成品油直销与分销业务流程.doc

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4.7成品油直销及分销业务流程

一、 业务目标
1 经营目标
1.1 获取最佳利润。
1.2 提高客户满意度, 扩大市场份额。
1.3 保证资产安全, 降低货款回笼风险。
2 财务目标
2.1 核算规范, 确保销售收入及应收账款真实、 准确、 完整。
3 合规目标
3.1 销售合同符合合同法等国家法律、 法规和股份公司内部规章制度。

二、 业务风险
1 经营风险
1.1 随意降价导致收入减少。
1.2 未经授权或授权不当, 导致坏账或货款不能及时回笼。
1.3 擅自提价导致市场份额丧失。
1.4 客户不满意导致市场份额下降。
1.5 营销监控不力导致效益流失。
1.6 油品出库未经授权或授权不当, 导致资产损失。
1.7 未经审核, 变更销售合同示范文本中涉及权利、 义务条款导致的风险。
2 财务风险
2.1 销售收入不能准确、 真实和完整记录。
2.2 多记或少记应收账款。
2.3 货款回笼误入账户。
3 合规风险
3.1 未执行国家有关政策、 法律、 法规, 导致商业纠纷和受到处罚。
3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、 法规和股份公司内部规章制度的要求, 造成损失。

三、 业务流程步骤与控制点

1 市场细分
1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查, 了解、 分析当地市场的消费规模、 客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点, 细分目标市场, 制定相应的市场策略和营销措施。
依据不同的区域和销售对象设立直销经理/分销经理, 负责开拓和维护区域内成品油的直销/分销业务。
2 确定销售目标
2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划, 结合市场规模、 前期客户购油情况以及后期资源、 价格走势分析, 制定月度销售计划, 报同级分公司分管副经理批准后, 分解落实并下达到各直销/分销经理。
3 销售及客户管理
3.1 直销/分销经理应走访客户, 了解客户意见和需求, 根据需要填写区域市场客户档案更新表, 报部门负责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案维护, 及时对区域市场客户档案进行调整、 充实和更新, 至少每季编写市场消费、 竞争分析报告, 报分管副经理。
【ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主数据维护表, 由分公司经营管理部门负责人审核确认后, 由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据。
4 信用核定和控制
4.1 各省( 市) 分公司( 区外销售公司) 信用管理领导小组( 经理任组长) 负责制定相应的信用政策和信用总体规模, 对营销部门和客户进行分类管理, 设定不同层次营销部门和客户的信用额度, 并明确相应的管理权限和相关责任。地市公司根据客户资金、 信用等状况, 在规定的信用政策和信用总体规模内拟定客户具体信用额度和时限, 按规定权限审批。
4.2 地市公司根据客户的资金、 购买、 信用等状况, 至少每半年对客户进行资信评估, 建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料。
【ERP】根据需求填写客户信用主数据申请表, 按规定程序批准后, 由财务部门在ERP系统中维护。
4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内, 按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合同, 经营销部门和财务部门负责人审核后, 由合同签订人按规定权限与客户签订销售合同。
对示范合同文本条款进行文字性修改的, 经同级法律事务部门( 岗位) 审核; 进行实质性修改的, 报法律事务部审核。
4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要签订《货款回笼责任书》; 营销部门负责人与直销/分销经理签订《货款回笼责任书》( 单笔或汇总) , 并与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款情况, 定期报相关部门和分管副经理, 督促货款回笼。
5 制定价格策略
5.1 各省( 市) 分公司( 区外销售公司) 价格领导小组( 经理任组长) 结合市场情况, 按照规定价格制定直销/分销的最低限价和浮动权限。
【ERP】财务部门根据价格文件, 在ERP系统中维护销售价格主数据。
5.2 地市公司在省( 市) 分公司( 区外销售公司) 规定的最低限价以上, 结合当地实际, 制定具体的销售价格。低于最低限价销售的, 须由地市公司分管副经理审核后, 上报省( 市) 分公司( 区外销售公司) 按规定的浮动权限审批。
6 开票与收款
6.1 现款销售: 【非ERP】各级分公司营业部门收款人员根据客户付款开具发票或收款凭证, 由不相容岗位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章( 或发出提油卡) 。
【ERP】各级分公司营业部门根据客户需求和收款凭证, 在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票, 打印系统提货通知单并加盖印章( 或发出提油卡) 。
6.2 信用销售: 【非ERP】根据签订的销售合同, 各级分公司直销/分销经理填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字后, 附开票通知单据交营业部门开票。收款人员确认客户欠款金额不超过规定的额度, 开具销售发票或提货通知单并加盖印章( 或发出提油卡) ; 超出规定信用额度的需重新履行审批程序。
【ERP】 根据签订的销售合同, 由营销部门开票人员在ERP系统维护销售订单。各级分公司直销/分销经理应填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字批准后, 附开票通知单据交营销部门开具销售发票, 打印系统提货通知单并加盖印章( 或发出提油卡) 。超出规定信用额度的需重新履行审批程序, 或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单。
6.3 代保管业务: 开具发票的客户, 应在开票之日15天内提货。各级营销部门对于逾期未提的油品根据合同中关于代保管的条款转入代保管账内, 并根据政府规定、 市场情况、 资源状况等确定是否收取代保管费, 报分管副经理批准后执行。仓储部门会同营销部门至少每半年检查一次客户代保管情况。
6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单情况进行汇总, 复核无误后填写收款记录, 报财务部门。
【ERP】 各级分公司营销部门每日应对销售开单情况、 收款记录进行核对, 销售发票、 收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门; 检查、 处理系统中未清的销售订单; 核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量一致。
6.5 合资和专项销售: 销售大区分公司根据油品销售事业部下达的月度合资、 专项计划, 按规定的付款方式和规定的价格进行结算。按规定”先款后货”的专项销售, 业务部门根据财务部门提供收款记录下达专项油发货通知单; 按规定”先货后款”的合资和专项销售, 经部门负责人在规定额度内批准后下达合资和专项油发货通知单。
7 油库发货
7.1 需配送的业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门, 由调度人员根据调运单组织运输。交货后将客户签字的发货单交营销部门汇总。
7.2 【非ERP】油库发货人员根据各级分公司营销部门开具并盖有印章的提货通知单( 或提油卡) 安排客户或运输部门提货, 并将提货通知单留存。
【ERP】油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量( 不大于提单数量) 在系统中发货过账, 打印油品出库单交客户提油。
7.3 罐装油品前, 发货人员应检查罐车的清洁度、 是否专车专用, 以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准, 确保实发数与应提数量一致。数质量部门至少每半年检查油库发货计量的精确度。
7.4 【非ERP】对于一次不能提完的油品, 油库为客户建立代保管台账, 并将剩余油品转入客户代保管账。按照规定开展油库代保管业务的, 应根据客户需求开具分提货通知单。
【ERP】对于一次不能提完的油品, 油库按规定收回原代保管提单, 打印剩余数量的代保管提单, 作为客户下次提货的依据。
7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单, 汇总发货数量, 编制日发货报表和代保管台账, 报油库记账人员稽核。
【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单, 报油库记账人员与ERP系统发货数量进行核对。
7.6 油库记账人员复核日发货量、 提货通知单累计数量以及代保管台账 检查是否平衡, 发现规定范围内的差异及时查找原因并进行调整, 超出规定范围的应及时上报油库负责人。
7.7 销售大区分公司驻厂办事处按照下达的发货通知单均衡发货供应给合资公司和专项用户。不能超计划或无计划供应。
8 财务记账
8.1 【非ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录, 登入相应的会计科目进行账务处理, 并经不相容岗位稽核。
【ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录, 并与ERP系统集成的销售会计凭证进行核对。
8.2 各级分公司财务部门核对应收账款和预收款, 参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.2和3.3, 并将对账结果通报相关部门。
9 油品盘点
9.1 油库、 营销、 财务等部门每月末应进行盘点, 参见《7.2存货管理业务流程》控制点5.1。
10 分析与考核
10.1 各级分公司每月进行经营活动分析, 掌握市场和客户动态, 总结直销和分销工作的得失, 提出有针对性的营销策略, 改进和完善客户服务的流程。绩效考核部门依据公司考核办法, 对营销部门进行考核奖惩。

四、 相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号 )
1 ERP系统运行及应用规范( 试行) ----2.10.1
2 关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度( ) 》的通知( 石化股份财[ ]508号)
----1.6.11
3 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则( 试行) 》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法( 试行) 》的通知( 石化股份法 [ ] 419号) ----1.12.1