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建设工程文件整理方法、归档要求

建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况，是工程建设过程和建设成果的真实反映。随着城市建设的发展，工程档案在社会政治、经济、文化等各个领域以及工程改、扩建，建（构）筑物维修、基础设施管理方面发挥着重要作用，因此具有较高的保存价值。2001年初，国务院颁布了《建设工程质量管理条例》，从加强建设工程质量管理、保证工程质量，保护人民生命和财产安全的角度出发，对工程档案予以高度重视。特别是对工程档案的形成、积累，工程档案的真实性、准确性，工程档案的移交、报送等提出了明确的要求。根据《建设工程质量管理条例》精神，为加强建设工程文件的归档整理工作，统一工程档案验收标准，保障工程档案齐全、完整、真实、准确的归档。中华人民共和国建设部、国家质量监督检查检疫总局于2002年1月10日联合发布了《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）并于2002年5月1日开始正式实施。
《建设工程文件归档整理规范》是城建档案又一个国家标准，是建设工程文件归档整理工作必须遵循的技术标准，它为工程档案的现代化管理提供了条件。
《建设工程文件归档整理规范》适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
一、参建各单位工程文件收集管理的职责
建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的积累、收集纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
1、建设单位是收集、汇总、移交建设工程档案的责任单位，在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：
（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；工程档案应以能满足使用为前提。属于城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位应向城建档案馆（室）报送一套工程档案原件和与档案内容完全一致的电子文档。
（2）对工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行收集、整理和立卷。工程项目经理部成立时，应指定专门人员负责工程文件的收集、整理、归档等工作。特别是工程规模大，建设周期长的项目，必须制订工程文件的管理制度，避免因人员变动等因素造成工程文件的流失。
（3）负责检查监督勘察、设计、施工等参建单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位负责此项工作。
（4）负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程档案。
（5）在组织工程竣工验收前，负责提请城建档案馆（室）对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。完整、准确、真实的工程档案是办理工程验收备案的必备条件。
（6）对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，竣工验收后6年月内，必须向城建档案馆（室）报送一套符合规定的工程档案。
2、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
（1）施工技术文件和竣工图必须是施工过程的真实记录和反映，施工技术文件的收集应与施工同步进行，严禁事后“编造”施工技术文件。
（2）施工单位负责收集整理施工技术文件、编制竣工图。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件进行整理、立卷后移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程文件，并向建设单位移交。
（3）监理单位除收集整理本身形成的工程监理文件外，还应对整个建设项目工程档案资料的完整性、准确性、系统性等质量进行监控。
3、城建档案馆（室）对工程文件的收集、整理和归档工作进行监督、检查、指导。工程竣工验收前，对工程档案进行预验收、验收合格的，出具工程档案认可文件。
二、工程文件的归档范围
1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2、工程文件的归档范围和内容应符合《建设工程文件归档整理规范》附录A的要求。
向市城建档案馆移交的工程档案须按照阳江市城市建设和房屋权属档案馆编制的《卷内目录》进行收集、移交。
《建设工程文件归档整理规范》附录A内容的排序按文件形成单位、时间、性质划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件五部分。
《建设工程文件归档整理规范》附录A表中所列的文件内容，有的是单独一份文件，有的是由几份文件组成。例如“调查资料及项目评估研究”由几份文件组成；又如“施工承包合同”，有的为一份合同，有的还有补充合同等，就会形成几份文件，所有这些文件都必须一起归档。建设单位应保存一套完整的工程档案，设计、施工、监理单位只保存本单位在工程建设过程中产生的工程文件或有关文件。
三、归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应是原件，如确不能提供原件的，应注明原件存放处，并加盖存放单位公章。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
监理文件的形成应符合《建设工程监理规范》（GB50319－2000）的质量要求；市政工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应按照建设部印发的《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城[2002]221号）及《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的质量要求；建筑工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）以及《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的要求；竣工图的编制应按国家建设部1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61－94）中的有关规定执行。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际状况相符合。工程文件的积累、分类、鉴定、整理工作应与施工进度同步开展。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备、真实，不得代签。
6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，文字、表格材料采用70g以上的白色书写纸，文字材料、表格的幅画尺寸规格统一为A4幅画。图纸宜采用国家标准图幅规格。图纸采用蓝晒图，竣工图须是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件作竣工图使用。
7、竣工图的质量要求：
（1）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理；

（2）竣工图章示例如下：

竣工图章尺寸为：50mm×80mm
（3）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，一般盖在图标栏上方的空白处，或图标栏附近空白处，不可压盖图纸内容不可盖在图纸背面；
（4）竣工图由施工单位工程技术人员组织绘制、审核、签字并承担责任，由监理负责验收。个别由设计单位绘制的竣工图，亦必须加盖竣工图章，并由施工技术负责人、监理人员审核、签字后，才能作为竣工图；
（5）竣工图必须准确、完整、符合归档要求；竣工图的编制工作必须在施工过程中根据图纸会审记录、隐蔽工程记录、设计修改变更通知单等进行编制，确保图物相符；
（6）在原施工图上进行修改补绘的竣工图要求图面整洁、线条清晰、字迹工整，必须用绘图墨水进行绘制，严禁用铅笔、圆珠笔或其它易褪色的墨水（如：红色墨水、纯蓝墨水等）绘制或更改、注记。
8、绘制竣工图的形式和深度
（1）凡在施工中按图施工没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图”章后作为竣工图；
（2）施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，注明变更依据（变更单号或洽商单号），并加盖“竣工图”章后作为竣工图；
（3）施工图的结构形式、平面布置、工艺、项目等有重大改变，不宜在原施工图上进行修改补充的，或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件重新绘图，并加盖“竣工图”章后作为竣工图，原图不再归档；
（4）竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下：
对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置填写变更后的内容，并注明修改依据；
对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×”将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，画出修改后的图形，注明修改内容及修改依据；
对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改部分图形圈出，按制图规范在其附近的适当位置画出修改后的图形，注明修改依据；
设计单位绘制修改图的，应圈出原施工修改范围，并注明修改依据；
修改依据的注记：
技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据应注记编号或产生日期。
在修改依据中，每一条、款需注记被修改的图号。
（5）修改时注意的问题
原施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档，凡有作废、补充的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚，作废的图纸在目录上扛掉，补充的图纸在目录列出图名、图号；
凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作；
如原洽商图是按设计图纸正规绘图的可作为竣工图，但需统一编写图名图号，加盖竣工图章，作为补图。并应在说明中注明此是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并标明补图的图号。
如洽商图未按正规绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。
某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸，某一局部变化可能引起系统变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二；
不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用补图的办法附在本专业图纸之后；
竣工图未据实修改或图表质量较差，城建档案馆（室）有权退回建设单位重新绘制。
（6）对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。
（7）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面，先横向按手风琴式折叠，再竖向向内折（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GBT 10609.3－2009）。
四、工程文件的立卷
1、立卷的原则
工程文件应按建设项目或单位工程收集齐全，在此基础之上进行立卷，立卷包括组卷和编目两个过程。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。便于档案的保管和利用。
2、工程文件材料必须按工序、时间先后、载体特征、专业工种分门别类地加以系统排列、组成案卷。一个建设项目由多个单位工程组成的，工程文件应先按单位工程组卷。
3、立卷可采用如下方法
（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
（2）工程准备阶段文件可按建设项目、程序、专业、文件形成单位等组卷；
（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工图排在本专业文字资料后面；
（6）竣工验收及工程备案文件可按项目、单位工程、专业等组卷。
4、立卷过程中宜遵循下列要求
（1）案卷不宜过厚，一般不超过40㎜；
（2）案卷内不应有重份文件，由多个单位工程组成的建设项目，工程文件按单位工程分开组卷，共用的工程文件（如工程准备阶段文件、材料合格证等）可在该建设项目的第一个单位工程文件中集中组卷，其他单位工程只需注明参见共用文件的所在位置；
（3）不同载体的文件一般应分别组卷。照片的样片可与纸质材料一起组卷。
5、卷内文件的排列
（1）组卷后的文件材料按阳江市城市建设和房屋权属档案馆制定的《建筑工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》、《管线工程卷内目录》的顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后；
（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图纸目录排列；
（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
6、案卷的编目
案卷的编目包括给每一个案卷编写页号及填写三种立卷用表，即卷内目录、备考表、案卷封面。
（1）页号的编写
①以独立卷为单位，卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；
②页号编写位置，单面书写的文件，页号编写在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；
③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不用编写页号。
（2）卷内目录的编制
卷内目录需填写一式多份，用于立卷、移交目录册等。卷内目录应排列在卷内文件之首。
卷内目录具体内容填写：
①序号：文字材料以一份文件为单位，同一文号或同一标题、内容的文字材料，无论有多少页，只需编一个顺序号，请示与批文、来文与复文同编一个顺序号；竣工图以一张图为单位，一张图纸一个顺序号，从图纸目录编起，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
②文件编号：文字材料指文号；图纸指图号。
③责任者：指文件的形成单位或个人。可根据文件落款填写如果是个人作品（论文、合理化建议、讲话等），责任者则指个人名称。经过一定的审批程序形成的公文、设计图、竣工图等责任者应为单位名称，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写，其余可用“等”代替。施工图责任者为设计单位，竣工图责任者为施工单位。
④文件题名:填写文件标题的全称。
⑤日期：文件按落款形成的时间，施工图按图标最后签注时间，竣工图按竣工图章上的时间。
⑥页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
⑦备注：填写本文件注明的事项，如共用资料的参见位置，另立卷资料的标注等。卷内目录应采用70克以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。
（3）备考表的填写：
卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。主要说明案卷质量情况，记录组卷过程和档案利用过程中需说明的事项。立卷人、审核人要签名、注明日期。
卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
（4）案卷封面的编制：
案卷封面的内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
档号：填写档案的分类号、项目流水号、案卷顺序号；
档案馆（室）代号：国家给档案馆（室）的编号；
档号、档案馆（室）代号由接收和保管档案的档案馆（室）提供，组卷单位填写。
案卷题名：应简明扼要、准确概括地揭示卷内文件的内容和形式特征，案卷题名拟写由建设单位、项目名称、使用性质、工程性质、案卷内容、文种或载体形式等组成。

例1：
XXX房地产公司 城中花园 商住楼 扩建 主体结构工程施工验收记录

案卷内容

工程性质

使用性质

项目名称

建设单位

例2
XXX市政工程公司 环园路 道路、排水工程 施工记录

案卷内容

工程性质

项目名称

建设单位

注：新建工程的工程性质可省略。
当同一类文件数量较多，需组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
编制单位：是指卷内文件材料的形成单位或主要编制单位。由不同责任者的多份文件组成的案卷，一般按以下情况确定编制单位、工程准备阶段文件、竣工验收文件，编制单位主要是建设单位；监理文件的编制单位是监理单位；勘测、设计文件的编制单位是勘测、设计单位；施工文件和竣工图的编制单位是施工单位，其中施工材料试验、检验记录等文件单独立卷的，编制单位应是材料的试验检验单位。
编制日期：案卷内文件材料的起止日期。
保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。
永久 是指工程档案需永久保存。
长期 是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期 是指工程档案保存20年以下。
同一份文件，不同的保管单位保管期限不一定相同。如基础、主体、幕墙、工程验收记录，建设单位保管期限为永久，施工单位保管期限为长期。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
密级：分为绝密、机密、秘密、内部等，密级一般先由建设单位确定，或对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。建设单位不能确定密级的工程档案，由城建档案馆（室）酌情确定。
共几卷：是指工程档案的总卷数。
第几卷：是指该案卷的顺序号。
案卷封面及备考表不得随意用纸粘贴或涂改，须按规定格式和内容统一用电脑打印。卷面应字迹清晰、整洁，符合规范要求。
（5）案卷装订
案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。图纸统一折叠成四号图纸幅面（210mm×297mm），折叠方式采用“手风琴风箱式”，图标外露在右下角，图纸一般不装订。
装订采用线绳三孔左侧装订法，装订孔距左侧10mm，上下孔距中孔80mm。
装订时必须剔除金属物。
不够A4幅面的文字材料要裱托成A4幅面。
（6）卷盒、案卷脊背
卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
移交城建档案馆（室）的工程档案硬盒，盒面内容统一按档案馆（室）要求填写。
五、工程文件的归档
1、对一项建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位移交。
归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
2、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位工程或分部工程通过竣工验收后进行。
勘察、设计文件应当在任务完成时归档，施工、监理文件应当在工程竣工验收前归档。
3、勘察、设计、施工单位将本单位在建设过程中形成的工程文件收集齐全并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对工程档案完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位办理移交。
4、工程档案一般不少两套，一套由建设单位保管，另一套（原件）移交阳江市城市建设和房屋权属档案馆归档。
5、凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和《规范》的要求自行立卷归档。
六、工程档案的验收与移交
1、列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请市城市建设和房屋权属档案馆对工程档案进行预验收。建设单位未取得档案馆出具的工程档案认可文件，不得组织工程竣工验收。
2、工程竣工验收后6个月内，建设单位必须向档案馆移交一套内容和质量符合《建设工程文件归档整理规范》及有关规定的工程档案。
3、停建、缓建建设工程的档案，由建设单位保管或档案馆代保管。
4、对改建、扩建和维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后6个月内向城建档案馆移交。
5、移交单位应仔细填写档案移交表一式两份，由建设单位汇总整理的工程档案还需同时移交档案目录册一份，接收单位按照档案移交表和卷内目录进行核对，确认无误后，办理档案移交手续，由移交单位、接收单位双方经办人签字、盖章后，各保存一份档案移交表备查。

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