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制药企业采购管理流程

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2020年4月19日
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采购管理规范
一、采购的物品按物品类别能够分为三类：
1、耗材及辅助材料，2、原辅包装材料，3、设备。
1、耗材及辅助材料是指用于生产、检定、仓储、工程、办公所需的易耗品等，如：滤芯、洁净服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮纸等杂品。
2、原辅包装材料是指生产所需要的原料、辅料、包装材料和QC实验所使用的试药试剂、标准品等。（一般在合格供应商清单内）
3、设备是指各公司生产所需要的各种仪器、大型、小型设备等。
二、按采购计划性能够分为两类：
1计划内采购，2、计划外采购。
1、计划内采购指按各部门年计划进行采购，各部门需按下一年度生产量做出所需物品的年计划，采购部门将此计划报给财务部门，然后由财务部门报给总经理审核批准后方可进行下一年度的采购。
2、计划外采购是指对年计划内不包含的物品进行的采购（如：生产过程中设备故障更换导致的，年产量超过计划量导致的，部门所做年计划不够或缺失导致的，根据政府部门法规新要求临时增加的物品采购等）。
三、按物品性质能够分为两类：
1、一般物品采购，2、特殊物品采购。
1、一般物品采购主要包括常规原辅包装材料、耗材及辅助材料的采购，
2、特殊物品采购主要是指采购大宗原辅包装材料和设备的采购合同总价超过10万元以上的采购需经审核小组参与调研审核，签订合同前需履行签订合同会签手续。
四、按照以上分类我公司物品采购有如下几种采购：
（一） 耗材和辅助材料（一般物品采购流程）；
（二） 原辅包装材料（一般物品采购流程）；
（三） 大宗原辅包装材料（特殊物品采购流程）；
（四） 设备（特殊物品采购流）。
（一）耗材和辅助材料
1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门。
2、各部门根据年计划每月统计下一个月所需物品清单，报采购部门。
3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购。
4、物品购进后，物供部门须对所购进物品进行物品的初验，初验合格方可入库发放。
耗材和辅助材料采购流程图
使用部门
提出年计划

使用部门
制定月计划

采购部门
采购

采购部门
初验

采购部门
入库发放

（二）原辅包装材料
1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门。
2、各部门按年计划根据生产进度制定所需物品清单，报采购部门。
3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购，同时核对是否为合格供应商清单上所列的物品。
4、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。
原辅包装材料采购流程图
使用部门
提出年计划

提出使用计划

使用部门

采购部门
采购

初验

采购部门

质量部门
检验、审核
放行

入库发放

采购部门

（三）大宗原辅包装材料
对于大宗原辅包装材料合格供应商的最初选择应由质量部门、使用部门、采购部门、审核小组进行。走特殊物品采购流程：
1、使用部门根据要求提出采购申请（内容包括：材料名称、用途、基本参数和质量标准等）。
2、公司副总经理审核，总经理批准。
3、采购部门联系该产品供应商，收集产品资料及供应商资质，选择同类产品国内外知名度较高的供应商，根据使用者提出的要求，进行初步筛选，将筛选后的供应商资料交予使用部门和质量部门审阅。
4、使用部门和质量部门根据资料内容选择适合自身要求的产品及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。
5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、质量部门三方共同进行。使用部门根据需要与供应商交流产品质量和参数方面的内容，质量部门衡量其是否现行法规和GMP要求，采购部门与产品供应商进行初步议价。如果需要现场考核，可由三方共同参与进行。
6、多家洽谈结束后，使用部门和质量部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。合同价款超过10万元的需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对产品购买和报价的合理性做最后确认。
7、公司副总经理将根据使用部门和质量部门提出各家产品的优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组的审核意见（合同价款超过10万元），最终选择一家合理设备供应商报总经理批准。
8、总经理最终批准。
9、采购部门与供应商进行合同的拟定和签订。
10、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。
11、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。

大宗原辅包装材料采购流程图
提出采购申请

使用部门

副总经理审核

总经理批准

采购部门
收集资料
初筛

供应商资料审核、初筛

质量部门
使用部门

质量部门
使用部门
采购部门

当面洽谈

质量部门
使用部门
采购部门

现场考核
（根据需要）

质量部门
使用部门
采购部门
审核小组（合同价款超过10万元）
形成初步选择意向

副总经理审核

总经理批准

合同会签
采购部门
签订合同

合同跟踪

采购部门

入厂初验
采购部门

请验

采购部门

质量部门
检验、审核
放行

入库发放

采购部门

（四）设备

1、使用部门根据要求提出采购申请（内容包括：设备名称、用途、应具备的功能等）。
2、公司副总经理审核，总经理批准。
3、采购部门联系该设备供应商，收集该设备的资料及供应商资质，选择同类产品国内外知名度较高的供应商，根据使用者提出的要求，进行初步筛选，将筛选后的设备及供应商资料交予使用部门审阅。
4、使用部门根据资料内容选择适合自身要求的设备及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。大型设备尽可能以招投标方式进行，应至少有三家设备供应商可供选择。
5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、工程部门三方共同。使用部门根据需要与设备供应商交流设备性能方面的内容，工程部门与设备供应商交流设备原理、结构、重要配件生产厂家各方面性能、设备维护保养、售后服务等方面的内容，采购部门与设备供应商进行初步议价。如果需要现场考核，可由三方共同参与进行。
6、多家洽谈结束后，使用部门和工程部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。合同价款超过10万元的需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对设备购买和报价的合理性做最后确认。
7、主管副总或总将根据使用部门和工程部门提出各家产品的优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组的审核意见（合同价款超过10万元），最终选择一家合理设备供应商报总经理批准。
8、总经理最终批准。
9、采购部门与供应商进行合同的拟定，生产部门提供合同中设备性能要求及售后服务等要求，工程部门提供设备维护等方面的要求，财务部门对付款方式进行审核和提出相应意见。
10、合同最终由采购部门和设备供应商签订。
11、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。
12、对于大宗设备如果需要对设备进行厂家现场验收，可由使用部门和工程部门协同进行。
13、设备到厂后验收需由使用部门、采购部门、工程部门三方进行。

设备采购流程图
提出采购申请

使用部门

现场考核
（根据需要）
当面洽谈
供应商资料审核、初筛

收集资料
初筛

总经理批准
副总经理审核

采购部门

使用部门

使用部门
采购部门
工程部门

使用部门
采购部门
工程部门

使用部门
采购部门
工程部门
审核小组（合同价款超过10万元）
形成初步选择意向

副总经理审核

总经理批准

合同会签

采购部门
使用部门
工程部门
财务部门

签订合同

采购部门
合同跟踪

使用部门
工程部门
使用部门
采购部门
工程部门
入场验收
厂家现场验收

五、特殊情况采购审批：
对于计划内物品的采购可直接走各种采购流程，对于计划外的物品，须经部门总监批准，报副总经理，数额较小的可由副总经理审核并批准购买，对于数额较大的，须由副总经理审核，报总经理批准购买。
对于急购的计划外物品，如副总经理和总经理不在公司时，可由部门总监或部门部长向副总经理电话征求意见，待副总经理批准后，由副总经理电话通知采购部门购买。
六、采购过程各部门职责人：
使用部门主体责任人：
物供部门：
行政部门：
生产部门：
质量部门：
工程部门：
财务部门：
营销部门：
采购部门主体责任人：
物供部门：
工程部门主体责任人：
工程部门：
质量部门主体责任人：
质量部门：
审核主体责任人：

批准主体责任人：
总经理：
七、大型设备货款支付方式（参照）：
1）甲方在合同签订后支付合同总价的30%作为预付款。
2）产品到客户指定地点清点后付合同总价的30%。
3）设备安装调试、初步验收合格后一周内凭三方（使用部门、采购部门、工程部门）签字确认的设备验收单付合同总价的30%。
4）设备正常运行一年后，经设备使用部门和工程部门确认该设备能够达到合同各项要求后，支付合同总价的10%尾款。