建筑工程合同管理流程模板.doc

协议管理步骤

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审核

日期

同意

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修订统计
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
同意人

1 步骤图示

2 步骤目
健全企业协议管理规范, 规范企业协议管理程序, 控制企业经营风险, 提升协议审批效率。

3 适用范围
适适用于企业项目开发包含经济技术协议（不包含银行贷款协议、 其她融资协议、 房屋销售协议、 商业租赁协议、 人事合相同）管理工作。

4 步骤责任人
经营部责任人。

5 术语和定义
5.1 协议经办部门: 是协议起草、 报审、 签署主责部门。
1） 工程类协议——工程部/经营部
2） 设计类协议——总工室/经营部
3） 营销类协议——经营部
4） 商业类协议——经营部
5.2 协议实施部门: 是协议具体实施实施部门, 通常与协议经办部门相同, 工程战略采购类协议除外。

6 工作程序
6.1 协议标准文本编制
1） 依据合约计划, 经营部负责编制各类协议标准模板, 经营部组织各经办部门核实职责范围内协议标准文本。协议经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业有限企业协议评审会签表》, 交审计部、 法务部和财务部会签, 分管副总审核, 实施董事审批, 总经理审批。
2） 经办部门依据审核部门审核意见对协议标准文本进行修订, 修订完成协议标准文本由对应部门分管副总裁审批。
3） 同意后协议标准文本由经营部保留正本并公布使用。
4） 依据协议推行情况、 政府法规政策调整、 案例分析等结论, 应连续立刻修改协议标准文本, 协议标准文本修改同编制程序。
6.2 协议确定及签署
1） 协议确定及洽谈
a) 同除即时结清者外, 应该采取书面形式。
b) 协议起草工作应争取由我方或以我方为主负担。协议经办部门确定协议文本（包含电子版）, 已制订并实施协议标准文本, 应采取标准文本。采取协议标准文本, 经双方协商, 可对标准条款进行修改, 也可增加补充条款。
c) 政府相关部门有强制性要求, 可采取政府相关部门要求协议文本。
d) 企业还未制订或不宜采取协议标准文本业务, 应参考以往相类似协议标准文本或协议示范文本另行确定协议。
e) 协议全部条款都必需具体、 明确、 完整, 用词正确, 责任清楚, 不能含糊不清、 模棱两可。手写部分字体要工整、 认真, 不得随意涂改。
f) 当经过招投标或其它正当路径确定协议谈判单位后, 协议经办部门应在谈判前对协议谈判对象主体资格、 资信情况、 推行能力、 经营情况、 市场需求、 产品/服务质量、 价格等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签署协议, 经办人必需要求对方代理人出含有对方法定代表人签字并盖公章书面授权委托书, 同时要对授权具体内容和授权期限进行审核。
g) 重大或涉外协议谈判, 应由法务人员和经济、 技术等专业人员参与。重大协议是指: （1）法律关系复杂协议, 或（2）其签署和推行将对企业生产经营活动产生关键影响协议; 或（3）企业对外签署标额在500万元以上协议。
h) 协议经办部门在协议洽谈前, 需就以下谈判准备事项进行安排:
① 确定谈判目标;
② 确定必需时可作出让步;
③ 确定我方及对方实际需求（或目标）和强制（或约束）条件;
④ 准备初步谈判日程及谈判内容前后次序;
⑤ 确定谈判人选、 分工和谈判标准等。
2） 协议审批
a) 与合作方洽谈一致后, 协议经办部门根据《协议会签表》要求, 将草拟好协议分别报相关部门审核, 各审核人应在各自职权范围内对协议提出书面, 经办人员依据修改意见整理出最终协议文本, 各审核部门依据最终协议文本在《协议会签表》上签署意见;
b) 审核部门可依据需要, 要求协议经办部门提供与协议相关补充证实材料, 承接人应给予配合。如审核部门对协议关键内容提出修改意见, 协议经办部门需重新组织与供方洽商, 必需时各意见提出部门均应参与洽商, 双方取得一致后再对协议文本进行修改。
c) 非商业类协议审核审批程序为（待定）:
协议审批
城市/项目企业
集团总部
成本采购部
营销部
工程部/项目部
财务部
分管副总经理
总经理
设计管理部
工程管理部
采购管理中心
成本管理中心
财务部
营销部
人力行政部
提议部门分管副总裁
总裁
·工程类（包含监理/施工/材料设备/基础配套供给商）
◎500万以上
2

1
○
3
4
○
○
○
○
○

5
6-工程
√
◎30-500万
2

1
○
3
4
○
○
○
○
○

5
√-工程

◎30万以下
2

1
○
3
√

2

·设计类
◎100万以上
○

1
○
2
3
○

○
○
○

4
5-设计
√
◎20-100万
○

1
○
2
3
○

○
○
○

4
√-设计

◎20万以下
○

1
○
3
√

2

·营销类
◎100万以上

1

○
2
3

○

○
○
4
5-营销
√
◎5-100万

1

○
2
3

○

○
○
4
√-营销

◎5万以下
○
1

○
3
√

2

d) 商业类协议审核审批程序（待定）:
协议审批
商业管理企业
集团总部
营销部
财务部
综合管理部
分管副总经理
总经理
采购管理中心
财务部
商业运行部
人力行政部
提议部门分管副总裁
协议审批

·10万以上
1
○
1
2
3
○
○
4
5
√-商业
·10万以下
1
○
1
2
√

符号说明: 1234…表示步骤起点及审核次序, ○表示参与、 会签, √表示最终审批

e) 审核意见应明确、 具体, 严禁使用“标准同意”、 “基础可行”等模糊性语言, 一旦使用, 视为未对协议审核。
f) 协议对方履约能力或资信情况有瑕疵, 标准上不应与其签订协议, 必需签订同时, 应要求其提供有效担保。其中, 以确保形式作出担保, 其担保人必需是含有代偿能力独立经济实体, 并应对担保人进行必需审查。
3） 协议签署
a) 企业对外协议应由授权代表签署。授权代表在签署协议前, 应到人力行政部法务人员处办理书面授权委托书, 授权委托书必需明确委托范围、 权限和期限, 严禁使用“全权代理”一类文字。
b) 企业各部门不得以自己名义对外签署协议, 如因业务需要, 必需以部门名义对外签署协议时, 应由授权代表授权。
c) 协议审批完成后, 通常双方同时签字盖章, 不能同时签字盖章, 应尽可能避免我方先行签字盖章。人力行政部依据协议审批表及授权代表在协议书上签字直接盖章, 无须再办理用印申请。若协议条文有修改, 需协议签订双方在修改处加盖公章或协议专用章。
d) 协议内容在一页以上, 应在每页加盖骑缝章。
e) 法律、 法规要求协议应该办理同意、 登记等手续生效, 或者需要登记立案, 经办人员应该立刻办理相关手续。
f) 协议作为企业对外活动关键法律依据和凭证, 相关人员应保守协议秘密。
6.3 协议归档
1） 协议签署完成后, 企业标准上应保留最少四份原件（1份正本、 3份副本）, 分别由法务部（正本）、 协议实施部门（副本）、 财务部（副本）和经营部（副本）各留存协议原件一份。工程、 材料设备采购协议副本应为4份, 审计部/财务部、 经营部分别保留协议副本一份。
2） 办公室负责企业协议管理存档, 企业各部门负责本部门协议管理。协议立卷、 编号等管理按企业档案管理制度实施。
3） 对协议推行过程中, 多种经双方签字确定清单、 确定书、 补充协议等文件材料, 也应作为协议附件立刻归档。
4） 包含诉讼或仲裁协议, 相关人员应在诉讼或仲裁生效并实施完成后一个月内交人力行政部存档保留。
5） 经营部定时组织协议经办部门、 协议实施部门、 财务部开展协议台帐查对工作。
6） 各部门借阅协议资料应在企业内借阅, 并推行登记手续, 退还时人力行政部应检验所查阅协议资料是否完整; 外单位人员借阅企业协议资料须持单位介绍信并经企业法定代表人同意后方可办理借阅手续。
6.4 协议推行
1） 协议签订后, 协议经办部门应对协议实施部门进行协议交底。
2） 协议实施部门负责建立协议台帐, 并监督协议推行, 有义务立刻处理协议推行过程中发生问题, 并向主管领导汇报。
3） 协议实施部门注意搜集保留协议推行过程中相关统计、 数据、 证实材料等, 进行对方履约情况评价, 为建立企业合格供方提供依据。
4） 在协议当事人发生或可能发生违约时, 或者发生与协议相关争议时, 协议实施部门应在法定、 约定或合理期限内以书面方法向对方提出异议。向对方提出异议文件和对对方提出异议回复文件须经法务人员审核, 并报经营部立案。协议实施部门应立刻跟进事件情况进展, 将相关情况立刻通知采购管理中心。
5） 协议推行过程中, 需妥善保管与协议推行相关书面签证、 来往信函、 文书、 电报等。向对方当事人交付关键资料时应由对方当事人出具收条。
6） 协议推行完成标准, 应以协议条款或法律要求为准。没有协议条款或法律要求, 通常应以标物交付完成、 工程完工并验收合格、 价款结清、 无遗留交涉手续为准。
6.5 协议变更或解除
1） 依据协议推行实际情况, 如企业认为确需变更协议内容或解除协议, 经协议各方协商一致, 可进行协议变更或解除, 协议变更或解除通知或协商意见应采取书面形式。协议变更和解除依据协议签署步骤进行审批。
2） 协议实施部门在收到对方要求变更或解除协议通知后, 应立刻提请主管领导、 法务部人员处理。
3） 协议未推行完成, 但确定不再继续推行, 协议实施部门应做好终止或解除统计, 搜集推行过程中全部与协议相关文件, 做好经济往来和协议结算工作, 并办了解除协议手续。
4） 协议变更、 解除应注意以下事项:
a) 主体变更、 解除, 应取得协议各方同意。
b) 有担保条款协议变更, 应征求原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章。
c) 经登记、 同意、 鉴证、 见证、 公证协议, 变更协议应重新登记、 同意、 鉴证、 见证、 公证。
d) 协议中订有保密条款或附有保密协议, 协议解除后, 其效力并不受影响; 协议变更时, 假如包含到双方当事人变更或协议内容变更, 应变更保密条款或保密协议。
e) 联营、 承包经营、 涉外等协议变更或解除, 法律有尤其要求, 应依尤其要求办理。
6.6 协议纠纷处理
1） 纠纷发生后, 协议实施部门应立刻向法务人员递交协议纠纷说明, 同时应快速搜集下列相关证据（原件）:
a) 协议文件（包含变更、 解除协议协议、 电报、 电传、 传真、 信函、 图表、 视听资料、 广告、 授权委托书, 介绍信及其她相关资料等）。
b) 送货、 提货、 托运、 验收、 发票等相关票证票据。
c) 货款承付、 托收凭证、 信用证、 完税凭证、 相关资金管理账目。
d) 作为质量标准法定或约定文本、 封样、 样品及判定汇报、 检测结果等。
e) 证人证言。
f) 其她证据材料。
2） 法务人员依据情况, 在3－5日内提出处理意见, 最终提交企业总经理审批。
3） 协议纠纷经双方协商达成处理意见, 应签订书面协议, 由双方代表签字并加盖公章或协议章。
4） 对经协商无法处理纠纷, 经企业总经理同意, 法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉。
5） 纠纷处理完成后, 由法务人员负责向企业总裁汇报; 重大协议纠纷处理, 应随时向总经理汇报进展情况。
6.7 协议款支付
1） 协议实施部门负责协议款支付经办, 填写《协议付款审批表》。审批参考以下权限进行:
a) 非商业类协议付款审批（待定）:
协议付款审批
城市/项目企业
集团总部
成本采购部
营销部
工程部/项目部
财务部
分管副总经理
总经理
设计管理部
成本管理中心
财务部
营销部
提议部门分管副总裁
总裁
工程及材料设备结算审核
·500万以上或超协议价5%以上, 而且超预算
2

1

3
4

5

6-成本
√
·50-500万
2

1

3
4

5

√-成本

·50万以下
2

1

3
√

工程类（进度款）
·500万以上
2

1
3
4

5

○
○

6-工程
√
·50-500万
2

1
3
4
5

○
○

√-工程

·50万以下
2

1
3
4
√

设计类
·500万以上
○

1
2
3
4
○

○

5-设计
√
·50-500万
○

1
2
3
4
○

○

√-设计

·50万以下
○

1
2
3
√

营销类
·100万以上
○
1

2
3
4

○
○
5-营销
√
·5-100万
○
1

2
3
4

○
○
√-营销

·5万以下
○
1

2
3
√

b) 商业类协议付款审批程序（待定）:
协议付款审批
商业管理企业
集团总部
营销部
财务部
综合管理部
分管副总经理
总经理
采购管理中心
财务部
商业运行部
人力行政部
提议部门分管副总裁
协议审批

·10万以上
1
2
1
3
4
○
○

√-商业
·10万以下
1
2
1
3
√

符号说明: 1234…表示步骤起点及审核次序, ○表示参与、 会签, √表示最终审批。

2） 财务部依据《协议付款审批表》付款后, 在表中最下行填写实际付款额并保留《协议付款审批表》原件, 协议实施部门和成本管理中心/成本采购部保留复印件。

7 支持性文件
7.1 采购管理步骤
7.2 合约框架管理作业指导

8 相关统计
8.1 《协议标准文本审批表》
8.2 《协议审批表》
8.3 《协议付款审批表》