关/支持性文件

7.1 《文件控制程序》

7.2 《记录控制程序》

7.3 《文件分类及标准规定》

7.4 《文件管理办法》

7.5 《档案分类及标准规定》

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第八章

8.1 附件 1 《文件资料交接单》

8.2 附件 2 《文件调卷申请单》

8.3 附件 3 《借（查）档案授权书》

8.4 附件 4 《销毁清册》

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附件

档案管理办法

附件 1 XXXX机电工程有限公司
文件资料交接单
编号： NO：

档案管理办法

序 号

项目名称

文件名称

编 号

份 数

移交部门


移交人


移交日期


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接收部门


接收人


接收日期

附件 2 XXXX机电工程有限公司

文件调卷申请单

编号： NO：

申请部门 申请人

档案管理办法

借阅日期

利用方式 查阅□

借阅□

借阅归还日期

申请理由

文

件

名

称

中心负责人
审 核

分管副总裁
审 批

总 裁
审 批


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□是 □否 复印

附件 3 XXXX机电工程有限公司
借（查）档案授权书

档案管理办法

因 需要，兹授权 中心/部门

岗位有权借阅下列档案：

1、 ；

2、 ；

3、 ；

4、 ；

5、 ；

6、 ；

7、 。

本授权书于_ _ _ _年__月__日截至_ _ _ _年__月__日有效。

授权人：
日 期：

- 11 -

附件 4 XXXX机电工程有限公司
档案销毁清册
编号： NO：

档案管理办法

序号

档案类别


案卷/文件名称


年 度

销毁日期

期 限


目录号

年 月 日

卷号/件号 页数/件数 销毁原因


备 注

批准： 复核： 编制： 监销： 第 页

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项 目

按档案要求
整理归档

鉴定
整理
编目
装盒

统计


第九章 流程图

有保存价值
的文件材料

移交档案室
收集归档

档 案
上架保管

借 阅
利 用

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中 心

档案
业务
指导

特种载体档案

到 期
档 案
鉴 定
销毁

档案管理办法