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城建档案整理规范

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机关有关部门、 直属企业事业单位、 区内各建设施工单位:
为了确保保税区、 空港加工区建设工程档案完整、 齐全、 准确、 系统、 规范, 使之在生产、 建设、 运营、 服务中更好地发挥作用、 并使各建设单位、 施工单位在建设工程档案中有章可循, 根据上级部门的有关规定, 结合保税区的具体情况, 特制定本规范, 现印发给你们, 请依照执行。

附件: 《天津港保税区、 空港物流加工区建设工程文件整理规范》

二00八年四月二十日

一、 建设、 勘察、 设计、 施工、 监理单位建设档案整编的职责分工
( 一) 建设单位职责:
1、 应负责基建文件的管理工作, 并设专人对基建文件进行收集、 整理和归档。
2、 在工程招标及与参建各方签订合同或协议时, 应对工程资料和工程档案的编制责任、 套数、 费用、 质量和移交期限等提出明确要求。
3、 负责收集、 整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料, 并应进行立卷归档。
4、 负责组织、 监督和检查勘察、 设计、 施工、 监理等单位的工程文件的形成、 积累和立卷归档工作。
负责收集和汇总勘察、 设计、 施工、 监理等单位立卷归档的工程档案。
5、 在建设工程规划验收前15日内应提请档案中心对已形成的建设工程档案进行预验收, 在备案前, 应提请对工程档案进行验收, 并取得相应的工程档案认可书。
建设单位应在工程竣工验收后15天内将工程档案移交保税区档案中心。
( 二) 勘察、 设计单位职责;
1、 勘察、 设计单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
( 三) 监理单位职责:
1、 负责监理资料的管理工作, 并设专人对监理资料进行收集、 整理和归档。监理文件应单独组卷后归入工程档案中统一排序和编目。
2、 应按合同约定, 在勘察、 设计阶段对勘察设计文件的形成、 积累、 组卷和归档进行监督、 检查, 在施工阶段应对施工资料的形成、 积累、 组卷和归档进行监督、 检查、 使施工资料的完整性、 准确性, 符合归档要求。
( 四) 施工单位职责:
1、 施工单位负责整编承包范围内的工程施工技术文件和工程竣工图。工程项目实行总承包的, 由各分包单位负责收集、 整编分包范围内的工程档案并对施工资料的真实性、 完整性和有效性负责, 分包单位竣工图加盖本单位竣工图章并交总承包单位汇总、 整理, 竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、 准确的工程档案。建设项目由几个单位承包的, 各承包单位负责收集整理立卷其承包项目的工程文件。
2、 总包应在工程竣工验收前, 将工程资料整理汇总完成, 并应及时向建设单位移交。

二、 建设工程档案组卷( 整理) 的要求
( 一) 按单项工程组卷。一般按文字材料、 竣工图纸、 工程照片、 光盘等不同载体形式分别单独组卷。
( 二) 文字材料及图纸可分别组成工程立项与管理文件、 设计基础材料及设计文件、 招投标文件及合同、 监理文件、 施工技术管理文件、 质量控制文件及竣工图、 设备文件、 工程经营文件、 竣工验收及备案文件和声像档案等若干卷( 文字材料、 图纸分别组卷) 。
1、 文字材料按事项、 专业顺序排列, 同一事项的请示与批复、 同一文件的印本与定稿、 主件与附件不能分开, 并按批复在前, 请示在后, 印本在前、 定稿在后, 主件在前、 附件在后的顺序排列。
2、 外文资料( 如: 进口设备资料) 要有译文, 有译文的外文资料译文在前、 原文在后。
( 三) 竣工图按单项工程的不同专业( 建筑、 结构、 给水、 排水、 暖通、 电气、 燃气等专业) 分别组卷。竣工图纸较少时, 几个专业可合并组卷。( 不能超过４公分厚) 同专业图纸按图号顺序排列, 既有文字材料又有图纸的案卷, 文字材料排前, 图纸排后。
( 四) 变更文件组于施工技术管理文件中, 设计变更文件、 现场洽商记录等变更文件能够单独组卷, 并按照不同专业形成时间及变更部位等排列。
( 五) 案卷的排列标准 见建设工程归档范围与排列标准)
一个工程案卷按照工程立项与管理文件、 设计基础材料及设计文件、 招投标文件及合同、 监理文件、 施工技术管理文件、 质量控制文件及竣工图、 设备文件、 工程经营文件、 竣工验收及备案文件、 声像档案的顺序排列。
三、 建设工程档案整编的质量要求:
( 一) 案卷内文字材料必须是原件, 排列有序。文字材料按时间顺序排列, 图纸按固有编号排列。规格要求Ａ４幅面( ２９７×２１０) 大小。不规格的文件材料如: 大于或小于A4的分别采用折叠或托裱空白A4复印纸的办法处理, 要按照要求的规格进行托裱或剪裁以保持整齐, 如反正有字的把Ａ４纸挖空进行托裱。托裱纸质要优良, 不能用带字的纸, 最好用Ａ４复印纸。随设备来的不合格说明、 原目、 照片等档案材料按特殊档案保管, 要求放在资料盒里排列有序并附有说明及目录。特殊情况不能提供原件时, 要求提供字迹清晰的复印件并做抄件( 注明原件存放处, 抄件人签字、 抄件日期并加盖公章) 。复印材料一律采用Ａ４规格。
( 二) 案卷内容必须真实、 准确, 与工程实际相符合, 齐全完整并有完备的签章手续。格式统一、 字迹工整、 图样清晰、 图表整洁, 文字应采用碳素墨水或蓝黑墨水书写。不得使用红色墨水、 纯兰墨水、 圆珠笔或铅笔、 复写纸等易退色的书写材料。传真纸需复印后归档, 并做抄件。
( 三) 一个保管单位内不准有重份文件。
( 四) 保管单位内的文件材料用线绳装订, 不准使用金属物装订, 文件上原有的金属物要全部拆除。文字材料及图纸案卷采用软卷皮左侧三孔一线装订, 孔与孔的距离为八公分, 横向书写的文件字头应朝向装订线, 装订要结实美观做到不掉页、 不压文字、 不妨碍查看。每卷文字材料厚度不超过２公分厚, 卷盒用３公分厚的卷盒, 图纸厚度不超过４公分, 用５公分的卷盒, 每一盒内只能装一卷档案。
四、 竣工图的编制
( 一) 竣工图应在新蓝图上绘制, 不允许使用复印图纸, 不同幅面的竣工图统一按４号图幅面( ２９７×２１０) 折叠手风琴式, 薄厚要均匀, 要求折叠后白面朝外, 并在装订线内加厚纸衬, 使整个保管单位厚度一致, 进行装订。
( 二) 竣工图编制后, 应逐页加盖竣工图章, 竣工图章一律使用不易褪色的红印泥, 加盖在图纸折叠后白面的右下角。图章内容包括: ”竣工图”字样、 施工单位、 编制人、 审核人、 技术负责人、 编制日期、 监理单位、 现场监理、 总监。

竣工图章示例如下:

竣 工 图
施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

竣工图章尺寸为５０×８０ｍｍ

( 三) 竣工图凡按图施工没有变动的, 由施工单位利用新施工设计图加盖竣工图图章即可作为竣工图。
( 四) 一般设计变更可在原施工图上加以修改作为竣工图,
( 五) 利用施工图改绘竣工图: 变更用文字表示的, 能够将文字变更抄写在图纸说明或其它空白处;涉及到图形变化的, 要将图中废弃部分划去, 对原图修改并用引出线标明此部位变更的修改依据。
( 六) 凡施工图结构、 工艺、 平面布置等有重大改变, 或变更部分超过图面1/3的, 应当重新绘制竣工图。
( 七) 重新绘制的变更图如果完全能够取代原图的, 要将变更图放于原图位置, 被替代下的原施工图不组进卷内。如果竣工图编制单位认为有必要保留被替代的原施工图, 能够将原施工图放在最后, 不加盖竣工图章, 并在目录中按照施工图编号。
( 八) 向保税区档案中心移交的建设工程档案要使用国家标准的档案装具与表格( 见附图) 。文字材料及图纸卷用软卷皮装订后装盒; 工程照片装在相册内, 并注有说明。
( 九) 管委会投资建的项目、 大中型的项目归档两套, 其中一套为原件, 一般项目及其它建设单位的项目归档一套为原件。
( 十) 《竣工验收备案通知书》先用一张A4空白纸代替打页号、 编制卷内目录, 待质监站备案完毕后及时将竣工备案书送交档案中心。
五、 建设工程档案案卷的编目要求:
工程档案每个卷盒脊背、 卷皮、 卷内目录、 备考表等要用微机进行打印, 不可手写, 备考表中立卷人、 审核人要用碳素墨水签写。
( 一) 案卷封面的填写要求
1、 工程名称: 项目名称
2、 案卷名称: 案卷提名应简明、 准确揭示卷内文件材料或图纸的内容, 同一案卷标题的文件材料厚度超过２０ｍｍ, 需组成两个以上案卷时, 应在文字材料名称后加注( 一) ( 二) ―――――依次类推。管线工程竣工测量成果卷, 案卷名称为所在道路全称+( 起点道路全程—终点道路名称) +管线名称
3、 建设时间: 从开工时间至竣工时间。
4、 编制日期: 填写案卷内文字材料的起始日期。
5、 保管期限: 填写其划定的保管期限( 永久、 长期、 短期) 。
6、 密级: 依据保密规定填写。
二) 卷内目录的填写要求:
1、 卷内目录排列在卷内首页之前。
2、 序号: 用阿拉伯数字从”１”起依次标注。
3、 文件编号: 填写文件的文号或竣工图编号; 变更文件填写变更号。
4、 责任者: 填写文件直接形成单位。
5、 文件材料题名: 填写图纸或文件标题的全称。
6、 日期: 用阿拉伯数字填写文件或图纸形成的日期。
7、 页次: 填写每份文件在卷内所排的起始页号。
8、 备注: 填写需补充或说明的问题。
( 三) 卷内备考表的填写要求:
1、 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
2、 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、 以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。( 如: 原件存放处等)
( 四) 案卷内页号的编写要求:
1、 案卷内文件材料均按有文字内容的页面打页号, 每卷单独打页号, 页号从”１”开始。一个案卷内只能编一个流水号( 卷与卷之间页号不能连续) 。
2、 页号打的位置: 单面书写的文件标注在右下角, 1CM见方位置。双面书写的文件正面标注在右下角, 反面标注在左下角, 折叠后的图纸一律在右下角。
3、 页号需用打号机标注( 黑色) , 不允许用其它颜色标注或书写。
4、 案卷封面、 卷内目录、 卷内备考表不编写页号。
六、 城建档案分类目录及建设工程档案移交清册接收要求
1、 建设单位在办理建设工程档案正式移交时, 除向保税区档案中心移交纸质档案外, 要求移交电子城建档案分类目录, 及建设工程档案移交清册。
2、 移交城建档案电子目录所需表格样式, 如: ”工程概况及档案整编说明””建设工程档案移交目录”、 ”卷内目录”、 ”分类目录”等均采用保税区提供的标准化表格, 能够经过u盘向保税区档案中心拷贝。
3、 保税区档案中心提供的”建设工程档案表格”既可用于城建档案电子目录的移交, 同时又能够直接打印出纸质卷内目录, 组到相应案卷中。
4、 电子目录移交前, 应确保u盘已经过病毒检测和杀毒处理。档案中心拒收含有病毒问题或其它隐患的数据文件。
七、 建设工程档案验收重点
建设单位在收集各单位工程档案后, 首先应该按照档案整编有关要求进行自检, 自检合格后将全部档案移交档案中心。档案中心在对工程档案进行验收时, 重点检查以下方面;
1、 工程档案齐全、 系统、 完整。
2、 工程档案内容真实, 准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
3、 工程档案以整理立卷, 立卷符合整编的要求。
4、 竣工图变更修改符合要求。
5、 文件形成、 来源符合实际, 要求单位或个人签章的文件, 其签章手续完备。
6、 文件材质、 幅面、 书写、 绘图、 用墨、 托裱等符合要求。　　　　　　　　　　　　　　　　　　
八、 工程项目档案验收规定
( 一) 办理时间: 工程竣工验收后15日内。
( 二) 办理依据: 《天津港保税区、 空港物流加工区建设工程文件归档整理规范》
( 三) 提交材料:
1、 建设项目全套工程档案, 包括建设单位、 施工单位以及监理单位整理的该项目工程档案; ( 注: 《竣工验收备案通知书》待质检站备案完毕后反馈档案馆。)
2、 《保税区建设工程档案移交清册》、 包括《移交清册》封面、 《工程概况及档案整编说明》、 《建设工程档案移交目录》、 三张表单, 要求装订整齐( 一式两份) 。《移交清册》封面建设单位移交人签字, 并加盖建设单位公章。
3、 城建档案分类目录电子文件。
4、 《天津港保税区建设工程档案验收表》( 一式两份) , 用黑色碳素钢笔填写清楚, 建设单位、 监理单位项目负责人签字, 并加盖建设单位和监理单位公章。
( 四) 办理程序: 电话预约 档案报送 档案审核 合格发证。
( 五) 办理条件:
1、 建设单位已办理《建设工程竣工规划验收合格证》。
2、 建设工程档案正式验收时, 建设单位应组织施工;
单位、 监理单位等各参建单位相关人员到场, 以便对工程
档案中可能出现的问题进行整改到位。
3、 建设单位、 施工单位以及监理单位等三方的工程
档案已经收集齐全、 完整, 而且各参建单位应确保工程
档案真实、 准确。
4、 建设工程档案整理符合《天津港保税区工程档案归档范围与排列顺序》和《天津港保税区城建档案整编要求及质量标准》。