西安物业收费管理系统功能说明书模板.doc

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物业收费管理系统使用说明书

目录

1. 现状 2
l 工作量大 2
l 容易出错 2
l 统计报表、 查询不方便 2
l 数据不安全 2
2. 解决方案 2
3. 功能模块图 3
4. 功能描述 3
4.1. 欠费收取 3
4.2. 预交费 5
4.3. 客户账户退还 5
4.4. 临时收费 5
4.5. 押金管理 6
4.6. 已收费明细查询 7
4.7. 未收费明细查询 7
4.8. 收入查询 8
4.9. 月季年度统计 8
4.10. 自定义收费项目 8
4.11. 客户资料维护 9
4.12. 权限管理 11

1. 现状
l 工作量大
很多物业收费都还是手工的收费方式。当业主来交费的时候, 需要从纸质件或Excel文档中找到该业主。一般一个小区都有几百上千个业主, 找到此业主的信息需要一定的时间。找到该业主之后, 还要看此业主有哪几个月的哪些费用没有交? 此业主的收费面积是多少? 收费标准是什么? 然后还要用计算器计算收费总额。如果要对欠费的业主进行催费, 则需要查看所有业主的收费情况, 手工为每个欠费的业主填写催费通知单, 整个过程工作量非常大。
l 容易出错
俗话说, 金钱无小事。不同的业主, 有不同的收费项目、 不同的收费面积、 不同的收费标准。所有的计算工作都是用手工进行, 难免不出错。出错了也很难找到原因在哪。
l 统计报表、 查询不方便
因为数据都是以纸质或Excel的方式保存的, 因此要想查找某一天的收费情况, 或者某个业主的收费流水帐, 或者统计一下某段时间收费的相关数据都很不方便
l 数据不安全
一但纸质文件或Excel文件丢失, 将不能恢复历史数据。任何人不需要进行身份验证, 都能够轻易得到这些文件, 非常不安全。
2. 解决方案
西安物业收费管理专家是由西安软件公司开发的、 关于小区物业收费管理的软件。我们针对中小物业管理公司的实际情况, 专注于物业收费管理, 操作尽量方便、 灵活, 功能实用。2.0版创新地提出了只要是物业收费, 均能够在软件中实现, 采用自定义、 无限制的物业收费项目设置; 采用打印模板, 能够定制各种打印票据。我们软件的理念是让客户以最低的成本, 实现效益的最大化。
西安物业收费管理软件使物业收费的全过程实现了计算机管理。收费、 查询、 统计、 打印收据报表只需要简单的点几下鼠标即可。彻底解决了当前收费工作量大, 容易出差错的问题。业主交物管费就象交电话费一样准确快捷, 使物业管理公司的服务水平上了一个档次, 大大提高了收费人员的工作效率, 管理人员也能够随时准确快捷的了解到公司的账务状况。利用我们公司的物业收费产品, 能够实现如下的功能:
l 能够将客户资料从Excel导入, 专门设计手工录入历史欠费的功能, 方便物业公司从任何时候都能够从传统的收费方式, 过渡到专业的物业收费软件来
l 采用OLE DB技术, 支持Access、 Sql Server、 Oracle等各种主流数据库, 将单机板和网络版整合在同一产品中。从单机版升级到网络版, 不需要更新程序, 只需要更换数据库, 原有数据完全保留
l 能够无限制添加各种收费项目, 只要是物业管理中的收费项目, 都能够纳入到本软件来进行管理
l 支持打印模板, 能够根据客户实际情况, 免费定制各种打印票据
l 使用简单、 灵活。提供多种快捷方式的操作。提供详细的帮助手册和操作录像
l 收费时能够进行收费减免,能够计算滞纳金
l 能够手工添加临时收费, 便于施工证工本费、 除渣费、 有偿服务、 代收费等零星收费
l 支持押金的收取和退还, 比如装修保证金的收取
l 支持水电气的收费,系统自动计算使用量,实时显示金额。每户能够水电气表, 且能够设置表的倍率。能够将水电气抄表数据导出到Excel, 也能够将Excel中的抄表数据导入到Excel; 支持一户多表的特殊情况
l 已收取的费用能够退费, 能够添加临时收费, 收费时能够进行收费减免
l 支持客户账户。能够将找零存入客户账户, 能够使用客户账户进行交费
l 可预收费 可提前预收客户的各项物业费用, 每月从预收款中自动扣除
l 自动生成月、 季、 年度报表, 能够看到每个收费项目的当期达标率, 累积达标率
l 支持各种查询要求, 收费明细查询、 客户交费流水账, 客户账户流水账, 收入统计、 收费项目统计等多种打印报表。能够补打历史收费数据, 能够将统计结果导出到Excel
l 能够对客户资料进行排序
l 支持权限控制。提供收费管理员、 数据处理员、 统计查询分析员、 系统管理员等多种角色使用本产品。权限控制能够定义到每一个菜单, 以及一些重要的操作功能
3. 功能模块图
收费管理
数据处理
统计查询
系统管理
欠费收取
生成收费数据
应收费明细查询
小区设置
预交费
抄表数据录入
已收费明细查询
收费项目设置
客户帐户退还

未收费明细查询
客户资料维护
临时收费

客户帐户流水帐
登录用户维护
押金管理

现金收支统计
打印模板管理

欠费收取明细
打印票据顺序号

预交费明细
备份还原数据库

临时收费明细

自动扣款明细

抄表明细

优惠明细

月季年度统计

客户资料

物业状态统计

4. 功能描述
4.1. 欠费收取
”客户欠费收取”是整个软件最常见的功能。客户只需要告诉自己的房间编号 工作人员马上就能查询出当前客户的欠费总额, 并能查看到客户当前所有欠费的详细列表。如下图所示:

工作人员能够根据小区的政策, 进行优惠收费。也能够将余额结存, 免去找零钱之苦。客户也能够选择只交部分欠费
对于较长时间没有交费的收费项目, 能够收取滞纳金。如下图所示:

如果不知道客户的房间编号, 还能够用客户的其它一些信息, 如幢编号、 客户姓名等搜索客户, 如下图所示:

客户交费成功后, 系统将会自动打印收费单据。

4.2. 预交费
作为物管公司来说, 当然希望客户能提前交费, 有的小区还对提前交费的客户给予一定的优惠政策。本软件也提供了预交费的功能, 如下图所示:

客户交费成功后, 系统将会打印收费单据。
预交费的金额保存在客户的个人账户里。在以后每个月的收费过程中, 系统就能够自动从客户账户里进行扣款。免去客户往来奔波之苦。
4.3. 客户账户退还
每一个客户都由系统自动分配了一个账户。在进行欠费收取时, 能够将客户的找零存入到其个人账户里; 在进行预交费时, 能够向客户账户充值; 在进行生成收费数据时, 系统就能够自动从客户账户里进行扣款。
客户账户退还就是从客户账户里取款, 退还客户。
4.4. 临时收费
能够手工添加临时收费, 便于施工证工本费、 除渣费、 有偿服务、 代收费等零星收费。

工作人员能够自己设置收费名称、 单价、 数量。收费数量还能够采用系统提供的公式进行自动计算。如下图所示:

4.5. 押金管理
支持押金的收取和退还, 比如装修保证金的收取。系统自动记录收取押金和退还押金的操作人、 操作时间, 打印收据。
4.6. 已收费明细查询
有了此功能, 收费人员就能够在每天下班之前, 轻轻的点一下鼠标, 今天一共收了多少钱, 每一个业主交了多少钱都一目了然。也能够自定义收费的起始时间、 收费类型和收费人, 导出Excel, 与实际的现金进行核对。如下图所示:

还能够查看每一个业主今天的详细交费记录, 如下图所示:

4.7. 未收费明细查询
整个小区至今为止, 所有未交费的信息都能够在此表里一目了然的看到。如下图所示:

系统自动显示, 至今有多少客户, 有多少金额没有交费。每一户欠了多少钱, 联系电话都能够看到。这时, 工作人员就能够照着电话, 挨家挨户的进行电话催费。当然, 也能够导出催费单或者打印催费单进行催费。打印催费单能够以一户一单的形式, 或者一个列表的方式进行打印。前者适合将催费单送到每家每户, 后者适合贴到小区大门口进行公示。
4.8. 收入查询
作为公司的管理者, 可能最关心的是自己公司的收入状态。收入统计功能就是为这样的需求进行设计的。收入统计模块能够查看指定时间段内, 各种收费的统计, 包括欠费收取、 收费退还、 预交费、 账户退还、 自动扣款、 押金收取、 押金退还、 临时收费等收费类型。能够将统计结果导入到Excel里, 形成财务报表, 并打印出来。如下图所示:

4.9. 月季年度统计
能够按月、 季、 年度对收费情况进行统计, 如下图所示:

物业公司能够将这些指标作为考核收费人员工作效率的依据。
4.10. 自定义收费项目
为了更方便的对客户的收费进行管理, 适应各种不同的收费方式和标准, 您能够根据小区的实际情况, 自定义经常性和临时性收费项目, 能够设置按户、 按面积、 按人口数、 按水电气的实际用量进行收费; 您还能够设置收费的周期, 是一年收一次, 还是每月收取一次, 还是每季度收取一次, 是只收取一次。如下图所示:

能够收费项目被哪些客户采用, 如下图所示:

4.11. 客户资料维护
整个软件要运行起来, 客户资料是最基本的数据。其中的”从Excel导入”功能, 能够让工作人员一次性的添加整幢、 整层楼、 整个单元的用户, 以减轻工作人员的工作量。因为一般的物业公司在使用专业的物业软件前, 可能已经将客户资料保存到Excel里。如下图所示:

系统还提供了批量修改和删除客户的功能, 以方便工作人员快速的操作。
每个客户的资料如下图:

4.12. 权限管理
提供收费管理员、 数据处理员、 统计查询分析员、 系统管理员等多种角色使用本产品.权限控制能够定义到每一个菜单, 以及一些重要的操作功能。同时, 对数据库的数据, 登录用户的登录密码进行加密, 即使非法人员获取了软件和数据库, 都不能看到收费的内容。如下图所示:

另: 绑定水电物业综合缴费版 :

为了解决物业公司关于独立水电充卡式交费的业主而无视其它管理费用的正常收取, 西安公司最新开发出了物业 本, 帮助解决物业公司收费管理难的需求。
功能如下: 在业主充水电费时, 须经过本物业系统检测, 如无其它欠费才可打开独立水电交费系统进行交费。

对本软件系统的介绍到此就结束了, 真诚地希望我们的软件产品能够为您企业的信息化管理带来巨大的帮助! 如果在你参阅了本操作手册后, 对一些功能仍有疑问, 请及时联系我们的经销商或我公司的技术服务人员(联系方式见末页), 我们将竭诚为您提供优质的服务!

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