项目归档实施细则样本.doc

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项目部项目管理文件归档实施细则

一． 总则
1. 本细则适用于中国水利水电建设工程云南海天装饰有限公司糯扎渡项目部( 以下简称项目部) 进行工程建设的文档管理工作。 ·
2. 文件归档应采用计算机辅助管理, 建立文件档案管理数据库。
3. 目的: 档案管理, 就其过程而言, 是对数据和信息的捕获、 收集、 鉴定、 筛选、 整合、 排序、 编目、 统计、 保管, 使档案信息能够进行检索、 传递、 评价、 分析和提供利用。
二． 项目部人员职责分工
1．项目施工经理
负责项目施工管理的实施 对施工工程的总体质量、 进度、 费用等负责。
负责项目施工现场环境影响和职业健康安全绩效控制。
负责组织编写《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》。
负责组织审核日常项目管理文件。
组织、 协调现场例会、 协调会和专题会等日常管理。
2．项目工程师
协助项目经理编制《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》。
负责对质量控制点、 分项、 分部和单位工程的现场复检;确认检查记录。
负责编写《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》的相关章节。
负责按照规定要求记录《施工日志》。
负责收集施工过程中形成的工程文件和工程档案, 及时完成资料的归档工作。
3．资料员
负责项目部所有文件的收发文, 并做好相应的登记。
负责收集施工过程中形成的工程管理文件和工程技术资料, 及时完成资料的归档工作。
负责对归档文件进行整理分类立卷, 并做好卷内目录和案卷目录。
妥善保管项目部的资料文件, 确保资料的完整和齐全, 防止遗失。
三． 要求
在档案的管理活动中, 注重和加强对档案的前端控制, 把档案的管理模式由结果转变为过程, 注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、 保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。
档案管理控制过程重在”同步”二字, 档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理, 即签订合同、 下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求; 检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况; 检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。在项目管理的过程中, 做好档案收集工作, 加强文件的日常管理, 防止文件散失或堆积, 便于查阅, 为立卷归档工作奠定基础。
项目结束后, 项目部项目管理文件应按档案归档范围( 见附录A) , 收集整理编制卷内目录和案卷目录后归档。由于业主原因未能按时归档的文件( 如施工许可证、 竣工验收报告等) , 则应在目录中加以注明, 并由项目部专人跟踪收集。
提交业主的资料文件, 按业主归档范围和要求进行收集、 整理和归档。公司内部归档则按《工程施工管理/总承包项目技术文件归档表》的内容进行归档。本文件仅针对公司内部的施工管理归档。
归档文件必须为原件, 若管理承包项目非业主方所形成的文件, 在无原件归档的前提下, 则允许用复印件代替。
归档文件需字迹清楚、 图样清晰、 图表整洁、 签字盖章手续完备, 如工程联系单等必须盖章签字完整。
施工过程中形成的工程文件和工程档案要求在过程中及时归档, 如发现文件缺号等情况应及时收集补缺, 便于日后查找。
四． 操作细则
1. 收发文件的要求
在档案的管理中, 建立和完善有关的监督管理制度, 明确前端控制的职责, 要求管理人员积极参与文件或记录的形成、 组织和管理过程中的控制活动。
资料的收发文本应分开, 本内可按施工单位、 监理、 业主分开登记。当项目多时, 可根据合同或者单体分开立册登记, 以便于日后的查找。收发文的登记不但为文件编号, 更需登记文件内容摘要。
登记文件传递、 交接过程中的内容及人员。不论是内部传阅签署还是对外发文, 都应详细登记收文者及时间, 以便在缺失后能有方向查找。
定期对收发文进行检查, 未及时归档的应立即归档。遗漏在工程师或者施工单位手中未回复的, 应督促她们及时签署完。
建设项目档案一般依据工程专业性质, 如建筑、 结构、 暖通等区分并组织和排列文件, 做到按专业分开、 图纸和文件材料分开。
2 档案目录和卷内目录的编制
卷内文件材料按照施工顺序排列, 其内在质量要求卷内文件材料联系紧密、 数量适度、 保管期限大致一致, 字体、 格式统一。
在文件题名中, 在每一张卷内目录的第一条必须完整写上归档项目名称, 不宜随意改变, 再写卷内文件内容。
卷内文件需连号, 有断号需在卷内目录的备注栏中说明其原因。
因业主或外部原因暂时无法获取的文件, 需在备注中注明相关负责人和预计归档时间。项目中无此项内容的, 注明”无此项”。
卷内文件按归档目录( 附表A) 进行分类, 可分为前期文件材料、 综合管理文件、 质评类文件、 图纸会审变更记录、 竣工验收文件和项目管理其它文件材料等几大块。由于卷内文件的厚度要求是在2-3cm, 因此如施工组织设计、 业务联系单、 技术核定单、 工程会议纪要等这类文件的内容已达到规定的厚度即可单独立为一卷。同时在备注栏中标明该卷中文件的份数。
施工技术档案按施工过程中自然形成的规律进行分类整理排列, 编制卷内目录, 在档案室接收前可用”设计代号＋123”自然流水号作为临时案卷号, 编制卷内目录, 每条案卷目录都必须经输入完整的工程项目名称及案卷内容。
3. 归档时限
项目承包文件材料收集整理后, 经初步整理分类, 编制卷内和案卷目录后移交归档, 管理承包项目在完工后XX天内移交归档; 总承包项目在完工后XX天内移交归档。
4. 资料的保管和借阅管理
建立和完善有利于资料保护的各项制度, 形成一套完善的体系。如加强日常的维护和管理, 避免人为的损失; 工作有所侧重, 将较重要的资料置于相对良好的保护环境之中等。
借阅资料时, 使用者不得在文件上涂改、 作标记等, 必须保证档案文件的原始性及完整性, 要爱护所查阅的文件材料。
5. 电子文件的管理
建立对电子文件的操作者可靠的身份识别和权限控制。
对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
电子文件归档时需做如下检验项目: 载体有无划痕, 是否清洁; 有无病毒; 核实归档电子文件的真实性、 完整性、 有效性检验及审核手续; 核实登记表、 软件、 说明资料等是否齐全; 对特殊格式的电子文件, 应核实其相关的软件、 版本、 操作手册等是否完整。

-5-28

附录A
(资料性附录)
工程施工管理/总承包项目技术文件归档表
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
一、 前 期 文 件 材 料
( 一) 立 项 文 件
1、 项目建议书及附件、 批复
2、 可行性研究报告及附件、 批复
3、 项目计划任务书
4、 有关立项的会议纪要、 领导讲话、 调查报告、 专家建议文件
5、 环境预测调查表报告、 环境影响报告书及批复

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长期
项目部
( 二) 用地、 征地、 选址、 申照等文件
1、 征用土地批准文件
2、 建设用地规划许可证及核准的地形图
3、 建设工程规划许可证及核准的建筑工程位置地形图及总平面图
4、 环保、 消防、 劳动安全、 卫生、 人防、 绿化等有关行政主管部门的审核意见及批准文件
5、 投资许可证、 项目审计证明、 工程质量监督手续
6、 施工许可证

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长期
项目部
项目部
( 三) 招投标文
1、 招标书、 投标书、
2、 评标办法、 评标记录、 答疑等相关文件、
3、 中标通知书
4、 中标单位的资质审核资料

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短期
项目部
( 四) 项 目 管 理 文 件
1、 总包合同( 含评审文件)

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长期
项目部
2、 项目管理规划大纲

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3、 项目经理任命书

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项目部
4、 项目部组成文件
5、 项目管理目标责任书
6、 工程总体实施计划
7、 项目管理实施规划

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项目部
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
二、 设 计 文 件
1、 工程地质、 水文地质勘察报告, 自然条件、 地震调查等设计基础资料
2、 地形测量合拨地测量成果报告
3、 建设用地钉桩通知单( 书)
4、 申报的规划设计条件及规划条件通知书
5、 方案设计( 大型项目)
6、 初步设计( 调整) 及批复
7、 工程总概算
8、 设计评价、 鉴定及审批
9、 施工图及说明
10、 设计计算书
11、 关键技术试验成果资料
12、 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

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永久
项目部

长期
三、 监 理 文 件
1、 监理合同、 协议
2、 监理大纲、 监理规划、 监理细则、 监理月报
3、 监理通知单、 监理工程师通知单及回复
4、 会议纪要
5、 延长工期报告及审批
6、 工程质量评估报告
7、 监理工作总结( 专题报告、 工程竣工总结)

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短期
项目部
四、 采 购 及 质 保 文 件
1、 采购询价、 报价、 评审文件
2、 各类材料、 设备试验报告汇总表
3、 各类材料、 设备验收报告
4、 各类材料、 设备质量证明书、 复试报告汇总表
5、 各类材料、 设备质量证明书、 复试报告及质量证明书
6、 焊缝无损检测报告
7、 生活给水水质检测报告
8、 各类检测报告
9、 各类设备安装记录
10、 各类设备调试记录

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长期
项目部
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
五、 施 工 文 件
( 一) 综 合 管 理 文 件
1、 施工分包合同

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长期
市场部
2、 工程概况
3、 施工预算、 结算
4、 工程开工报审表及附件
5、 工程复工报告
6、 施工组织设计、 方案及报批文件
7、 施工现场安全管理方案
8、 危险源辨识、 风险评估和风险控制策划
9、 环境因素评价表
10、 质量事故报告及处理意见

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项目部
( 二) 测量及沉降观察文件
1、 工程定位测量
2、 基槽开挖线测量
3、 垂直测量成果表
4、 工程沉降、 位移观察记录
5、 工程测量成果( 边界, 标高, 测设, 导线, 水准点等)

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长期
项目部
( 三) 桩 基 类 文 件
1、 施工合同
2、 预算、 桩基中间核验单
3、 地基钎探记录和钎探平面布点图
4、 各类桩施工记录汇总表
5、 各类桩施工记录
6、 混凝土预制桩、 钢管桩、 钢筋混凝土预制桩、 PHC等桩外观检查记录
7、 钻孔灌注桩成孔、 钢筋笼制作、 吊放等验收记录
8、 桩标高的偏差和位移的实测记录
9、 打桩桩位编号、 标高、 偏差图
10、 灌注桩成孔测试报告
11、 桩静载、 动载、 大应变、 小应变等桩基测试报告
12、 桩加固处理记录
13、 围护结构及设计说明
14、 桩基竣工报告、 桩基工程验收证明

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长期
项目部
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项目部
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
五、 施 工 文 件
( 四) 质 评 类 文 件
1、 建设工程质量备案证明书
2、 单位工程质量验收记录
3、 各单位( 子单位) 工程质量控制资料核查记录
4、 各单位( 子单位) 工程安全和功能资料核查及主要功能抽查记录
5、 单位( 子单位) 工程观感质量检查记录
6、 地基与基础分部( 子分部) 工程质量验收记录
7、 主体结构分部( 子分部) 工程质量验收记录
8、 建筑装饰装修分部( 子分部) 工程质量验收记录
9、 建筑屋面( 子分部) 工程质量验收记录
10、 钢结构( 子分部) 工程质量验收记录
11、 筑给水、 排水及采暖( 子分部) 工程质量验收记录
12、 建筑电气( 子分部) 工程质量验收记录
13、 智能建筑( 子分部) 工程质量验收记录
14、 通风与空调( 子分部) 工程质量验收记录

15、 电梯( 子分部) 工程质量验收记录
16、 建筑节能各子分部工程质量验收记录
17、 分项工程质量验收证明
18、 检验批质量验收记录
19、 地基验槽记录
20、 隐蔽工程验收记录
21、 质量整改报告及复查意见
22、 质量机构签发的质量不合格项目通知( 含整改通知、 停工单暂缓施工指令)

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长期
项目部
包括各分部工程质量验收记录

包括项目管理过程中的安全整改单
( 五) 图纸会审变更记录

1、 设计、 施工变更的依据性文件汇总表
2、 设计会议会审记录/图纸会审交底记录
3、 设计变更通知单
4、 业务联系单
5、 技术核定单
6、 现场签证
7、 工程会议纪要

包括工地例会会议纪要及专题会议纪要

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长期
项目部
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
五、 竣 工 图
1、 总平面布置图
( 1) 建( 构) 筑物竣工图平面布置图
( 2) 公用动力管网竣工总平面布置图
( 3) 采暖系统管网竣工总平面布置图
( 4) 电力、 电讯、 电视系统竣工总平面图
( 5) 室外给水、 排水竣工总平面布置图
( 6) 道路竣工总平面布置图
( 7) 绿化、 建筑小品、 水景总平面布置图
( 8) 生活区竣工总平面布置图
2、 桩基竣工图
3、 建筑竣工图
4、 结构竣工图
5、 装修( 装饰) 工程竣工图
6、 给排水( 消防工程) 竣工图
7、 电气工程( 智能化工程) 、 电力、 照明竣工图
8、 采暖、 通风空调工程竣工图
9、 燃气工程竣工图
10、 电讯竣工图

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长期
项目部
六、 竣 工 验 收 文 件
1、 建设工程竣工验收备案表( 建设工程竣工验收备案书)
2、 建设工程竣工验收报告
3、 勘察单位工程质量检查报告( 合格证明书)
4、 设计单位工程质量检查报告( 合格证明书)
5、 施工单位工程质量检查报告( 合格证明书)
6、 监理单位工程质量检查报告( 合格证明书)
7、 重大工程竣工验收备案质量终生责任人登记文件
8、 各专业竣工验收鉴定证书( 消防、 卫生防疫、 环保、 劳动安全、 人防、 绿化等专业) 及竣工验收文件
9、 建设工程竣工规划验收合格证明( 含竣工验收测量成果)
10、 工程决算及审价报告
11、 项目总结报告

根据地方规定表式可能有所区别

消防、 防雷验收鉴定证书( 水工无)
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项目部
类 别
归 档 范 围
范围说明
施工管理
工程总承包
保管期限
责任部门
六、 竣工验收文件
12、 工程交工验收证明
13、 工程质量保修书
14、 文件归档清单( 含移交给业主的各类文件的签收单)
15、 建设项目( 工程) 档案验收合格证
16、 房地产权证( 含房屋土地测绘技术报告书)

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长期
项目部
七、 其 她 文 件
1、 各类违约、 争议、 调解、 索赔等文件
2、 项目部主持编制的各类协调、 沟通、 会议纪要( 含安全检查报告) 及简报( 含周报、 月报) 等

3、 为强化项目管理形成的针对性通知、 规定( 含项目管理告知书) 等

4、 项目重要的声像、 电子文件
5、 项目各类报奖材料
6、 回访记录
7、 批准项目部解散文件

项目部各类工程联系单、 项目部组织的各类协调会议纪要、 周报、 月报、 安全检查报告
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长期
项目部
安全管理制度、 项目管理制度性文件