公司财务报销基本流程.docx

第一部 公司财务报销基本流程

一、 报销人填写报销单据 　
由部门经理签字---------由财务主管签字--------5000元以内报销款由总经理签字 　 5000元以上及商务支出由董事长签字------行政部或商务部登记-----交到出纳处-----报销日出纳处领款
(1)后勤人员：周二、四下午14:00-16:30到出纳处报销；
(2)销售人员：每月10号、25号到出纳处报销；
(3)报销票据分二种：一种是《费用报销单》：有国家规定正规票据的报销填写此单据；二种是《支出凭证》：无国家规定正规票据或发票上付款单位为其他公司的报销填写此单据。

二、票据填写要求:
1.《费用报销单》填写要求：
(1)、附件要填写发票共计多少张
(2)、各种费用要分项列清楚，如招待费、打车费、办公用品费等；
(3)、如有借款要在表格最后一行注明；
(4)、由于公司各种费用有相关比例，公司管理费用由行政部经理负责，销售费用由各部销
售经理负责，所以费用支出按用途来确定由那个部门经理签字，凡是与公司支出有关
由行政部经理签字并登记，凡是与项目有关支出由销售部经理签字确认。
(5)、销售人员报销款在签字手续结束后将票据送到商务助理处登记并盖章确认，报销单据
上无商务助理盖章无效。
(6)、如购买固定资产、低值易耗品必须附财务部验收入库的入库单方可报销。
(7)、在财务部有借款据且借款超过三天未报销者，财务部有权从报销款中扣除借款金额。
(8)、报销款项财务部会在报销前一天确定报销金额，并公布在论坛财务版块上。凡在报销
当日拿到财务部的单据在下次报销日报销；
(9)、如是需要董事长签字的票据，其他签字完成后，交到行政经理处，由行政经理统一到
董事长处签字后归还报销人。
(10)、每月27日至次月5日为财务部封账期，这期间不予报销（经董事长签字的特殊情况
除外）。
2.《支出凭证》填写要求：（附样本）
(1)无正规报销票据或发票上付款单位为其他公司的，经公司同意的填写《支出凭证》。
（2若对方无正规发票，须执对方开据的收据，并加盖对方公章。若无收据，不予报销。
（3)与《费用报销单》填写不同之处：
　a．此单据只能有一种支出明细，如报销人有二种费用需要列支，要分别填写单据 。
　b．此单据允许经手人和领款人是二个人，如此费用属于商务支出，但领款人是其他
部门的人员可以分别签字。
(4)其他方面与《费用报销单》相同。
三、签字程序
填写完毕由报销人签字 --------部门经理（在审查意见处）签字 --------- 财务会计（在复核处）签字---------- 董事长或总经理（在负责人签章处）签字-------报销结束出纳在出纳处）签字
四、审批人员职责：
报 销 人：对所报销项目及金额进行分类，做到实报实销。
部门经理：对报销人项目及金额核实是否合理、属实，对公司不应支出的费用可以不签字。
财务主管：对报销人的票据进行核对，依照公司规定对报销单上的项目、金额审核后签字。
商务助理：确认此费用已经统计到各部门的销售费用中。
出 纳 员：确认此费用已经报销完毕。
董事长或总经理：综合考虑公司运营成本与资金，结合公司宏观计划、财务资金使用调配
情况及保证公司正常经营活动进行审批。
五、报销实例
1、工程部采购零星工程用料，由商务部填写支出凭证单。
2、商务购打印机墨盒，虽属商务部支出，但应是公司办公用品，应由行政签字，并填写入
库单。
3、工程人工费填支据。
4、购办公用品，招聘费及其他行政支出填费用报销单。
5、出差费用填出差报销单，车费正常填写，按往返时间，如有补助按公司规定填写。出差中的餐费及出差地的交通费等不再给予报销，也可按实际餐费及交通支出填写补助项（前提是不超过公司规定的限额）。附件贴在差旅费报销单后。公司规定在员工手册上有明确说明。如超过规定部分经领导同意报销，可填写费用报销单。
六、其他相关要求:
1、购物时一定索要正规发票；
2、无正规发票的可用其他发票顶替，费用报销单的费用项目填发票的项目。如用出
租车发票代替电话费，则费用项目填写为：出租车费；
3、应索要正规发票而未要或忘记索要的，均不予报销，用其他发票顶替也不予报销。

第二部分 借款基本流程
一、借款基本流程：
借款人填写借款据 --------由部门经理签字--------由财务主管签字 ----------5000元以内借款由总经理签字--------- 5000元以上及支票由董事长签字------- 到出纳处领款
二、借款规定：
(1)、借款用途即限于：差旅费、超过200元的支出（转正后销售人员除外）、经公司批准的
其他特殊支出；
(2)、借款要提前二天交到财务部会计处，由会计安排出纳取款事宜，如超过2000元的借款
要提前三天；
(3)、有借款的人员在借款后三日内到财务部报销，超过此期限财务部有权从借款人的工资
及其他报销款项中扣除借款金额。
(4) 、已报销人员应将借款据收回并销毁，如因本人原因未将借款据收回后果由本人负责。
(5)、前次欠款未报销的，不再给予借款。
(6) 、如借款时即知对方无正规发票，须填写支出凭证支取款项。但款项支出后要返还财务
收款方开据的收据。
三、票据填写要求
1、借款据要求本人填写。
2、写明借款事由。
3、大小写金额正确。
4、如为出差借差旅费，须执已批准的出差申请单。

第三部分 订货流程
一、订货流程
商务订货单提前一天录入账套------各相关人员签字----------传至财务审核-------总经理签字　　　董事长签字------货到通知取货人取货 -------商务录制入库单(打印一式两联)-------取货人签字 商务部签字------技术部收货人签字---------物资入现场（公司）
二、订货相关规定
1、如须订货，有合同可直接由商务根据合同录制订货单，并将合同复印件转至财务部；如
无合同，属工程施工用料补货，须由工程部人员填写采购申请单签字确认，注明订货理
由及客户回款方式和时间，并由部门经理及总经理签字确认后，交由商务，商务根据订
货申请单录制订货单，如果是销售人员订货（无合同）由销售人员填写采购申请单签字
确认，注明订货理由及客户回款方式及时间。并由其部门经理及总经理签字批准后方可
交由商务部。
2、商务部将签字完整的订单，在表格下方注明供应商的付款日期，付款方式，返至财务部
审核完毕后由总经理签字，董事长签字批准后，方可订货。
3、订单复印件传至财务室。如提前无订单，货物到达后，财务有权不付款，报总经理批准
后方可付款。
4、取货人员：根据到货通知，及时将货物取回，并当场验收数量及包装。如有破损，问明
原因，如有疑问，可暂不取回。经与商务部联系,由商务与供货商协商后办理。如未当场
验收，出现问题，取货员负责。
5、录制入库单：保管员（商务部）要根据订货单核清所购商品的数量、质量、规格、型号
及价格，录制入库单。
6、商务部验收：按订货单验收数量、规格及型号。确认无误，签字。
7、技术部验收：货运至施工现场后，可与商务部一起验收。验收无误签字确认。
8、商品入库：保管员按有效入库单入库商品（施工负责人按单将商品入现场库）。

说明：若入库单无取货人签字，但有商务部签字，出现问题由商务负责。货已入施工现场，
出现问题（如规格、数量不符等，产品本身质量问题除外）技术部已签收的，由技
术部负责。

如商品入公司库房，程序同上。

三、货物出库流程
商务部提前一天录制销售订单入账套------传至财务审核------商务录制发货单--------财务审核------商务录制出库单-------领货人签字-------商务部签字-------技术部收货人签字----物资出库
四、货物出库相关规定
1、如需出货，有销售合同可直接由商务根据销售合同录制销售订单，并将合同复印件转至
财务部（如前期订货时已将合同复印件转至财务部，可在销售订单注明）；如无合同，
属工程施工用料出货，须由工程部人员在出库订单上签字，并由部门经理签字确认后，
交由商务，商务根据出货申请单录制订货单，如是销售人员销售货物（无合同）由销售
人员在出库订单上签字，并由其部门经理签字后方可交由商务部。商务部录入订货单，
财务部根据销售申请单或销售合同进行审核。
2、商务人员填制发货单，同时填制出库单。出库员按订单所需领用商品并在发货单上签字。
3、出库部门主管签字：对出库单审核签字。
4、审批部门签字：审核部门是否按预算定额和相关计划等出库工程用料，并在实领栏中填
写实领数（大写）。
5、仓库保管员（商务经理）签字：对所领物资核对是否有库存，在发料处签字并填写实际
单价和材料编号。
6、仓库出库：保管员按有效出库单出库。
五、退料流程
清点现场------列余料清单----填写退料单----清点人签字-----施工负责人签字 -----将清单交财务-----商务部清点商品签字-----将货物取回入库或退至----供货商
六、工程退料的相关规定
1、列明余料清单：工程施工结束，在客户验收前仔细清点现场物品，列明清单（包括余
料的名称，规格、数量等）。（也可直接填写退料单，但要保证准确无误）
2、施工负责人签字后，将余料清单转财务两联。一联留存，一联签字后转商务部。
3、填写退料单：退料单一式三份，仔细填写，不得涂改并附原退料清单。一联留存，一
联转财务，一联转商务。
4、制单人签字：退料单填写完毕，签字，转施工负责人。
5、施工负责人签字：制单人签字后，施工负责人按清单与实物相对，无误后签字。
6、商务部签字：商务部据财务转来的余料清单核对商品明细。无误签字确认
7、如可退商品，由商务部与供应商联系，将可退商品运至供货商处，办理退货。（如余料
可退，但运输困难，可在施工现场直接运至供货商处，但要保证商务人员到现场清点及
核对后，方可退货。）
8、不可退货的余料保管员按正常入库手续入库并记账。

第四部分 补货流程

一、补货流程
补订单------ 经理审批签字-----订货------订货单传至财务--------货到通知取货人取货------填写入库单(一式二联)------取货人签字------商务部签字--------技术部收货人签字------物资入现场
二、补货的相关规定
1、如施工过程中，所需物资不足，需要追加物资的，需持有客户追加的合同书复印件订货，
若没有补充合同，须填写采购申请单，写明项目名称，项目时间，项目进度情况及追加
物资理由，报至总经理处。
2、总经理审查签字。
3、总经理审批后正常订货，入库等。