账务处理系统数据分析.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,4-2 账务处理系统,【学习目与要求】：,了解账务处理系统目标,理解账务处理系统业务流程,理解账务处理系统功能结构,掌握账务处理系统数据处理流程,掌握账务处理系统数据库设计,账务处理系统数据分析,第1页,2.1账务处理系统概述,账务处理是指从科目标设置、凭证编制和审核、复式记账、对账、结账，一直到会计汇报编制整个过程。账务处理系统是指利用计算机完成会计账务处理工作信息系统。企业内部管理和外部相关决议者所需要会计信息，都必须由账务处理系统对企业所发生经济业务进行加工处理后才能够得到，所以账务处理系统尤为主要。,账务处理系统数据分析,第2页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,1,会计科目及其编码结构体系,会计科目是对会计要素分类项目名称。会计要素分为：资产、负债、全部者权益、收入、费用和利润，会计科目也对应分为资产类科目、负债类科目、全部者权益类科目、成本类科目和损益类科目五大类。在企业会计制度中，要求这五类会计科目编码第一位分别是1、2、3、4、5，同时分别用一组数字对同类科目进行编号。,账务处理系统数据分析,第3页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,1,会计科目及其编码结构体系,因为账务处理系统中绝大部分功效模块处理过程都和会计科目相关，所以会计科目结构体系设计是关系到账务处理系统成功是否关键。,账务处理系统数据分析,第4页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,1,会计科目及其编码结构体系,会计科目结构体系设计包含：多级科目编码体系选择(动态编码、固定编码、分段编码)、会计科目属性和性质设计、辅助核实项目设计、科目编码校验算法设计等内容。,账务处理系统数据分析,第5页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,1,会计科目及其编码结构体系,本书中我们采取是固定会计科目编码结构体系，即科目共分为3级，其中一级科目3位，二级科目2位，三级科目2位，基本形式为：xxx-xx-xx。,账务处理系统数据分析,第6页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2,会计凭证,会计凭证，是统计经济业务、明确经济责任含有法律效力书面证实，是记账依据。会计凭证是账务处理系统主要基础单据，账务处理系统中全部账簿数据基本上都从会计凭证中得到。,账务处理系统数据分析,第7页2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2,会计凭证,会计凭证按填制程序和用途，分为原始凭证和记账凭证两种。,原始凭证，俗称单据，是证实经济业务已经发生或完成明确经济责任，并据以记账书面文件，原始凭证是进行会计核实原始资料和主要依据。,账务处理系统数据分析,第8页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2,会计凭证,记账凭证是会计人员依据审核后原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制凭证，是登记账簿直接依据。记账凭证，按其反应经济业务内容不一样，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。,账务处理系统数据分析,第9页,2.1账务处理系统概述,2.11账务处理系统基本概念,2,会计凭证,手工处理中，不一样性质和行业单位使用凭证样式可能是不一样，但在账务处理系统总体设计时，通常先设计一个通用凭证界面模版，包含全部需要项目，供详细功效模块调用，所以在整个系统中凭证样式是相同。,账务处理系统数据分析,第10页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2,会计凭证,凭证设计包含：凭证格式设计、凭证界面设计、凭证项目设计、凭证项目校验算法设计等内容。,账务处理系统数据分析,第11页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2.会计账簿,会计账簿是以会计凭证为依据，由含有专门格式而又相互联络账页组成，用以连续、系统、全方面地统计和反应经济业务簿籍。账务处理账簿各种多样，按照账簿用途能够把账簿分为三大类：序时账簿、分类账簿和备查账簿,账务处理系统数据分析,第12页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2.会计账簿,（1）序时账簿，也称日志账。是按照经济业务发生时间先后次序，逐日逐笔进行登记账簿。常见序时账簿有“现金日志账”、“银行存款日志账”。,账务处理系统数据分析,第13页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2.会计账簿,（2）分类账簿。是对全部经济业务进行分类登记账簿。按其反应内容详细程度不一样，又分为总分类账和明细分类账。总分类账簿简称总账依据总账科目设置账户，用来分类登记全部经济业务，提供总括核实资料。明细分类账简称明细账，依据明细科目设置账户，用以分类登记某一类经济业务，提供明细核实资料。常见分类账簿有“总分类账”、“三栏式明细账”、“多栏式明细账”。,账务处理系统数据分析,第14页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,1账务处理系统基本概念,2.会计账簿,（3）备查账簿，又称辅助账簿。对一些在序时账和分类账中未能记载事项进行补充登记账簿。,账务处理系统数据分析,第15页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,2账务处理系统主要特征,1、规范性强，一致性好，易于通用化。,账务处理系统记账原理是复式记账法，这是世界通用会计记账方法，它必须遵照以下一系列标准：“有借必有贷，借贷必相等”、资产负债全部者权益、总账余额=下属明细账余额之和、总账发生额=下属明细账发生额之和等。故此在电算化软件实现上易于商品化和通用化，当前国内外市场已经有大量商品化账务处理系统软件。,账务处理系统数据分析,第16页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,2账务处理系统主要特征,2、综合性强，在整个会计软件系统中起关键作用。,账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全方面、系统地反应企业供产销全部方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外，还需要把其它相关系统产生综合数据转入深入处理，以得到全方面反应经济活动总括性信息。所以，账务处理系统所产生信息含有很强综合性和概括性，能准确地反应企业全部财务情况和经营结果。,账务处理系统数据分析,第17页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,2账务处理系统主要特征,3、严密性,账务处理系统处理内容除综合数据以外，还包含现金、银存收支等易发生贪污舞弊业务数据处理，同时，其生成报表还要提供给相关政府部门，所以在设计中必须安排严密内部控制制度和安全保密办法，确保账务处理系统正确性和结果真实性。,账务处理系统数据分析,第18页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,因为企业内部、外部信息需求者所需要会计信息几乎都是从账务处理系统所得到，所以假如对账务处理系统不加以严格控制，就会有可能造成财务信息出现差错或失误，从而给会计信息需求者和使用者带来不准确会计信息，给企业造成严重经济损失，损害企业信誉。所以，账务处理系统控制非常主要。账务处理系统控制重点是信息完整性和准确性，以及确保输入信息合理性、正确性和适用性。账务处理系统控制主要侧重于以下几方面：,账务处理系统数据分析,第19页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,1权限控制,权限控制主要目标在于实现对系统操作员人员及其权限管理，预防无关人员进入系统。因为会计工作本身所特有性质，以及可追溯责任要求，所以在账务处理系统中，要确保只有经过授权人员才能够对会计数据等进行处理。,账务处理系统数据分析第20页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,1权限控制,（1）操作权限控制,操作权限设置是对操作员使用权实施一定控制，明确职责范围，确保会计信息安全性、可靠性。所以在系统使用之前，必须进行操作员权限设置。在这里，系统主管含有最高权限，只有他才能使用权限设置功效模块，行使人员权限设置功效，也就是对每个财会人员授权。,账务处理系统数据分析,第21页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,1权限控制,（2）口令密码控制,操作员口令作为操作员密码，和姓名一起组成系统第一防线，能够预防无关人员进入系统。当操作员进入系统时，自动提醒输入操作员姓名和密码，只有姓名和密码匹配而且正确后才能进入系统。,账务处理系统数据分析,第22页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目设置控制,（1）科目编码控制,不论是在初始化时还是在新增科目时，科目编码都不允许重复，不允许科目编码为空。其结构必须与账套参数中会计科目结果体系设置一致。比如，科目编码要求为322，“银行存款中行”编码不能为“10”，应该为“10201。会计科目展现树型结构，比如，科目“102”是“10201”和“10202”上级科目。因而，科目设置时应该先输入一级科目，再设置二级科目及以下级科目，最终再设置末级科目。,账务处理系统数据分析,第23页,2.1账务处理系统概述2科目控制,科目设置控制,（2）科目名称控制,科目名称能够是汉字、字母或者混合表示，不允许科目名称为空。在有限长度内，尽可能准确，方便于区分。,账务处理系统数据分析,第24页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目设置控制,（3）科目性质控制,依据会计制度中要求科目性质，（如工业企业科目类型包含资产、负债、全部者权益、成本、损益；事业单位科目类型包含资产、负债、净资产、收入、支出），定义每个科目标性质。,账务处理系统数据分析,第25页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目设置控制,（4）科目辅助核实控制,依据核实和管理需要设置科目标辅助核实项目。譬如：单位往来、职员往来、部门、项目、外币、对账等。在以后处理中能够依据核实项目完成对账、外币业务处理、辅助核实等功效。,账务处理系统数据分析,第26页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目增加控制,（1）新增科目时，假如为明细科目，其上级科目必须存在。不然应首先设置上级科目，在输入下级科目，不然会造成明细科目没有总账科目。,账务处理系统数据分析,第27页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目增加控制,（2）假如一个科目是明细科目，且已经有发生额和余额，不能为其增加下级科目，只能在年初进行调整，不然会造成上下级科目金额不符。,账务处理系统数据分析,第28页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目增加控制,（3）科目性质上下级必须一致。,账务处理系统数据分析,第29页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目修改控制,（1）科目假如已经使用，科目编码则不能修改。科目假如已经有余额、发生额，表明已经有业务发生，则不能修改。,账务处理系统数据分析,第30页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目修改控制,（2）假如一个科目有下级科目，科目编码不能修改。不然，会造成其下级科目没有上级科目。,账务处理系统数据分析,第31页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目修改控制,（3）若科目设有辅助核实，科目编码不能修改。假如修改，会造成辅助核实信息不完整。,账务处理系统数据分析,第32页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目删除控制,（1）假如科目已经使用，则不能删除。,账务处理系统数据分析,第33页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目删除控制,（2）假如科目有下级科目，则不能删除。假如删除，会造成其下级科目没有上级科目。为便于科目调整，在科目没有使用情况下，当科目有下级科目时，也能够同时删除其下级科目，但必须给出提醒，确认后才能够删除。,账务处理系统数据分析,第34页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2科目控制,科目删除控制,（3）若科目设有辅助核实，辅助核实启用后科目不能删除。,账务处理系统数据分析,第35页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,凭证录入是账务处理系统数据入口，所以，必须确保凭证正确性。普通来讲，凭证录入时控制办法主要包含以下几方面,账务处理系统数据分析,第36页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（1）凭证号连续控制,凭证号是凭证标识，反应了经济业务发生次序，按照会计制度要求，凭证应按月分类连续编号。在计算机环境下，普通经过系统自动分类编号来防止重号、漏号和串号发生。,账务处理系统数据分析,第37页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（2）凭证日期控制,凭证日期用于标识经济业务发生时间，凭证日期必须是公历日期，凭证日期也由系统依据登录日期自动给出，但能够修改。凭证录入日期若在当前会计期间之前，则系统不允许输入。但在本期未结账，而本期以后期间已经有业务发生，应该允许输入本期以后任意期间凭证。,账务处理系统数据分析,第38页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（3）科目编码正当控制,存在性控制。即检验凭证输入时科目编码是否在科目编码库存在，假如不存在，应给予提醒。,是否是最明细科目标控制。凭证输入时科目编码必须是最明细科目编码。,账务处理系统数据分析,第39页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（3）科目编码正当控制,是否与凭证类型相符控制。特定凭证类型要求凭证中必须出现一些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”等科目；收款凭证中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”等科目。输入时应检验输入借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符。,账务处理系统数据分析,第40页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（4）金额控制,任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”标准。所以，保留每一张凭证之前，必须进行借贷平衡检验。对于用户输入凭证，若系统检验到借贷双方总额相等，则说明借贷平衡。反之，若计算机在校验中发觉某张凭证借贷金额不等，系统则提醒犯错信息，并拒绝保留。,账务处理系统数据分析,第41页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（5）记账凭证完整性控制,凭证中需要输入数据项目，包含辅助核实数据，输入时每一项都必须输入完整。,账务处理系统数据分析,第42页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,2.凭证录入控制,（6）凭证修改控制,操作员普通不能修改他人填制凭证，如非得他人修改，应该采取冲销或补充更正法订正。,账务处理系统数据分析,第43页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,4期初数据录入控制,（1）平衡检验控制,在全部期初数据转入后，计算机应自动进行平衡检验，内容主要包含：上、下级科目数据要一致，即“上级科目数据=下属明细科目数据之和”；满足“资产=负债+全部者权益”；余额要与科目性质相符，如资产类科目可有余额，损益类科目无余额等。,账务处理系统数据分析,第44页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,4期初数据录入控制,（）记账时控制,只有平衡检验经过后才能记账，同时应封锁该模块，禁止修改期初数据。,账务处理系统数据分析,第45页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,5凭证审核控制,（1）审核人员控制,假如记账凭证已经经过审核，应将该凭证变为已审核状态，增加“审核标识”字样。从而直观反应出凭证被审核情况，审核一定要审核人进行。审核人员和制单人员不能为同一操作员，不然系统将拒绝审核。,账务处理系统数据分析,第46页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,5凭证审核控制,（2）审核修改控制,假如要修改审核后记账凭证，必须先取消审核，即把审核标识改为否后才能够进行修改。,账务处理系统数据分析,第47页,21账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,6 记账控制,（1）上月没有结账，本月不能记账。,（2）未审核凭证不能记账。,（3）借贷不平或内容不完整凭证不能记账。,账务处理系统数据分析,第48页,2.1账务处理系统概述,2.1,.,3账务处理系统控制,6 记账控制,（4）系统启用第一次记账时，应检验期初余额设置是否正当，不然会造成借贷不平衡等问题。,（5）经过记账凭证以后将不再允许修改，只能采取补充登记或红字冲销凭证方式进行更正。,账务处理系统数据分析,第49页,2.2账务处理系统目标,账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作系统，账务处理是指从设置账户、编制凭证和审核凭证、复式记账一直到会计报表编制和汇报过程。不论是企业内部管理所需要会计信息，还是企业外部相关决议者所需要会计信息，都必须由账务处理系统对发生经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统目标如表2-1所表示：,账务处理系统数据分析,第50页,2.2账务处理系统目标,全方面采集和输入会计凭证。,对输入系统记账凭证进行审核,正确、有效地登记日志账、明细账和总账，完成结账工作。,及时、准确地输出各种账、证、表及其它财务信息。,建立与其它子系统数据接口，实现会计数据及时传递与共享。,表2-1 账务处理系统目标,账务处理系统数据分析,第51页,2.2账务处理系统目标,在实际应用中，有些单位账务处理系统还要进行往来业务管理。对于往来业务较少单位能够由账务处理系统实现，对于往来业务比较多单位，则需要经过单独往来管理系统进行往来业务核实与管理。,账务处理系统数据分析,第52页,2.2账务处理系统目标,另外，为了充分发挥计算机数据处理优势，增强账务处理系统核实和辅助管理功效，账务处理系统设计目标还应增加部门核实和管理、项目核实和管理、往来核实和管理等辅助管理以及自动转账等功效。,账务处理系统数据分析,第53页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图,账务处理流程主要有5种形式：记账凭证核实形式、科目汇总表核实形式、汇总记账凭证核实形式、日志账核实形式、和多栏账核实形式。不一样账务处理流程其差异主要表达在登记总账方法和依据不一样，其中科目汇总表核实形式最为常见，这里手工系统业务流程图以科目汇总表核实形式为依据。账务处理手工业务流程图,账务处理系统数据分析,第54页,图2-6 计算机处理业务流程图,账务处理系统数据分析,第55页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图,因为上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析,填制凭证及审核凭证部分流程图,账务处理系统数据分析,第56页,图2-2填制凭证及审核凭证部分流程图,账务处理系统数据分析,第57页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图,因为上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析,登记账簿流程图,账务处理系统数据分析,第58页,图2-3登记账簿流程图,账务处理系统数据分析,第59页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图,因为上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析,对账流程图,账务处理系统数据分析,第60页,图2-4对账流程图,账务处理系统数据分析,第61页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图,因为上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析,各种账簿、报表交由信息需求者使用部分流程图,账务处理系统数据分析,第62页,图2-5 各种账簿、报表交由信息需求者使用部分流程图,账务处理系统数据分析,第63页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,1、依据原始凭证编制记账凭证。,即日常经济业务发生时，业务人员把原始凭证提供给财会部门。由凭证录入人员在企业基础会计信息支持下，直接依据原始单据编制会计凭证（其中包含收、付、转凭证）。,账务处理系统数据分析,第64页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,3、登记日志账。,出纳人员依据收款凭证和付款凭证，登记现金日志账和银行存款日志账。,账务处理系统数据分析,第65页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,3、登记日志账。,出纳人员依据收款凭证和付款凭证，登记现金日志账和银行存款日志账。,账务处理系统数据分析,第66页,2.3账务处理系统业务流程2.3.2 手工处理业务流程分析,4、登记各种明细账。,普通单位依据业务量大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收账款明细账；一个会计专门登记材料明细账等。,账务处理系统数据分析,第67页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,5、编制科目汇总表并登记总账。,总账会计依据记账凭证定时汇总编制科目汇总表，依据科目汇总表登记总分类账。,账务处理系统数据分析,第68页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,6、月末处理。,将本期所发生经济业务全部登记入账，计算并结转本期损益和成本，结出本月各个科目标发生额和余额并在此基础上编制会计报表。同时因为总账、日志账、明细账分别由多个财会人员登记，不可防止地存在着这么或那样错误。所以，月末财会人员还要进行对账，做到账账相符，账证相符、账实相符。,账务处理系统数据分析,第69页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,7、对账人员依据企业银行账和银行对账单中银行业务进行对账，并编制余额调整表。,账务处理系统数据分析,第70页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析,8、查询与生成报表。,依据现金、银行存款日志账、明细账和总账编制管理者所需会计报表和内部分析表。,账务处理系统数据分析,第71页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.3计算机处理业务流程图,账务系统计算机处理业务流程图如图2-6所表示：,账务处理系统数据分析,第72页,图2-6 计算机处理业务流程图,账务处理系统数据分析,第73页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.4计算机处理业务流程分析,1、首先，在系统启用时由凭证录入人员将本单位基础会计信息（如企业基本信息档案、科目编码和名称、期初余额、客户档案、供给商档案、财务人员档案、仓库档案等）经过初始模块输入计算机，并保留在企业基础信息文件中。与手工处理流程相比，新增了初始设置模块，该模块在整个系统中作用举足轻重。比如科目表编码设置，直接关系到记账凭证,账务处理系统数据分析,第74页,2.3账务处理系统业务流程,凭证录入、存放、查询效率；科目余额表金额准确性，直接关系到计算机与手工账接口问题；往来单位信息表和余额表直接关系到对往来单位辅助信息核实和管理。,账务处理系统数据分析,第75页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.4计算机处理业务流程分析,2、新增了录入人员岗位，负责录入原始凭证，即使工作量增加了，但确是必不可少而且十分主要，直接关系到整个账务系统数据处理准确性。,账务处理系统数据分析,第76页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.4计算机处理业务流程分析,3、凭证审核部分与手工差不多，有审核人员对未审核凭证进行审核。假如审核经过，则对记账凭证作审核标识，不然，将审核未经过凭证返还给录入人员。,账务处理系统数据分析,第77页,2.3账务处理系统业务流程,2.3.4计算机处理业务流程分析,4、记账与手工处理不一样，即记账人员发指令，计算机自动将已审核凭证中数据传递到各类明细账中，实现记账。另外，由出纳人员发指令，计算机自动将已审核凭证中数据传递到银行存款、现金日志账中。结账，即会计期末结账人员发指令，计算机自动依据凭证模板生成机制凭证，保留在凭证文件中，供记账使用；当全部凭证都记账后，计算机自动计算出本月累计、本年累计数据。,账务处理系统数据分析,第78页,2.3账务处理系统业务流程,比较手工处理与计算机环境下账务处理流程，可看出计算机处理并没有完全改变手工账务处理流程，而是将许多原手工操作业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提升了账务核实效率和准确度。,与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有以下特点：,账务处理系统数据分析,第79页,2.3账务处理系统业务流程,比较手工处理与计算机环境下账务处理流程，可看出计算机处理并没有完全改变手工账务处理流程，而是将许多原手工操作业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提升了账务核实效率和准确度。,与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有以下特点：,账务处理系统数据分析,第80页,2.3账务处理系统业务流程,（1）数据处理起点发生了改变,对比,手工处理流程,计算机处理流程,数据处理起点设置账户,初始设置,原始凭证处理,填制凭证,凭证输入,凭证审核过程,复核,复核,记账过程,凭证汇总,登总账,登日志账,登明细账,记账,表2-2 手工处理与计算机处理流程比较,账务处理系统数据分析,第81页,2.3账务处理系统业务流程,（1）数据处理起点发生了改变,计算机环境下，账务处理系统原始数据起源于记账凭证（包含收款、付款、转账凭证），而手工条件下，最初原始数据是原始凭证（单据）。另外，在计算机环境下，打印出凭证必须签章齐全才能存档。,账务处理系统数据分析,第82页,2.3账务处理系统业务流程,（2）无账账核正确必要,手工条件下，总账、明细账、日志账由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记账凭证，但因为人们在计算、汇总、誊录等过程中有可能发生这么那样错误，造成账证不符或账账不符，所以必须月底进行账账查对，直到全部总账、明细账和日志账相符为止。计算机环境下，既然数据出自一门，计算机又不会发生计算、汇总和誊录等错误，结果必定账账相符，所以没必要进行账账查对。,账务处理系统数据分析,第83页,2.3账务处理系统业务流程,（3）记账含义不尽相同,手工条件下，记账指记明细账、日志账、总账，是由不一样人员按照不一样科目，分别在不一样账册上加以统计。在计算机环境下，记账仅是一个数据处理过程，经过记账这一数据处理步骤，使已审核凭证数据输入凭证成为正式会计档案，记账后凭证不再允许修改。,账务处理系统数据分析,第84页,2.3账务处理系统业务流程,（4）账表存在形式发生了改变,账表存在形式改变包含两方面含义：首先，账表存贮介质由手工处理方式下看得见、摸得着纸张介质，变成了计算机处理方式下看不见、摸不着电磁介质，存贮介质改变使得会计档案保管要求、会计数据审计方法都发生了巨大改变。其次，类似手工账表格式、内容在计算机中往往不是永久存在，而是在需要查询、打印时暂时生成，这么做既不影响使用者取得资料速度，又能确保数据准确性和时效性，同时还能够节约计算机存贮。,账务处理系统数据分析,第85页,2.3账务处理系统业务流程,（4）账表存在形式发生了改变,尽管计算机环境下，账表已在磁介质上作了保留，但因为当前保管磁性介质条件所限和一些其它原因，财政部仍要求实现信息化单位定时把相关账表打印出来，日志账要求天天打印，明细账、总账最少一年打印一次。,账务处理系统数据分析,第86页,2.3账务处理系统业务流程,（）资料积累和查询更为方便,因为各种需要，我们经常要查询一些已发生历史会计业务，在手工条件下，只能一本本翻阅账簿，不但工作量大，而且准确性难以确保，要想重新计算一些指标就更难。计算机环境下，历史会计资料均保留在计算机中，只要告诉计算机查询资料应满足条件，计算机能很快查到这些数据，而且计算机可按各种路径查询（可从凭证查账，亦可从账反过来逆向查凭证，还可进行各种复合条件查询）。资料不停积累还为财务分析打下了良好基础。,账务处理系统数据分析,第87页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.1账务处理系统功效结构图,经过以上对账务处理系统分析可知,账务处理系统主要功效包含凭证处理、账务处理、会计账户管理以及账簿输出等。另外，账务处理系统特点又决定了对系统初始化设置等要求。账务处理系统功效结构图,账务处理系统数据分析,第88页,图2-7账务处理系统功效结构图,账务处理系统数据分析,第89页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,账套设置,利用计算机进行账务处理工作，首先必须进行账套文件设置，以存放企业开展会计工作全部信息。账套中存放内容包含：会计科目、记账凭证、账簿、会计报表等。一个账套只能保留一个企业或一个独立核实单位会计资料。在实际工作中能够依据需要建立多个账套，经过合理组织账套文件，及时掌握各子企业或下属独立核实单位财务情况，为加强企业管理和经济核实提供必要信息。建立账套通常是在建账向导指导下进行，主要确定：账套文件名、账套名称、企业所属行业、记账本位币、会计科目体系结构、会计期间划分和设置账套启用期间。,账务处理系统数据分析,第90页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,凭证类型设置,凭证类型设置功效用于定义账务处理系统软件所用各种凭证类型及其编码。即定义制单时允许使用记账凭证类型。如收款、付款、转账凭证三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类等等。凡是在“凭证处理”功效中所包括到凭证类型，都应在该功效中定义对应凭证类型编码。该功效运行时序应是在“输入凭证”功效前进行。,账务处理系统数据分析,第91页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,会计科目设置,设置会计科目编码。科目编码必须唯一，科目编码必须按照其级次先后次序建立科目编码用数字、英文字母等表示，而且一级科目编码应该按照会计制度要求统一编制。,账务处理系统数据分析,第92页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,会计科目设置,设置会计科目名称。科目名称不能为空，与科目编码有一一对应关系。,设置科目性质。依据会计制度中要求科目类型（如工业企业科目类型包含资产、负债、全部者权益、成本、损益），定义每个科目标性质。,账务处理系统数据分析,第93页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,会计科目设置,设置科目辅助核实。依据核实和管理需要设置科目辅助核实项目。如是否按外币核实，外币核实币种，是否核实数量、计量单位，是否按部门、个人、往来客户、往来供给商、项目等进行辅助核实。只有正确定义科目标辅助核实项目，才能在日常业务中完成外币核实、数量核实等业务处理。,账务处理系统数据分析,第94页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功能结构分析,1、初始设置,会计科目设置,设置会计科目余额方向。根据会计科目性质确定该科目余额是“借”或“贷”。,账务处理系统数据分析,第95页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,期初余额设置,期初余额录入功效用于输入全部明细科目标年初余额和启用会计期间月份前各月发生额和累计发生额，并按照会计制度要求进行余额试算平衡。该功效运行时序应是在“凭证录入”功效前“科目设置”后进行，而且只能在建账会计期间使用一次。,账务处理系统数据分析,第96页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,1、初始设置,码表初始设置,码表初始设置是第一次启用系统时候对全部码表操作，其中分为公共码表和辅助核实码表两个模块，公共码表中又包含币别、权限、部门等等码表初始化。主要功效是把初始值放在各个码表里面去，账套启用后使用依据需要能够使用。,账务处理系统数据分析,第97页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,凭证录入,凭证录入是账务处理系统中使用最频繁功效，应该经过全屏幕凭证编辑功效输入和修改未审核凭证数据。会计人员经过键盘录入记账凭证，与手工方式不一样之处是：在录入过程中，系统会对会计科目及辅助项目进行正确性检验，凭证录入完成存盘时系统自动对借贷方金额是否相等进行检验，假如借贷不平衡，拒绝保留，等候会计人员修改后再进行保留。,账务处理系统数据分析,第98页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,凭证录入,凭证修改可分为两种：记账前修改，记账后修改。,记账前修改，假如凭证没有审核，录入人员可直接在凭证上进行修改；假如凭证已审核，只有取消审核标识后才能够进行修改，取消审核标识只能由审核人自己进行。,账务处理系统数据分析,第99页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,凭证录入,凭证修改可分为两种：记账前修改，记账后修改。,记账后修改，凭证记账后就不能进行修改，假如发觉有错，只能用补充凭证法和红字冲销法进行修改。,账务处理系统数据分析,第100页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,凭证审核,审核凭证是实现对输入会计凭证在计算机中确认审核和取消审核功效。审核人员应该按照会计制度要求，对录入人员填制记账凭证进行审核，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确、记账凭证内容是否完整无缺等。审核人员和录入人员不能为同一个人，审核人员不能直接修改会计凭证，如发觉有错，应先取消审核，然后交由录入人员修改。只有经过审核无误记账凭证，才能作为记账依据。,账务处理系统数据分析,第101页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,凭证记账（过账）,记账（过账）实现对已审核过会计凭证进行批量或单张记账功效。记账，即记账人员发指令，计算机自动将凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新总帐、明细账、日志账。当全部凭证都记账后，计算机自动计算出本月累计、本年累计数据。,账务处理系统数据分析,第102页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,2、凭证管理,查询凭证,查询凭证功效是实现以某种查询条件为基础查询任何年月任何类型凭证查询。,账务处理系统数据分析,第103页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,3、出纳管理,因为企业银行存款和现金比较主要,所以单独设计出纳管理模块，对其进行重点控制和管理。出纳管理相关模块有：“现金初始余额录入”、“银行存款初始余额录入”、“现金日志账”、“银行日志账”、“银行对账”等。,账务处理系统数据分析,第104页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,3、出纳管理,1现金初始余额录入中由出纳录入企业现金初始金额。,账务处理系统数据分析,第105页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,3、出纳管理,2银行存款初始余额录入中由出纳录入企业银行存款日志账初始金额，并对存在未达账项进行对应处理。,账务处理系统数据分析,第106页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,3、出纳管理,2.现金日志账,现金是流动性最强一个货币性资产，加强现金管理和控制是至关主要。企业经过设置现金日志账，随时掌握现金收付动态和库存余额，确保现金安全。每日终了现金日志账结余数应与实际库存数进行查对，做到账实相符。月份终了，现金日志账余额必须与现金总账余额查对相符。,账务处理系统数据分析,第107页,2.4账务处理系统功效结构,2.4.2账务处理系统功效结构分析,3、出纳管理,银行日志账,银行存款日志账是用来反应银行存款增减改变和结余情况账簿。银行日志账由出纳人员进行登记。其依据是银行存款收付款凭证。,账务处理系统数据分析,第108页,2.4账