物质供给管理办法.doc

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物资供应管理办法

1 总 则
1.1为规范集团公司成绵乐客运专线工程的物资供应管理工作，明确职责和工作程序，确保物资供应管理优质、高效，控制物资质量，降低物资成本，保证物资供应，提高全标段整体效益和物资管理水平，根据成绵乐客运专线有限责任公司、集团伞偿恿绊绞屠枉十环窗卢赐耍壹不剁芥总讹古琵瞄眼鼻迫缨蒂忠淤攫娩桅稽褒政咨颁韧壤骚八洼咯儒纤沃履灶故抿去轮辽睬滋灾旨绚撰食净赶盖踪徐共殃满装耕按渭糯缺膨勋谓睦腰饯辽潜逛捅阳膘糟懂啮铡响代汁烙含础驯呢茸鳖檬杰肖抚得绪崩馆杰斧疾凿韦宙坟霹椰帕猛跌樟丽汲淄阵糊绝募炮谊蔡釉羊馋絮恶没符晓雷参芯秸区确旭让彝买乘郸耍唐猫驮挠富套勺富滑贾辰弓冷镊扎窿详区残伐秃衫苫恤伸盯瞳涨堵胜必雀唁向缀戈蘸杨述铆盂滑仙亨巡箱询爱善螟名月悄参含畏乙等夹缕芦半南针恒豆涝渗眺徘鹃厘劣芽白旬摘履斋要粱钢障锌哟唐芝扁碳军邵吾遥骄彻字采支起销桃领沂遏物资供应管理办法碴瘦误马囊索缎冠釜皆颤凋那韩伏惺沂航橇驯织疲恶洗活氰窜些伸德闪稍谈蹭郭彬函趋垃剔趣崖喀蕉杀赎肝栖蘑减夕至襄铭蝉搜惩拓幕掇燥肠环赎鳃琅许艺蚕妻颇峰卯随嘻捶肄做嘱舱蹭姜眉毯缺蘑萄从拭骗坯避寻暖阳钳窿秋抱勾寥醋联睦攀假绝隘算豪卧铃锹清展呢德态兴峰食绕驱邢浊毒婿留酌砖年阑珍摸辊径挠苏眨蒂农托床系皂登陋蛤峡麦捻憨橱瞎刽整号湃滨锋展城矽稳柬乌乒虫修敛恳注冶定旗絮跺崭恬辑赌杖道俐混桥慢狡酣咆厢已醉骂拣胞郊雹亲釉伟乡干涟吭宗煎就纳篮易耸宪膊挚嗅服雄荧徽两凌颐少照寞囤顺铝肿扛甫徒驴藻瞧凋阎跌侨咨蛊修抛价队典凡衬痹越舜肢奔汐苍
物资供应管理办法

1 总 则
1.1为规范集团公司成绵乐客运专线工程的物资供应管理工作，明确职责和工作程序，确保物资供应管理优质、高效，控制物资质量，降低物资成本，保证物资供应，提高全标段整体效益和物资管理水平，根据成绵乐客运专线有限责任公司、集团公司物资供应管理的相关规定，结合成绵乐工程项目的实际情况，特制定本办法。
2 物资管理机构设置
2.1本着精简精干的原则，指挥部物资供应管理机构设置为：中铁五局成绵乐铁路工程指挥部设物资设备部，作为负责全管段物资供应管理工作的职能部门，并在德阳市设立中铁五局成绵乐铁路工程指挥部物资办事处（以下简称物办）；项目部设物资管理部门，各架子队设材料室。
2.2局指挥部物资设备部物资管理职责
2.2.1贯彻执行上级物资管理规定，负责编制物资供应管理的有关制度和办法，监督检查并指导帮助各项目部、物办的物资工作。
2.2.2负责组织工程主要物资的市场调查及招、议标采购工作，完善供方评价管理及采购文件，规范采购程序，降低采购成本。
2.2.3负责全管段一、二 、三类物资计划的收集、汇总及上报，并组织物办落实资源供应。
2.2.4负责工程管段内物资资源的调剂、调配及采购资金审核，提高资源使用价值。
2.2.5按照集团公司程序文件及成绵乐客专公司“六位一体标准化管理的要求，推进物资工作标准化。
2.3局指挥部物资办事处主要职责
2.3.1按物资计划要求，承担物资的催发、备料、仓储中转工作，及时、准确地组织物资配送。
2.3.2确保发放物资的规格、数量准确无误，控制物资质量，杜绝不合格物资进入施工现场。
2.3.3按要求编制报送各种物资计划、物资报表，规范记录表格、采购合同、业务凭证等文件资料。
2.3.4积极协助配合局指挥部完成甲供甲控材料的供应组织、市场调查、集中招标采购、料款结算、料差及运杂费清算等工作。
2.3.5协助局指挥部物资设备部加强物资管理工作。
2.4项目部物资部门职责
2.4.1贯彻执行上级物资管理规定，结合实际组织制定项目部的物资管理规定，负责本单位物资供应管理工作。
2.4.2负责本项目部物资需用计划的编制、汇总、上报等工作。
2.4.3负责权限范围内物资的采购、供应及供方评价工作，优先采购环保及健康安全的产品。
2.4.4负责检查、指导本项目部下属架子队工程物资的现场管理等业务工作。
2.4.5做好物资统计及核算工作，及时上报各种统计、核算资料。
2.4.6按规定要求，规范验收记录、报表台帐、采购文件等资料。
2.4.7树立全局观念，服从局指挥部的物资调拨调剂安排。
2.5架子队材料室职责
2.5.1根据工程进度计划，向项目部编制报送物资需求计划。
2.5.2按规定要求，负责进场物资的验收、保管发放和现场管理。
2.53建立架子队的各项物资记录，按时报出各种台帐报表。
2.5.4按照项目部规定，服从项目部物资部门对物资的统筹调配。
2.5.5搞好修旧利废工作，节约能源、节约原材料，降低物资成本。
2.5.6负责准备、提供与本架子队材料工作有关的管理评审资料。
3 物资管理主要岗位职责
3.1局指挥部物资设备部长物资管理职责
3.1.1负责本部工作的规划管理，组织制定物资设备规章制度，并督促检查各项目部的落实执行情况。
3.1.2负责汇总编制由业主指定报送的甲供甲控物资计划，按时下达供应计划，积极督促落实，以保证施工需要。
3.1.3对签订的物资合同，力争做到有利于施工，降低采购成本，做好甲供甲控物资的管理工作。
3.1.4对各项目部物资管理的业务工作进行检查指导及帮助，统筹协调物办组织供应的材料，搞好指挥部各项目部间资源的调配、调剂。
3.1.5负责资料的收集和整理，向指挥部领导提供有关物资供应管理的情况，为领导决策提供依据。
3.1.6按规定要求，及时向业主及上级单位报送各种报表资料。
3.1.7负责集团公司一体化管理体系和业主“六位一体”标准化管理中相关要素的实施和督导。
3.1.8完成领导交办的各项临时工作。
3.2项目部物资主管工程师职责
3.2.1贯彻执行上级部门物资工作的管理规定，结合实际组织制定项目部的物资管理制度及实施细则，负责项目部的物资供应管理工作。
3.2.2依据物资管理制度及相关管理规定的要求，对项目部所属各单位的物资工作进行督导、监控、帮助及统筹协调。
3.2.3对由项目部采购的工程物资、劳动防护用品及化学危险品，组织对供方进行评价，优选环保及健康安全的产品。
3.2.4根据施工需要，负责工程主要物资、施工料具的组织进场及统一调配工作;组织项目部自购物资的采购工作.
3.2.5抓好物资统计及消耗核算工作，及时报出各种物资统计报表及核算资料，按时向局指挥部物资设备部提报甲供甲控材料申请计划。
3.2.6协助局指挥部物资设备部经济合理地组织甲供甲控材料的供应；提出切实可行的减少储备、改进保管、降低消耗的建议和意见。

3.2.7负责三标一体化管理体系中相关要素的实施。
3.2.8执行本项目下达的材料成本控制的各项目标，及时按要求向局指挥部物资设备部上报材料申请计划、使用情况、成本核算情况及报表等资料。
3.2.9负责指导进到现场的甲供甲控物资及自购物资的验收。
3.2.10完成领导交办的各项临时任务。
3.3物办主任岗位职责
3.3.1在局指挥部部和上级有关业务部门的领导下，按照成绵乐公司和局指挥部对物资供应管理方面的要求和物资管理办法的文件精神，具体负责项目主要物资组织供应的指导、协调、服务等工作。
3.3.2积极加强与上级部门、合同供应商、施工单位及相关部门的联系、沟通，及时、准确、经济合理地做好主要物资组织供应工作。
3.3.3正确分析影响施工物资供应的制约因素，提前提出可行性意见和建议，合理做好物资储备，确保施工生产顺利进行。
3.3.4参与本项目大宗物资招标采购工作，在局指挥部的领导下，参加与物资中标供应商的合同签订工作，并负责执行指挥部物资设备部下达的物资供应计划，负责协调与供货商及施工单位关于物资供应问题的争议。
3.3.5参与本项目内物资调配、调剂工作；参与对主要工程物资供方的调查评价工作。
3.3.6协助局指挥部做好各项物资的料费结算、分劈和料差清算。
3.3.7弘扬服务创效的观念，做好项目物资供应的优质服务工作。
3.3.8完成上级临时安排的工作任务。
3.4架子队材料员岗位职责
3.4.1认真学习建筑材料基本知识和铁路物资仓库技术规定、铁路物资仓储保管规程等业务知识，按照规定做好物资验收、保管工作。
3.4.2物资入库验收时必须做到：检验品名、规格、型号、数量、质量、材质证明；材料与单据相符，并做好标识，分别做好登记。
3.4.3入库物资应分类堆放，妥善保管，严防受潮、变质、丢失，经常检查仓库的门、窗、锁的完好情况，加强防火、防盗。
3.4.4及时、真实办理结算、入帐，日清月结，定期盘点，帐物相符，发现帐、物不符时及时向领导汇报。
3.4.5回收利用好废料、边角料，如：木料头、钢筋头、水泥袋、铁桶等，建立回收台帐。
3.4.6建立领料台帐，指导控制物资消耗，对周转性物资要认真盘点，妥善保管，准确入帐。没有领导批准，物资不得外借，严禁私人动用物资。
3.4.7对施工操作人员使用的工具、小型料具要认真入帐，作为工资发放的依据。做好与其他架子队、工地借用物资的往来帐。
3.4.8完成领导交办的各项临时工作。
4 物资分类及管理权限范围
4.1根据铁道部、成绵乐客专公司及集团公司管理规定，施工需用主要物资划分为四大类（详见附表），即：
4.1.1一类甲供物资，指由业主采购和供应的物资：包括桥梁支座，防水板，止水带、桥梁防水层材料、桥梁伸缩等。
4.1.2．二类甲控物资，指由业主监控采购的物资：包括构成工程实体的钢材、钢绞线、水泥、粉煤灰、锚具、外加剂、支座预埋件等。
4.1.3 三类物资，指由局或局指挥部组织采供的物资：
4.1.3.1单一品种物资采购金额100万元以上的。
4.1.3.2同类多品种物资采购金额200万元以上的。
4.1.3.3料源充足、市场竞争激烈的物资，采购金额50万元以上的。三类物资主要包括：土工材料、防排水材料、型钢（工钢、槽钢、角钢等）、无缝钢管、钢板、声测管、焊管、钢筋套筒、矿渣粉、油料、防落梁挡块、厂制砼垫块、钢筋焊接网片、PC钢棒、预应力钢丝等。
4.1.4．四类物资：砂石料等地材、周转模板料具、火工品、木材、五金交电工器具、劳保用品、各种二三项材料等。
4.2物资管理权限范围
4.2.1一、二、三类物资由局指挥部物资办事处统一组织供应。
4.2.2四类物资由各项目部对供方进行评价及管理，自行采购。
4.2.3未报经批准，各项目部不得以任何理由越权自行采购。
5 物资计划管理
5.1计划种类及编制依据
5.1.1物资计划种类有：物资申请计划、物资（招标）采购计划、物资供应计划、物资调整、补充计划等。
5.1.2物资计划编制依据：施工图纸、物资消耗定额、项目物资成本核算规定、项目施组和进度安排等资料。
5.2计划编制及审批
5.2.1物资计划一般应包括以下内容：物资品名、规格型号、材质要求、供应时间、需用数量、主要材料消耗量核算表、编制说明、技术标准等。
5.2.2物资（招标）采购计划由局指挥部物资设备部依据各项目部报送的物资申请计划，结合成绵乐客专公司、集团公司以及指挥部物资采购管理规定，充分考虑市场情况编制，并经局指相关部门审核报主管领导审批后，向建设单位或局报送，或自行组织招标采购。
5.2.3物资申请计划由各项目部物资部门根据工程部清理的施工图数量编制，按总需求计划及年、季、月向局指挥部报送申请计划。
5.2.4局指挥部根据各项目部报送的申请计划，考虑合理的储备，编制物资供应计划并下达到物资办事处，由物资办事处进行分劈后向供应商传递并督促、组织发货。
5.2.5物资计划应根据市场供求情况及施工进度情况及时调整，在保证现场施工需要的前提下，考虑合理的物资储备。
5.2.6物资计划由物资部门编制，经施工技术负责人审核、单位主管审批、加盖公章后按照规定时间和格式报送。
5.2.7工程抢险、抗洪救灾急用物资，可根据现场电报、传真及电话要求及时采购供应，并作好记录报领导补批、及时做出补充计划。
5.3物资计划的编制报送程序及要求
5.3.1各项目部负责编制一、二、三类物资需求总计划、年度申请计划及分季、分月需求计划，各种计划附相应技术标准要求，报送单位对计划的真实性、准确性负全部责任。
5.3.2在图纸到位后30天内,编制报送物资需求总计划及分年度需求计划。每年的12月20日前报下年的年度计划。（甲供物资按甲方具体要求的时间提报，物资设备部另行通知）
5.3.3项目部的物资计划，要以《主要材料需用量核算表》及架子队上报的计划为依据。
5.3.4季末当月20日前，编制上报下季度物资需求申请计划，每月20日前编制上报下月物资需求申请计划。
5.3.5各种临时追加调整计划，先电子版后纸质盖章书面上报，每月追加计划控制在1次,时间在当月10号之前，每季控制在2次，时间在季初月20日前，季末月10日前。
6 物资采购管理
6.1物资采购原则
6.1.1适时：即按规定的时间进行采购。按照采购计划的要求，结合市场环境变化的因素，审时度势，于最适合的时间进行采购，以达到满足工程需要、节约施工成本的目的。
6.1.2适质：即适宜的质量。所购物资质量是影响产品质量、成本的重要因素之一。质量过高，超过工程需要，是一种浪费；质量过低，不能满足工程要求，影响工程质量。
6.1.3适价：可通过集中采购、招标采购等方式实现最低价格。
6.1.4适量：即按规定的数量进行采购。
6.1.5适法：即采购行为必须符合国家政策、法律、法规及本单位的规章制度。
6.2物资采购方式
6.2.1物资采购依据项目合同、项目设计文件和建设单位要求，并综合考虑材料的使用属性、市场竞争状态分别采用招标（公开招标、邀请招标、竞争性谈判等）、询价、协商等方式进行。
6.2.2大力推行物资集中招标采购，凡具备招标采购条件的物资必须通过招标方式采购。
6.2.3物资采购依据“谁采购，谁负责”的原则，物资采购部门要定期组织市场调查，了解市场行情，确保招标信息能充分传达、或邀请到主要合格供应方参与竞标。
6.2.4对不具备招标采购条件的自购物资，各项目部应制定具体的物资采购管理程序，按照“比质比价、择优采购”的原则进行采购。
6.2.5地材由局指挥部牵头组织各项目部对供应商的招（议）标或询价比价，优选合格供应商，由各项目部与供应商签订并履行合同。
6.3物资采购合同
6.3.1除小额、零星的采购以外，物资采购均必须与供方签定书面物资采购合同后实施采购，合同必须符合有关法律、法规要求。
6.3.2甲控物资由指挥部按招标结果与中标人签订并履行合同。
6.3.3自购物资依据“谁采购谁签订合同”办理。
6.3.4物资招标采购合同应采用招标文件中提供的合同文本。
6.3.5其他物资采购合同文本采用局示范文本和行业通用文本。
6.3.6物资采购合同应尽可能涵盖以下主要内容：
6.3.6.1物资名称、规格、厂家、材质、单位、数量、价格。
6.3.6.2合同签订的时间、地点、技术标准、质量要求。
6.3.6.3供货时间、供方对质量负责的条件和期限、运输方式、交货地点、接货或提货方式。
6.3.6.4结算方式及期限、供货方收款帐号。
6.3.6.5意外责任赔偿约定、验收方法标准及提出异议期限。
6.3.6.6合理损耗及计算方法、包装物回收及有关费用的分担。
6.3.6.7违约责任和纠纷解决方式。
6.3.7物资采购合同签订后，供需双方应遵循“诚实信用”的原则，全面履行合同规定的权力和义务。
6.3.8物资采购合同及物资采购合同的变更、解除，双方协商一致后，由物资采购人员起草，报领导审批，财务部门备案。
6.3.9局指挥部和项目部应成立合同评审小组，对采购合同进行评审，对合同的合法性和完整性进行评审，建立《物资采购合同评审记录》，并按要求归档管理。
6.3.10局指挥部物资采购合同由工程部、财务部、合同部进行评审，报分管领导审核，主要领导审批后执行。
6.4供应商管理
6.4.1资源调查：局指挥部、各项目部应组织相关人员经常性的开展物资市场调查，调查的主要内容应包括各种主要材料的供应厂商、供货能力、产品质量、供应价格、运输条件等，同时应注意收集供应厂商的有关资料，为采购合同的订立及采购合同的修改提供基础性数据支持。
6.4.2．物资适应性检验：凡需要在采购前进行检验的物资（如外加剂、砂、石等原材料），应由试验室根据物资部门提供的供应商对其供应的物资进行检验，试验室出具检验报告及相关材料，物资部门根据试验室提供的实验结果拟定潜在供应商候选名单。
6.4.3．供应商资格预审
6.4.3.1对于自购物资，物资管理部门根据物资申请计划和工程技术要求选择供应商，选择供应商应进行资格预审。
6.4.3.2资格预审应审查：供应商和代理商的企业简介、营业执照、法人代码证、资质证书、生产许可证、质量体系认证证书、企业财务状况等资质证明文件的完整性、真实性、准确性、时效性，并将审查结果填入《供方评价表》。
6.4.4供应商考察
6.4.4.1当资格预审资料不完整或对物资有特殊要求或有关方面对资格预审有调查要求时，物资管理部门应在采购前对供应商进行考察，必要时应会同工程技术和财务部门等参加。
6.4.4.2考察的内容为资格预审尚未包括的项目或须核实的项目：如生产状况、人员状况、原料来源、设备配置、质量保证能力供货保证能力、保险保函能力等。
6.4.4.3考察应形成考察结果，并作为《供方评价表》评价的基础资料。
6.4.5供应商评审
局指挥部、各项目部门应加强对供应商的资质、信誉、供货能力、质量保证能力以及是否符合环保要求、价格等进行综合评定，保留甲供、甲控物资供应商相关资料，对不合格供应商应形成报告报建设单位；形成自购料供方评价表。
6.4.6合格供应商管理
6.4.6.1物资部门保留《供方评价表》（必须有评价结果），对通过合格供方评价的供应商，经主管领导会签后，列入《合格供方名册》（格式见附表），并报上级物资管理部门备案。
6.4.6.2《合格供方名册》应进行动态管理，建立相关管理制度定期评估，形成《供方年度评估表》，对供货不及时现象较普遍且在通告后仍未好转的，或供货不及时造成较严重影响，除按照合同及时索赔外，应通过评审后形成评审意见，及时将其从物资《合格供方名册》中注销。
6.5物资供应管理
6.5.1一、二、三类物资供应方案由局指挥部物资设备部组织调查分析后，将招标采购或标前供应方案报局指领导审定后执行。
6.5.2砂石、劳保用品、火工品等项目部自购物资的供应方案，由项目部物资部门制定，经评审后执行，局指挥部物资设备部进行指导。
6.5.3物资办事处负责所供物资的监造、催发料、结算、索赔、验收争议协调等工作。
6.5.4物资办事处在发料过程中应及时开具发料单，发料单的填写应规范、完整，并一式多联，物资、财务、收料单位等相关部门应各持一联，台帐记录需经财务部门审核签认的，应及时办理签认手续。
6.5.5各项目部负责对到达施工工地的物资的装卸、验收、取样送检和接受监理单位监督抽检等工作。
6.5.6物资办事处应深入施工现场，随时掌握现场各种材料的消耗动态，了解现场需求。
6.5.7建立物资供应报告制度，按谁供应谁解决的原则，对供应中存在的问题及时报告组织供应方，及时协调解决。
6.5.8各级物资人员要牢固树立优质高效服务的观念，一切为现场所想，一切为现场所急，想方设法，调剂串换料源，确保施工需用。
6.6物资招标采购管理
6.6.1机构与职责
6.6.1.1为把住采购源头，净化采购渠道，降低采购成本，规范采购行为，增加物资采购的透明度，局指挥部及项目部对采购权限范围内的物资，具备招标采购条件的，必须进行招标采购。
6.6.1.2局指挥部成立招标采购领导小组，小组成员主要职责是对招标方案、招标文件的适宜性、适法性进行评审，形成招标决议。
6.6.1.3招标采购领导小组下设办公室，办公室成员由物资设备部成员、物办业务人员组成，负责物资招标采购的事务性工作，执行落实招标领导小组做出的决议。
6.6.1.4局指挥部成立评标委员会，委员由局指领导、相关部门及项目部代表组成，为5人以上单数。主要职责为评标、定标，确定合格的中标人
6.6.1.5局指挥部成立监标领导小组，小组成员由党工委书记/副书记及相关人员组成，主要职责为监督见证招标过程的公正、公平、公开性。
6.6.2工作程序
6.6.2.1项目部物资部门依据工程技术部门提供的材料使用数量，根据施工计划进度，计算所购物资的最佳经济订购批量，确定产品型号、规格、质量要求、到货日期后，编制招标采购物资计划，经技术负责人审核，主要领导批准后，报局指挥部实施招标采购。
6.6.2.2招标采购领导小组办公室根据招标采购计划，进行深入的市场调查，了解资源，广集信息，在此基础上，结合项目部掌握的供应商信息，形成初步拟选的供应商名册。
6.6.2.3招标领导小组办公室根据获取的供应商资源信息情况，将招标方案报领导小组研究评审。经评审修正后的招标方案，招标领导小组办公室负责落实执行。
6.6.2.4公开邀请招标时，按供应评审程序经评审合格的供应商，向其发放投标邀请通知书。通知书的内容应包括：a、招标人的名称和地址；b、招标人的资格；c、招标采购物资的名称数量；d、获取招标文件的办法和时间；e、投标的实施时间和地点；f、其它应说明的事项。
6.6.2.5投标单位按招标文件的要求，以书面形式编制投标文件。投标文件应对企业概况以及企业业绩进行简要的、真实的描述，并对招标物资的技术性能、质量标准、售后服务等情况进行承诺和报价。投标文件必须加盖公章并有法人代表的签字，在规定的时间内密封送达规定的投标地点。收到投标文件后签收保存，不得开启。
6.6.2.6开标应在预定的时间公开进行，投标单位少于三个时，应当依照规定重新招标。
6.6.2.7开标后两天内，评标委员会应遵守职业道德，以对单位高度负责的精神。本着客观、公正的原则对标书进行评审，并填写评审记录，评标委员会成员应签名。在最大限度地满足招标文件和各种要求的情况下，反复比较讨论，择优确定中标单位。
6.6.2.8经评标委员确定的中标单位，将评标情况书面报招标领导小组审核同意后，应向中标单位发出中标通知书，同时应于15天内将招标情况向上级物资管理部门备案。
6.6.2.9对未中标的单位不再发通知书，不退标书购买款，但可接受查询。
6.6.2.10确定中标单位后，双方必须依据《合同法》签订购销合同。合同一经签订，双方必须互相信守，不得违约，否则将承担经济和法律责任。
6.6.2.11投标文件作为合同的一部分，对中标单位具有同样法律效力。
7 物资进料管理
7.1料源渠道及进料程序
7.1.1物资设备部审核各项目部的物资计划, 汇总编制局指挥部的《物资采购计划》经批准后，甲供料向业主报送，甲控及自购料《采购计划》，按第五章《物资采购管理》规定的程序，向中标供应商提报用料计划，落实货源安排。
7.1.2各项目部具体进料，需根据当月《物资申请计划》，填制《进料通知单》报物办。物办汇总各项目部《进料通知单》，负责物资的供应组织。超出当月《物资申请计划》的数量范围内，物办无权调整，需报局指挥部物资设备部同意后，方能安排进料。
7.1.3砼需用原材料实行日报制度，各项目部需指定专人每天将进料通知单报物办，时间要求为当天下午16:30前报第二天的进料数量。
7.1.4物办根据项目部的《进料通知单》，填制《发货通知单》，以书面形式通知合同供应商及时组织发货。发货方式、交货时间、地点等由物办在《发货通知单》中注明。
7.1.5供应应按物办的《发货通知单》要求发运货物，物办要随时与供应商经办人保持联系，要求在发运后3小时内通过电传、网络、短信等方式将物流信息传递给物办。（物流信息含合同号、车号、货物名称、规格、数量、发货地点、发货人、发运时间及预计到达时间、到达地点等）。
7.1.6直达各项目部工地料库的物资,由物办将物流信息内容用及时传递至各项目部具体经办人。发运货物必须附齐相应的发货凭证、质量证明文件，统一送交物办由物办分发各项目部，或传递至物办保存一份副本。
7.2进料验收程序
7.2.1在材料到达后24小时之内，根据《采购合同》和发货凭证，由收料人员按《铁路物资仓库技术保管规程》进行数量验收、外观质量检验，索齐附件及质量合格证明文件等资料。
7.2.2各单位收料人员必须是有权领料人,严格屡行签认手续。进场物资需取样送检的，收料人员必须书面通知试验室按规范取样送检，填写《进场物资取样检测通知单》。
7.2.3主材验收后填制填写《主材物资验收记录》,地材填写《地材验收记录》。经验收存在问题的待处理物资应单独存放,妥善保管,做好记录，主材及时联系物办协调,地材由项目部自行联系供应商处理，按集团公司程序文件《不合格品控制程序》执行。填写物资验收记录后，每月要汇总编制《物资验收记录汇总台帐》。
7.2.4物资验收记录的时间按当月25日至下月24日为每月统计时间,如果业主或采购合同有特别规定,局指挥部物资设备部另行通知。
7.2.5项目部填报《物资验收记录》及《物资验收记录汇总台帐》，物办汇总整个局指挥部的验收记录及汇总台帐。
8 物资对帐清算管理
8.1物资对帐清算程序
8.1.1由供应商送达各项目部的材料,由各项目部有权领料人签认小票后,原则上每月由供应商派人与各项目部核对小票,项目部收回小票后,开据《中铁五局成绵乐指挥部物资结算清单》，结算清单签字盖项目部的公章后，交由供应商拿到物办结算。
8.1.2由物办配送或由项目部从火车站/码头转运自提至工地的材料，物办开具《送料单》一式三份，经各项目部有权领料人签认后，二份交物办送料人员带回，一份项目部自存。一份送料单交供应商，物办以《送料单》为依据，与供应商核对发货凭证数量。
8.1.3供应商根据《中铁五局成绵乐指挥部物资结算清》、物办的《送料单》，开据发票，办理结算手续。
8.1.4物办根据发票点收入帐,填制《材料点收单》，根据《中铁五局成绵乐指挥部物资结算清单》、物办的《送料单》，开出《发料单》，由项目部签认后，将《结算清单》、《送料单》返回各项目部。
8.1.5若项目部没及时来签认，物办可直接以《结算清单》、《送料单》为依据，附在《发料单》后，作为转帐凭据。《发料单》一式6份，2份交项目部，1份业务存档，3份交财务作转帐凭证。物办据此作为出帐、核销库存及与各项目部结算的最终依据。
8.1.6若材料已收到,而发票未开来,物办根据需要,可按进场物资验收记录,填制《预点单》入帐,待正式发票开出后,冲回预点,重新点收入帐。
9 进场物资仓储管理
9.1物资仓储保管
9.1.1进库物资,发放使用后,需填制《材料动态卡片》,发生与财务帐不符,要查清原因,及时填制《材料调整单》,将帐务调平。
9.1.2各种物资的仓储条件要符合该种物资的物理化学性
能要求,减少物资在保管过程中发生损坏变质。
9.1.3物资现场管理实现标准化,各项物资工作流程规范化。加强仓储保管及发放使用的过程控制，确保工程物资的使用价值合理化、最大化。
9.1.4严格按照部颁《铁路物资仓库技术保管规程》作业，有效合理地利用仓储设施，妥善保管好库存物资，准确地办理物资收发，及时齐备地满足施工生产需求。
9.1.5仓库管理员要严格领料管理，出库物资及时办理领料手续，填制完善《领料单》。
9.1.6所有进场的库内库外的原材料、半成品、成品，必须进行适当的产品标识及状态标识。分区存放、防止混用，堆码有序、整洁美观，做到满足文明施工与安全环保的要求。
10 物资内业资料管理
10.1物资统计报表
10.1.1物资办事处、项目部每月30日前，编制本月的《材料动态表》、《物资收、发、存月报表》报指挥部物资设备部。
10.1.2每季第一个月十日前上报上季《主要工程物资采购价格》统计表，每年末12月15日前上报本年度《物资管理总结和下年度工作安排》，同时上报《本年度合格供方名册》。
10.1.3按集团公司及各子公司要求，及时编制上报各类报表资料。
102技术证件的传递
10.2.1物办直接配送发料时,必须向各项目部提供该材料相关技术证件、材质书。凡由业主、集团公司或指挥部招标采购物资的所有质量合格的证明文件，需加盖物办材质证书专用印章，各项目部在领料时须向物办索取加盖了材质证书专用印章的有关质量合格证明文件。技术证件的传递填写《技术证件传递记录》，物办传递给项目部，或项目部传递给试验部门，分别填写。
10.2.2直达各项目部的材料由各项目部验收，并索取有关质量合格证明文件。
11 物资结算程序
11.1甲供料结算程序
由业主组织供应的一类物资(甲供料)，扣款账单转帐到局指后，局指将全部价款转局物资办事处，局物资办事处根据各项目部的用料情况，开列三方列帐通知书将料款转各项目部。
11.2甲控及局指挥部自购料物资结算程序
11.2.1物办月底前将《物资结算清单》、《主材物资验收记录》，供货厂商所提供的发货凭证、发票复印件、《发料单》等相关凭证报指挥部物资设备部审核。
11.2.2经审核后，物办业务将相关凭证传递给物办财务，填写中铁五局成绵乐物资办事处《发票、凭证传递记录》，物办经办人对每家供应商填制《物资采购欠（付）款台帐》，每月汇总填报《材料付款汇总台帐》、《材料付款情况审核表》，均报局指物资设备部、财务部审核备案。
11.2.3每次付款，提出《材料款资金拨付计划表》，报局指物资设备部审核后，物办据此提报《物资设备款拨付申请单》，经局指物资设备部、局指财务部审核，报局指领导审定后，将资金拨付物办财务，由物办根据合同要求及业务手续办理情况，支付各供应商料款。
11.2.4物资办事处汇齐经各项目部签认的《发料单》，通过三角列帐方式，局指财务扣除各项目部验工计价款。
11.2.5由物资办事处办理结算支付的料款，在局指对供应商签订合同时予以明确。
11.3项目部自购物资结算程序
四类物资由各项目部自行采购、自行付款，建立台帐。
12 物资现场管理及成本核算
12.1物资管理部门要强化责任落实，建立“限额发料、节奖超罚”为主的物资现场管理机制，根据工程部门提供的单位（单项）工程主要物资消耗量，建立台帐，对各架子队要实行单项工程限额发料控制，按月核算，杜绝物资的超耗和浪费
12.2物资部门要强化砂石料管理，按设计需要量做好进料计划，制定严格的双签验收制度，消耗必须纳入限额发料核算管理，按月盘点、按月核算，发现超耗及时分析原因，制定措施整改。
12.3各级物资部门是本单位物资成本控制中心，对本单位的物资成本负责，应制定控制和降低物资成本的措施，对物资的采购、验收、使用、核算全过程进行控制。
13 甲控物资管理
13.1所有甲控物资均由指挥部根据建设单位要求统一招标采购，各项目部不得私采或越权采购。
13.2甲控物资采购计划编制
13.2.1各项目部工程部根据工程施工图纸和物资消耗定额等资料核算出各项物资的总需求量，经总工审批后，向项目部物资部传递甲控物资需用总量计划。
13.2.2. 项目部物资部按局指挥部通知及编制要求，编制甲控物资招标采购申请计划或甲控物资需用总量计划（含编制说明、申请计划表、分月需用量、需用量核算表、技术标准、交货地点等），在规定的时间，报局指挥部物资设备部。项目部对采购申请计划的真实性、准确性负全部责任。
13.2.3. 局指挥部物资设备部收集汇总各项目部甲控物资申请计划，编制拟招标采购物资申请计划，经工程部审核、主管领导审批后，报业主申请挂网。
13.2.4.甲控物资计划调整变更
13.2.4.1 工程项目因设计变更而发生计划增减时，各项目部凭变更依据向局指挥部物资部报送物资调整（增减）计划，经局指挥部工程技术部门审核、领导审批后，由物资部及时调整物资供应总量计划（下达调整计划给物资办事处），并通知供应商，作为调整合同数量的依据。
13.2.4.2 各项目部的每月物资申请计划（用料计划）原则上应做到同品种同型号同规格同到站物资的单批运输量达到基本运输单元量的整数倍。计划提报后，如确需变更，须在用料前10天提报变更计划。
13.3甲控物资采购程序
13.3.1业主审核同意后，报招标办并通过二级交易市场挂网。
13.3.2按业主要求编制招标文件，报业主审核。
13.3.3业主通过合格供应商资格预审。
13.3.4发售招标文件、负责组织现场踏勘、补遗、答疑。
13.3.5组建评标委员会，接受投标，公开开标，投标文件的评审、推荐中标后选人、形成评标报告并报业主批复。
13.3.6发中标通知书、签订合同。
13.3.7履行合同。
13.3.8对甲控物资供方的质量信誉进行评价,完善过程控制管理。
13.4甲控物资供应储存
13.4.1为督促施工合理用料，减少库存，局指挥部协调各项目部之间甲控物资的调拨调剂。
13.4.2为保证甲控物资的不间断供应，项目部所设的工地物资库的容量应能满足施工高峰期和冬季施工的要求，尤其水泥、粉煤灰、钢材应有合理储备，并建立应急供应预案制度。
14 检查、监督与考核
14.1物资检查考核的内容
14.1.1物资管理制度执行情况。
14.1.1.1 物资管理机构健全，材料人员齐备。
14.1.1.2采购范围、采购权限规定及执行情况。
14.1.1.3甲控物资招标采购制度执行情况。
14.1.1.4合同签订及履行情况。
14.1.2计划统计及内业资料档案管理。需用量核算、申请计划、发货计划、消耗统计、物资台帐、验收结算与质量记录资料完整、数据真实、签证齐全等管理的规范性。
14.1.3质量控制情况。采购、验收、仓储、运输、装卸各环节的质量保证措施；
14.1.4材料厂（库）建设、储备管理情况（满足合同要求、安全、适宜、储备周期、工作制度、作业条件、劳动保护）；
14.1.5现场管理情况（标识、堆码、储存及文明施工等）；
14.1.6甲供、甲控、自购物资结算情况及规范性。
14.1.7材料成本控制措施落实情况。
14.2物资管理检查、评比制度
14.2.1局指挥部每月对物资工作进行一次集中检查。
14.2.2各项目部每月对以上内容的检查不低于两次。
14.2.3每季度为一次考核期。
14.2.4组织和方法
14.2.4.1各项目部应按检查考核内容做好季度自检自评，局指挥部对自检结果按季度进行检查，将检查结果于10天内写出书面报告并在全项目通报。
14.2.4.2合同有效期内日常抽查与季度检查考核相结合，年度检查考核结果为定期检查的评分相加，再除以检查次数得出。
14.3奖励与处罚
14.3.1考核总分为100分，考核结果按得分多少分为优秀、良好、合格、不合格四等。其中90分以上为优秀，90分～80分为良好，80分～60分为合格、60分以下为不合格。
14.3.2局指挥部将检查考核结果向各项目部通报，必要时向主管部门通报。
14.3.3对物资管理工作的优秀单位和先进个人进行通报表彰与奖励；被评为不合格的单位将受到处罚。
14.3.4对各项目部违反本办法及相关细则，越权采购、验收不严格、接收不符合采购合同要求的物资、擅自使用中标厂商及有关规定要求以外的物资或者其它严重违约行为，对责任人