报销系统操作说明.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,慧点科技网上报销使用操作手册,1.,环境配置,当前报销系统支持,IE6.0,、,IE7.0(,不支持,IE8),、,360,安全浏览器，假如系统未安装以上浏览器，请下载安装以上浏览器。,网上报销登录网址：,172.20.90.191/K3WEB,首次登录时需要安装网上报销客户端插件和将该网址设为可信任站点：,1.1,信任站点设置,设置信任站点第一步：在浏览器录入,172.20.90.191/K3WEB,，页面跳转至以下页面：,第1页,设置信任站点第二步：点击图中安全设置，设置可信任站点，弹出以下界面：,设置信任站点第三步：点击运行，跳转至以下页面：,第2页,设置信任站点第四步：点击运行，跳转至以下页面：,在红色文本框录入,IP,地址：,172.20.90.191,，点击确定，完成信任站点设置。,第3页,1.2IE,客户端组件安装,IE,客户端组件安装第一步：在下列图中点击,第4页,IE,客户端组件安装第二步：点击 出现以下界面：,点击运行出现以下界面：,第5页,点击运行，进行安装跳转至以下界面：,点击确定，跳转至以下界面：,安装完成，重启浏览器。,第6页,2.1,系统登录,1.,在,IE,中录入网上报销登录地址：,172.20.90.191/K3WEB,，进入登录界面，以下列图所表示：,登录方式默认为 不需要修改；,数据源选择：北京慧点,-,用户名：录入企业分配,K3,使用账户，汉字名字全称，如“李黎霞”，若有名字重复，请与管理员黄戟确认；,密码：登录密码（初始密码为空）,录入完成后，点击确定登录网上报销系统。,第7页,2.,在,IE,录入,OA,地址：企业,OA,内网，即可打开登录页面，以下列图：,输入用户名和密码（这里用户名和密码和企业内部,OA,中一致）,第8页,进入,OA,内网后，点击,内部链接,中,新报销系统,项，即可打开登录页面，以下列图：,登录方式默认为 不需要修改；,数据源选择：北京慧点,-,用户名：录入企业分配,K3,使用账户，汉字名字全称，如“李黎霞”，若有名字重复，请与管理员黄戟确认；,密码：登录密码（初始密码为空）,录入完成后，点击确定登录网上报销系统。,第9页,2.2,更改密码,系统登录成功后，进入以下界面：,第10页,在左下角点击 系统设置,系统设置,更改密码 进入以下界面：,依次在系统中录入 旧密码、新密码，,注意：密码最长为,15,位；密码对大小写很敏感；不支持特殊字符；,信息录入完成，点击保留，系统提醒：,密码修改完成。系统自动退出，需要重新登录系统。,第11页,2.3,模块介绍,登录网上报销系统后显示界面以下：,其中左侧红色部分为业务部分，右侧未待处理消息部分。,左侧用于填写,费用借款申请单,和,费用报销单,，右侧显示员工提交至审核人时，审核人需处理任务。,其中左侧红色部分为业务部分，右侧未待处理消息部分。,左侧用于填写,费用借款申请单,和,费用报销单,，右侧显示员工提交至审核人时，审核人需处理任务。,第12页,在标准产品中，网上报销模块包含了,费用借款申请,出差借款申请,费用报销单,差旅费报销单,费用转移单,五个子模块，,依据我企业实际业务只使,费用借款,(,申请,),单,、,费用报销单,两类单据,。,以下列图红色标识处：,第13页,3.,费用借款申请,3.1,借款单新增,当员工需要向企业借款时，需要在网上报销系统中录入,费用,(,借款,),申请单,，操作过程以下：,首先按照之前介绍登录网上报销系统，然后打开网上报销,费用（借款）申请页签，点击新增申请页签，系统进入新增,费用（借款）申请单,页面，界面以下列图：,第14页,填写步骤以下：,首先勾选系统左侧 复选框，然后填写申请日期、申请人所在部门，选择对应支付方式。当前用支付方式主要有三种现金、电汇、支票，分别对应于下列图中红色框选部分：,假如收款人与申请人不为同一人时，请将收款人信息分别填写在收款人、开户行、银行账号文本框中。,单据头部分填写完成后，点击下列图表中,第15页,单据头部分填写完成后，点击下列图表中 按钮，增加分录行，填写详细借款明细。,核实项目类别：,系统默认为部门；,核实项目：,与申请部门一致；,费用项目：,用于填写借款费用类型；比如：某员工需要出差，需借款差旅费,500,元，则在费用项目一栏，选择 跳转至费用项目基础资料查询界面，,第16页,以下列图：,第17页,因费用项目较多，系统提供了查询功效，以下列图：,第18页,录入完成，点击查找以下列图：,勾选该费用选项，双击费用即可；项目实施人员请选择,02.01.*;,研发人员请选择,02.04.*;,销售人员请选择,02.02.*;,综合部人员请选择,02.03.*;,后台职能部门人员请选择,02.05.*,第19页,支付方式：,选择该笔费用支付方式；,申请金额：,录入借款金额；,预计还款日期：,录入预计还款日期，注意此处为时间格式，比如,-11-30,；此处亦能够经过,在日历中选择；且预计还款日期应大于申请日期；,填写完成后，点击下列图中,按钮，,第20页,系统提醒以下：,单据保留成功。,制单人能够经过查看,查看借款，查看与借款人相关历史借款信息，当前只统计到部门，修正后会按照申请人来统计。,第21页,单据保留成功后，单据保留在制单人报销系统 我初稿 中，假如对借款单部分内容需要修改，则在我初稿中找到对应单据，双击打开进行修改。,(,金额一旦启用多级审核不能修改，只能删除重新提交,),第22页,3.2,借款单提交审批,制单人确认借款单无误后即可提交多级审批，操作以下列图：,第23页,点击开启多级审批，系统提醒以下：,第24页,此时，能够经过编辑,-,查看审核路线追踪单据，查看当前单据所处步骤，以下列图：,第25页,图中表示当前该单据处于出纳审核节点，经过 能够查看该节点详细处理人。,3.3,借款单审批,审批人登录网上报销系统，打开 信息中心,任务,待处理任务能够查看到当前需要审批人处理单据列表，双击可直接打开该单据。以下列图第26页,查对单据内容后，可进行相关审批和驳回操作。详细操作以下：,第27页,假如要审核经过，则选择 编辑,多级审批；假如驳回审批，则选择 编辑,驳回审批（不允许选择“审核不经过”不然会造成单据无法删除，无法修改，且一直停留在“我待办”中。在审批或者驳回时，可录入相关意见以下列图：,第28页,点击确定，跳转至以下页面，依据实际需要，选择下级审核人：,第29页,确定，此时单据已经流转至下一个节点，后续操作跟此操作类似；,第30页,3.4,借款单驳回,系统登录成功后，经过待办流程可查看到当前审批人待处理单据，假如单据不符合企业报销制度，审核人可将其驳回，通知制单人重新修改，提交，重新进行多级审批；,驳回操作以下列图所表示：,第31页,点击驳回审核，系统跳转至以下界面：,在指定驳回级次页签，选择 ，点击确定，驳回成功。,第32页,4,费用报销,为规范企业借款,报销流程，借款人需对自己借款情况了解，能够在报销时准确划分报销时，冲借款与退款金额；,4.1,费用报销新增,费用报销单新增是在费用报销,新增申请界面，界面以下列图：,第33页,其中,单据头部分，如图；,申请人：系统默认制单人对应职员；与制单人一致；,申请日期：费用报销申请日期；与制单日期一致；,申请部门：申请人所在部门；带Z为去年部门；凡各事业劳务费外包人员，此项请选择项目负担人所在部门；,费用负担部门：费用负担人所在部门，此项应与表单中“核实项目”一致；带Z为去年部门，请依据新组织架构中部门进行选择；,财务日期：要求与申请日期在同一个月,支付方式：选择对应支付方式；提议选择为现金或电汇，现金是出纳实际付款，电汇是指经过银行进行转账；,支票抬头：收款人为单位时，需填写此项；,是否二次提交：新增保留后提交为第一次提交，在李黎霞处被驳回修改再次提交为二次提交；,收款人：,当报销单收款人不为申请人时，在此录入实际收款人名称；,开户银行：,当报销单收款人不为申请人时，需录入实际收款人对应开户银行；,开户银行账号：,当报销单收款人不为申请人时，需录入实际收款人对应银行账户；,收款人，开户银行，开户银行账号，当报销单收款人与申请人不一致时，需要填此三项，如外包美工费等；报销需要付款且银行账号已经在财务处立案，不需要填此三项；,第34页,单据头注意事项：,中间部分，如图：,系统默认选项，不需要勾选：实报实销，挂账；,申请付款：当企业,必须付款,给申请人时，,请勾选此项，在,两种,情况下,必须,勾选此项，,1.,无借款，直接报销时；,2.,申请费用金额大于借款金额时；,申请退款：,申请人,申请费用金额小于借款金额且,上交报销单,同时实际退款,给企业时，需要勾选此项；,当报销金额等于借款金额时或是冲销借款时，什么都无须勾选。,系统默认字段：单据编号，申请人，制单日期，币别，汇率类型，汇率；,必须要填字段：申请部门，费用负担部门，财务日期，支付方式，是否二次提交；,能够选择填字段：支票抬头，收款人，开户银行，开户银行账号；,第35页,单据体部分，如图：,首先点击上图中 按钮，单据体主要内容以下：,发生日期：,系统自动生成，,普通,不需要修改，,当餐费未到达纸质审批额度时，需要修改为餐费实际发生日期；,并在补充说明中写明招待单位，招待人名字，我方陪同人员等；,项目编号及名称：,当报销费用是用于,项目报销或日常费用时,，在此字段录入项目编号或部门费用；若是部门费用，则选择编号为“,01,”；,科技开发：,此字段,仅限于处理方案与产品中心用于产品研发时使用,，在此字段录入产品名称；若是报销部门费用，此字段为空，需要写在项目编号及名称中，,核实项目类别：,系统默认为部门，不需要修改；,核实项目：,选择此笔报销费用负担部门；与“费用负担部门”一致；因为,系统不支持会签，不一样费用负担部门请分单报销；,申请费用金额：,录入此项费用报销金额；,费用描述：,出差补助,20,元不要票部分需要在此写明出差时间段，如“,.1.15.9,：,00-.1.18.20,：,00,”；当费用描述内容与实际提供发票类型不一致时，费用描述请清空改写在补充说明中；,费用负担人：,录入此笔费用费用负担人；因为,系统不支持会签，不一样费用负担人请分单报销；,预算费用：,录入报销费用,实际费用名称,，详细请参考,快速填写攻略中部门所对应预算费用代码，,如项目实施及服务中心部门请选择,02.01.*;,营销部门请选择,02.02.*;,各事业部综合部人员请选择,02.03.*;,处理方案及产品中心部门选择,02.04.*;,后台职能部门人员请选择,02.05.*,此字段既可输入预算费用代码，也可敲入预算费用名称进行选择；,项目编号与科技开发在同一条报销明细中，必选一条；与“项目编号及名称”只能二选一，不能同一行同时填写,第36页,预算费用明细：,录入实际报销费用明细分类；比如报销费用为差旅费,火车票，那么在预算费用中选择差旅费，预算费用明细中录入差旅费,-,火车票；此字段如预算费用字段一样，详细请参考,快速填写攻略中部门所对应预算费用明细代码，,如项目实施人员请选择,02.01.*;,研发人员请选择,02.04.*;,销售人员请选择,02.02.*;,综合部人员请选择,02.03.*;,后台职能部门人员请选择,02.05.*,此字段既可输入预算费用明细代码，也可敲入预算费用明细名称进行选择；,发票类型：,该字段内容会伴随预算费用字段内容自动生成，不需要修改，当实际提供发票类型总金额与预算费用科目标总金额不一致时，请分行填写；,现金科目：,系统默认科目，不需要修改；,往来科目：,系统默认科目，不需要修改；,核定费用金额（原币）：,不需填写，会追随“申请费用金额”金额自动生成；,申请付款金额：,此字段配合使用，只有当使用，只有当此选项被勾选后，此字段才能够录入，该金额为报销金额减去借款金额，企业必须支付，且每行金额必须大于,0,；,核定付款金额（原币）：,不需填写，会追随“申请付款金额”金额；,第37页,申请退款金额：,此字段配合 使用，只有当此选项被勾选后，此字段才能够录入,；,单据体注意事项：,必须填字段：,发生日期，核实项目，申请费用金额，费用负担人，预算费用，预算费用明细；,选择性填字段：,项目编号及名称，科技开发，费用描述，补充说明，申请付款金额，申请退款金额；,系统默认字段：,核实项目类别，现金科目，往来科目，,第38页,假如需要在单据体增加多条报销数据时，可经过,增加数据行，也能够经过,删除多出单据行。数据录入完成后，点击保留，单据保留成功；,保留后单据会存放在制单人我初稿中；,假如保留时，出现以下界面：,表示此笔报销费用已超预算或无预算，请与财务黄戟查对此信息；,单据体增加数据行时，只能按次序增加，不能中间插入行,第39页,4.2,费用报销提交审批,制单人确认报销单无误后即可提交多级审批，操作以下列图：,选择开启多级审批,第40页,点击开启多级审批，系统提醒如图：,此时，在“我在办”中，选择需要查看报销单，经过“编辑”下“查看审核路线”，查看当前单据所处步骤，以下列图：,第41页,审核路线以下：,：,表示该节点已经审批过；,：,表示等候此节点人审批；,第42页,4.3,报销单审批,审批人登录网上报销系统，打开 信息中心,任务,待处理任务能够查看到当前需要审批人处理单据列表，双击可直接打开该单据。以下列图：,第43页,查对单据内容后，可进行相关审批和驳回操作。详细操作以下：,报销单内容有误时，选择驳回,审批后，提交下一级审批人,第44页,在审批或者驳回时，可录入相关意见以下列图：,点击确定，跳转至以下页面，依据实际需要，选择下级审核人：,确定，此时单据已经流转至下一个节点，后续操作跟此操作类似；,第45页,4.4,报销单驳回,系统登录成功后，经过“待办流程”可查看到当前审批人待处理单据，以下列图，,第46页,假如单据不符合企业报销制度，审核人可将其驳回，通知制单人重新修改，提交，重新进行多级审批；,驳回操作以下列图所表示：,不符合报销制度，将其驳回,第47页,点击驳回审核，系统跳转至以下界面：,在指定驳回级次页签，选择 ，点击确定，驳回成功。,第48页,4.5,报销单修改,被驳回报销单在“我初稿,”,中,修改报销单时，选择需要修改报销单，选择“编辑”下“修改”，即可对报销单进行修改，如图：,选择报销单，双击打开，只能查看报销单，不能进行修改,第49页,在“查看审核路线”下，能够查看审核意见，如图；,然后，依据审核意见进行修改，修改成功后保留，进而开启多级审批，开始审批。,6.6,跨级驳回后修改,若跨级驳回，报销单在“我在办”中，如图,第50页,选中需要修改报销单，点击“编辑”中“开启多级审批”，会出现以下列图示,然后在“编辑”中点击“驳回审批”会出现以下列图示，,第51页,点击确定，则会弹出出现对话框：,此时报销单在“我初稿”中，然后再按,5.5,中步骤进行修改，保留和提交。,第52页,