培训档案建立文档.doc

关于培训档案建立的经验分享
年底到了，大家应该都在忙着年终总结和制定明年度的工作计划吧，对于培训来说，少不了要对全年的培训工作有个总结与自我评估，在现在许多还没有办法做到用6SIGMA来评估培训投资收益的时候，培训的一些数据在工作总结中就发挥了很大的作用，透过对培训记录的总结和分析，领导层心里应该还是有数的：虽然不能明确知道培训带来了多少利润的增长，但无疑，没有培训，公司的情况将会更差。那么我就简单先谈一下关于培训档案和记录方面的问题，如果做了的，可以批评一下我的做法，如果没有做的，明年可以参考开始做。
对于我在培训档案建设方面的日常工作，我主要做了以下几个方面的事情：
1、全年培训课程记录统计表
设计一张EXCEL表格，统计汇总整个年度已实施课程的情况，具体项目依次可包括序、培训类别（内训、外训，或者根据培训形式需要分细类，如公开课、内部训练、光盘学习、读书会等）、培训课程名称、培训时间、培训地点、课程时数、主办单位（内训为发起组织部门，外训为某培训机构会单位）、讲师、学员对象、参加人数、实到人数、出勤率（公式设定自动计算）、培训费用（含课程费用、教材费等直接与培训相关的费用，与财务科目保持一致，便于对应年度培训预算）、人均培训费用（培训费用/实到人数）、评估方式（考试？问卷调查？心得报告？）、培训满意度（根据评估表统计出满意度）、总时数（课程时数×实到人数）、备注。这个表建立之后，关键就是在日常中及时填写更新，每次课程结束之后就要把课程相应信息录入到此表中，记住，是所有的培训，包括免费获得培训，包括临时开办的学习会。而且，可以以季度统计合计数，可以得到培训时数、培训人数、人均培训时数、人均培训费用、平均出勤率、平均满意度等关键指标，对于你总结培训工作意义重大。
2、单项课程资料包
单项课程包的含义是每一次课程都要按照培训作业流程将各项表单、资料归档，分课程保存。得益于以前在台资企业接收ISO对培训的审查，我至今一直沿用那套流程，需要的资料列出来，供大家参考。对于每项课程，内部课程需要存档的资料包括：
A、培训申请表（内训都需要申请审批，培训是成本）培训课程计划（附在申请表后面供领导参考评估，内容包括课程开办的原因与目标、课程要素时间、地点、对象等介绍、讲师的介绍、课程效果评估方法、培训费用等）；
B、开课通知单：审批之后就发布开课通知单，列清各项培训要素，有必要者可根据学员对象列上具体学员名单，一一对应。讲师邀请函也可做一份，以显示对讲师的尊重。
C、培训签到表：配合开课通知单的学员名单一一对应签到
D、课程教材、讲义：包括纸质版、电子版、课程相关的其他资料，如案例、讨论、表格等；
培训评估表或心得报告：培训结束后要进行效果评估，将学员提交的评估资料整理归档；
F、培训总结报告：培训结束后要对本次培训课程进行总结，出勤情况、学员满意度情况、学员的反馈、培训工作存在的问题以及改进措施等。讲师感谢函也可发出一份，向讲师表示感谢并反馈本次培训结果。
以上这些东西统一归档于档案袋，就是一个比较完整的单项课程资料包，各项资料较为齐全。
外训课程需要存档的资料包括：
外训申请表和课程信息（外部机构的课程资料）、培训讲义、培训评估表和心得报告
员工个人培训档案
就是建立每一位员工的培训记录，通过这个记录可以很快得到员工参加了哪些培训课程、参加培训的总时数有多少、花费的培训费用有多少，每次培训后的评估结果如何，这些数据对于在需要了解员工学习情况时会有用处，尤其是在晋升评审、转岗、调动的时候会有参考价值。
由于没有IT系统的支持，具体我的做饭是用EXCEL表格建立每一位员工的每一次培训记录，然后将EXCEL导入ACCESS数据库，利用ACCESS数据库里面的报表功能，将EXCEL表格一行一行的信息通过报表功能转换为一页的东西，这样便于打印，也便于整体浏览。如果有IT系统那就更方便了。我的表格做成这个样子的
其他档案
l其他档案包括：
内部讲师资料库：将担任内部讲师的员工基本信息拷贝出来，然后加上内部讲师的一些信息，如时间、级别、可授课程、授课次数与时数等，这一块我们还有待完善。
B、培训**商资料库：包括培训公司名称、公司的性质、关键/优势业务领域、地址、联系人/联系方式、**商说明（是否合作过，评价如何，有何特别要说明的地方）、**商资质（根据你的需要把**商分级别管理，在有需要时可优先与资质级别高的**商联络洽谈）
C、课程库：根据公司的培训课程体系，按体系分类建立文件夹，将整年的培训课件和资料打包放进文件夹内，慢慢充实你的课程体系，因为这些课程都是上过的，更具有可实施性，所以，不是将一些相关的其他课件放入，必须是与你公司有关的，或自己上过，或请人来上过，以后在修订课程的时候可标识版本号。
基本上我是在这些方面来考虑和操作培训档案的建设工作，当然，也没完全做到，很多有漏洞，因为以前ISO审查我就是根据你年度培训计划的课程，随便抽一个课程，然后开始审查你是否有开课申请、开课通知、签到、教案、评估资料，随便抽一个员工，看他是否经过了上岗培训、考核资料、其他培训记录这些。所以，我现在也基本上形成了这个习惯，也比较注意这方面的工作。