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哈尔滨枢纽改造工程指挥部公文处理实施细则
哈尔滨枢纽改造工程指挥部公文处理实施细则
哈枢指综[2011]第4号
第一章总则
第一条为使指挥部公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《铁道部公文处理办法》及《铁路建设项目管理指南（试行）》（建建[2007]72号），结合指挥部实际，制定本细则。
第二条铁路公文（包括电报，下同）是铁路单位在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依法建设的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全，大力精简公文数量，积极推进办公自动化，提高公文处理的质量与效率。
第四条公文处理应贯彻党政分开的原则。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和企业秘密的安全。
第六条指挥部领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。指挥部综合部是公文处理工作的管理机构，指定专人负责公文处理工作。
第二章公文种类及格式
第七条指挥部使用的公文种类主要有。通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、其他。电报和传真是公文的一种形式。
第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印制版记、页码等部分组成。
第九条公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》（办文〔2000〕32号）执行。
第十条公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文（通告、公告）用纸大小可根据实际需要确定。
第三章行文规则
第十一条行文应当确有必要，注重效用。指挥部内设部门不得正式行文。
第十二条指挥部下发的公文一般发给与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。
第十三条“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
“意见”用于上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用于平行文时，所提意见供对方参考。
除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以指挥部名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
第十四条收到参建单位的“请示”或“意见”，指挥部必须及时处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书制度，领导阅示后，综合部送承办部门，承办部门限期反馈，综合部负责答复来文单位，无承办部门的，由综合部负责答复，反馈意见一般不超过
10天。
第十五条公文要精简，注重效用。
1.凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文。
2.转发的公文法规性、指令性较强的，可原文照转；需部分贯彻执行的，可摘要转发有关部分；需结合实际细化贯彻的，应根据原文精神另行拟文，原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。
3.压缩文件篇幅和印数。
第四章发文办理
第十六条指挥部发文办理指以指挥部名义制发公文的过程，一般包括：拟稿审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。
第十七条以指挥部名义行文的种类及内容划分如下：
1.《××××××××××（指挥部全称）文件》2.《××××××××××（指挥部全称）函》3.《××××××（指挥部全称）会议纪要》
第十八条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。
第十九条会签：会签公文，主办部门应先签署意见，然后交协办部门依次签署意见。第二十条审稿、核稿：对文稿质量要层层负责把关。指挥部发公文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关，然后送综合部核稿，综合部部长复核后送指挥长或主持工作的负责人审核签发；文稿改动较大，应由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后，应签名并注明日期。
第二十一条签发。以指挥部名义制发的上行文或涉及面广的公文，由指挥长或主持工作的负责人签发；以指挥部名义制发的下行文或平行文，按发文内容由主管负责人签发；涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅同意后签发。签发人要署明姓名和日期，并对公文全面负责。经签发人签发的文稿不得擅自改动，如必须改动，应由核稿人报经签发人同意。
第二十二条缮印。指挥部发公文由指挥部综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式，字迹清楚，整洁美观，印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等，由拟稿部门自行绘制。
第二十三条校对。校对工作是保证公文质量的重要环节，应认真、细致、准确、及时。指挥部发公文由拟稿部门校对，每件公文至少全面校对两遍，改正较多时，应按程序复校，在确认无误后方可付印，校对人应在文稿上签名。综合部在付印前，对文件及格式要全面检查，如对文稿内容有疑问，应与核稿人联系，不得随意处理。
第二十四条翻印。上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外，经指挥部领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制单位证明章或公章，视同正式公文妥善保管。
第二十五条用印。盖章时，应检查原稿是否经过指挥部领导签发打印是否清晰，印数是否准确，对不符合规定的公文不予盖章。
第二十六条装订：装订前应对缮印的公文进行检查。检查的重点是：密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。
第二十七条封发。公文封发时要对公文质量进行检查，重点检查缮印是否清晰，有无多页、少页、倒页等差错，发现问题应及时与有关人员联系纠正。
第二十八条建立发文登记制度，无论是指挥部发文，还是替上级部门传递的文件，综合部文件收发管理人员（或临时替代人员），均应将文件直接送交收文单位的文件处理部门，
并要求其签收。
第二十九条严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定，加强秘密公文的管理。
第五章收文办理
第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括。签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。
第三十一条收文：指挥部综合部应建立收文登记制度，指定专职文档人员统一签收、拆封、分类、编号、登记。对收到需要办理的公文应进行审核，然后加贴公文处理单。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。对秘密公文要逐页查点，如有差错应立即查询。对急件要注明签收的具体时间。
指挥部领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文，应交综合部登记后办理。收到上报的公文如不符合本实施细则规定的，经综合部负责人批准后，可退回发文单位并说明理由。
第三十二条分办。公文分办由指挥部综合部负责。指挥部综合部审核收到或下载的公文后，送指挥部领导批示后再送主办部门办理。
第三十三条承办。承办部门收到交办的公文后，应按照公文事由或领导的要求及时办理，不得延误、推诿，一般公文应在3至5个工作日内办结，内容紧急的公文应明确办理时限。凡需超过办理时限的，主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系，并退回原件。最后一个承办部门阅处后应将公文移送主办部门。
第三十四条传阅。传阅公文要建立签阅（退）制度，严格登记手续。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移，均要经综合部登记，不要直接传递和横传，以随时掌握公文去向，避免漏传或延误，保证办理或查询及时方便。
第三十五条审批公文。主批人应签署明确意见，并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅（需注明时间），应视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十六条督办。督办工作是保证公文时效、促进各项工作进行的一项重要措施，由综合部负责。
第六章公文归档、销毁
第三十七条立卷、归档。公文办结后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文以及公文原稿和有关材料整理（立卷）、归档。指挥部档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责，指挥部综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。
第三十八条销毁。没有归档和存查价值的公文，经本单位（部门）有关人员鉴别和主管领导人批准，在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。
第三十九条公文被撤消，视作自始不产生效力。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第七章附则
第四十条本细则未尽事宜，参照国家、铁道部、路局有关公文处理的规定办理。第四十一条本细则与上级规定有抵触的，按上级有关规定执行。第四十二条本细则由指挥部综合部负责解释，自印发之日起执行。附件：指挥部发文字号
1.指挥部文件主办部门名称及代字综合部——综工管部——工计财部——财安质部——安物资部——物
2.以《指挥部文件》行文，其发文字号为。“哈枢指x（主办部门代字）〔201x〕xxx号”。
3.以《指挥部》行文，其发文字号为。“哈枢指x（主办部门代字）函〔201x〕xxx号”。
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