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档案管理现状及其改进方案

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2020年4月19日
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档案管理现状及改进方案

做好档案管理工作,是一个企业健康持续发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。董事长在 经营工作会议上的讲话中强调,”要本着规范化、信息化、安全化的原则,完善集团及下属公司档案管理体系,完善相关管理制度,特别是合同谈判的相关工作流程”。因此,档案管理工作是当前行政工作的重中之重,现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。
一、集团公司档案管理现状
1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存
2、财务档案由财务部整理、归档、保存
3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存
4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保存
5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存
二、存在的问题
1、档案管理分散,没有集中管理,不便查找。
2、部分档案归档不及时,造成档案遗失。
3、项目资料保存不完整,部分报批报建资料不齐全,部分批阅件原件查找困难。
4、档案密级的设定与保管未按照未<档案管理规定>执行,部分重要档案的保存不够安全(如财务凭证等)。
4、档案管理工作不够专业,没有经过系统的培训。
三、改进的办法
1、强化档案意识。 档案意识是对档案的性质和价值的认识,以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员,无论是专职的,还是兼职的,都要理解自己工作的重要性,要热爱自己的工作。
2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机,召集专题工作部署会议,安排部署集团档案管理工作。
四、工作部署方案
1、管理部门和岗位:
集团公司档案管理工作由行政管理部负责,行政管理部增设档案管理员岗位(可招聘专职,也可内部兼职),设置专门的档案室,所有档案资料全部按年限归档。
2、集团公司档案管理分工:
① 行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料和营销资料)由各分管部门整理,按流程登记审批后交档案室分类归档、保存;
② 财务档案分别由人力资源部、财务总部整理,归类,存档案室保管。
3、归档流程:
各部门将需归档的资料及时整理,提交档案管理员处,填写<档案归档登记表>,经办人和档案管理员共同签字确认后归档。
4、归档材料要求:
① 归档的文件材料应为原件。
② 归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
③ 文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
④ 图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面。
⑤ 组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。
5、详细要求见<档案管理制度>。
6、物流公司档案管理工作:
暂由集团公司行政管理部进行档案管理工作,由物流公司前期工作人员,对前期项目资料进行整理、分类后,交集团公司档案室存档。
7、其它各公司档案管理工作:
各子公司应高度重视档案管理工作,安排专人负责。特别是建设公司,要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系,避免出现未归档资料。
五、附件:<档案管理规定>

行政管理部
二〇一二年二月二十四日

档案管理规定

第一条 为了加强集团档案的管理工作,有效地履行档案服务于集团各项工作的职能,根据<档案法>和有关档案管理工作的要求,结合集团公司实际,制定本办法。
第二条 档案管理工作是公司工作的重要组成部分,担负着服务其它工作和记录公司历史的重要任务,全公司都要高度重视,严格遵守相关规定。
第三条 行政管理部负责集团公司范围内的档案管理工作,各部室负责本部门档案的收集、整理,按年度上交行政管理部。
第四条 档案分类
集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、监审档案。
行政档案包括:公司章程、公司证照、公司文件、会议(股东会、董事会、总裁办公会、监事会等)记录、上级发文、公司制度、诉讼卷宗、大事记录(音像、图片、报刊)、公司荣誉、相关合同等,由集团档案室整理、分类、归档。
人事档案包括:个人档案(劳动合同、履历、培训、奖励、处罚、晋升、降职、异动)、基础档案(员工名册、定编定岗、人事异动、流程监控、招聘培训、绩效考核、工资发放、劳动保险等台帐),由人力资源部整理、分类,交档案室存档。
财务档案包括:会计凭证、会计账簿、财务报表、税务相关资料、以及其它基础档案(股本结构、授信额度、贷款数量、企业担保、固定资产等台帐)等,由财务部整理、分类,交档案室存档。
监审档案包括:举报信函、案件卷宗、审计报告、监察建议和监察决定等,由监察审计部整理、分类,交档案室存档。
工程档案包括:项当前期文件(立项、可研、设计)、项目管理文件(招投标、合同、协议、征地、施工管理)、施工文件(开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等)、项目竣工文件(竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等)及其它资料,由工程部整理、分类,交档案室存档。
营销档案包括:基础资料(购房合同等)、业主资料、按揭资料、活动资料(文案、宣传资料、图片信息)、策划方案、招商资料等,由营销部整理、分类,交档案室存档。
归档的文件材料必须完整、准确地反映企业经营管理活动中的真实内容。平时归档的文件材料,要根据事先拟好的类目,进行整理,并归入相关卷内。
第五条 密级设定
档案资料按密级分类,应分为绝密、机密、秘密和一般四类。保密文件应在首页右上角注明密级;以电脑形式存放的保密文档须设置密码,专人专用。
绝密档案:①集团开发项目、施工项目的设计、工艺、技术等资料;②市场营销方案;③股东会或董事会的重大战略决策和部署;④其它在企业经营发展中直接影响企业权益的特别重要的文档。
机密档案:①尚未公开的招投标文件及相关资料;②公司发展生产、经营、技术、管理的重要决策计划和步骤;③公司财务档案;④其它对公司产生重要影响的合同等文档。
秘密档案:①涉及公司利益的情报资料、调研报告;②公司内部基础标准、专业标准和内控标准;③公司章程、重要文件、会议等内容;④开发项目、施工项目的地形、地质、水文勘测科技资料及供电、供水、供气、排水等管路系统竣工图;⑤公司财务计划、概算、预算、决算资料;⑥公司未对外公开的各类统计报表;⑦其它一切应该保守秘密的文档。
一般档案:一般事务性文件。
第六条 档案入库
各部门将需归档的资料及时整理,提交档案管理员处,填写<档案归档登记表>,经办人和档案管理员共同签字确认后归档;入档的文件,由档案管理员负责建立电子文档编号管理以便查阅;档案归档时应根据密级设定标准(见第五条)设定密级,必要时可请示集团领导设定密级。
第七条 档案查借
因工作需要查、借档案的人员,必须先填写<查借申请单>,一般资料由部门负责人审批后查借;财务档案、集团聘任人员的人事档案等保密档案必须由执行总裁批准后方可查阅,如需借出只允许使用复印件,不得借出原件;绝密资料只允许本公司有关主要人员借阅,不准摘抄、复印、摄录等,如确实需要,必须经董事长批准,并注明复印的部门、时间。
档案管理员进行查借登记,并及时收回档案,查借人员必须严守机密。
第八条 补救与处罚
档案管理人员应严守职责,不断提高业务水平,做好档案的防潮、防火、防虫、防盗工作,确保档案质量和安全,一旦发现泄露或遗失秘密文件,要及时报告集团行政总监及执行总裁,并立即采取补救措施,最大限度地减少损失。若有重要档案遗失,按照<员工奖惩规定>执行处罚。
第九条 本制度自发布之日起实施。

附表1:<档案归档登记表>
附表2:<档案查借申请单>
附表3:<档案查借登记表>

附表1:
档案归档登记表

序号
日期
来文
单位
文件
字号
文件标题/内容
份数
编号
经办人
接收人
备注
原件
复印件

附表2:
档案查借申请单
查借单位

经手人

联系电话

查借(阅)档案
名称和编号
内 容
用 途

查借(阅)
部门负责人

行政经理

执行总裁

档案室
经办人

办理时间

原件借出
查 阅
复 印
归还时间

附表3:
档案查借登记表
查借日期
部门
批准人
查借(阅)
档案名称
档案号
密级
借阅人
归还日期
归还情况
收档人
备注