改进和增强纸质档案管理.docx

改进和增强纸质档案管理

　　二十世纪末，以玩temet为代表的信息技术电子化、数字化、网络化风暴席卷全球，人类开始迈人电子信息时代。信息获取、加工和传递方式的深刻变化，使整个社会成为一个以电子计算机为依托的信息加工处理系统。这场变革波及到社会生活的方方面面，给几乎所有的产业和行业带来了巨大的冲击。就档案管理工作而言，原有意义上的文献管理部门，如图书馆、档案馆、资料馆等作为实体日益萎缩，利用电子信息方式构筑的网络馆、虚拟馆通过信息高速公路变得无所不在，以纸为主要载体的传统档案有逐渐为电子档案所改变和替代的趋势。然而，在这里笔者所要强调的是，现阶段我们仍然需要重视和加强对纸质档案的管理，传统档案和电子档案仍将在相当长的时间内双轨并行。
　　1电子文件档案的缺陷使加强纸质档案管理成为必需
　　电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取、并可在通信网络上传输的文件，将电子文件整理、归档后即形成了电子档案。电子档案以其高密度存储、多信息集成、大容量传输等相对于传统档案无可比拟的优势，日渐成为各类文件档案的主导形态。但是，从信息技术的发展现状来看，电子档案也存在它固有的缺陷，甚至某些优势本身也同时成•60•为其难以克服的劣势，概括起来主要有:
　　存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性
　　首先，电子文件的载体一般都具有重写性，这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举，并且价格低廉。又由于电子文件的技术特征只体现在计算机运行过程当中，而不表现在最终的运行结果上，这就使电子信息更改之后可以不留任何痕迹，复制之后无法区分原件与复制件，造成电子档案的真实性难以得到保证。其次，不论是磁性载体还是光学载体，与传统的纸质载体相比，其稳定性和耐久性都明显不如，它更容易受到外界物化因素的影响，比如材料的氧化和变质、磁场的作用、系统软件的不断升级、存储介质的预期寿命等，并且影响因素更多、更复杂，因而也大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。表1是经过现代科学研究证实的各种存储介质的预期寿命:
　　文件结构的复杂性影响了电子档案的系统性和完整性
　　文件结构包括物理结构和逻辑结构，简单地说，载体及其状况代表着文件的物理结构，文件内容的编排就是逻辑结构。对于纸质文件来说，载体与信息是不可分离的，因而其物理结构与逻辑结构是统一的。而电子文件的物理结构与逻辑结构关系则比较复杂，由于文件内容并不固定依附于特定的载体，它可以通过拷贝的形式依附在多个载体上，也可以通过分布式存储的方法，将文件内容分解后存储于不同地点和设备，这样就造成同一份电子文件的内容在存储时出现载体分离现象，我们在读取这份文件时就需要从不同位置的载体中分别抽取，如果缺少其中的某一部分，则该电子文件的系统性和完整性就受到了破坏。
　　信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性
　　传统档案的信息直接固定在某尸载体上，与载体成为不可分离的一个实体，而且文件最初形成时的标记也被同时固定于这一实体当中，使之具有明显的原始性特征。电子档案的信息则不具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原，而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。另一方面，电子文件有两种存在形式-机读形式和人可读形式。脆胃机读形式，就是储存在计算机外围设备上的电子数据，这其实是电子文件最原始的形式。但由于这种形式只有计算机及其附属设备才能识别，而不为人所直接识别，因此无法作为凭据使用。所谓人可读形式，就是将电子数据通过计算机处理和外围设备的辅助，转换为文字、数字、符号、图形等可为人识别的表达方式。但也正是由于这种转换，使得最终输出的电子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，电子档案的真实性和完整性往往容易被人质疑，因此与纸质档案相比，电子档案的凭据作用受到了极大的削弱。
　　网络环境的共享性减少了电子档案的安全性和保密性
　　电子文件的共享性是通过网络环境实现的，但随着网络化的发展，网络安全问题日益凸现。例如，非授权访问、冒充合法用户、线路窃听等非法手段会侵犯文件所有人的合法权益，造成电子档案的泄密;利用网络传播病毒、干扰系统正常运行等恶劣手段会破坏文件数据的完整性，造成电子档案的缺损甚至完全丢失;修改文件内容、改变文件来源和目的地、改变文件分组顺序、篡改回执等主动性攻击手段更是直接影响到电子档案的安全可靠。
　　信息的系统依赖性增加了电子档案的管理成本
　　电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。电子文件的系统依赖性包括对字符编码、软件、硬件、标准、技术设备更新以及加密技术的依赖，例如:一旦设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失;不兼容的计算机设备会使电子文件无法读取;不同软件生成的电子文件难以实现格式转换;出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，以及随着科学技术的发展，软硬件更新换代速度的不断加快，又进二步加大了电子文件的系统依赖性。因此，很有可能出现的普遍情况是一一文件载体保存完好，却无相应的读取环境。而要使电子文件得以有效利用，就必须在妥善保存文件载体的同时，确保文件原有的读取环境完整保存，这样无疑大大增加了电子档案的管理成本。
　　信息的环境依赖性增大了电子档案保管和维护的技术难度
　　首先，电子文件中的信息必须依存于数字化的环境，为保证这些以数字化形态存储的信息能够被读取和理解，就要依靠相应的读取、显示等软硬件设备，并保存相关参数，因而增加了电子档案保管的技术难度。其次，由于数字化形态的信息不能被人所•直接阅读，其维护工作也就不可能像传统档案那样直观;再加上电子文件载体的信息记录密度较大，且载体上的数字编码往往要经过加工、加密、压缩编码等特殊处理，更增加了人们读取和理解的难度。电子文件的这种非直读性使其日常维护工作涉及多方面的复杂因素，对技术性也提出了更新、更高的要求。
　　2现代理论技术的发展使加强纸质档案管理成为可能
　　以纸质档案为代表的传统档案，由于数量繁杂，体积庞大，且信息与载体密不可分，给档案的收集、整理、保管、检索、利用、编研等各项管理工作带来了不便，因而有逐渐为电子档案所替代的趋势。但随着现代理论技术的进一步发展，改进和加强纸质档案的管理便具备了更加成熟的主客观条件:
　　现代档案学的建设为加强纸质档案管理提供了理论指导
　　从档案学的发展状况来看，现代档案学不仅成为一门独立的科学，而且已经建设成包括.档案管理学、档案编纂学、档案保护学、档案文书学、档案史料学等若干分支学科构成的科学体系。这些分支学科大量的研究成果，为改善纸质档案的收集、编纂、保管、传递等各个环节提供了丰富的理论指导。
　　现代科学的发展为妥善保护纸质档案提供了客观条件
　　现代物理、化学、生物学、气象学、光学、建筑学和环境科学等多学科的理论发展，均有助于提高纸质档案保护的技术水平。比如，通过建立环境自动化保护体系，可以实现档案库房温湿度的自动调节和防火、防盗的自动监测;通过预防纤维素氧化和水解的物化措施，可以成倍延长纸张的预期寿命;通过建筑结构和光热效能的综合运用，可以有效改善纸质档案的生存环境，等等。
　　缩微技术的成熟使纸质档案的传递和存储变得更加经济
　　档案存储的缩微技术，是利用光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行储存、传递和使用。目前档案缩微的形式主要有两种:普通缩微摄影和激光全息超缩微摄影。缩微技术的成熟，一方面使我们在传递、运输和查阅档案文件时，无需再面对汗牛充栋的浩瀚典籍;另一方面，缩微复制品的普遍运用也对纸质档案原件起到了很好的保护作用。此外，目前世界上有些国家已经承认缩微复制品与档案原件具有同等法律效用，档案经缩微后，原件可以不再全部保存。如果这一原则能够获得广泛认同，那么档案的存储成本将会得到极大的降低。
　　计算机的推广使纸质档案的查找和利用变得更加方便
　　电子计算机的普遍应用，可以实现纸质档案编目与检索的自动化。而计算机检索和手工检索相比具有明显的优势:一是方便实用。利用计算机提供的各种软件，可以通过查找关键字方式轻易地找到所需的档案资料，还可以把若干项目结合起来进行组合查询。二是简明快捷。只要在检索系统上输人几个关键词语，甚至可以采用模糊查询的手段，方便地查找纸质档案在档案室中的确切位置，而且检索速度大为提高。三是检索效果好。使用质量较好的软件时，计算机检索的“查全率”和“查准率”都会明显高于手工检索。
　　3纸质档案管理的现状仍需得到进一步改进和加强
　　前文说明了电子信息时代加强纸质档案管理的必要性和可能性。但从当前档案管理的现状来看，纸质档案的管理工作仍然做得不够，还需进一步改进和加强，主要表现在以下几个方面:
　　档案管理人员观念陈旧
　　我国档案工作的传统职责是“资政存史”，档案管理人员习惯于长期的封闭禁锢、因循守旧、与世无争，“重保管、轻利用，重历史、轻现实”的状况一时难以得到根本扭转。这就要求我们必须大胆解放思想，积极转变观念，尽快树立和不断增强开放服务的意识，创新发展的意识，竞争生存的意识，下大力气研究传统档案的开发与利用，在妥善保管的同时努力提升档案文化的品位，经常性地开展专题展览活动，积极从事档案编研工作，不断推出高质量的研究成果。
　　专业馆与各单位发展不均衡
　　随着对档案工作重要性的不断认识，目前除图书馆、档案馆、资料馆等专业场馆外，企、事业单位也大多建立起了自己的档案管理部门。但在办公自动化技术日益成熟的今天，很多单位纯粹依赖于电子档案，过分强调“无纸化办公”，忽略了纸质档案的收集与保管，使电子档案成为无源之水。一旦由于载体受损或计算机系统升级而造成电子档案的缺失，往往会给单位工作带来极大的被动。
　　纸质档案与电子档案不相配套
　　由于电子档案的原始性、真实性、凭据性不如纸质档案，而纸质档案在存储、传递、查阅等方面又不如电子档案，因此两套档案仍将长期并存，双轨运行。但目前不少单位电子档案是电子档案，纸质档案是纸质档案，虽然双轨并行，却是平行运作、互不关联，失去了并存的实际意义。只有在电子文件归档的同时，附上与其内容一致并带有完整签章和说明的纸质文件，让两种载体相互配套，并轨运行，才能真正达到加强档案管理的最终目的。
　　档案文书质量不高
　　文书是档案的源头，文书处理工作质量的好坏，将直接关系到日后档案工作能否顺利开展。重视后道的档案管理，而忽视前道的文书质量，这种本末倒置的做法成为一些企、事业单位的常见现象。文书体例不合规范，文字撰写不符要求，文件资料不够完整，严重影响了档案的保存与使用价值。这就要求我们从源头抓起，在加强档案管理的同时狠抓文书的质量管理，全面提升文书和档案的管理水平。
　　档案调阅和周转速度不快
　　形成这种状况的原因主要有两个:一是室藏档案结构缺乏整体性，卷内文件组合缺乏连续性，造成查找资料困难，影响了调档速度;二是零散文件移交不全，借出文件长期滞留，造成归档资料支离破碎，影响了周转速度。这就要求档案管理部门与业务部门保持经常性的业务联系，把好整理立卷关;督促文书部门建立严格的呈阅、催交制度，把好文件运转关;规范文件交接、鉴定、归档手续，把好归档接收关;积极组织协调，做好零散文件和帐外文件的收集工作，把好体外循环关。
　　档案工作缺少标准化
　　现代档案工作要实现信息服务社会化，就必须建立起科学的管理制度，即按照档案形成、保管和发摔作用的一般要求，对档案管理的各个环节，进行多层次、多系统、多角度的综合的科学管理，进而把档案工作的各个环节有机地联系起来，形成一个协调、统一、有效的社会服务系统。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容。要建立科学的管理制度，同时要建立方方面面的标准。没有档案工作标准化，就没有档案管理科学化，也就没有档案工作的现代化。综上所述，笔者认为在电子计算机、信息技术日益成熟和普及的当今时代，纸质档案由于自身的特点:原始凭证性强、保存时间长，相对于电子档案仍有十分重要的保存价值，我们在日常工作中仍要加强对纸质档案的管理。改进和增强纸质档案管理