档案扫描加工方案及报价格式.docx

扫描加工方案及报价
一、档案加工流程介绍
注释：①具体扫描加工软件的描述，请参考附件；
②我公司建议使用我们自己的档案加工扫描软件，这样便于提高工作效率和精确考核工作人员的工作绩效。

1.1领取档案
档案领取由加工方专人负责，即由项目经理负责办理领取档案手续，其他人不得越权签领档案。
领取档案时，加工方人员必须仔细与电脑登记的档案号进行比对，确保不要少、漏。领取时要检查每一份档案是否有缺页现象，如有则拒绝接收，待档案馆更正后方能领取。领取时双方的经办人在交接本上签名确认。
1.2整理档案
1.2.1分类、排列
档案按社会保险基金管理局实际需求进行分类，如可以按年代、按部门、按档案性质等条件进行分类，每类再按照时间先后顺序排列存放。
1.2.2编号
档案的编号按照年度+件号，譬如：学生档案是J200900001，G是机密，2009是年份，00001是件号，流动人员的是S等方式编号 。（此步骤用户已经完成）
1.2.3编目
归档文件依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。
文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。
文件目录装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置档案号、分类、年份等项目。
1.2.4装盒
将归档文件按时间顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面标明档案号，人名等信息。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置档案号、分类、等必备项。
档案盒采用无酸纸制作。
备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期。
1.2.5整理装订的标准
扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码（此项用户已经完成）、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率。扫描完成后按规范装订立卷。保证档案资料无遗漏，无插错案袋。
Ø 对扫描档案，在档案袋正面固定位置盖章标示，以区分已扫描和未扫描案；在档案阅卷记录处记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）；对复制件资料在图像和数据库中都要标志为“复制件”。
Ø 原已规范装订的书本式文件，不能分拆。书本式文件若主件是原件，则其中附带的复制件资料都当作原件。
Ø 整理时发现的操作人员无法处理的放错案袋的资料，提交档案馆人员处理。
Ø 装订时打印新的卷内目录，卷内目录和档案封面的纸张和字迹要求符合规范。
Ø 旧案袋上的归档号剪下，用白乳胶贴于新档案封面上。
Ø 旧案袋的中所有作废资料标记上档案号，集中提交档案馆人员处理。
Ø 要使归档文件齐全完整。已破损的文件先进行修整，字迹模糊或易退变的文件先进行复印。
Ø 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、裱补和装订材料等符合档案保护要求。
Ø 对于修裱成品尽量保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散；修裱成品具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命；修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不形成空壳；需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后留有装订边，以便成卷成册装订。
装订档案时保持规定的卷内文件顺序。
1.2.6托裱
档案托裱，主要是针对社保档案中很大一部分医疗报销发票，有些很多张发票层叠粘贴在一张A4纸上的，需要重要每张跟原来的托纸进行分离，通过平贴的方式利用新的A4纸进行平贴，要求表面平整，不能有多余的浆糊溢出，无翘起。最终能顺利通过高速扫描仪，并与原来的档案能连为一体。
档案揭补
　　针对严重粘结档案进行分离，并对残破部分进行局部修整。分为干揭法、湿揭法两种做法 。
a.干揭
　　适用于纸张间粘结不太严重，但字迹遇水扩散的档案。
b.湿揭
　　适用于纸张间粘结严重，但字迹遇水不扩散的档案砖。采用水冲法、水泡法、蒸汽法其中之一。
水冲法：用开水冲淋粘连严重的档案，待其松软后，放在通风处晾至半干，再用启子、镊子、针锥等工具顺页细心揭开。
水泡法：将粘结严重的档案置于开水中浸泡，并使用筛子放置档案，待其松软后，沥起，晾至半干，再慢慢揭开。纸张强度较差的档案，不应水泡。
蒸汽法：用纱布数层将粘结严重的档案包裹起来，置于蒸搁上，隔水蒸，用热汽将其冲软，晾至半干，用工具精心揭开。
　　对档案载体需要加固时的修裱方法，适用于载体整体强度较差，出现霉烂、脆化、支离破碎现象的档案。采用湿托法或干托法进行。根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。
a．湿托法
　　适用于修裱字迹遇水不扩散的档案文件。
铺平：将文件反铺在裱台上，用喷水壶均匀喷水潮润，展平。
揭旧纸：将曾经托裱过的残损档案的褙纸揭掉。
用糊：用排笔在档案背面刷上一层稀浆糊。
补缺：在档案的残破部位背面用与原纸颜色相近、纸质基本一致的纸张补齐。
上托纸：用棕刷把托纸刷在档案背面。
排实：为使托纸与档案粘结牢固，托纸上好后，用棕刷均匀排实。
b．干托法
　　适用于修裱字迹遇水扩散的档案文件。分为飞托法和腹托法。
飞托法：是在托纸上用浆糊，将档案背面覆于托纸上的方法。
　　①将托纸铺在裱台上，刷上浆糊；
　　②将档案放在裱台上，用喷水壶喷雾，使之稍加润潮，然后卷起来；
　　③把卷起的档案水平展开，逐渐用棕刷排到托纸上；
　　④揭起裱件，置于吸潮纸上，上面再放几张纸，用棕刷用力排干、排实 ；
　　⑤揭起裱件，贴放在干燥设备上。
腹托法：是将档案反铺于裱台上，再将用浆糊后的托纸覆于档案背面的方法。
　　①把档案反铺于裱台上（档案下面应铺垫膜）。需拼接的档案放在玻璃灯箱式裱台上，借助灯光把拼接部位对齐；
　　②在托纸上用浆糊后，置于吸潮纸上撤潮，待托纸半干后，再将托纸浆面向下搭覆在反铺的档案上（应由二人合作），边放边用棕刷刷平。然后将垫膜连同文件一起揭起来，反放在吸潮纸上，仔细揭下垫膜；
　　③揭起裱件，置于吸潮纸上，上面再放几张纸，用棕刷排实；
　　④揭起裱件，贴放在干燥设备上晾干。

1.3扫描
通过扫描的方法把以纸介质为载体的文件资料由模拟信息转变为数字信息，并按一定的质量要求对电子文件进行加工和制作，然后存储在磁盘或光盘介质上，确保档案电子图像完整、清晰、无误，保证图像和档案实体一一对应。
Ø 扫描方式。对于用黑白二值扫描无法正确反映其上彩色信息的档案资料，以及彩色照片等，可使用彩色扫描；对于黑白照片及使用黑白二值扫描不能获得清晰图像的档案资料，可使用灰度扫描；对于上述情况外的大部分档案资料，使用黑白二值扫描。
Ø 选择分辨率基准：文字和字体较大的图纸200dpi，字体较小的图纸300dpi，照片100dpi。可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。
Ø 对扫描方式和分辨率的选择，符合以下原则：阅览和打印图像清晰（与原实体一致），图像存储量适中——A3以内图像的存储量：黑白方式平均为100K以内，彩色方式平均为300K以内。
Ø 所有A0幅面以内（包括A0幅面）的档案资料按原幅面一次扫描完成，不作分幅扫描再拼接图像。
Ø 对于特大档案，我们采用数码相机照相功能进行加工录入。
1.4图像后处理
尽管系统已经具备了自动去黑边、自动纠偏、自动去空白页的功能，但有些不能成功进行自动处理的，需要手工进行精修的图像还是需要进行图像后处理工序。
包括：去黑边、纠偏、去空白页、整理顺序、裁减、调节亮度、旋转。
对质量不过关的图像文件重扫。
1.5录入及目录打印
尽管系统已经具备了档案页属性自动识别的功能，一方面需要进行对自动识别的结果进行校对，另一方面对于年代久远的非印刷体档案、非标准格式的档案，无法进行自动识别，依然还是需要手工录入。
注释：该环节为可选项，可根据实际情况决定是否需要录入。
1.6审核
该工序由社会保险基金管理局档案馆安排专职人员进行，依照验收标准进行审核。
审核包括：
①审核实物档案：对于整理不合格的档案退回到整理工序，重新整理。
②审核电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序。
1.7重新装订
将审核通过的档案重新装订。
1.8验收
由社会保险基金管理局组织验收，加工方进行配合。依照验收标准进行验收。对于验收不合格的档案：
①验收实物档案：对于整理/装订不合格的档案退回到重新装订工序，重新整理和装订。
②验收电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序。
不合格部分经过整改后，重新提交审核、验收。
1.9归还档案
我们对实物档案进行检查，确保无缺、失后归还给社会保险基金管理局档案馆，并在系统中进行归还登记。

1.10图片数据与系统挂接
我们扫出来的档案数据，以PDF格式固定分类存放在一台服务器上，通过华资开发的业务系统中的档案管理模块中的挂接功能实现目录与对应档案的电子图片进行分类挂接，实现一对一的对应。
具体方式是，在华资开发的业务系统中的档案管理模块中先找到档案的目录，再去固定存放档案电子图片的服务器上找出相对应的图片数据，提请挂接，挂接成功即代表本档案内的对应档案实现了与对应图片数据的对应。
二、需求分析
根据了解评估，预计社会保险基金管理局档案馆馆藏有利用价值与长期保存要求的档案约在1.5万卷左右，而平均每卷估计在300页左右。总体按500万页计算。
时间要求：考虑到对数字档案利用的迫切性，用户方希望在短期内，通过加大人力投入，运用高效的加工管理办法，配套高速的加工扫描设备以及扫描加工的管理软件等，力求在一年到一年半的时间内，完成现有历史档案的扫描。
场地：用户可提供场地，包括场地内的桌椅、电脑、中高速扫描仪等一切扫描所需要的设备等。
这样我们只需要带加工队及加工管理软件入场即可。
考虑到怕用户自备的扫描设备会有不够用，或者罢工状态，我们会自带三台平板及一台高速扫描仪，以确保每日扫描量。适当的时候还可以通过增加扫描线来提高每日产出。
用户需要根据现场人员、设备（电脑、扫描仪）等情况，提前考虑好场地的可行性。
三、人员配备
我司预计派出10人组成的小团队：
1人担任项目经理，主导整个项目的协调以及人员的管理，负责直接跟用户方沟通，负责档案从用户方的领出与交还等，负责较对每卷内档案的每宗属页，并制订对应的表单。
3人负责档案的整理：即负责档案的拆档、装裱，分类整理，让档案备具体可直接高速扫描的条件，对不能进行高速扫描的个别页，单列出来。通过平板来补扫进行。
2人负责管理三台高速扫描仪，以及一台平板扫描仪的操作。将整理好的档案放入扫描仪并检查好每台的运行情况。并将扫好的档案进行分类存放好。交由档案整理人员，进行档案的装订等工续。
3人负责对档案的较验，即后期加工处理。
1人负责操作两台主机，对档案数据进行系统挂接，需要登录华资开发的业务系统中的档案管理模块。利用上传数据的时间差，同步运行两台主机，加快效率。
四、效率及产出
按一年期限要求，去掉节假日，预计按300天计算，则每天需要完成50卷档案。预计15000页，平均每台扫描仪需要扫5000页（需要确认下扫描仪的每小时最大扫描量，以及负荷承载度），另外我司备带的扫描仪也可以通过替补或者增设的方式，以保障甚至提高每日的基本产出。
如果按一年半期限要求，则至少每天要完成10000页，人员可以适当调整至6-8人，视每日产出情况定。可视用户的要求所提供的硬件、场地等环境，我们去调整人手与各个岗位的安排以及利用节假日、晚上、周末等加班的方式。保障好限期内的每日基础产出。

五、报价
1、由用户提供所有的电脑（7-8台），高速扫描仪（3台），平板扫描仪（1-2台），办公场地、桌椅等可容纳至少8到10人、档案拆装托裱所用零配件（如浆糊、钉、装订机、A4纸等）。其中后期处理（2人2台电脑）与档案图片数据挂接（1人2台电脑）等可另外的室进行，但要求在一幢楼里一个网络环境内。折合到单页报价：0.15元/页。完成这1.5万卷档案的扫描期限视用户要求调整人员与设备投入，最短不少于一年时间。（按500万页，则估算为75万）

2、由用户提供基础的办公环境，办公场地、桌椅等可容纳至少8到10人、档案拆装托裱所用零配件（如浆糊、钉、装订机、A4纸等），由服务公司提供扫描所用到的电脑（多台）、扫描仪（不限高速、平板等多台），根据实际岗位设置进行实际配备等，折合到单页报价：0.2元/页。完成这1.5万卷档案的扫描期限视用户要求调整人员与设备投入，最短不少于一年时间。（按500万页，则估算为100万）

以上均为使用服务公司自带扫描加工软件的方式，用服务商的管理方式进行扫描团队的管理，接受服务商的统一安排。

如用户想采用现有的扫描加工软件（华资开发的业务系统带有的档案管理软件与扫描加工软件），采用人员派遣的方式，刚由我司提供人员派驻，接受用户的管理与工作安排，由我司为其开工资的方式。按每人每月3800元收取（基本工资+社保补贴+统一收款支付工资发票税+管理费）。