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社区矫正档案管理办法

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2020年4月19日
文档仅供参考

河北省社区矫正人员档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强社区矫正人员档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部《社区矫正实施办法》，并结合我省工作实际，制定本办法。
第二条 社区矫正人员档案是指社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式或者载体的文件材料，是矫正社区矫正人员过程的真实记录。包括社区矫正执行档案和工作档案。工作中形成的各种电子文档能够作为社区矫正人员档案的补充材料。
第三条 司法行政部门对社区矫正人员档案管理工作实行统一领导，分级管理，并接受上级和同级档案行政管理部门的指导和监督。
第四条 社区矫正人员档案管理工作坚持准确、客观、规范、保密的原则。
第二章 档案管理

第五条 社区矫正人员档案管理是指对社区矫正人员档案的收集、整理、装订、保管和查阅工作，具体由社区矫正人员居住地县（市、区）司法局和乡镇（街道）司法所指定专人负责。
县级司法局应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，包括适用社区矫正的法律文书，以及接收、监管审批、处罚、收监执行、解除矫正等有关社区矫正执行活动的法律文书。
司法所应当建立社区矫正工作档案，包括司法所和矫正小组进行社区矫正的工作记录，社区矫正人员接受社区矫正的相关材料等。
档案管理人员调离档案岗位时，应做好档案移交工作，社区矫正工作分管领导监督交接，并办理核验、审批等相关手续。

第一节 档案收集与整理

第六条 县（市、区）司法局在收到社区矫正人员原判决（裁定、决定）法律文书及相关材料之日起，为社区矫正人员建立执行档案，并应以乡镇（街道）司法所为单位，按社区矫正人员矫正类别做好分类登记工作，及时对乡镇（街道）司法所档案管理工作进行检查监督。
第七条 乡镇（街道）司法所应当在收到有关部门送达的社区矫正人员相关法律文书、材料之日起，为社区矫正人员建立工作档案。
第八条 社区矫正执行档案主要包括以下内容并按如下顺序排列：
1、社会调查委托函
2、调查评估意见书
3、社区矫正人员基本信息表
4、社区矫正人员报到情况通知单
5、被判处管制、宣告缓刑的刑事判决书、执行通知书；被裁定假释人员的假释裁定书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书、罪犯在监所服刑期间的表现材料/罪犯出监（所）鉴定表；被暂予监外执行人员的暂予监外执行决定书/暂予监外执行通知书、暂予监外执行审批表（限监所决定暂予监外执行的人员）、指定医院的病残鉴定书、暂予监外执行保证书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书（限监所决定暂予监外执行的人员）、罪犯在监所服刑期间的表现材料/出监（所）鉴定表
6、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表
7、社区矫正人员外出（居住地变更）审批表
8、社区矫正人员警告审批表
9、违反社区矫正规定警告决定书
10、提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表
11、治安管理处罚建议书，撤销缓刑、假释、收监执行、减刑建议书
12、撤销缓刑、假释、减刑裁定书，治安管理处罚、收监执行决定书
13、解除社区矫正证明书
14、解除社区矫正通知书
15、社区矫正人员死亡通知书
16、死亡证明、法医鉴定等有关材料
17、社区矫正人员脱管（下落不明）情况登记表
18、其它应当归档的材料
　第九条 社区矫正人员工作档案主要包括以下内容（包括盖有与正本核对无异公章的复印件）并按如下顺序排列：
1、社会调查委托函
2、调查评估意见书
3、社区矫正人员基本信息表
4、社区矫正人员报到情况通知单
5、被判处管制、宣告缓刑的刑事判决书、执行通知书；被裁定假释人员的假释裁定书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书、罪犯在监所服刑期间的表现材料/罪犯出监（所）鉴定表；被暂予监外执行人员的暂予监外执行决定书/暂予监外执行通知书、暂予监外执行审批表（限监所决定暂予监外执行的人员）、指定医院的病残鉴定书、暂予监外执行保证书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书（限监所决定暂予监外执行的人员）、罪犯在监所服刑期间的表现材料/出监（所）鉴定表
6、社区矫正宣告书
7、社区矫正责任书
8、矫正方案
9、社区矫正人员手机定位监管告知书
10、社区矫正人员接受手机定位监管承诺书
11、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表
12、社区矫正人员外出（居住地变更）审批表
13、社区矫正人员关于遵纪守法、接受监督管理、参加教育学习、社区服务和社会活动的情况汇报
14、保外就医的社区矫正人员的病情复查情况报告
15、社区矫正人员参加教育学习情况记录
16、有劳动能力的社区矫正人员参加社区服务情况记录
17、个别教育或心理辅导记录
18、开展职业培训、就业指导和落实社会保障措施情况
19、定期考核结果
20、社区矫正人员警告审批表
21、违反社区矫正规定警告决定书
22、提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表
23、治安管理处罚建议书，撤销缓刑、假释、收监执行、减刑建议书
24、撤销缓刑、假释、减刑裁定书，治安管理处罚、收监执行决定书
25、社区矫正期满鉴定表
26、解除社区矫正证明书
27、解除社区矫正通知书
28、解除社区矫正宣告书
29、社区矫正人员死亡通知书
30、死亡证明、法医鉴定等有关材料
31、社区矫正人员脱管（下落不明）情况登记表
32、其它应当归档的材料
第十条 归档材料书写及打印要求清晰、规范，用色一律为黑色，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久书写工具起草和签批文件。
归档材料应逐项如实填写，用词准确，简明，不得空项。凡没有具体内容的，一律填写“无”。
第十一条 社区矫正人员的罪名、矫正类别、矫正期限等表述应完整准确。数字统一使用阿拉伯数字。
第十二条 社区矫正工作人员或社区矫正人员签名由本人在材料指定位置完整书写，并注明日期，不得略写或代签。
第十三条 凡盖章或按捺手印处一律使用红色印泥。
第十四条 归档材料中引用的法律法规，必须使用全称，并准确无误。
第十五条 档案文字材料采用A4型纸张，做到左齐、上齐，统一在有文字的页面右上角按顺序编写页码，并在案卷左侧三孔一线装订。所有档案材料必须用线装订，不得使用订书针，曲别针等金属物品装订归档材料。
第十六条 社区矫正人员执行档案、工作档案归档应遵循下列方法：
（一）坚持一人一档，以县级司法局和乡镇（街道）司法所为单位按社区矫正类别分别编制档案编码，分类存放。档案编码内容包括解除矫正年度、矫正类别号、所编卷号。
矫正类别号指对管制、缓刑、假释、暂予监外执行四种社区矫正类别分别以阿拉伯数字1、2、3、4表示，对既属于前四种社区矫正类别又同时附加剥夺政治权利者可在前四种社区矫正类别对应的代码后以“/5”表示。
所编卷号指司法局或司法所对每年度每种社区矫正类别的社区矫正人员档案的排列顺序号。每年度每种社区矫正类别分别从阿拉伯数字“1”开始编排。
档案编码格式为“解除矫正年度—矫正类别号—所编卷号”。
（二）在归档材料首页右上端的空白处加盖归档章（见附件1），并如实填写有关内容。归档章设置归档年度、司法局或司法所名称、矫正类别号、所编卷号、页数、密级。
页数是指归档材料有文字的页面数。
密级是指根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及司法行政工作保密要求，对涉密社区矫正人员档案按绝密、机密、秘密三个级别进行的分类。
涉密社区矫正人员档案在管理和使用上应同时符合保密法律法规等相关规定。
未成年人社区矫正档案应列为秘密级。
（四）按一人一档一目录的要求，为每一份社区矫正人员档案编制目录（见附件2）。
（五）按一人一档的要求，将每一份社区矫正人员档案按顺序装入档案盒，并如实填写档案盒封面，盒脊和备考表。
档案盒盒脊设置档案编码、矫正类别号、盒号、案卷范围、涉密情况、解除/终止矫正年度、县级档案保管机构名称。（见附件5）
盒号指县（市、区）司法局在一个年度内对每种社区矫正类别的社区矫正人员档案的排列顺序号。每种社区矫正类别分别从阿拉伯数字“1”开始编排。
备考表置于盒内归档材料之后，用于说明本盒内归档材料情况，并如实填写立卷人、检查人。（见附件6）

第二节 档案保管与查阅

第十七条 县（市、区）司法局、司法所应按解除/终止矫正年度和矫正类别对社区矫正人员档案进行分类保管。
第十八条 社区矫正人员档案应设专柜存放，并具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件。
第十九条 社区矫正人员档案管理人员必须严格遵守保密要求，不得违规泄漏、传播档案内容，确保档案安全。
第二十条 存有涉密社区矫正人员档案信息的计算机不得直接或间接与国际互联网连接。
第二十一条 县（市、区）司法局、司法所应按解除/终止矫正年度、社区矫正人员姓名、县（市、区）司法局级档案编码等内容做好社区矫正人员档案登记索引工作。
第二十二条 禁止无关人员查阅社区矫正人员档案。
查阅人因工作需要拟查阅社区矫正人员档案的，必须严格履行登记手续，由查阅人亲自填写《社区矫正人员档案查阅登记表》（附件7），经批准后在指定地点查阅。不得用电话、信函等方法间接查询社区矫正人员档案。
社区矫正机构内部人员查阅、摘抄或复印档案材料，须经乡镇（街道）司法所长或县（市、区）司法局社区矫正科（股）长批准；外调人员查阅、摘抄或复印档案材料，须持本单位介绍信及本人有效证件（身份证或工作证），并经县（市、区）司法局社区矫正工作分管领导批准。
第二十三条 社区矫正人员居住地发生变动时，其接受社区矫正期间的档案应按规定移交社区矫正人员迁入地县（市、区）司法局。社区矫正人员重新犯罪或被收监执行的，其档案应由原居住地县（市、区）司法局按程序移交有关部门，移交时，县（市、区）司法局应留存复印件。

第三章 附 则

第二十四条 社区矫正人员执行档案保管期限为永久，工作档案保管期限为30年，保管期限从社区矫正人员解除或终止社区矫正当年算起。
第二十五条 本办法由河北省司法厅负责解释。
第二十六条 本办法自印发之日起执行。