接待手册范本模板.doc

XX企业
标题（XX月XX日XX活动）
接待XX细则

XXX（接待方案编制人）
年 月 日

目 录
1 接待工作组人员名单 1
2 接待工作分工 1
3 日程安排 1
4 接待细则 3
5 车辆安排-接机 5
6 车辆安排-送机 6
7 用车安排表 7
8 车辆申请单 8
9 接待组工作人员联络方法 9
10 客人名单及房间号码表 10
11 用餐安排 11
12 客人信息 12

1. 接待工作组人员名单
1.1 接待工作组责任人: XXX（最好是领导, 便于对工作人员进行统筹协调）
1.2 接待组工作人员: XXX等（接待工作具体实施人）

2. 接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）
序号
内容
责任人（领导）
参与人（实施人）
1.
确定接待方案及接待细则
XXX
XXX
2.
落实客人名单及联络方法
XXX
XXX
3.
落实客人航班信息, 编制接机方案
XXX
XXX
4.
落实接待酒店、 用餐地点
XXX
XXX
5.
全程接待陪同
XXX
XXX
6.
落实活动地点及费用结算
XXX
XXX
7.
烟酒准备
XXX
XXX
8.
住房手续办理
XXX
XXX
9.
车辆准备
XXX
XXX
10.
……
……
……

3. 日程安排
日程安排关键回复时间、 地点、 人物、 事件（做什么）、 怎么做等多个内容, 需要提前发给接待相关各方, 通知各方提前做好准备。
日程安排（范本）
XX国XX企业一行三人, 将于XX日来本企业开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。
来访人员分别是: Mr.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director。
估计X日搭乘CAXXXX航班, XX:XX到广州。具体行程安排以下:
日期
具体时间
工作安排
备注
XX日
18:30-19:15
接机（CAXXXX 18:15到）
车辆: 司机电话:
19:20-20:30
晚餐（XX酒楼）
陪同人员:
车辆: 司机电话:
20:30-21:00
入住XX宾馆

30日
8:00-8:30
酒店自助早餐

8:30-10:00
参观XX企业基地1
陪同人员:
车辆: 司机电话:
10:00-12:00
参观XX企业基地2
陪同人员:
车辆: 司机电话:
12:00-13:00
午餐（XX餐厅）

13:00-14:00
返回企业
车辆: 司机电话:
14:00-17:30
技术交流
陪同人员: 会议室:
18:00-20:00
晚宴（XX酒楼）
陪同人员:
31日
8:00-8:30
酒店自助早餐

8:30-9:30
送往XX企业调研
车辆: 司机电话:
注:
1. 日程安排列好后, 接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好对应准备。经过该表, 对应人员即可知道什么时间、 在哪里、 做什么了。
2. 如有需要, 提议提前确定英文版, 发外方人员确定日程。

4. 接待细则（为使接待工作愈加系统、 高效, 提议接待人员提前制订接待细则, 将每一项工作细化、 责任化, 每项工作列明限办时间, 而且只落实到1个人, 避免多头负责变成没人负责）
时间
活动内容
责任人
备注
（日期）
（具体时间）
接机
与客人等级对等领导前往机场接机
接待人员提前致电机场航班信息咨询系统, 确定航班抵达情况, 在航班抵达前抵达机场迎接; 依据客人关键程度, 确定是否需要使用机场贵宾厅; 车辆、 酒水、 用餐地点应提前落实好。

办理入住手续
接待员
假如是接待上级机关领导, 提议提前拿到领导身份证, 接待人员在酒店前台办理好入住手续后, 引领领导回房间, 并将身份证还给领导; （假如是会议, 提议提前办理好领导房卡。）

用餐
接待责任人陪同; 接待员帮助
接待员负责点菜、 准备酒水、 结账等。提议依据客人喜好点菜并准备酒水, 比如四川、 贵州、 湖南人喜辣, 北方人口味偏咸, 上海人喜甜, 沿海一带喜爱海鲜等。另外, 假如有女士, 提议备一点红酒。

活动
接待员
接待员提前做好活动计划, 如需购置景点门票, 请提前准备好。能够选择市内短途景点游览, 或依据客人喜好安排对应活动。

送客人回酒店
接待责任人或接待员
由对等等级领导送客人回酒店, 或由接待人员送客人回酒店, 记住与客人约定第二天见面时间和地点。

早餐

提议在入住酒店吃早餐, 视客人关键程度确定是否需要陪同客人一起用餐。

接客人赴……
接待员
提前5分钟抵达约定地点接客人。（出发前将这一天需要用酒水、 礼品等准备好, 提前放在车上）

座谈
接待责任人
接待员抵达会场前, 提前通知接待责任人抵达会场估计时间, 方便责任人做好迎客准备。假如为客人准备了礼品, 提议在座谈会后赠予或交换礼品。关键客人需要安排摄影或者摄影留念

参观
接待责任人
接待员最少提前一天确定好接待路线, 有条件提议提前走一遍, 对参观路线做到心中有数。照料好每一位客人, 不要冷落了某一位, 同时确保客人不要掉队。

午餐
接待责任人陪同; 接待员帮助
中餐通常不喝烈酒, 提议备一点红酒。

活动
接待员
能够选择市内短途景点游览, 或依据客人喜好安排对应活动。

晚餐
接待责任人陪同; 接待员帮助
辛劳了一天, 客人也比较乏了, 提议用餐时间不要太久, 以6:00-8:00为宜, 餐后送客人回酒店休息。

返回酒店
接待责任人或接待员
假如第二天要接客人, 提议提前约定见面时间和地点。

早餐

同上

送机
接待责任人或接待员
提前确定航班信息, 最少提前45分钟抵达机场, 如有行李需要托运, 提议最少提前1小时抵达机场。依据客人关键程度, 确定是否需要使用机场贵宾厅。
注:
1、 接待过程中包含接待车辆、 住房、 用餐安排、 酒水准备、 会议室、 参观路线、 礼品、 景点门票等, 提议接待员提前联络好, 降低中间步骤, 每项工作只落实1个完成人（避免出现以下情况: 接待员A安排B订好住房, B找到C, 让C安排好后通知B, B再通知A。这种情况提议接待员A直接将这项工作交给C负责, C安排好住房后直接通知A即可）在接待任务开始前进行穿行测试, 确保后勤保障到位。
2、 以上表格中蓝色部分为一个循环, 小型接待可能只包含到一部分内容（如仅包含座谈、 午饭可送客）, 大型接待可能有以上多个循环（客人停留时间较久时）组成, 提议接待人员依据接待任务不一样, 提前做好接待计划。
5. 车辆安排-接机
序号
客人名单
职务
航班号
车辆安排
接机人安排
1.

X月X日
南京-广州
HU7114
15:05-17:10
车辆1
车牌:
司机:
司机电话:

车辆2
车牌:
司机:
司机电话:
此时, 车辆2为备用车, 避免两个航班中有一个晚点。假如有备用车, 出现晚点情况后, 可安排一部车先送第一批客人回酒店, 留一部车接第二批客人。
接机人提前确定两个航班联络人, 提前发信息与联络人确定航班起飞、 降落情况。

关键客人, 由接待方对等领导前往机场接机。
2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

X月X日
北京 -广州
CA1327
14:00-17:10
10.

11.

12.

13.

14.

15.

X月X日
北京-广州
CA1351
8:00-11:10
车辆3
车牌:
司机:
司机电话:

注:
以上描述是一个接待任务中有三批客人不一样时间抵达接机安排, 接待员在接待开始前要对客人航班信息、 抵达时间, 接待车辆等安排应提前落实好, 做到心中有数。
6. 车辆安排-送机
序号
客人名单
职务
航班号
车辆安排
接机人安排
1.

X月X日
广州-北京
CA1316
15:30-18:30
车辆1
车牌:
司机:
司机电话:

车辆2（备用）
车牌:
司机:
司机电话:
依据客人关键程度, 安排对等送机人员。
2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

X月X日
广州-杭州
CZ3501
16:15-18:20
11.

X月X日
广州-北京
CA1340
16:30-19:30
车牌:
司机:
司机电话:

12.

21日 15:00航班
车牌:
司机:
司机电话:

13.

注:
接待过程中用车比较多, 比较频繁, 提议统一制成一张用车安排表, 交车辆调度部门安排车辆, 假如车辆使用比较少, 填写车辆申请单即可。

7. 用车安排表
序号
日期
出发时间
出发地点
抵达地点
用车人及联络电话
人数
车型
司机及联络电话
备注

抵达地点不轻易找, 提议提前通知司机地点, 让司机先做好功课。

注:
车辆安排确定以后, 接待员要将出车时间、 出发地点、 车牌、 司机、 司机电话等信息提前通知相关人员, 方便相关人员不会提前做好乘车准备。

8. 车辆申请单
用车部门

人数

申请车类

出车日期
月 日 00 : 00
出发地点

抵达地点

用车人

请具体填写关键用车人姓名
用车人
手机号码

申请人电话

申请事由

用车部门领导审批
使用车类

车管调度

驾驶员

行驶里程

计费

路桥、 保险

备注
（航班号、 起飞降落时间等）
9. 接待组工作人员联络方法
序号
姓名
职务
联络方法
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

10. 客人名单及房间号码表
姓名及职务
联络电话
房间类型
X月X日（第一天）
X月X日（第二天）
X月X日（第三天）

注:
1. 房间累计X间, 其中XX房X间, XX房X间;
2. 住宿安排好排好后可提前发给酒店, 酒店将根据客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续;
3. 房间号与酒店确定好后, 需要时候能够帮助客人安排早晨叫醒服务。

11. 用餐安排
X日用餐人员名单:
客人（共X人）:
陪同人员（共X人）:
用餐地点: XX酒店XX房间
酒水准备:

X日用餐人员名单:
客人（共X人）:
陪同人员（共X人）:
用餐地点: XX酒店XX房间
酒水准备:
12. 客人信息
对于关键客人, 提议提前在互联网上下载客人介绍、 照片等, 接到客人后, 立即能够分辨出谁主谁次, 方便后续接待安排。