校友会相关筹备工作安排.doc

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北京吉利大学文件

庆秘字〔2010〕3号

关于做好十年校庆校友录
收集编制等工作的通知

各学院及相关部门：
为喜迎建校十周年，根据学校校庆相关工作要求，结合实际情况，现将我校十年校庆校友邀请及校友录收集编制等相关工作通知如下：
一、 组织机构
为确保此项工作顺利进行，经研究决定成立校友邀请及校友录收集编制工作领导小组，具体负责校友邀请及校友录收集编制等相关工作。
（一）校友邀请及校友录收集编制工作领导小组
组 长：张国庆
副组长：张东春、边保旗、王桂琴、陈忠斌
成 员：各学院主管就业工作院领导
（二）校友邀请及校友录收集编制工作领导小组下设办公室
主 任：陈忠斌
副主任：各学院主管就业工作的院领导
成 员：就业处工作人员、学生处办公室主任、各学院就业科科长或学生科科长、就业干事及分管档案的学生干事等。
二、 主要工作
（一）起草“致校友的一封信”；
（二）在各学院校友通讯录的基础上，编制北京吉利大学校友录电子版及北京吉利大学校友通讯录电子版；
（三）设计印制寄送校庆邀请函；
（四）参加校庆的领导、老师及毕业生的邀请接待服务；
（五）校友捐款捐物的组织与协调；
（六）联系优秀毕业生及其参会代表的确定；
（七）撰写毕业生代表发言稿，并负责代表的推荐与组织；
（八）北京吉利大学历届优秀毕业生就业明星事迹汇编。
三、具体事宜
此项工作涉及面宽，时间紧，任务重，要求高，为抓好落实，就具体分工、工作细则及完成时限特作如下安排：
（一）就业处
1、起草“致校友的一封信”，5月20日前完成。
一是在校园网发布；二是按毕业生名册，给能够联系到的学生邮寄（电子信箱或纸质）致校友的一封信。
2、编制北京吉利大学校友录电子版，人事处、教务处、学生处配合，6月10日前完成。
校友录包括在校工作过的各级领导、教师及历届毕业生。其教职工基本信息为：姓名、职务、工作部门；毕业生基本信息为：姓名、学院、专业、年级、毕业时间。
3、编制北京吉利大学校友通讯录电子版，人事处、各学院配合，就业处负责汇总，校庆结束后4周内完成。
校友通讯录电子版基本信息为：姓名、工作单位、联系电话电子信箱。各学院负责统计本院历届毕业生通讯录（见附件4）；人事处牵头，各部门配合联系离校教职工通讯信息（见附件3）。
4、设计印制校庆邀请函，5月15日前完成。
5、以学院为章节编辑《北京吉利大学历届优秀毕业生就业明星事迹汇编》，6月10日前完成。
（二）人事处
1、各部门离校及在校各级教职工校友录（见附件1），5月10日前报就业处。
2、各部门离校及在职各级教职工通讯录（见附件3），6月25日前报就业处。
3、确定参加校庆的各部门离校教职工名单，并寄送邀请函，5月30日前完成。
（三）教务处
主要负责历届毕业生校友录，5月10日前报就业处。
（四）学生处
1、负责撰写毕业生代表发言稿，推荐并组织优秀毕业生代表发言，5月30日前完成。
2、组织校庆捐款捐物相关活动，6月21日前完成。
3、原校中层干部参加校庆的邀请、接待与服务，5月30日前完成邀请，到校参加活动一直到领导离校为止。
（五）校办
1、拟定校庆捐物明细单（捐款数额不限，本着个人自由的原则，捐物如教学用品类、校园文化建设设施等），5月10日前完成。
2、负责联系确定邀请原校级领导参加校庆活动相关事宜，认真做好返校接待服务工作，5月30日前完成邀请，到校参加活动一直到领导离校为止。
（六）各学院
1、编制学院校友通讯录：一是本院教职工和历届毕业生校友录电子版（见附件1、2），5月10日前报就业处；二是本院教职工和历届毕业生校友通讯录电子版（见附件3、4），6月25日前报就业处。
2、编制离校教职工通讯录（见附件3），6月22日前报人事处。
3、寄送邀请函：协助人事处确定本院参加校庆的离校教职工名单，并寄发邀请函，5月30日前完成。
4、寄送邀请函：协助就业处确定本院参加校庆的历届毕业生名单，并寄发邀请函，5月30日前完成。
5、负责联系优秀毕业生，确定并上报参会代表名单,同时认真做好本院返校教职工和毕业生的接待服务工作。
6、收集本院历届优秀毕业生就业明星事迹材料，其要求及模版（见附件5），5月10日前将其电子版交就业处。
四、工作要求
（一）高度重视，认真组织
校庆十周年是我校政治生活中的大喜事，是我校发展史上的重要里程碑，各学院各部门各级领导要高度重视，认真组织，要相应的成立学院或部门工作小组，明确分工，强化责任，扎实工作，保质保量按时完成校庆校友录等各项任务，为学校全面建设可持续发展贡献积极力量。
（二）广泛宣传，积极联系
校友录收集编制等相关工作，涉及面较广，时间较紧，困难较多，难度较大，各学院各部门要充分利用网络、通讯、广播、橱窗、会议等各种形式，大造声势，广泛宣传，积极动员，以饱满的热情，主人翁责任感，想方设法联系校友，力争离校教职员工50%的登记率和历届毕业生40%的登记率。
（三）遵守纪律，注意保密
收集离校教职员工和毕业生信息是一项细致工作，在其过程中态度要端正，工作要严谨，做到一丝不苟，不要出任何差错，要遵守工作纪律，注意保密信息，以防其信息遗失或泄漏，给师生造成不便。

望各学院及相关部门接此通知后，及时传达、部署，务必抓好落实。

附件1、北京吉利大学教职工校友录
2、北京吉利大学毕业生校友录
3、北京吉利大学教职工通讯录
4、北京吉利大学毕业生通讯录
5、北京吉利大学历届优秀毕业生就业明星事迹材料

校庆组委会秘书处
二〇一〇年四月十五日

主题词：校友录 收集 编制 通知
北京吉利大学校庆组委会秘书处 2010年4月15日印发

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