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协议管理制度

为明确各部门协议管理职责和要求, 切实推进全企业项目协议管理工作, 有效控制成本和规避法律风险, 维护企业利益, 促进企业稳定、 健康发展, 加强协议管理, 避免失误, 提升经济效益, 依据《协议法》及其她相关法规要求, 结合企业实际情况, 制订本管理制度。

一、 协议档案特点
　　协议档案除含有通常档案共性外, 还含有以下特点。
1、 突出依据凭证性
　　依据凭证性, 是协议档案最突出也是关键特点, 意思是说依法签订协议对当事人含有法律约束力。协议签订、 生效、 推行、 变更以及权利义务转让、 终止、 违约、 责任等等, 都必需完全地、 唯一地依据协议档案, 不然, 就要负担由此产生法律后果。因为含有这一作用, 在市场经济体制下, 协议档案时维护当事人正当权益最直接、 最有效手段之一。这点特点需要引发领导、 管理部门以及档案工作者重视。

2、 时效性强
　　时效是一个法律术语, 指时间在法律上效力。时间本身就是一个法律事实, 能够引发一定法律后果。《协议法》《民法》等很多相关法律对在协议要约、 承诺、 推行以及争议处理各个不一样阶段内协议效力以及当事人多种权力、 义务存在与消亡等都有所要求, 能够说时效性特征贯穿于协议一直。

3、 形式与内容规范性程序较高
　　协议要对当事人有法律约束力, 其本身必需含有法律要求许可性, 即对于协议本身是否含有法律效力, 法律要求了特定形式, 不含有法律所要求特定形式, 该协议就不含有法律效力, 视为无效协议。在诉讼中, 要证实一个协议法律效力成立, 就应该以法律要求特定形式去加以证实。而在协议档案管理工作中常常发生“证据灭失”问题, 原因正是对协议形式与内容规范性要求不甚了解, 以致在搜集、 保管过程中缺失了协议档案若干组成部分, 造成协议档案法律效力部分乃至全部丧失, 造成当事人正当权益受到损害。

这些就是设置专员专管关键性。

二、 协议实施统一管理和存放:

1、 企业行政工作部门对全部协议原件实施统一管理, 各业务分企业、 各部门应分别建立健全协议文档形成、 积累、 整理、 归档工作体系, 并确定一名专门人员负责协议文档管理。全部企业需要协议原件由办公室设专员集中统一保管。记载协议名称、 数量、 时间、 部门、 经营范围。确保协议立刻性、 连续性、 有效性、 安全性。以确保协议完整、 完全和有效利用。
2、 企业综合管理部档案室负责集团企业各类协议和复印件存放。各部门因业务需要协议复印件,指定专员统一到档案室领取,并按企业协议管理要求办理相关登记立案手续。
3、 各子企业协议由各子企业负责办理年检、 升级等工作, 集团企业协议管理员负责督促、 指导、 咨询、 检验、 统筹、 协调、 组织、 整理、 保管企业全部协议文档, 并负责监督指导各业务分企业、 各部门协议管理工作。
4、 财务协议、 发票及有价证券由财务部统一管理。
5、 协议文档管理能够以年代结合项目性质进行分类编号。
6、 保留协议文档每六个月清理查对一次, 如有遗失、 损毁, 要查明原因, 立刻处理, 并追究相关人员责任。
7、 协议管理组要加强对协议档案统计工作, 要以原始统计为依据, 编制协议统计清单。
8、 协议管理组应依据实际需要编制协议档案检索工具, 方便有效地开展协议文档查询、 利用工作。

三、 协议档案管理应着眼于全局
　　有别于一般文书档案, 协议档案搜集、 整理和组卷都有很大不规律性, 不可能指望它会像一般文书档案那样按时、 定时送上门来, 稍不留心, 就会出现遗漏。所以, 在协议档案搜集、 整理过程中, 协议档案管理人员应该与相关业务部门进行合作, 明确协议档案具体内容, 了解协议推行情况, 从而确定协议档案归档范围, 并随情况改变不停进行修订和补充, 从而使协议档案立刻、 完整地归档有了制度确保。在实际工作过程中, 协议档案管理人员还应用系统、 发展眼光看待搜集到协议档案材料, 为以后可能出现该协议多种相关或补充材料留下余地。在提供档案协议利用时, 能够立刻主动地提供相关材料上门服务。总而言之, 要着眼全局, 做到未雨绸缪, 才能确保协议档案搜集完整、 立刻, 进而发挥应有功效, 维护当事人正当权益。
搜集应立刻
　　这要求档案工作人员了解协议办理情况, 正式协议文本签字仪式都应到场, 协议文本一经签字、 盖章、 公证后就立刻搜集归档。对于其她相关协议材料已经推行过程中当事人之间全部相关协议内容意思表示信件、 催告函件等, 也应采取随时搜集方法归档, 避免协议档案遗漏立刻效损失。
搜集范围应注意全方面与正确
　　经过对协议档案形式与内容规范性分析, 我们能够知道, 大家对协议档案全方面性与正确性要求较之于其她种类档案要高很多。这就要求档案管理专员熟悉相关法律法规, 了解协议办理情况, 确保不遗漏与协议相关档案材料, 能够正确、 有力地反应该事人正当权益。
提供利用应注意规范
　　鉴于协议档案关键意义, 档案部门在提供利用时, 除特殊情况时通常不应提供协议文本原件, 而是提供复印件, 既方便了利用又降低了磨损, 同时对协议档案查阅也应制度化, 对于事关单位机密协议档案应采取保密方法, 以免泄露单位机密。

四、 档案管理与业务部门协作互动
　　要做好档案协议管理工作, 离不开业务部门合作与支持。同时, 档案部门也能够发挥主观能动性, 配合业务部门定时检验协议办理情况, 对办理完成新协议或补充协议等立刻归档, 清理遗漏协议材料, 对有期限要求协议办理情况进行通报督促。还应大力宣传协议档案关键意义与相关法律知识, 加强业务部门档案意识, 为协议档案管理奠定良好基础。

五、 企业协议借用、 借出及复印程序:

各部门因工作急需借用企业相关协议, 须出据书面申请, 并在申请上注明使用时间、 事由及相关事项。经领导同意后, 到行政部门办理借用登记手续。使用协议部门和当事人, 应妥善保管, 不得遗失。用完立刻归还。如协议遗失, 应立刻向行政部汇报。凡遗失协议所造成一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门负担和赔偿。

六、 管理制度细则

1、 企业对外签署各类协议一律适用本制度。
2、 协议管理是企业管理一项关键内容, 搞好协议管理, 对于企业经济活动开展和经济利益取得, 都有主动意义。各级领导干部、 法人委托人以及其她相关人员, 都必需严格遵守、 切实实施本制度。各相关部门必需相互配合, 共同努力, 搞好企业以“重协议、 守信誉”为关键协议管理工作。
3、 协议谈判须由总经理或副总经理与相关部门责任人共同参与, 不得一个人直接与对方谈判协议。
4、 签署协议必需遵守国家法律、 政策及相关要求。对外签署协议, 除法定代表人外, 必需是持有法人委托书法人委托人, 法人委托人必需对本企业负责。
5、 签约人在签署协议之前, 必需认真了解对方当事人情况。
　　6、 协议除即时清结者外, 一律采取书面格式, 并必需采取统一协议文本。
　　7、 协议对各方当事人权利、 义务要求必需明确、 具体, 文字表示要清楚、 正确。
8、 签署协议: 除协议推行地在我方所在地外, 签约时应努力争取协议协议由我方所在市人民法院管辖。
　　9、 任何人对外签署协议, 都必需以维护本企业正当权益和提升经济效益为宗旨, 决不许可在签署协议时假公济私、 损公肥私、 谋取私利, 违者依法严惩。
10、 协议在正式签署前, 必需按要求上报领导审查同意后, 方能正式签署。
　　11、 协议标准上由部门责任人具体经办, 拟订初稿后必需经分管副总经理审阅后按协议审批权限审批。关键协议必需经法律顾问审查。协议审查关键点是:
　　（1）、 协议正当性。包含: 当事人有没有签署、 推行该协议权利能力和行为能力; 协议内容是否符合国家法律、 政策和本制度要求。
　　（2）、 协议严密性。包含: 协议应含有条款是否齐全; 当事人双方权利、 义务是否具体、 明确; 文字表述是否确切无误。
　　（3）、 协议可行性。包含: 当事人双方尤其是对方是否含有推行协议能力、 条件; 估计取得经济效益和可能负担风险; 协议非正常推行时可能受到经济损失。
　　12、 依据法律要求或实际需要, 协议还应该或能够呈报上级主管机关鉴证、 同意, 或报工商行政管理部门鉴证, 或请公证处公证。
13、 协议依法成立 既含有法律约束力。一切与协议相关部门、 人员都必需本着“重协议、 守信誉”标准。严格实施协议所要求义务, 确保协议实际推行或全方面推行。
　　14、 协议推行完成标准, 应以协议条款或法律要求为准。没有协议条款或法律要求, 通常应以物资交清, 工程完工并验收合格、 价款结清、 无遗留交涉手续为准。
　　15、 总经理、 副总经理、 财务部及相关部门责任人应随时了解、 掌握协议推行情况, 发觉问题立刻处理或汇报。不然, 造成协议不能推行、 不能完全推行, 要追究相关人员责任。
　　16、 在协议推行过程中, 碰到困难, 首先应尽一切努力克服困难, 尽力保障协议推行。如实际推行或合适推行确有些人力不可克服困难而需变更, 解除协议时, 应在法律要求或合理期限内与对方当事人进行协商。
　 17、 对方当事人提出变更、 解除协议, 应从维护本企业正当权益出发, 从严控制。
　　18、 变更、 解除协议, 必需符合《协议法》要求, 并应在企业内办理相关手续。
　　19、 变更、 解除协议手续, 应按本制度要求审批权限和程序实施。
　　20、 变更、 解除协议, 一律必需采取书面形式（包含当事人双方信件、 函电、 电传等）, 口头形式一律无效。
　　21、 变更、 解除协议协议在未达成或未同意之前, 原协议仍有效, 仍应推行。但特殊情况经双方一致同意例外。
　　22、 因变更、 解除协议而使当事人利益遭受损失, 除法律许可免责任以外, 均应负担对应责任, 并在变更、 解除协议协议书中明确要求。
　　23、 以变更、 解除协议为名, 行以权谋私、 假公济私之实, 损公肥私, 一经发觉, 从严惩处。
　　24、 协议在推行过程中如与对方当事人发生纠纷, 应按《协议法》等相关法规和本《制度》要求妥善处理。
　　25、 协议纠纷由相关业务部门与法律顾问负责处理, 经办人对纠纷处理必需具体负责到底。
　　26、 处理协议纠纷标准是:
　　（1）、 坚持以事实为依据、 以法律为准绳, 法律没要求, 以国家政策或协议条款为准。
　　（2）、 以双方协商处理为基础措施。纠纷发生后, 应立刻与对方当事人友好协商, 在既维护本企业正当权益, 又不侵犯对方正当权益基础上, 互谅互让, 达成协议, 处理纠纷。
　　（3）、 因对方责任引发纠纷, 应坚持标准, 保障我方正当权益不受侵犯; 因我方责任引发纠纷, 应尊重对方正当权益, 主动负担责任, 并尽可能采取补救方法, 降低我方损失; 因双方责任引发纠纷, 应实事求是, 分清主次, 合情合了处理。
　　27、 在处理纠纷时, 应加强联络, 立刻沟通, 主动主动地做好应做工作, 不相互推诿、 指责、 埋怨, 统一意见, 统一行动, 一致对外。
　　28、 协议纠纷提出, 加上由我方与当事人协商处理纠纷时间 应在法律要求时效内进行, 并必需考虑有申请仲裁或起诉足够时间。
　　29、 凡由法律顾问处理协议纠纷, 相关部门必需主动提供下列证据材料。
　　(1) 、 协议文本（包含变更、 解除协议协议）, 以及与协议相关附件、 文书、 传真、 图表等;
　　(2)、 相关方违约证据材料;
　　(3)、 其她与处理纠纷相关材料。
　　30、 对于协议纠纷经双方协商达成一致意见, 应签署书面协议, 由双方代表签字并加盖双方单位公章或协议专用章。
　　31、 对双方已经签署处理协议纠纷协议书, 上级主管机关或仲裁机关调解书、 仲裁书, 在正式生效后, 应复印若干份, 分别送与对该纠纷处理及推行相关部门收执, 各部门应由专员负责该文书实施了解或推行。
　　32、 对于当事人在要求期限届满时没有实施上述文书中相关要求, 承接人应立刻向主管领导汇报。
　　33、 对方当事人逾期不推行已经发生法律效力调解书、 仲裁决定书或判决书, 可向人民法院申请实施。
　　34、 在向人民法院提交申请实施书之前, 相关部门应认真检验对方实施情况, 预防差错。实施中若达成和解协议, 应制作协议书并按协议书要求办理。
　　35、 协议纠纷处理或实施完成, 应立刻通知相关单位, 并将相关资料汇总、 归档, 以备考。
　　36、 本企业对协议实施专业归档制度, 法人委托书制度, 基础管理制度。
　　37、 企业全部协议均由办公室统一登记编号、 经办人署名后, 按审批权限分别由董事长、 总经理或其她书面授权人签署。
　　38、 办公室会同相关部门认真做好协议管理基础工作。具体以下:
　　(1)、 建立协议档案;
　　(2)、 建立协议管理台帐;
　　(3)、 填写“协议情况月报表”。

七、 罚则

严禁任何人私自复印企业协议, 更不得涂改、 出租、 出借、 伪造、 转让或出卖企业协议, 违反上述要求者, 追究协议管理人员及当事人责任, 严厉处理。
对违反协议管理制度, 采取通报、 批评、 警告及经济处罚相结合方法处理。对情节严重、 包含廉政、 违反法律法规, 移交司法机关处理。

中准会计师事务所
四月二十日