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生产制造型企业薪酬福利管理流程

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员工薪酬管理

目的

规范公司内部工资发放程序, 提高公司内部效率, 确保每月工资及时、 准确完整地被计提, 发放及记录。

1． 适用范围

本流程适用于内地公司所有员工发放的工资。

2． 流程责任人

人力资源部

3． 相关文档
《人事资料表》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《考勤记录》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《部门工资汇总表》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《工资支付明细表》
《个人所得税汇总表》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《个人所得税申报表》—统一在网上申报。
《录用审批单》
《转正审批单》
《加薪及晋升审批表》
《离职申请表》
《离职交接单》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《保险变更通知单》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《请假单》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。
《逾期借款扣款通知》—根据公司详细情况制定, 不设计范本。

3． 流程说明

编号
步骤说明
部门
人员
控制
活动
5.1
人事系统介绍

公司人力资源部每月1日至6日进行前一个月工资统计核算, 10日申请工资款进行支付。

a) 普通员工的《录用审批单》经部门经理、 人力资源部部长、 COO审批; 部门部长的《录用审批单》经总经理审批; Manager on the feasibility of getting the BOD to approve the recruitment of部门副总经理.)( 已经列入问题表)
b) 普通员工的《转正审批单》经部门经理、 人力资源部部长、 COO审批; 部门部长的《转正审批单》经总经理审批; (高级别的职员也需要转正吗?如还需要,应该不用董事会再审批,不是很实际.) ( 已经列入问题表)
c) 普通员工的《加薪及晋升审批表》经部门经理、 人力资源部部长、 COO审批; 部门部长的《加薪及晋升审批表》经总经理审批;

d) 部门间员工调配需变更《人事资料表》部门信息时, 普通员工的《内部调配审批单》经部门经理、 人力资源部部长、 COO审批; 部门部长的《内部调配审批单》经总经理审批;

e) 普通员工《离职申请表》经部门经理、 人力资源部部长、 COO审批; 部门部长的《离职申请表》经总经理审批; (why need Board of Directors to approve? Unless they are directors, then yes. If not I don’t think is necessary, unless the client wants it to be that way.)( 部门副总经理应该算是公司VP, 已经列入问题表, 与客户确认)
f) 经审批的离职员工的《离职交接单》
①由其本部门直接上司签字确认该辞职人员工作、 物品交接是否完成;
②行政部签字确认办公用品都已经回收;
③财务部负责员工借款的人员确认该辞职人员所有借款均已还清;
如未收到各个部门确认完毕的《离职交接单》, 人事专员应在《人事资料表》中的离职人员汇总表中标明, 暂不发该离职员工的最后一个月的工资。

以上单据若审批手续不完整, 人事薪酬专员将相关单据转回有关人员, 要求其完成审批程序后再做提交。
以上原始审批单据均采用事前连续编号管理, 确保资料完整性。

人力资源部
COO
总经理
部门部长

人事及薪酬专员

5.2
考勤统计员统计考勤记录

每月1号生产部门中的考勤统计员及管理部门中的行政专员根据每个人员打卡记录及各类《请假单》, 汇总完成上月相关部门的《考勤记录》后, 按部门分类转交给相关部门部长。
部门部长根据各类请假单审阅确认《考勤记录》中所管辖部门人员数量及其出勤情况( 年假, 病假等) 。确定一致后将确认的部门考勤表再发给车间考勤统计员或管理部门行政专员, 并抄送给人事部门人事及薪酬专员, 使人事及薪酬专员确定当月人头数量。

生产部门
管理部门

各个部门

考勤统计员
行政专员

部长

5.3
人事及薪酬专员复核各部门人数及出勤数据

人数:
人事及薪酬专员将收到的《考勤记录》中各部门人员数量与当期《人事资料表》中在职人员部门人数信息核对。核对一致后, 以《考勤记录》人数为依据进行工资核算; 若不一致, 要与考勤统计员及行政专员进行查找直至一致。

出勤数:
人事及薪酬专员根据由各个部门部长确认的部门考勤记录, 查看人力资源部门留存的相关支持性文件( 年假, 病假, 等) 复联及考勤卡, 并最终汇总当月人员休假审批单及当年休假汇总信息, 形成全公司每月excel版《考勤记录》, 以此出勤数为工资计算依据。

人力资源部

人事及薪酬专员

核对
5.4
编制《工资支付明细表》

人力资源部人事及薪酬专员编制《工资支付明细表》。

《工资支付明细表》包括工资明细、 个人所得税计算、 社会保险, 该表格所有的公式和固定信息都用密码保护, 只有人事及薪酬专员有权更改。

人力资源部

人事及薪酬专员

5.5
发放工资条

人事及薪酬专员打印出工资条, 于每月10号由员工领取。员工若发现工资单与入账金额不相符或其它任何疑问能够在每月20日前到人力资源部门查询。如有差误必须有人力资源部长审批的支持性文件。

人力资源部

人事及薪酬专员

5.6
录入系统

财务部长将人力资源部副总经理提供的《工资支付明细表》交给工资会计进行账务处理。工资会计录入用友系统【总账模块】-【凭证新增】:
1) 、 计提工资凭证:
a) 借: 管理费用/制造费用/生产成本等科目
贷: 应付工资

b) 借: 应付工资
贷: 应交税金

2) 、 代扣保险凭证:
借: 应付工资
贷: 其它应付款( 养老保险/医疗保险/失业保险/住房公积金)

3) 、 计提单位承担社保凭证:
借: 管理费用
贷: 其它应付款( 养老保险/医疗保险/工伤保险/生育保险/失业保险/住房公积金)

若有差异, 工资会计要及时报告给财务部长, 要求人力资源部门进行核查说明。

工资的发放是由银行出纳根据《工资支付明细表》发放现金, 工资会计在用友系统【总账模块】中生成:
借: 应付工资
贷: 银行存款

每周财务部长根据《工资支付明细表》, 进入用友系统【总账模块】中的【凭证查询-会计分录序时簿】对凭证银行科目, 金额项目信息是否正确进行审核, 确认无误, 点击【审核】。若错误则返回给工资会计进行更正。
之后, 财务部长进入【总账系统】中的【凭证过账】选择界面, 挑选出已经复核无误的凭证确认过账点击【开始过账】, 系统自动将该分录过入总账。

财务部

财务部

工资会计

财务部长

审核
5.7
财务部与人事部门对账

财务每月8日之前与人力资源部门就应付未付工资余额
应付工资科目对账:
应付工资余额=本期计提工资总额+暂扣离职手续不全人员工资总额

如有差异, 要求人力资源部门进行及时核查, 在下月调整。

财务部
人力资源部

工资会计
人事及薪酬专员

5.8
填写《个人所得税汇总表》

人事部薪酬福利专员依据最终版《工资支付明细表》编制《个人所得税汇总表》。按照个人所得税率分类填写工资总额, 人员数量, 各档税率应缴个人所得税。

人力资源部

人事及薪酬专员

5.9
复核《个人所得税汇总表》

人力资源部长复核《个人所得税汇总表》, 与《工资支付明细表》中个人所得税总额核对一致后, 打印并签字确认转交给财务部税务会计。

人力资源部

部长

审核
5.10
形成《个人所得税申报表》

财务部税务会计复核《个人所得税汇总表》税金总额与用友系统中当月入账代扣代缴个人所得税金额一致后, 填写《个人所得税申报表》申报。

财务部

税务会计

5.11
复核《个人所得税申报表》, 向税务申报

税务会计将填写完整的《个人所得税申报表》及经人力资源部长签字确认的《个人所得税汇总表》提交给财务部长, 财务部长与用友系统应交税金-个人所得税余额核对, 确认正确签字后, 依据公章管理要求, 由行政部印章保管员加盖公章后, 出纳向银行提交付款, 税务会计到税务局大厅进行申报。

财务部

部长

复核
5.12
录入支付个人所得税凭证

税务会计从人事及薪酬福利专员处获得《个人所得税汇总》表计算表, 复核个人所得税计算是否正确, 并在用友【总账模块】-【凭证新增】中核算个人所得税的系统中录入的应交税金的余额核对无误后, 在个人所得税计算表中签字确认, 填写《银行报销/付款申请表》, 提交财务部长审批。( 详见银行支付流程)

银行出纳付款完毕后在《银行付款/报销申请表》、 《个人所得税申报表》盖【XXXX年XX月XX日转账付讫】章, 交于税务会计生成:
借: 应交税金－个人所得税
贷: 银行存款

财务部

财务部

税务会计

银行出纳

5.13
复核凭证与过账凭证

财务部长根据《银行付款/报销申请表》及《个人所得税申报表》审核系统录入结果, 以确保录入金额、 科目、 期间的正确性, 如有差异提请录入人修改, 财务部长审核无误后进行过账。

财务部

部长

复核
审批
5.14
文件归档

人力资源部人事及薪酬专员将经签字复核后的《工资及社保计算表》等分别编号后归档保存, 只有人力资源部长和相关的职责员工有权接近。

人力资源部人事及薪酬专员将《考勤记录》编好归档保存

财务部相关会计将经复核的《部门工资汇总》、 经审批的《银行付款/报销申请表》与审核过账后的凭证等文件, 编号归档。

人力资源部

财务部

人事及薪酬专员

工资会计

5.15
结束