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岗位说明书及编制要求

岗位说明书( 也称职务说明书, 岗位说明书) 是经过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式, 使之成为指导性的管理文件。一般岗位说明书是由一线经理来制定的, 人力资源经理起到辅助的作用, 主要是提供制定岗位说明书的框架格式, 并提供参考性建设建议。岗位说明书是猎头公司开展业务过程中必不可少的工具之一。一般岗位说明书为一式三份, 一份为用人部门负责人保管, 一份为员工自己保管, 一份由人力资源部备份保管。
中文名: 岗位说明书外文名JOBDESCRIPTIONBOOKLET
别称: 职务说明书
解释: 对企业岗位的定义性说明
组成: 职位描述, 任职资格要求

一、 简介
岗位说明书( JOBDESCRIPTIONBOOKLET)
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、 岗位目的、 指挥关系、 沟通关系、 职责范围、 负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。
二、 分类
岗位说明书主要包括两个部分: 一是职位描述, 主要对职位的工作内容进行概括, 包括职位设置的目的、 基本职责、 组织图、 业绩标准、 工作权限等内容; 二是职位的任职资格要求, 主要对任职人员的标准和规范进行概括, 包括该职位的行为标准, 胜任职位所需的知识、 技能、 能力、 个性特征以及对人员的培训需求等内容。岗位说明书的这两个部分并非简单的罗列, 而是经过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。
三、 构成
岗位说明书根据用途不同有各种不同的标准, 一般使用的是内部管理用途的岗位说明书, 根据招聘市场的特点, 提出了招聘用岗位说明书的提法。内部管理用途的岗位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的:
( 一) 职位名称。例如, 拿人力资源部门的经理来说, 以下简称HRM。职位名称应该写为经理。
( 二) 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。
( 三) 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方, 以示有效性。
( 四) 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方, 以示有效性。
( 五) 任职时间。任职时间也就是生效时间, 一般也就是与劳动合同的时间一致。
( 六) 任职条件。包括学历要求, 工作经验要求, 特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式, 熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。
( 七) 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。
( 八) 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理, 部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门, 所在城市人事劳动部门, 各主要媒体或招聘网站, 各主要培训机构, 应聘人员或同行, 相关行业协会。
( 九) 职位设置的目的。如HRM的职位目的为: 根据公司战略发展需求, 设计运用人力资源管理模式和相关激励政策, 激发员工潜力, 开发人才, 实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。
( 十) 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。
( 十一) 工作内容和职责。这是岗位说明书重之又重的地方, 所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度, 衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面: 组织体系与制度; 培训; 人事考核与绩效评估; 招聘; 薪酬激励政策; 职位管理, 部门管理与建设等等。
( 十二) 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西, 应该算是职位的修正要求吧。
( 十三) 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位, 相关转换的职位, 升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。
四、 作用
1．为招聘、 录用员工提供依据;
2．对员工进行目标管理;
3．是绩效考核的基本依据;
4．为企业制定薪酬政策提供依据;
5．员工教育与培训的依据;
6．为员工晋升与开发提供依据。
同时, 人力资源从业人员在编写岗位说明书至少有以下五项好处:
第一, 它有助于实现组织优化。在编写岗位说明书之前, 有一个职位分析的过程, 即对部门职责进行列举和归类, 对工作流程、 各职位间的职责分配进行分析和规划, 从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中, 重点思考的是: 人员配置是否冗余? 职责是否相互重叠? 部门职能是否细化到每个岗位上? 是否忙闲不均? 职责接口是否得当? 工作流程是否顺畅而且简易? 这就像我们实施ISO9000质量认证一样, 拿到证书不是目的, 目的是经过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系, 把内部的运作流程理顺。
第二, 它使员工各司其责, 上下目标一致。一份好的岗位说明书能够使员工了解组织的目标、 自己在组织中的作用、 相应的责任和职权。特别是对于新员工, 如果在她上岗之际就能拿到一份详尽的岗位说明书, 不但能给她留下公司管理规范的印象, 而且有助于她尽快了解工作的全貌, 顺利进入角色, 同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的岗位说明书, 意味着双方对工作内容达成了共同的理解, 意味着一种对工作目标和规范的承诺。
第三, 岗位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的岗位说明书, 既要按照重要性的先后顺序, 列明每项职责的主要内容, 又要说明该职责是全责, 还是部分责任, 抑或是辅助支持性的工作; 同时, 也要列明相应的考核方法。考核指标能够是反映质量的, 也能够是反映数量的。例如, 在成本方面, 能够用预算与实际之比、 人工成本与销售额之比、 单位成本等指标; 在时限方面, 能够用交货时间、 投放市场时间、 客户响应时间等指标; 在数量方面, 能够用利润率、 产量、 增长率、 市场占有率、 顾客保有率、 新顾客数、 新产品比例、 投资回报率、 每股收益等指标; 在质量方面, 能够用准确率( 错误率, 次品率) 、 预算差异、 可靠性、 客户满意度、 员工满意度、 员工流失率等指标。如果难以用上述标准, 能够用概括性的词语, 比如”遵照公司ISO9001的要求”。
第四, 岗位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。职位评估的内容一般包括职责范围大小、 工作复杂难易程度、 劳动强度、 劳动条件等要素。有了职位等级和薪酬调查结果, 才便于确定每个职位的薪酬水平。
第五, 它是进行人员招聘、 制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请, 人事部门在发布招聘启事、 甄选面试、 确定培训内容、 设计员工的职位升迁路线时, 都离不开它。
五、 编制流程
岗位分析
根据组织架构, 进行岗位梳理和工作分析。组织架构是岗位设定的基础, 制定招聘岗位说明书, 需要根据组织架构, 对岗位进行梳理和分析;新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗位设定的目的。能够采用问卷调查、 岗位总结分析、 员工记录、 直接面谈等方法, 明确招聘岗位目标;
岗位职责
岗位职责就是工作说明, 即该岗位应该做什么、 怎样做、 需要达到什么样工作标准。我们一般采取先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后, 填报在统一的模版中上报的方法, 再经过组织相关部门进行重复考虑和论证后, 确定最终的岗位职责描述;
工作权限
根据组织架构、 工作分析和岗位职责, 确定该岗位的所属部门、 具体工作权限和管辖权限, 直接负责的上下级关系和管辖人数等内容;确定岗位任职资格。根据该岗位胜任能力确定岗位任职资格, 具体内容含: 年龄工龄、 资格证书、 工作经验、 技术技能、 管理能力、 学历学位、 工作业绩等等必备的入职条件;
审批实施
初步框架出来后, 人力资源部、 品质部、 用人部门就招聘JD进行细则讨论和补充, 最后由人力资源部进行提炼总结后, 填写进统一模版, 报公司总经理进行审批后实施。
适时调整
随着公司的发展和情况变化, 招聘JD使用过一段时间后, 可能需要对一些内容进行调整。调整能够由业务部门提出调整申请、 人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改单、 人力资源部进行调整均可, 调整按规定流程进行。
六、 编制要点
岗位说明书编制要点:
1、 对职位的描述, 不是任职者的现在工作
2、 不局限于现状, 着眼于组织设定岗位需要
3、 针对对岗位而不是人
4、 归纳而非罗列

岗位说明书一般用表单形式编制, 一般分七大部分设计表单:
1、 基本信息: 职位名称, 部门, 直接上级, 所属下级, 职责分析日期, 编写日期等;
2、 职位目的: 对职位概述;
3、 职责和权限: 分主要职责权限、 相关职责权限和临时性工作;
4、 工作关系: 分内部关系和外部关系, 包括联系部门、 人员;
5、 任职资格: 包括教育水平、 工作经验、 技能和水平、 个性和品质等;
6、 考核指标, 权重, 薪资等级, 职位发展方向;
7、 工作环境。
七、 其它相关
撰写问题及对策
编写过程中容易出现的五个概念问题:
一是仅重结果, 不重过程。编写岗位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写岗位说明书的过程中, 主管和下属应充分沟通, 双向交流, 各自表示对部门职责的理解、 对具体职位的看法和期望, 以求得上下一致。这个过程本身, 就是对业务的深入探讨。可惜的是, 许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就, 而未能借此机会与属下进行交流, 在以后岗位说明书的应用过程中, 也就容易出现属下不理解、 不利用、 不执行的情况, 使岗位说明书变成了可有可无的摆设。
二是”一个药方吃到底”。以IT行业为例。在IT行业, 变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整, 人事的变化, 部门职能的变化, 会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候, 岗位说明书如果不能适应这种变化及时修正, 会很快过时。另一种情况是, 在变化如此迅速的IT时代, 有人疑惑: ”我们还需要岗位说明书吗? ”在比较稳定的传统行业里, 提这个问题有可能被奚落一番, 但在IT行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们, 常常发出这样的抱怨: ”我们的组织结构图三周一变, 办公室几乎全是新面孔, 常常是岗位说明书刚写完, 职位就又调整了, 整天忙着招人, 根本没有时间也没有必要去写什么岗位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候, 更需要对职位进行分析、 编写岗位说明书, 以减少由于人员迅速膨胀、 组织经常变动所带来的风险, 努力避免员工进出频繁、 职责不清、 角色冲突、 无法考核、 培训不力等混乱状况, 降低人力成本。此时, 岗位说明书的格式应当简洁实用, 突出重点, 项目不应贪多; 在描述职责时, 尽量多用概括性、 通用性的语言, 以使岗位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通, 避免出现上层人员热血澎湃、 调整方向过快, 而基层员工面对变化却无所适从、 仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里, 岗位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。
三是人事部门大包大揽。编写岗位说明书不但仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法, 培训一线经理如何编写并运用岗位说明书, 同时要对一线部门所撰写的岗位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者, 因此要经常审视下属的工作内容是否变了, 工作要求( 衡量标准) 、 组织关系是否变了, 如果有变化, 应马上更新岗位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事, 担任写手, 这在一定程度上失去了编写岗位说明书的本意。
四是过于详细或过于简略。有的公司把职位等级、 工作的复杂性、 管理责任的大小评价也纳入其中, 使得岗位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容, 是不应该写入岗位说明书中的。职责内容写得很详实, 别人理解起来会很容易, 但会加大编写者的工作量, 而且, 一旦职责内容有了细微变化就要调整岗位说明书, 会加快岗位说明书的更新速度。同样, 如果写得过于简略, 语焉不详, 或者生僻的专业术语过多, 会使人阅读理解困难。还有的公司所写的岗位说明书, 内容仅仅局限在工作职责方面, 这是不够的。怎样才算详简得当? 一句话, 实用就行。
五是对号入座, 过分迁就现任职者。岗位说明书仅描述职位本身所具有的特性, 而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影, 尽管这很难做到。过分迁就当前的任职者, 会影响其客观公正性。当然, 也不要矫枉过正, 不顾现实条件, 按照绝对理想的任职标准和考核标准来写, 那会缺乏实用性。
而在具体操作过程中, 还会出现下面的问题, 我们要想出解决办法:
( 一) 部门职责分解不充分、 不完全( 在下属职位中没有得到充分的分解, 部分职责没有相关职位具体承担)
1、 对部门所有职位职责进行汇总合并, 与部门职责对比, 然后明确责任职位进行填充;
2、 对同一部门职责, 不同层级的职位可能担负责任不一样, 必须进行分级详细的描述;
3、 如是部门经理和业务口主管, 请添加补充组织建设相关内容。
( 二) 工作领域的划分不合理、 不全面( 某些职位从头到尾只有一个领域, 某些职位一条职责对应一个领域)
1、 准确理解职位主要职责;
2、 可参考部门工作领域对本职位进行划分;
3、 如本职位是负责部门工作领域中的单个领域, 请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。
( 三) 职责描述不符合要求( 不规范、 不准确、 不全面, 有重复、 交叉现象)
1、 请统一按”动词+内容+目的”的方式进行规范、 准确、 全面地描述, 做到无重复、 无交叉, 以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。
2、 ”应负的职责及目的”是指做哪一类的事, 这个职位负什么样的责任, 完成这项职责的目的是什么。
( 四) 职位概要描述不符合要求( 不规范、 不准确、 不全面)
1、 准确理解职位主要职责;
2、 按要求描述;
3、 从主要工作领域中组合职位概要描述中的主要内容
( 五) 学历与经验要求过高或过低( 某些职位的学历与经验是写的编写者个人的学历与经验)
1、 职位说明是针对职位的, 不是针对个人的。
2、 学科专业描述要符合规范。
( 六) 基本素质和知识技能混淆/重叠
1、 要对基本素质与知识、 技能做出明确规定, 什么是基本素质, 什么是知识, 什么是技能;
2、 描述完认真检查、 核实无重叠。