企业报销管理制度暂定.doc

企业报销管理制度暂定

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2020年6月23日
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报销管理制度( 暂定)
第一部份 总则
第一条 为了加强公司内部管理, 规范公司财务报销行为, 倡导一切以经营业务为重的指导思想, 合理控制费用支出, 特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况, 将财务报销分为日常办公费用, 工薪福利及相关费用, 税费支出, 工程相关支出及专项支出等, 以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。

第二部份借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
( 一) 出差借款: 出差人员凭审批后的”出差申请表”按批准额度办理借款, 出差返回5个工作日内办理报销还款手续
( 二) 其它临时借款, 如业务费, 周转金等, 借款人员应及时报账, 除周转金外其它借款原则上不允许跨月借支。
( 三) 原则上前款未清者不予办理新的借支。
( 四) 借款销账规定:
( 1) 借款销账时应以借款申请单为依据, 据实报销, 超出申请单范围使用的须经主管、 领导批准, 否则财务人员有权拒绝销账
( 2) 为了明确责任, 报销人和借款人应该一致即实行”谁借款谁报销”的原则。
第五条 借款人按规定填写《借款单》, 注明借款事由, 借款金额, 支票或现金支付等, 按借款审批流程审批后到财务室领款。

第三部分 日常费用报销制度及流程
第六条 日常费用主要包括差旅费、 电话费、 交通费、 办公费、 低值易耗品及备品备件、 业务招待费、 职工教育经费、 资料费等。
第七条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据; 严格按单据要求项目认真写, 注明附件张数; 金额大小写须完全一致( 不得涂改) ; 简述费用内容或事由。
(三)  按规定的审批程序报批。
第八条 差旅费报销制度
( 一) 费用标准:
职    务     住宿标准   一线城市     补贴标准( 包括市内交通费)    
员工级     150-200 200-250 50
主管级  150-200 200-250 50
经理级 200-250 250-300 0
副总经理级  200-250 250-300 0
总经理及以上 300-400 300-400 0
( 二) 费用标准的补充说明:
1.住宿费报销时必须提供住宿发票, 实际发生额未达到住宿标准金额, 不予补偿; 超出住宿标准部分由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准, 12: 00以后出发( 或12: 00以前到达) 以半天计, 12: 00以前出发( 或12: 00以后到达) 以一天计。
3.伙食标准、 市内交通费用标准实行包干制, 依据实际出差天数结算, 交通费原则上采用额度内据实报销形式, 特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费, 同时按比例( 早餐20％、 午餐或晚餐40％) 扣减出差人当天的伙食补贴。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、 住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
( 三) 报销流程:
1.出差申请: 拟出差人员首先填写《出差申请表》, 详细注明出差地点、 目的、 行程安排、 交通工具及预计差旅费用项目等, 出差申请单由主管部门经理和总经理批准。
2.借支差旅费: 出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续, 出纳按规定支付所借款项。
3.购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件, 到行政部订票( 原则上机票一律用支票支付, 特殊情况不能用支票的, 需事先书面说明情况, 经审批人签字后报财务备案) 。
4.返回报销: 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜, 根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》, 部门经理审核签字, 财务部审核签字, 总经理审批。
第九条 电话费报销制度及流程
(一) 费用标准
1. 移动通讯费: 为了兼顾效率与公平的原则, 员工的手机费用的报销采用与岗位相关制, 即依据不同岗位, 根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准行政部会同讨论是否设此项
, 具体标准见行政人事部相关管理制度规定。
2．固定电话费: 公司为员工提供工作必须的固定电话, 并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、 公司行政人事部每月初( 5日前) 将本月员工手机费执行标准( 含特批执行标准) 交财务部。
2、 财务部通知员工于每月中旬( 20日前) 按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款( 每月25日前) 。
5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续, 若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因, 特殊情况报总经理批示处理办法。
第十条 交通费报销制度及流程
(一)  费用标准:
(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车, 在没有车的情况下经部门主管同意后能够乘坐出租车;
(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1.员工整理交通车票( 含因公公交车票) , 按规定填好《交通费报销单》。应准确完整的填写每次时间、 起止地、 事由、 金额、 单据张数。
2.审批:按日常费用审批程序审批。
3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十一条 办公费、 低值易耗品等报销制度及流程
( 一) 管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理, 集中购置,并指定专人负责。
( 二) 报销流程
1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况购置预算, 实际购置时填写购置申请单按规定报批。
2.报销程序: 报销人先填写费用报销单(附出入库单), 按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据( 包括结账小票) 交财务部, 按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集: 财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表, 归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用, 待实际领用时分摊。
第十二条 招待费、 培训费、 资料费及其它报销制度及流程
( 一) 费用标准
1.招待费: 公司员工因公发生业务招待费时, 原则上需公司至少两人在场。同一场合费用归入级别高者, 报销时必须注明事由、 客人身份、 证明人等。为了规范招待费的支出, 大额招待费应事前征得总经理的同意。
2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排, 此费用由公司行政人事部统一管理, 各部门培训需求应及时报送行政人事部。行政人事部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3.资料费: 在保证满足需要的前提下, 尽量节约成本, 注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写申请表, 在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其它费用: 根据实际需要据实支付。
(二)报销流程:
1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由行政人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续, 按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其它费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程( 另定)

第五部分  专项支出财务报销制度及流程( 另定)

第六部分 报销时间的具体规定
第十三条 所有费用报销除差旅费需在返回5天内报销, 业务招待费、 交通费均应在发生当月提交申请报销, 其它费用支出发生后最迟应不超过一个月提交, 如超过期限必须由总经理批准, 否则将不予报销
第十四条 为了协调公司对内、 对外的业务工作安排, 方便员工费用报销, 财务部将报销时间具体安排如下:
1.财务报销: 公司财务部每周二、 四
为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后, 为了便于财务部集中时间月末结账, 该报销日停止财务
2.借支及其它业务的不受以上的时间限制, 可随时办理。

第七部分 其它
第十五条 对报销单据的要求:
1、 凡各类支出报销均应用黑色或兰色水笔填制相应的《借款单》、 《付款审批单》或《费用支出报销单》, 金额大小写须完全一致, 不得涂改, 并按费用项目类别分别粘贴整齐, 注明单据张数。其中所列各项凡涉及到的必须填列清楚、 完整, 所填内容不得做任何涂改、 挖补。
2、 所有报销的原始单据应该提供正式票据的, 如无特殊原因不得以收据、 白条或无关、 伪造等无效票据替代。违者将不予报销并追究其它责任。
3.  各项费用报销时, 不得用其它发票充抵该项发票。
4、 经手人无法取得正式报销凭据时, 须向财务部提交具体情况报告, 并填写报销清单, 清单上注明具体原因, 由总经理签字, 经财务部审核方可报销。如经手人将原始票据丢失, 造成的损失由经手人自己负责, 财务部不予报销。
5、 差旅费票据用差旅费报销单( 车票, 住宿票) , 一差一单; 汽车加油, 过路费单独粘贴; 市内交通费单独粘贴; 购物票据单独粘贴; 其它票据单独粘贴。
第十六条 发生的经济业务付款金额在1000元以内的以现金方式结算; 1000元以上的经济业务, 应以支票或汇款方式结算;
 第十七条 报销必须真实,不得虚报多支,如有虚报,查实后以报销金额的3-5倍罚款,严重者离职处理。

第八部分 附则
第十八条 以上提及待拟定的制度规定未形成或执行前, 暂按现行规定或习惯执行
第十九条 本制度解释权归公司财务部。
第二十条 本制度经总经理办公会议讨论经过并由董事长或其授权人签字后生效.