会务接待与组织方案-(课堂PPT).ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,会务接待与组织,1,.,一、会议接待,二、会场服务与食宿服务,三、会议后勤保障,四、送别参会人员代表,五、会场善后工作,六、会议文件的收集、整理与归档,主要掌握的内容,2,.,案例分析：,请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。,接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。,事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。,这个案例告诉我们什么呢？,3,.,会议要素,会议的要素,、形式要素：,名称、时间、地点、与会人员、会议方式。,、内容要素：,指导思想、议题、目的、任务、作用。,、程序要素：,会议准备、会议开始、会议进行会议结束、,会议决定的贯彻落实。,、财务要素：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,4,.,基本任务,1、,组织的工作,(,1)协助领导确定会议议题；,(2)根据议题安排议程、日程；,(3)发会议通知，负责会议报到；,(4)对与会人员进行编组；,(5)布置会场，安排座次；,(6)负责会议签到,(7)会中组织和协调；,(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的,联系和组织)。,(9)会议的结束收尾工作。,5,.,2、文秘工作,(1)会议文书、讲话稿的起草；,(2)会议文书编写；,(3)会议文书印发及管理。,（,4,）会后的文件收集，整理和归档,3、生活管理工作,(1)与会人员的食宿管理；,(2)会议的财务管理；,(3)会议的交通保障；,(4)会议的文化活动；,(5)与会人员的医疗保健。,4、安全保卫工作,(1)会议的保密工作；,(2)会议的警卫工作；,(3)会场内外的安全保卫工作。,6,.,会,务工作流程图（会前）,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,7,.,会,务工作流程图（会中）,做好会议记录,组织签到,会议期间外围的卫生工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,留存照片资料,做好会议保密工作,会议信息工作,8,.,会,务工作流程图（会后）,撰写会议纪要,催办与反馈工 作,安排与会人员离会,会议总 结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,9,.,案例分析,老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容：,1,、来访客商姓名及其公司名称,2,、合同项目概况,3,、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期,4,、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。,5,、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待,6,、由谁担任专职陪同人员,7,、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。,10,.,案例结果,接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。,11,.,会前准备,“,有备无患！,”,会前准备工作是会议管理的第一步，无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。,12,.,会务工作的具体内容,3.1 会前准备工作,1、确定会议主题与议题,确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,13,.,2,、确定会议名称,会议名称一般由,“,单位,+,内容,+,类型,”,构成,应根据会议的议题或主题来确定。,3,、确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。,会议的规模有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4,、确定会议时间、会期,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,14,.,5,、确定会议所需用品和设备,（,1,）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,（,2,）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,15,.,6、建立会议组织机构,会务组、宣传组、秘书组、交通组、,接待组、保卫组。,7、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,8、确定会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,16,.,9、安排会议议程与日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,17,.,10、制发会议通知,会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。,会议通知的种类有书信式和柬帖式。,会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。,会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,18,.,11、准备会议文件资料,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,12、安排食住行,会议饮食管理本着,“,卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约,”,的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.,会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。,安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,19,.,13、VIP服务,会议要求确认,设备、物品、音乐,喜好确认,饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求,日程安排,车辆接送、晚餐陪同、出行陪同,房间确认,是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒适。,20,.,14、制定会议预算方案,文件资料费,、,邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费,、,会议办公费,、,宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。,15、布置会场,会场桌上物品摆放,会议座次先后顺序,21,.,会议室物品摆放,整洁、清新、统一、舒适,22,.,15、检查会场,（1）方式,现场检查,（2）检查的内容,资料的准备和确认,打印文件、PPT等,设备的准备和确认,投影、相机、音频线、麦克、白板、笔,其他物品的准备和确认,横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇,23,.,会中服务工作,1,、报到及接待工作,（,1,）与会人员的接送,;,（,2,）会议交通工具的安排,;,（,3,）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买,;,（,4,）会议文娱活动的安排和组织,;,（,5,）其他属于招待方面的工作。,2,、组织签到,24,.,3、会议期间,（,（1）时间提醒：,发言时间、休息时间、返回时间,（2）午餐确认：,留位确认、时间确认,（3）物品随检：,麦克、纸笔、茶水,（4）关于参会者反应,对内容、对环境（冷热）,25,.,4、宣传工作,照相、摄像、录音,5、值班保卫工作,（1）值班工作,服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。,26,.,（,2,）保卫工作,重要与会者人身安全保卫,重要文件的保卫,会场和驻地的保卫,会议设备的保卫,与会者贵重物品的保卫,27,.,会后整理工作,1、安排与会人员离会,2、撰写会议纪要,3、会议的宣传报道,4、会议文书的立卷归档,5、会议总结工作,28,.,案例分析,某企业秘书小胡经常接待来自各方的各类来访者，对迎送来访者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辞并起身后，无论接待室的门是否开着，她总是起身相送。当走到电梯门口时，她总是代客人按电梯。临别时不忘说声：“谢谢你的光临，下次再见。”并根据上司的吩咐决定送客路程的远近。,问题：上述案例中要注意什么,29,.,接待中的注意事项,1,、不要过分热情,2,、不可冷漠尴尬,3,、不可小节失礼,4,、不可人走茶凉,30,.,突发事件预防与处理,你曾经遇到过哪些突发事件？,31,.,突发事件举例,主持人迟到,电脑损坏,资料缺失,突发疾病或意外,停电,32,.,1,、提前,提前做好任务分工，规定完成时间节点,宁可先预定再取消,提前做好预案,关键点：,资料准备、酒店预定、设备调试、交通,33,.,2,、复查,自己重复确认,换人重复确认,关键点：,物品准备的重复确认,关键信息重复确认：时间、地点,34,.,3,、备份,备不足、备意外,（原定会议时间的临时增加）,人,如：多几个接待人员、多几个紧急联系人,财,留出足够的备用金,物,留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏,笔记本电脑,35,.,突发事件处理的注意事项,充分做好会前准备，避免突发意外事件,如发生意外，首先要做的是：镇定！,不要抱怨要立即行动,利用现有资源,就近寻求支持,超权限及时请示,36,.,谢谢,37,.,