生产资料采购管理制度汇编.doc

生产资料采购管理制度汇编

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2020年4月19日
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生产资料采购管理制度
第一章 总则
第一条 目的:为进一步规范企业日常业务的采购、入库、保管、使用、报废、盘存、交接程序和行为,提高生产资料使用效率和工作效率,做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费,特制定本制度。
第二条 适用范围:本复印打字业务公司。
第二章 具体规定
第三条 采购原则
1、采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2.采购必须坚持”秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑”质量、价格”的竞争,择优选取
3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务人员负责采购;
4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。
第四条 本复印打字企业生产资料分类:按使用的性质分为低值易耗品、生产原料和高值设备。
1、低值易耗品:主要指刀片、胶水、胶带、剪刀、文件夹、大头针、曲别针、线插板、钉书机、计算器、电话机等价值较低的日常生产辅助工具。
2、生产与材料主要为A4\B5\16K\23K等各种纸张以及打印用油墨、彩墨。
3.高值设备:主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、桌椅等相对价值较高的工作用品。
第五条 采购经办人职责
1. 建立供应商资料与价格记录。
2. 做好采内参市场行情的经常性调查。
3. 询价、比价、议价及定购作业。
4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。
5. 做好平时的采购记录及对帐工作。
第六条 采购经办人行为规范
1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定”采购定单或物品采购申请单”。
2. 采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。
第七条 采购申请
1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写”物品申请单或采购定单”。
2.紧急采购时,由采购部门在”物品申请单”上注明”紧急采购”字样,以便及时处理。
3.若撤销采购,应立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。
第八条 采购流程
1. 采购经办人在”物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。
2. 各采购经办人在采购之前必须把”物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。
3. 采购物料定单必须写上公司统一规定采购单号报经理审批后复印一份交与财务。
第九条 采购实施
1.”物品申请表”批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2.采购人员按核准的”采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3.所有采购物品必须由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。
第十条 采购付款方式
1、物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,经理核准签字后方可报销。
2、物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
3、生产用品或高值设备的购买在年初计划中显示,并列入预算,一次购买金额达3万元以上,或年消耗量达5万元以上的,经主管经理审批后由企业发展部组织统一招标。
4、不在招标范围内的低值易耗品由经办员统一采购并做好供应商的建档工作,编制出常见品的价格表,把握价格行情做好供应商的比较、甄选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
第十一条 采购物品的入库
1.采购人员在采购后半日内,凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到仓管员处办理入库手续,未经入库不得领用。
2.仓管员办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后,方可办理入库手续,填制办公用品入库单。采购经办人、仓管员、在入库单上签字。
3.仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。
第十一条 生产用品的保管、领用、使用及管理
1、常见办公用品至少要保持五天的安全使用库存。
2.备用品由经办仓管员统一进行封闭保存,并实行每月盘存制。总经办于每月末后两天进行办公用品的盘存,盘存内容包括库存情况和检查已发放的高值管理品使用、保管情况
3.物品的领用都需要做好日常纪录,签署本人姓名和领取日期。涉及高值管理品的,必须是使用人前来领取并签字,以明确具体保管责任。
以备日后核对或清算。
4.已领取使用的高值设备由实际使用人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,由责任人承担所造成损失部分的赔偿。(责任认定分3等,含完全责任、一般责任和轻微责任,分别对应80%,50%,20%的损失赔偿比例。损失由财务融资部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代,市面购置价值降低的,也能够直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式能够由赔偿人选择。)
第十二条 打字复印高值设备的报废
公司对高值管理品的报废实行审批管理。如有高值管理品损坏,不能使用的,应当依据以下程序进行处理。
1.对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品,且在保修期内的,不得擅自自行处理。
2.可维修品出现问题的应当提交<办公用品报修单>(附件3)至总经办,由经办联系专业维修人员统一处理。
3.对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的,提交过维修申请,经过专业人员维修但无法修好的情况下,或者是对无条件维修的,经过总经办的故障认定,方可由该管理品的保管人填写<办公用品报废申请单>(附件4),经所属部门负责人、总经办、财务融资部签字确认后,报废事项方为成立报废品原购买价值单件超过1000元的,须报经理批准
4.高值管理品在经过报废审批后,由总经办进行回收处理,以求尽可能的开源节流。
5.高值管理品完成报废程序后,应当从<高值管理品登记表>内核销,核销时须附上<办公用品报废申请单>。
第三章 附则
第十三条 本制度由总经理办公室制定,并负责解释。
第十四条 本制度自下发之日起执

附件1: 生产用品采购申请单
部门: 申请人: 申请日期: 年 月 日
序 号
物 品 名 称
规 格 型 号
申 请 项 目
数量
单价
金额
1

2

3

4

合计:
申请理由:
经办人

附件2 生产用品领用申请单

领用部门

领用人

领用日期

生产用品名称
数 量
用 途
使用人
备 注

经办人:

附件3: 高值设备报修单

报修时间: 编号:
设备名称

报修部门

使用人

设备编号

故
障
现
象

处
理
结
果
或
建
议

报
修
部
门
意
见
负责人签字: 年 月 日
维护人员签字

备注或其它

总经办签字

附件4:
高值设备报废申请单

申请人: 所属部门: ＿年 ＿月 ＿ 日
办公用品名称
报废日期
申请报废原因
所属部门
备 注

所属部门:
经理:

总经办:
财务部: