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IT项目评估体系与管理成功范本

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2020年5月29日
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IT项目评估体系与管理成功

项目经理是向高级管理人员报告项目绩效的主要负责人。尽管如此,她们仍会常常遇到这样的问题:我应该对项目的哪些方面进行评估和报告?有人说收集一些资料总比什么都没有要好。但实际上,如果评估的方向失误,将会导致决策偏差、士气挫败、生产率降低和组织方向失误。
无论评估体系的作用如何,它们都要从组织最高层的角度回答以下基本问题:我们经营的目的是什么?我们的目标是什么?现在我们所做的什么事情能够支持或推动这一目标的实现吗?我们应该做什么?我们超越了客户的期望值吗?如果我们假设,组织中的每个部门都能正常运转,是整体的一部分,那么所有人的努力都会为实现共同的目标而做出贡献。因此,和看待组织中的其它评估体系一样,我们应该用战略的眼光来看待IT项目评估体系。
一 为什么要建立评估体系
当对成果的预测和控制很重要时,评估体系的作用就颇为重要。如果我们要预测并影响项目的发展方向,就必须了解要在哪些方面进行改正,改正什么以及改正的程度如何。缺少基线和先进的评估体系,预测和改进措施就无法实行。有了评估体系,就有可能执行预测和改进措施。
二 应该评估什么?
项目的最终交付物和项目实际的执行情况都需要被评估。评估项目的进展过程,目的是保证实现项目的独特目标。评估项目的交付物,目的是保证它们帮助实现部门或组织要求的商业目标。
IT组织常见的评估体系有两种。运营评估体系用于评估组织整体效力,包括数据中心资源库和员工信息。这些评估体系有助于确定IT组织的运行情况。这样的评估体系包括评估系统可用性、应对时间、信息处理量、客服中心解决问题量和提交的报告。一般,收集这些信息与项目执行工作同时进行。
另外,还有项目评估体系,用于在项目执行阶段对项目进行评估,并评估项目的最终交付物。
项目执行评估体系能够确定新能力如何发挥,已有能力如何改进的情况。本文将会探讨用于监视和控制项目组合的执行性评估体系和用于管理项目交付物的评估体系。
评估体系和项目最终交付物始终与客户密切相关。客户注重的是项目效果、最终交付物以及项目对组织整体所做出的贡献。这种类型的评估体系需要不断地询问这样一个问题:在如今的商业环境中,还有必要继续这项工作吗?还是保持现有的工作方式呢?这些评估一般从财务评估开始,如投资回报。当然,改进质量、缩短市场投放时间以及其它评估也是非常重要的。
以下内容详细介绍了各种评估体系的类型。
三 商业评估体系
这些评估体系帮助IT组织锁定一个目标:为了发展成为成功的IT组织,不但要交付高质量的产品,其产品还必须被目标客户所接受。部门和组织评估方法最重要的方面就是保证项目和运营能够推动实现组织目标并使绩效最大化。

四 项目评估体系
项目评估体系满足两类人的需求:
· 负责项目监督的高级管理人员
· 负责成功完成项目的项目经理
项目经理要负责在评估体系汇总表中确保满足这两类人的需求。
1 执行/组合项目管理评估体系
这类评估体系的共同目标是:提高对有助于实现组织长期和短期的战略性商业目标的项目的重视程度。实现这一目标的方法有:降低内部成本、发展具有竞争力的科学技术、提高客户满意度、改进与供应商的关系等。
第二个目标就是经过确认不应该启动的项目来协助管理组合项目。

2 项目管理评估体系
在项目生命期过程中收集项目管理评估表。在项目计划期间确定评估体系,这些评估对于在体系发展生命周期的每个阶段的末期制定有效的决策至关重要。
汇总这些评估数据意味着:要与你的客户明确成功的定义,在项目启动之前,要制定评估成功的方法。商业评估体系的分类:范围和交付物、时间、预算和质量。对于很多组织,制定稳定的商业评估体系常常意味着要改变与客户的关系的性质。
(1)项目管理评估体系——计划阶段
计划制定评估体系是在吸取经验教训的基础上的持续不断的过程。例如:尽管估算是在计划阶段进行,可是多数的评估将在执行阶段开展,只有在项目收尾后才会得到最后的统计数据。

表格3—计划阶段的评估
(2)项目管理评估体系——建设阶段
在项目的建设阶段汇总评估信息,有助于项目经理和项目团队确定项目是否按照计划进行,或是否有必要采取措施将项目带回正轨。在项目监督和控制过程中,应该定期回顾审查这些评估数据。

(3)项目管理评估体系——测试阶段
在规划执行活动时,于测试阶段收集评估数据是非常有用的。被评估项目,如软件单位缺陷和应对时间能够尽早体现出软件在实际生产环境中的应用情况。在这一阶段经常进行评估体系分析特别重要,因为在这一阶段出现的问题常常会成为进度变更因素,需要尽早发现,及时管理。

(4)项目管理评估体系——项目开展期
按照约定好的时间周期(如一段时间,一个月等),经常需要监测已经执行的工作方法。在此阶段所收集到的评估数据说明该方法是应适当应用还是应大量推广。这些评估体系也能够显示出客户对执行的体系的整体满意度。

五 评估汇总
不必对每个评估数据进行精心汇总。评估体系和评估报告越简洁,你所接收的数据质量就越好。收集评估数据应与项目工作同时进行。比如,同级审查报告应该包括对没有被发现的缺陷数量的严格的量化分析。该报告能够用于更新Excel电子数据表,该电子数据表用于跟踪缺陷。
下面的图表是一个简单的Excel电子数据图表,用于收集和报告缺陷评估数据。项目经理能够要求团队成员更新图表,并将图表作为定期状况报告的一部分。
这样,项目经理就能够容易地巩固和总结用于报告的数据,便于管理。
高级管理人员常常希望看到一份项目关键评估的总结报告,它能够反映出项目的风险。
六 成功实施评估项目的注意事项与技巧
评估体系如果正确地运用,就会成为关键的项目工具。在很多情况中,评估项目的制定没有考虑到周围的情况,或者太具体,以致妨碍了生产率。因此要制定行之有效的评估项目。
要做到这一点,评估项目应该在着眼于全局,并由组织的高层来制定,然后贯彻执行。尽管评估体系很有效,但也常常使组织陷入困境,或花费太多的时间来制定评估体系,或信息量过大。要精确地审查确定关键问题需要哪些信息,这一点至关重要。
在启动一个评估项目时,要积极地推动开放、诚恳的沟通精神。在多数组织中,人们只记录她们希望听到的东西,而不是实际发生的情况。企业应坚持诚实、可靠、及时提供信息的精神。在某些组织中,这是实施评估项目的最大困难。在你的组织中,应诚实地对待这一挑战,并制定相应的措施。
简单的记录评估数据,管理时具体情况具体分析。评估体系会成为项目经理的绊脚石,把她们困在桌子旁,无暇顾及自己的员工。应将评估体系作为指引,和团队成员共同解决问题。定期建立和审查评估体系。让你的员工看到你在策评估体系的基础上进行讨论和沟通。你应该常常问自己:”我所制定/收到的评估数据是及时、有用的信息吗?”
尽管你努力做到简单,收集评估、管理和控制项目所需的所有数据常常要求使用自动化工具。仔细评估你能够应用和你所需的工具。在选择并应用一个工具时,开始时要简单明了,并循序渐进的发展建立。确保要以信息为中心,而不是技术。
七 总结
在执行评估体系时,要保证所有的项目干系人了解评估体系的作用及其重要性。评估体系的制定人员和使用人员要共同参与制定评估体系。数据收集之后,要证明评估体系有助于解决问题。

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