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企业知识产权管理规范分析

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2020年5月29日
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企业知识产权管理规范 

前    言
本标准结合企业知识产权管理的实践,根据<中华人民共和国专利法>、<中华人民共和国商标法>、<中华人民共和国著作权法>等法律法规,参照GB/T19001- <质量管理体系—要求>模式编制,旨在引导企业加强知识产权管理,提高知识产权创造、运用、保护和管理水平。
本标准按GB/T 1.1- <标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则>和GB/T1.1- <标准化工作导则第2部分:标准中规范性技术要素内容的确定方法>编制。
本标准由江苏省知识产权局提出。
本标准主要起草单位:江苏大学知识产权研究所、江苏经纬技术创新咨询有限公司、常熟开关制造有限公司、南京红宝丽股份有限公司、中国石化集团南京化学工业有限公司。
本标准主要起草人:唐恒、施光亚、管瑞良 韦华、吴红兵、陈昌柏、刘佳、李红波、李海涛、陈宏斌、陈志刚、王永强、张伟。

 企业知识产权管理规范
1  范围
本规范适用于企业知识产权管理,规定了企业知识产权管理的方针、体系要求、资源管理、运行控制、合同管理、检查、分析和改进。
2  术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
2.1
知识产权
本规范所称的知识产权包括:专利权;商标权;著作权(计算机软件著作权);商业秘密;集成电路布图设计权;植物新品种权;地理标志权;商号权及其它知识产权法律法规规定的权利。
2.2 
知识产权管理
企业围绕知识产权所开展的规划、组织、协调、控制的系列活动的总称。
3   知识产权管理方针
企业应制定知识产权管理方针。
知识产权管理方针应:
a)符合法律法规的要求,并与企业发展总方针相适应;
b)为知识产权管理目标的制定提供总体框架;
c)向全体员工进行宣贯。
4   知识产权管理体系要求
4.1 总体要求
企业应依据自身特点,按本标准要求建立知识产权管理体系,加以实施和保持,并持续改进其有效性。企业应:
a) 识别所涉及的知识产权种类及其在企业中所起的作用;
b) 确保知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制;
c) 开展检查、分析、评价,确保持续改进。
4.2 文件要求
4.2.1 总则
企业知识产权管理体系文件应包括:
a)知识产权管理方针和目标;
b)知识产权管理内部控制制度;
c)知识产权管理记录。
4.2.2 内部控制制度
企业应结合自身需要,建立与知识产权创造、运用、保护和管理相适应的内部控制制度,如知识产权申请、维护和管理制度、保密制度、员工创造创造奖励制度,并适时修改并完善。
内部控制制度应对企业涉及的知识产权实施有效管理。
企业应对内部控制制度执行情况进行跟踪评价,确保制度控制的有效性。
4.2.3  记录
企业应建立与知识产权管理有关的各项活动的记录,形成档案,为评价知识产权管理体系有效运行提供客观依据。
4.3  策划
4.3.1  知识产权界定
企业应建立职务成果管理制度,界定知识产权权属,拟定引进和实施她人知识产权的计划。
4.3.2  法律法规和相关要求
企业应搜集适用与知识产权有关的法律法规、政策和相关文件。
4.3.3  知识产权管理目标
企业应针对其内部职能部门划分和管理层级划分,制定知识产权管理目标,并形成实现目标的计划和相应的文件。目标应服务于企业发展总目标,并设置可测量参数。
企业应制定、实施并保持一个或多个旨在实现知识产权管理目标的方案,其中应包括:
a)规定企业内各有关职能部门和层级实现知识产权管理目标的职责;
b)实现目标的方法和时间表。
4.4  机构与职责
4.4.1 机构
企业应建立知识产权管理机构,配备专(兼)职工作人员,企业最高管理者是知识产权管理的第一责任人。最高管理者可根据需要设置知识产权管理组织或知识产权主管来代表企业最高管理者实施知识产权管理。
4.4.2 职责
4.4.2.1 最高管理者
企业最高管理者应:
a)实施知识产权管理决策;
b)设置适宜的组织机构,配备必要的资源;
c)就知识产权管理的有关事宜予以授权。
4.4.2.2 知识产权管理组织(或知识产权主管)
知识产权管理组织(或知识产权主管)应:
a)领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作;
b)协调企业内外有关知识产权工作;
c)及时向最高管理者提供有关知识产权信息。
4.4.2.3 知识产权管理职能部门
知识产权管理职能部门应:
a)组织编制企业知识产权战略、目标、制度、工作计划;
b)负责企业知识产权内部控制制度的执行;
c)负责企业知识产权的获取、使用、维护和日常管理工作;
d)负责企业各种获得、使用与转让、许可知识产权的合同管理;
e)负责知识产权风险的防范与应对,依法处理企业内外部知识产权纠纷;
f)负责企业知识产权信息资源的建设、管理和利用;
g)负责企业员工知识产权教育和培训。
4.5 管理评估
最高管理者应定期对知识产权管理体系的适宜性和有效性进行评估。评估应包括知识产权管理绩效评价,管理体系、管理方针和目标是否需要调整和改进。
5  资源管理
5.1 人力资源
5.1.1 总则
企业应明确从事知识产权管理的专、兼职人员,建立知识产权管理内部网络体系,必要时可寻求外部专业机构支持,确保从事知识产权相关工作的人员满足管理体系要求。
5.1.2 意识、能力和培训
企业应开展员工的知识产权教育和培训,确保员工具有一定的知识产权意识。
企业应确保从事知识产权工作的人员具备相应的知识、技能和经验。
5.1.3 激励
企业应建立知识产权激励机制,制定知识产权奖励措施,鼓励员工的创造积极性,并形成奖励记录。
5.2 财务资源
企业应保障知识产权工作经费,确保知识产权管理的运行。
5.3 信息资源
企业应加强知识产权信息资源管理,包括:
a)建立知识产权信息收集渠道,及时获取有关信息;
b)对信息进行分类筛选,分析加工,确定能有效利用的知识产权信息;
c)视情建立知识产权信息数据库,并有效维护和及时更新。
6  运行控制
6.1 基础管理
6.1.1 权利创造和取得
企业应根据知识产权发展战略,制定知识产权创造和取得的工作计划,明确所需要的知识产权的种类及创造和取得的方式和途径。
企业创造或取得知识产权时,应进行必要的检索和跟踪,确保知识产权的合法性和有效性。
企业应对自主研发和创新过程各阶段的工作形成有效记录,实现知识产权创造过程的可追溯性。
6.1.2 权利管理
企业应根据知识产权的性质、价值进行整理分类,形成目录,建立相应的管理台帐。
企业应建立知识产权定期评估机制,建立知识产权监管维护系统。
企业对需要维持的知识产权,应按照法律法规的规定实施有效的监管和日常维护。
企业对知识产权实施权属变更或放弃的,应明确审批程序和权限,办理手续,由知识产权管理部门备案。
6.1.3 权利运用
企业应根据法律法规的规定,合理运营知识产权,实现知识产权的价值。
企业在进行知识产权转让、许可或投资活动时,应按照法律法规的规定办理相关手续。
6.1.4 权利保护
企业应根据有关法律法规规定,对拥有的知识产权采取相应的保护措施,并尊重她人的知识产权。
企业应实施风险控制,根据自身特点建立知识产权预警机制,制定应对知识产权纠纷的方案。
6.2 过程管理
6.2.1 研究与开发
6.2.1.1 研究与开发策划
企业实施研究与开发、技术改造应制定相应的计划,并对该领域内的相关科技文献及知识产权信息进行检索,对研发项目现有技术的发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行分析,应充分合法借鉴和合理利用她人有效及无效的相关知识产权,形成立项报告。
6.2.1.2 研究与开发活动
企业应保留研发活动中形成的档案和记录,并实施有效的管理。
企业应利用检索、市场调研等信息,对研发活动实施过程跟踪与监控,适时调整研发策略和项目内容,规避知识产权侵权风险。
6.2.1.3 研究与开发评估
企业知识产权管理部门应对设计与开发成果进行评估、确认,形成知识产权评估报告,并明确其保护方式,采取相应的保护措施。
企业应当建立研究开发成果信息发布审批制度,对外发布研究成果信息应当经过有权部门的审核与批准。
6.2.2  采购
企业在采购过程中,应对涉及知识产权标记的产品,收集供方的相关知识产权信息,必要时应要求其提供权属证明。
企业应做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作。
企业应在采购合同中,明确供方涉及知识产权的法律责任。
6.2.3  生产
企业在生产过程中,涉及产品与工艺方法等技术的改进与创新、合理化建议、阶段性创造创造等,应及时提交知识产权管理部门评估,明确知识产权保护要求。
企业在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作生产的过程中,应在加工、生产合同中明确相应知识产权权属、涉及知识产权的许可使用范围、产生知识产权侵权的责任承担等内容。
企业对生产过程中涉及的知识产权使用情况应形成相应记录,必要时应采取相应的保密措施。
6.2.4 销售
企业在产品上柜、销售之前,知识产权管理部门应对产品的知识产权状况进行审查和分析,并提出必要的知识产权保护或风险规避方案。
企业应实施产品销售市场监控,对产品信息、展会宣传,采取相应的知识产权保护措施,及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况,建立和保持相关记录,制定并采取应对措施。
6.2.5 对外贸易和合作
6.2.5.1 策划
企业在对外贸易和合作中,应对涉及的知识产权进行分析,了解该知识产权在输出国家或地区的法律状况,输出国家或地区的相关知识产权法律的规定。
6.2.5.2 控制
企业应在对外贸易与合作合同中对涉及的知识产权明确其权利归属、使用方式和范围、侵权责任的承担等内容;
企业在对外贸易与合作中,视情对自主知识产权采取相应的边境保护措施,实施监控;
企业应对输入和输出知识产权的使用情况保持相关纪录。
7  合同管理
7.1  总则
企业应对知识产权合同及涉及知识产权条款的合同进行规范的管理,包括对内合同和对外合同。
7.2 对内合同
企业应根据实际需要,与涉及或可能知悉知识产权信息的内部人员签订知识产权保护合同,明确其知识产权保护的权利、义务和责任。
7.3  对外合同
企业与外单位签订合同,如企业与合作方的保密合同、知识产权许可合同、知识产权转让合同、以及投资、购销、进出口、展览展销合同,应进行知识产权法律审查,根据合同的内容和性质,明确知识产权权属和相应的保护条款。
8  检查分析和改进
8.1 检查
8.1.1 过程检查
企业应采用适当的方法对知识产权管理体系、运行控制过程进行检查,明确检查频次和内容,及时纠正知识产权管理体系和运行控制中存在的问题。
8.1.2 内部评价
企业应当建立、保持及实施内部审核程序,以确保其知识产权管理体系符合本标准的要求。内部审核应定期进行,并作为对知识产权管理体系的一种评价。
8.2 分析
企业应收集和分析包括来自检查的结果以及其它有关来源的信息,以验证知识产权管理体系的适宜性和有效性,并评价如何提高和改进知识产权管理体系的有效性。即确定知识产权管理体系是否:
a)符合知识产权管理的要求;
b)得到了正确实施和保持;
c)有效满足知识产权方针和目标。
企业应将分析结果传递到相关部门,并为企业决策提供有效的支持。
8.3 改进
企业应根据方针、目标、管理评审以及检查、分析的结果,对存在的问题,制定和落实改进措施。