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集团行政制度范本

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2020年4月19日
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集团行政制度目录

一、职场布置管理制度 1
二、职场管理制度 8
三、集团行政采购管理制度 12
四、集团档案管理制度 18
五、营销合同管理制度 22
六、集团证照管理制度 25
七、集团网络化办公管理制度 32

职场布置管理制度
自 12月 日起施行
一、目的
为规范公司办公环境管理,营造良好工作环境,维护公司形象,特制定此制度。

二、对象
集团全体在职员工

三、内容
3.1.办公环境要求
3.1.1 文件柜、茶几、窗台物品摆放要求:
文件柜顶部、茶几和窗台等台面上除可放置盆景等少量装饰美化物外,不得摆放其它物品,物品要定位摆放整齐。详见图一、二、三。
3.1.2禁止在职场墙体和办公家具上乱写、乱画、乱贴;如需张贴条幅、宣传画等,必须经本部门上级领导同意;
3.1.3会议室、培训室要保持干净整洁。使用部门或个人在使用完后,要进行恢复并关闭所有设备电源;
3.1.4 职场公共区域内不得随意摆放和悬挂私人物品;
3.1.5公司电脑统一使用公司要求的办公软件,所有员工不得将非办公软件装入公司电脑内,电脑桌面须统一使用”华晚””爱福家””颐众商城””易文网””满城芳”背景;

3.2办公桌摆放要求
3.2.1办公桌面只允许摆放与工作相关的物品,如电脑、鼠标、笔筒、键盘、文件框等,物品要定位摆放整齐,禁止在桌面摆放或粘贴与工作无关的物品(水杯、盆景、日历、抽纸除外)参考图四、五;
3.2.2办公桌下个人物品需摆放整齐,垃圾筒统一放在办公桌内侧,电源线、电脑线用绑带扎起,做到整齐有序,参考图六、七、八;
3.2.3员工办公桌位区域的卫生由员工个人负责,做到每天及时清理复位,保持干净整洁。直属上级要随时巡查,确保本部门环境整洁优美;
3.2.4离开座椅时,须将椅子归位。

图1:柜子顶部摆放规范
图2:茶几摆放规范

图3:窗台摆放规范
图4:V型办公桌面摆放规范

图5:长条型办公桌面摆放

图6:(右进位)V型办公桌下方摆放规范

图7:(左进位)V型办公桌下方摆放规范

图8:长条型办公桌下方摆放规范,

3.3 节日职场布置
3.3.1 集团专注老龄产业,响应国家关于弘扬中华民族传统文化的精神,一律不宣传西方节日(包括圣诞节、万圣节等),不得采购相关物资或进行相应职场布置,相应节日职场布置请参照集团12个老龄节日进行相应布置。

四、奖惩
4.1违反以上任意条款乐捐20元/次,并作书面整改方案,拒绝乐捐者从当月工资双倍扣除,累积三次检查不达标扣除当月绩效的1/3;
4.2 各级行政及上级附有监督管理责任(管理中心如无行政岗则由支持岗或管理督导负责;项目公司由行政督导或内务督导负责;集团总部由内务督导负责),如监管不到位,当事人参照4.1条进行乐捐,各行政责任人及上级双倍乐捐,并作书面整改方案。

五、附录
5.1 本制度由集团行政部制定;
5.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;
5.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

职场管理制度
自 12月 日起施行
一、目的
为规范公司职场日常管理,维护公司形象,营造良好工作坏境,特制定本制度.

二、 对象
集团全体在职员工

三、内容
3.1 着装要求
3.1.1周一至周五工作时间须着全套工作服(夏季着短袖衬衫和夏裤,各地区由管理中心总经理根据地区气温统一安排工作服着装)。
3.2 办公要求
3.2.1上班时间禁止喧哗、闲谈、吃东西或做与工作无关的事情;
3.2.2严禁任何人在办公区域及物业规定禁止吸烟的公共区域内吸烟,如因个人吸烟行为对公司造成经济损失,一切损失由当事人全部承担;
3.2.3 各级行政划分卫生区,制定值日表安排人员进行打扫,各级行政人员及直接上级负有监督检查职责 ;

3.3 节流管理
3.3.1禁止员工私人使用公司一次性纸杯、茶叶;
3.3.2员工下班须关闭电脑,做到人走机关;因工作需要30分钟以上离开工位,需关闭电脑;
3.3.3 不得使用公司设备从事与工作无关的事情(如使用工作电话拨打私人电话等);
3.3.4 会议室(接待室)使用部门或个人在使用完后,要进行恢复并关闭所有设备电源;
3.3.5 因加班需要开启照明设备,仅可开启本工位照明,不得全部开启;
3.3.6 办公场所不得使用任何私人电器
3.3.7 集团提倡无纸化办公,详情请参照<网络化办公管理制度>;

3.4 考勤管理
3.4.1上班迟到30分钟以内乐捐如下:

级别
迟到3次以内(含三次)
迟到3次以上
客服中心
专员
10元
20元
主管
20元
40元
经理
50元
100元
管理中心
专员
10元
20元
部门经理/管理督导
20元
40元
总经理
50元
100元
项目公司
督导/专员
10元
20元
总监/项目经理
20元
40元
总经理
50元
100元
集团总部
督导
10元
20元
部长/主管
20元
40元
总裁
100元
200元

3.4.2 每月初各级行政(管理中心如无行政岗则由支持岗或管理督导负责;项目公司由行政督导或内务督导负责;集团总部由内务督导负责)须对上月乐捐款进行汇总后由项目公司行政督导或内务督导提交至集团行政部内务督导处;
3.4.3集团行政部内务督导收集乐捐汇总表与财务对接。

四、奖惩
4.1违反以上任意条款(考勤乐捐及与网络化办公管理乐捐相关除外)乐捐20元/次,并作书面整改方案,拒绝乐捐者从当月工资双倍扣除,累积三次检查不达标扣除当月绩效的1/3;
4.2 各级行政及上级附有监督管理责任(管理中心如无行政岗则由支持岗或管理督导负责;项目公司由行政督导或内务督导负责;集团总部由内务督导负责),如监管不到位,当事人参照4.1条进行乐捐,各行政责任人及上级双倍乐捐,并作书面整改方案。

五、附录
5.1 本制度由集团行政部制定;
5.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;

5.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

集团行政采购管理制度
自 12月 日起施行

一、目的
为使用集团行政物资采购流程规范化、合理化,实现可持续发展,最大限度节约成本,特制定本制度。

二、对象
集团总部行政部、各项目公司行政部、管理中心、客服中心

三、内容
3.1行政采购申请统一规范
3.1.1行政费用申请模板以当前最新模板为准,模板以下发时间为起点更新使用期限为一星期替换期,过后旧式模板自动作废所申请任何费用不予以受理;
3.1.2所有采购申请务必提供相应文件材料,否则不予经过。

3.1.4固话宽带
3.1.4.1必须提供协议或发票,两者皆备优先;
3.1.4.2若申请费用根据实际使用量来计算,不为固定费用,合同或协议中没有体现而且无法提供发票者,请提供上月或上次缴费发票或凭证,而且备注清楚实际为几月费用发票或凭证;
3.1.4.3申请说明或付款事由请填写实际报销费用的具体时间,申请中需写清楚套餐内容,包括费用、期限、规格等。

3.1.5维修费
3.1.5.1严禁先维修再申请,违者一切费用由申请人自行承担,特殊情况可提前报备上级行政部批准。
3.1.5.2若有必要,需提供损坏照片;
3.1.5.3申请单需注明维修所需配件的品名、规格、数量。

3.1.6差旅费
3.1.6.1车费、住宿费相关请咨询财务部,超出标准多余费用由申请人自行承担;机票、火车票、汽车票保险费,快递费属于个人费用,不在报销范围之内;打车费一律不予报销,如有特殊情况请写情况说明由所属上级领导签字并向行政部报备;
3.1.6.2费用审核请提供发票扫描清晰扫描件;出差申请:(需附上钉钉出差审批截图);
3.1.6.3因公自驾需提前报备行政部审批,报销费用根据行程所对应的官网高铁二等座票价进行报销(如无高铁,按照火车或汽车票价进行报销),提交申请前可在网上查询而且在申请上备注按标准报销金额。此类费用可用油费发票抵充,发票金额需大于等于报销金额。未报备者,一律不予报销;
3.1.6.4住宿费用报销需提供相应的真实发票,且必须为酒店相关住宿发票不得使用油票等其它种类发票抵充。

3.1.7房屋换址
3.1.7.1提交换址申请,注明换址具体原因,由客服中心、管理中心经理签字;
3.1.7.2提交3个选址方案并审查房东资质(房屋所有权人、房屋无抵押),选址方案以WORD形式发送,内容包括大厦周边照片、所在地势分析、交通情况、办公房面积、租赁费用、办公房内部照片、室内设施以及装修情况、使用规划、电梯数量等。
3.1.7.3具体细则:
①交通便利,至少3条公交线路
②周边小区覆盖率高,商场、银行、餐饮、酒店、公园等设施成熟,至少3个小区,步行至
客服中心15min左右
③优先考虑老大厦,无门禁,楼层1-3楼最合适
④面积400-500平方,(超出500平方,自行承担所有相关费用)毛坯房不予考虑,优先
3.1.7.4确定最终选址方案并提交选址方案,提交房屋租赁合同电子版以及房东资质,并对接法务部审核合同,电子合同尽可能使用公司提供模板、押金不超过一个月房租,房东资质包括房屋产权证、房屋平面图、房东身份证复印件(若房东为公司,需提供三证以及法人身份证复印件)
3.1.7.5不得选用存在法律纠纷,抵押的房屋,不得选用房屋遭到严重破坏的房屋,房屋的基本照明设施必须完好。

3.1.8房屋续签
3.1.8.1提交续签说明以及当前房屋租赁合同,注明续签房屋租赁费用、押金情况、租赁时间 (如:XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日);
3.18.2提交房屋租赁合同电子版以及房东资质,并对接法务审核合同;
3.1.8.3.根据修改意见确定最终合同版本;
3.1.8.4.提交房屋续签采购需求单,并对接采供部审核价格;
3.1.8 5.签定合同。

3.1.9房租
3.1.9.1提供房屋租赁合同;
3.1.9.2付款申请书中费用明细、付款事由中需注明面积、日租金、月租金、年租金、以及此次支付费用时间。(如:XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日)。

3.1.10物业费
3.1.10.1.提供物业协议或物业费发票,两者兼备优先;
3.1.10.2付款申请书中费用明细、付款事由中注明实际费用使用具体时间(如:XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日)。

3.1.11 水电费
3.1.12提供水电费发票或物业出具水电缴费明细单并盖有物业公章;
3.1.13付款申请书中费用明细、付款事由中注明实际费用使用具体时间(如:XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日)。

3.1.12日常费用审核
3.1.12.1日常办公用品每月申请一次,申请金额不超过150元,规格需详写;
3.1.12.2快递费申请写明快递日期、邮寄事由及金额,付快递单及发票(快递单字迹清晰);凡因个人原因导致漏寄,寄出资料有误等情况,需重新提交相关材料且自行承担快递费;
3.1.12.4饮用水费申请需写明使用期限,每月不得超过70桶;
3.1.12.5严禁采供申请金额、日期跟付款申请金额、日期不符;
3.1.12.6刻章费,快递费,健康证费用每个月提交一次(以管理中心为单位)。

3.1.13固定资产
3.1.13.1提供完整签字版报废表;
3.1.13.2提供签字版采购需求单(申请说明中需写清购买原因,用途,现有数量)、三家询价单。

3.1.14花卉租赁、打印机租赁
3.1.14.1需备注清楚所申请费用的具体日期(如:XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日)
3.1.14.2采购申请需附上相关合同或协议。

3.1.15搬家费
3.1.151需提供搬家需求单、三家报价、搬家明细(备注所需搬运的物资以及数量,需经理签字)
3.1.15.2需求单经过后,提交采购付款申请。

3.1.16装修费用
3.1.16.1需提供装修需求单(标清装修项目明细及数量),cad装修设计图(装修前后);装修前,后照片(遵循一切从简,节约成本的理念)
3.1.16.2需求,议价经过后,提交采购付款申请,装修合同、装修公司资质;
3.1.16.3装修金额不得超过7万元,根据实际情况制定装修方案。

3.1.17广告宣传费
3.1.17.1所有广告宣传费申请需写明用途、规格、数量、材质、尺寸等;
3.1.17.2需求单经过后,提交采购申请和付款申请;
3.1.17.3申请次数为一月一次。

3.1.19注意事项
3.1.19.1所有申请严禁先采购(维修)再申请,违者由申请人承担所有费用;
3.1.19.2所有申请需写明具体日期;
3.1.19.3需要采购物资如在颐众商城有售,请优先于颐众商城购买;
3.1.19.4申请表扫描件必须以分部具体名称命名;
3.1.19.5管理中心对管辖客服中心申请表进行初审,并汇总至爱福家行政部进行终审;
3.1.19.6申请金额计算不得有误;
3.1.19.7凡审核经过下发的单件必须留档备查,严禁丢失。

3.1.20 奖惩
3.1.20.1违反以上任意条款乐捐30元/条,并作书面整改方案,拒绝乐捐者从当月工资双倍扣除,,当月累计违反三条扣除当月绩效1/3。

四、附录
4.1 本制度由集团行政部制定;
4.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;
4.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

集团档案管理制度

一、目的
为实现”经过提高净利润,实现可持续发展”的目标,确保档案的准确性、完整性、真实性,特制订本制度。

二、对象
集团行政部档案督导、项目公司档案督导/行政专员 、各管理中心及客服中心行政专员

三、内容
3.1 档案类别
3.1.1普通级:各部门岗位说明书、工作手册、员工培训计划、工作总结、内部培训记录、外部培训报告等普通级别原件。
3.1.2重要级:公司证照注册变更注销相关材料、公司项目申报资料、设计文件、CAD图纸、重要会议纪要、合同、签字版制度等原件。

3.2 归档要求
3.2.1原件全部归档,并注明份数、出处;
3.2.2使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用;
3.2.3对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档;
3.2.4每日17:00汇集各部门领导签字版通知等文件进行归档,文件必须经过系统整理后再归档;
3.2.5集团总部须经档案督导签字确认后方可归档,项目公司须由行政部档案督导/行政专员签字确认归档,各分部由行政专员签字确认归档。
3.3 归档手续
各类文件归档时,归档部门应填写<文件归档表>一式二份,由归档部门负责人和档案督导审批,归档部门和档案室各留存一份,以备查阅,由档案督导填写<文件归档登记表>,归档人和档案督导共同签字确认。
3.4 档案的整理
3.4.1档案采用按类别区分的方式,做到层次分明,便于保管和利用。
3.4.2档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理,并做电子目录便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成,具体说明如下:
ZC/ 01 —**—***

7、8、9位代表流水号001～999。
5、6位为档案柜号。
3、4位为二级分类的编号。
1、2位为一级分类的部门字母缩写。
3.4.3 归档的资料,由档案督导分类编号,文件归档的当天入库,并建立<档案明细台账>。
3.4.4电子备份
归档资料的原件须经过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
3.5档案使用和归还
3.5.1 档案使用
3.5.1.1文件复印:由使用人填写<档案复印登记表>,普通级文件集团总部由行政部部长、项目公司由行政部总监、各分部由营运部经理批准,重要级文件同时需经上一级部门领导批准,由档案督导(行政专员)复印、提供。
3.5.1.2借阅原始文件:由使用人填写<档案借阅登记薄>,经相关部门负责人批准,于档案室指定的地点查阅,不得带离档案室,重要级文件及特殊情况同时报上一级部门领导批准。
3.5.1.3借出原始文件:由使用人填写<档案借出登记薄>,经相关部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要级文件及特殊情况同时上报上一级部门领导批准;十日后仍未归还的,由档案督导(行政专员)跟催或重新办理借出手续;
3.5.1.4档案使用必须按规定审批,由当事人和档案督导/行政专员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案;未按要求操作者一经发现,对相关责任人处以50-100元/人/件的罚款并作出书面整改方案;造成经济损失的,由相关责任人承担,并根据情节轻重予以相应处理。
3.5.2 档案归还
3.5.2.1档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时,经档案督导/行政专员检查无误后,应在<档案借出登记薄>登记,并由使用人和档案督导分别签字确认。
3.5.2.2重要或机密文件发生损坏、丢失的,对使用人处以200-1000元/人/件的罚款并作出书面整改方案;造成损失的,由使用人全部承担,并根据情节轻重予以相应处理节特别严重者,应承担相应的法律责任。
3.5.2.3档案归还时内容发生变更的,使用人应及时知会档案督导/行政专员进行更新并上报部门负责人,以保持档案的准确性。

3.6 档案销毁
3.6.1对需要进行销毁处理的档案,由档案督导填写<档案销毁申请表>,并制作<档案销毁清册>,包括:该档案简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告,经相关部门负责人、档案管理部门负责人及上一级部门领导审核签字同意后,方可销毁。
3.6.2由档案督导/行政专员进行档案销毁,相关部门和档案管理部门各指派一人进行监销,档案销毁须协同处理。
3.6.3档案销毁时档案督导/行政专员要在销毁清册上”销毁情况”一栏注明”已销毁”字样和日期,监销人员要在销毁清册上签字确认。

四、奖惩
4.1违反以上任意条款乐捐30元/条,并作书面整改方案,拒绝乐捐者从当月工资双倍扣除,,当月累计违反三条扣除当月绩效1/3

五、附录
4.1 本制度由集团行政部制定;
4.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;
4.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

营销合同管理制度
一、目的
为加强集团合同管理规范化,预防、减少合同纠纷,维护集团及客户合法权益,提高经济效益,制定本制度。

二、对象
项目公司档案督导、管理中心财务部经理、客服中心总经理、客服中心财务会计

三．内容
3.1 合同申请及流程
3.11已注册完成并开业的子公司,申请合同时,财务人员需按要求填写<协议使用登记表>【注:公司统一模板】;新成立且首次申请合同的客服中心无需填写协议使用登记表,只需提交营业执照和开户许可证扫描件。
3.12周一至周五中午12:00之前申请人将合同申请单提交至项目公司档案督导处,并备注最新的合同收件地址、收件人及联系方式,项目公司档案督导审核经过后当天统一安排邮寄【注:南京地区自行提取】。
3.13客服中心财务收到合同后需及时清点并与项目公司档案督导确认合同数量是否有误。

3.2合同的使用
3.21合同借出要求
所有营销合同只允许借出复印件,不得借出合同原件,合同借出需到财务会计处申请并做好相关登记,使用完后应及时归还;特殊情况必须借出合同原件的,需按要求填写合同领取明细表并经总经理签字批准后方可借出【注:统一模板】,用后及时归还,由财务会计核查合同完整性,如有遗失,责任人赔偿500元/份。

3.3.合同签订
3.31 为避免合同作废及相关法律风险,合同签约必须在客户交款取得收据后进行,不得在客户未交款时签订合同,违者乐捐200元/次,并作书面整改方案。
3.32 合同内客户姓名必须由客户本人进行填写,不得代签;金额一律顶格填写且不得含有错别字;3.33 合同填写完毕后由财务会计审核合同内容填写是否有误,审核无误后在对应位置加盖公司合同章,合同一式两份,一份交给客户,一份公司留存。由于填写失误造成合同作废的,责任人乐捐100元/份。

3.4 合同的变更、解除和到期
3.41 根据公司规定客户手中变更、解除或到期合同需收回,按合同收回原因分别填写合同收回登记表,最后将各类收回合同与对应合同收回明细表一起封存,统一移交至项目公司档案督导处。未按要求分类整理邮寄合同者,快递费一律不予报销,并乐捐50元,作书面整改方案。
3.42 作废合同应正常记入<协议使用登记表>并在备注中注明原因,客服中心不得自行销毁公司合同(包括作废合同),须移交至项目公司档案督导处统一进行处理,违者乐捐100元,并作书面整改方案。

3.5合同的保管
3.51 合同档案电子文件的备份
财务会计需按照对应项目公司要求的时间节点对签单合同进行扫描存档,并将扫描件发送给所属管理中心财务经理,每周发送一次;管理中心财务经理收集该区域的合同扫描件并发送至项目公司档案督导,每周发送一次。扫描件未按时发送的,相关责任人乐捐50元,并作书面整改方案。

3.52 合同原件的保管
财务会计需根据协议编号、客户姓名、签约日期按月编制合同明细,并检查合同是否缺失,按月装箱封存签约合同并在箱内附上合同明细表。各客服中心需按集团公司要求每月15号将上月封存的合同移交至项目公司行政部。由项目公司行政部集中保管和销毁。【注:合同移交前统一由各自分部的财务保管,经理协助保管】。保管期间如有遗失,财务及客服中心经理分别赔偿500元/份,造成严重影响不足弥补损失的,应据实赔偿。所有合同相关乐捐,必须以管理中心为单位,每月底汇总乐捐表发送至项目公司档案督导处。一旦发现虚假上报,双倍处罚。

四、附录
4.1 本制度由集团行政部制定;
4.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;
4.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

集团证照管理制度

一、目的
 为规范公司证照管理,适应集团发展,满足集团资质审验及经营管理需要,特制订本制度。

二、对象
集团总部证照督导、项目公司行政专员、各管理中心及客服中心行政专员

三、 内容
3.1证照种类
3.1.1公司证照包括:企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、食品经营许可证、增值电信业务经营许可证、各种认证证书及其它证件。

3.2 各证照管理部门职责
3.2.1 集团行政部是集团证照管理的主管部门,负责公司证照的动态管理;办理集团总部证照的年检、升级、注销;集团总部及项目公司证照原件保管;指导、帮助、协调、监督、检查下属各项目公司的证照管理工作。
3.2.2 各项目公司行政专员负责办理项目公司各类证照年检、升级、注销等工作,督促、指导、检查下属管理中心证照管理工作。
3.2.3各管理中心行政专员负责办理管理中心公司各类证照年检、升级、注销等工作,督促、指导、检查下属客服中心证照管理工作。
3.2.4 各客服中心行政专员负责办理客服中心证照的年检、升级、注销等工作。
3.2.5证照管理人员发生变更时,应做好证照交接工作。

3.3证照办理 
3.3.1集团总部、项目公司、管理中心、各分部行政人员应根据所属公司经营范围的调整或扩大经营种类等的需要,依据国家相关政策规定,及时提出证照申报、登记、变更、年检、注销等方案,经批准后方可组织实施。
3.3.2 集团行政部负责收集、整理、汇总和填报涉及集团公司总部证照的申报、登记、变更、年检、注销等相关资料;所属各公司行政人员负责收集、整理、汇总和填报本公司证照的申报、登记、变更、年检、注销等相关资料,并报集团行政部备案(备案流程:客服中心→管理中心→项目公司→集团总部)。
3.3.3集团总部、项目公司、管理中心、各分部应按照国家有关政策规定及时办理证照的申报、登记、变更、年检、注销等手续。
3.3.4 集团总部、项目公司、管理中心、各分部若发生证照遗失或损毁,应立即向证照管理上级部门报告,同时按有关规定刊登公告,声明作废,并及时向国家有关发证机构履行挂失及补办手续。

3.4证照管理 
3.4.1 公司证照的管理内容:证照的保管、登记、备案、归档等。
3.4.2 集团总部、项目公司、管理中心、各分部证照在申报、登记、变更、年检、注销办理完毕后,其相关文件和材料一律交由档案室妥善保管,按发证机关要求在经营地点显著部位正照上墙,副本、副证入柜。  
3.4.3集团总部、项目公司、管理中心、各分部应严格执行借用、审批、及时登记的管理制度。持有证照的公司(部门)应设专职人员负责保管证照,并建立证照使用、管理台帐。【注:表格见附件一、二、三】
3.4.4 如需借用证照必须经相关部门负责人审批,说明使用范围和使用时间,办理外出携带手续后方可携带外出。
3.4.5集团总部、项目公司、管理中心、各分部证照未经相关部门负责人同意和批准,任何人不得随意复印、外借。复印件证照份数应严格控制并做好登记并在复印件上标注仅供xx使用再次复印无效字样,未使用的复印件证照应在自复印之日起15日内归还借出部门。
3.4.6 严禁擅自使用集团总部、项目公司、管理中心、各分部的证照进行各类担保。
3.4.7 集团总部、项目公司、管理中心、各分部证照保管人员要及时将证照登记管理,形成书面及电子台帐,证照管理登记内容包括:证照名称、登记注册证号、登记日期、使用期限、年检时间、保管人等。
3.4.8 集团总部、项目公司、管理中心、各分部的认证证书、商标能够在有效期内正确运用于广告和有关宣传媒体,以获得合法的社会效益和经济效益,但应当遵守认证机构有关证照使用和管理规定。
3.4.9 集团总部、项目公司、管理中心、各分部经有关部门核准后的证照,每次换领新证均需到证照管理上级部门进行备案(备案流程:客服中心→管理中心→项目公司→集团总部)。　
3.4.10 各种证照要分类归档。集团总部、项目公司、管理中心、各分部各种证照归档资料要齐全完整,自申报到各种相关手续办理完毕的资料都要归档。归档的证照要复印全套资料随法人执照、营业执照一并归档。
3.5 违规处罚
  3.5.1 集团总部项目公司、各分部有下列违规情形之一的,给予责任人通报批评,并按照造成的不良社会影响、名誉损毁和经济损失程度,对相关责任人给予相应的处罚:
(一)不按规定上报资料,造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的;
(二)证照使用、保管单位(部门)和个人,未经批准擅自借出、转借证照的乐捐 元并作书面整改,情节严重的交司法机关处理;
(三)未经批准同意擅自使用证照复印件乐捐100元并作书面整改;
(四)集团总部、项目公司、各分部各种认证证书、商标未按认证机构有关证照使用和管理规定,造成不良后果的乐捐 元并作书面整改;
(五)不按公司证照管理办法使用证照而被投诉,造成集团总部、项目公司、各分部名誉损毁和其它利益受到侵害的乐捐 元并作书面整改。
3.5.2 违反公司证照管理办法造成集团总部、项目公司、各分部重大经济损失和责任事故的,相关领导和责任人乐捐 元,批准直接责任人主动离职;
3.5.3 出卖或变相出卖集团公司及下属公司证照的,相关领导和责任人乐捐6000元并作书面整改方案,情节严重者移交司法机关处理;
3.5.4 使用集团公司及下属公司证照没有在批准使用期限内归还,又无正当理由的,对借用证照经办人乐捐1000元并作书面整改方案。经证照主体持有部门或证照管理部门催促后却依然无正当理由不及时归还的,乐捐 元,并作书面整改方案;
3.5.5 遗失或损毁公司证照的,直接责任人乐捐5000元并作书面整改方案。

四、附录
4.1 本制度由集团行政部制定;
4.2 若按本制度执行,无助于实现管理目标,或与公司可持续发展的经营理念相违背,任何层级员工均可向上级提交书面申请,报备至集团行政部后方可执行;
4.3 本制度施行前公布的相关制度或通知自行废止失效,之后将依据市场及管理需要作相应调整,如无公示则延续。

附件1

附件2

附件