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略论现代秘书的辅助决策职能1
改革开放30年来的实践证明，随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心，正逐步向科学化、规范化发展。由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的智慧和努力能胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中，秘书作为领导的参谋助手，由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。因此，辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一。
一、迅速发展的形势给现代秘书工作提出了新研究课题
wto的加入和互联网的飞速发展，使中国与世界的距离缩短了，同时也明显暴出我们方方面面的差距。变化了的新形势从工作环境、工作方式、工作内容等方面提出了新的研究课题。只有知难而上解决这些问题，才能更好地发挥秘书的作用。
1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。市场经济是开放的经济，加入wto加快了中国与世界一体化的进程，这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之中，客观上扩大了工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨国界的政治、经济、文化、军事等活动，这就从地域上突破了“划地为牢”的小圈子。地域的扩大，既开阔了秘书工作的视野，也使秘书与社会接触的范围日益扩大，交流的渠道增多，各种影响的程度加剧。秘书不仅要了解各行业、各地区，也要密切注视世界的动向，这样一来不仅仅是范围扩大了，而且工作的难度也增加了。众所周知，当今社会迫切需要的秘书人才，应该是创造型、复合型与协作型的。
所谓创造型秘书人才，主要是具有创造力的人才。他们有强烈的立体型思维和创新精神，在工作岗位上必须有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制度、技术、知识创新等系统有所作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，而且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞争，是指能够发现更具有战略价值的新领域、新技术、新产品，不断形成最具创意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂。其内涵的价值是无法估量的，因此也是最受企业和服务对象的欢迎。
所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”。他们的特点是多才多艺，集科技、文学、经贸、外语于一身的全才，能在企业或社会的很多领域大显身手。据统计，在当今人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以文化，3－5年工作经验，既懂专业有懂外语。
所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济社会的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但脾气古怪，难以与人共事；有的人才华横溢，却私心过重，只顾自己，不管他人。当今社会最显著的时代特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢”时代，是共同发展的时代。如若不明白这个道理，只顾一己私利，那将是难以融入集体的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以说当代的秘书必须具有团结公关和协作办事的能力。
二、现代秘书辅助职能的基本特点
所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。具体说来，秘书辅助活动具有以下特点：
1.内容的综合性。秘书的辅助活动所向，不限于单—或局部的职能范围，应该跨越系统、各个职能方面，其内容所及或单一，或局部，少有限制，无需定向，表现出明显的综合特性。这与秘书工作的综合规律相一致，是秘书总体活动规律在其辅助活动中的体现。因为秘书是领导同系统各职能方面的中介桥梁，领导综观全局。秘书自然要与领导相应，领导视野所及，秘书的视野及辅助指向，也应随之所从，以保证及时有效地为领导提供综合服务。
2.活动的受限制性。秘书的职能作用主要是为领导服务，直接从属领导的职能责任，决定了他们的全部活动，包括参谋辅助作用，必须紧紧围绕和依据领导的决策管理意向进行，原则上不得脱离或违背，更不能各行其是。必须随时适应领导即时之需，做出灵敏反应，尽可能及时子以满足。具所提供的信息与建议，只起辅助作用，只供领导选择、参考。
3.作用的随机性。秘书是领导的助手，经常伴随领导左右，因而有更多时间和机会了解接触领导，同领导存在较为密切、贴近的关系，领导正是依靠同秘书的这种近身密切的职能关系，随时方便地得到秘书人员的各种辅助，秘书也正是凭借同领导的这种近身相处的职能条件，随机地为领导提供综合服务，包括参谋性服务。他们可以利用贴近、了解领导的职能条件，根据具体情况，选择适当的时间、场合进行有效的参谋活动，还能就某种决策管理问题，随时向领导进行补充或复述，以至进行谏诤。领导同秘书直接贴近，密切相处的职能关系，以及由此而来可能随机发挥参谋辅助作用的显著特点，构成秘书角色的重要内涵。
三、现代秘书辅助决策的原则
1.定位原则。决策的主体是领导者，秘书在参谋过程中要掌握好—个度，即牢记自己是“辅助”而不是领导，是帮助“谋划”而不是决断。秘书只是在本职分内，精心辅助领导迅速、切实形成决策，顺利、有效施行决策，在此进程中，发挥接近了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，向领导提供情况、提出见解、参谋建议，供领导参考，是拾遗补缺，而不是统揽全局。
2.超前原则。即在科学预测的基础上搞好超前决策，以防止问题的发生，或者尽可能在问题初露端倪时便及时予以解决。秘书系统要做好以下三方面的工作：认真做好信息的预测工作，积极向领导系统提供超前性、防范性决策的课题及方案；做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作，以保证决策活动的顺利进行。
3.信息原则。信息是决策的基础和依据，科学决策的过程就是信息环流的过程。秘书系统要实现辅助决策的职能，就应当做好信息工作，为领导系统提供及时、准确和适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”作用。往复才能实现。秘书辅助决策系统要善于发现领导决策中的偏差或失误，发挥接近领导、了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，实事求是地向领导提供情况、提出调节或修正原来决策的意见、建议供领导参考。
四、现代秘书辅助决策的方式
秘书因其特定的职业性质又与领导者的特殊关系，要真正实现参谋辅助的功能，充分发挥参谋辅助的作用，就必须掌握恰当的参谋辅助方法。
1.预测式参谋辅助。科学准确地预测性参谋辅助，能使组织管理适应环境条件的变化，从而采取科学的应对之策，求得事业的不断发展。秘书的预测性参谋辅助是根据各方面的信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织未来的发要状况进行描述，并提出相应的策略供决策者参考采纳。预测的前提是信息，由于秘书处于组织信息的集散中心，便于收集来自各方面的信息资料和数据，因而能够对未来可能出现的变化做出比较准确可靠的分析，并能有针对性地提出相应的对策。秘书预测性的参谋辅助越是有效，对领导者的意义就越大。
2.进谏式参谋辅助。这是秘书就某一课题、某一问题对领导者提出的规劝或建议。进谏式参谋辅助是秘书一种主动的服务方式，领导者通常会根据对进谏者和建议的认知程度及管理需要，决定对该建议的采纳与否以及采纳的程室和范围。进谏式参谋辅助的具体方式很多，有类比式、论辩探讨式、漫谈交流式、补充完善式等，秘书可根据情况选择使用。
3.追踪式参谋辅助。任何计划在实施过程中，由于主客观条件的变化，都会出现一些偏差和问题。秘书的追踪式参谋辅助就是随计划或决策的实施过程，在每个执行环节中追踪发现问题，分析问题，对领导者进行参谋辅助。秘书进行追踪式参谋辅助是因为其熟悉计划或决策的全部内容和实施的系统过程，了解计划或决策实施的各个环节和步骤。当然，秘书要真正发挥追踪式参谋辅助的功能，同时还必须把握住总体目标和各部分、各环节的局部目标及其相互影响，把握实施的状况和出现的偏差，这样才能保持参谋建议的方向与管理目标的一致性，才能在实施的过程中不断优化原来的计划或决策方案。
4.信息资料式参谋辅助。当决策者由于信息资料不足，出现处理问题失误，或因没有充足的依据对计划或决策进行决断时，秘书的信息资料式参谋辅助便能弥补其不足与缺陷，进行信息资料式参谋辅助，秘书人员应充分注意信息资料的及时、准确、全面、动态和有效。综上所述，在现代领导活动中，秘书的参谋辅助功能具有不可替代的价值，它既迎合了现代组织管理体系的需要，也是秘书自身素质发展的必然，更是领导活动效率和效益的可靠保证。
五、现代秘书人员在辅助决策过程中应注意的几点事项
秘书在科学化决策的过程中，作为决策辅助人员，应注意以下几项事宜，确保辅助作用的正常发挥，决策程序的合理运行。
1.摆正“辅助”的位置。决策是领导部门的主要职能之一，因此决策方案的选择、判断等关键性步骤，必须由决策者来完成，最后的决策也还是需要领导者做出。秘书只是领导决策的参谋、助手，必须摆正自己的“辅助”位置，才能保证秘书辅助作用的正常发挥。
2.必须遵循科学决策的程序。科学的决策要求领导者个人的主观随意性随时受到规范化决策程序的约束和限制，秘书人员在辅助决策的过程中，不仅自身要遵循科学决策的程序要求，还要随时提醒领导者注意科学决策的程序，做好“谏诤”工作。
3.不滥用“决策”的概念。各地区、各部门存在的许多问题并不是都可以使用“决策”的概念，秘书人员在实际工作中要学会划分决策与非决策问题的界线，许多具体工作按照分工的范围，由职能部门就可以解决，不要把所有的问题都划入决策程序系统。
4.在辅助决策的过程中注意做好机要保密工作。秘书人员在参与决策的过程中，往往会接触到许多机密事项，因此必须树立高度的责任性和使命感，注意机要保密，不随意谈论、泄露决策中的机密内容，维护国家和集体的利益安全，并同一切不遵守保密纪律的人和行为作斗争。
六、秘书在辅助领导决策过程中的作用
秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责任就是决策，而领导决策前的大量工作都是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助领导决策过程中起着十分重要的作用。
1、在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中，各级政府决策的责任必然越来越重。作为辅助领导决策的秘书，要紧紧围绕经济建设这个中心，在政治大方向上当好领导的参谋。衡量和考核一个秘书部门的参谋工作，首先就看为这个中心服务得怎么样，就看你的工作是否有助于领导的决策，是否有利于社会发展的潮流。
2、秘书人员要参“谋”，而不要参“断”，参谋的目的在于为领导决策服务。秘书的参谋工作，同其它部门一样，都对领导具有从属性，都是为领导服务，只不过它更直接从属于领导的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服务。
3、为领导决策服务的参谋工作要努力适应建立健全决策的程序，就一般而言有以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。具体地说，秘书部门参谋工作的程序大体如下：
（1）当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，分析和发现工作中的问题，为领导确定决策目标时提供参考。（2）当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映对各种备选决策方案反复进行比较、鉴别，并提出自己的建设性意见，报告领导供决策时参考。（3）当领导审定决策方案时，秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，准确地将领导作出的决策表述出来并及时下达。（4）领导的决策下达后，秘书部门要通过信息、调研、督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻落实情况，总结经验，找出典型，促进决策的最后落实。
4、强化秘书部门的整体功能。领导决策是一个复杂的系统工程，不仅仅是秘书部门的事，需要各部门的通力合作，不但要加强秘书部门内的分工协作，还要协调好各个部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限度的发挥秘书部门的整体功能。
综上所述，现代秘书在科学决策过程中的辅助作用是十分重要而且广泛的。在秘书职业逐步社会化的今天，要做一名称职的秘书人员，我们就应当从以上所分析的几个方面，不断地加强自身的综合素质修养，提高秘书工作服务水平，改变社会上人们对秘书工作的误解，改变秘书职能的传统观念，使自己不仅能在科学化决策的过程中发挥更大的作用，也使秘书工作能进入一个崭新的发展阶段。
第二篇：论秘书和辅助职能摘要：秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。
在
秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。
关键词：秘书的职能活动、辅助职能
一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位
1.综合辅助是秘书活动的显著特点
秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。
秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。
2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。
秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。
秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。
秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。
3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。
沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。
秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。
秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。
秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象
第三篇：浅谈秘书的辅助决策能力浅谈秘书的辅助决策能力
伴随着社会主义市场经济体制的建立和完善，领导的职能发生了重大转变，科学化、民主化是领导决策的重要前提，为确保领导决策的正确性，作为辅助领导决策的秘书，也要在体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，更新观念，大胆创新，从而为秘书工作开辟
一个新天地。
一、迅速发展的形势给现代秘书工作提出了新的研究课题
wto的加入和互联网的飞速发展，使中国与世界的距离缩短了，同时也明显暴露出我们方方面面的差距。变化了的新形势从工作环境、工作方式、工作内容等方面提出了新的研究课题。只有知难而上解决这些问题，才能更好地发挥秘书的作用。
1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。市场经济是开放的经济，加入wto加快了中国与世界一体化的进程，这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之中，客观上扩大了工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨国界的政治、经济、文化、军事等活动，这就从地域上突破了“划地为牢”的小圈子。地域的扩大，既开阔了秘书工作的视野，也使秘书与社会接触的范围日益扩大，交流的渠道增多，各种影响的程度加剧。秘书不仅要了解各行业、各地区，也要密切注视世界的动向，这样一来不仅仅是范围扩大了，而且工作的难度也增加了。
众所周知，当今社会迫切需要的秘书人才，应该是创造型、复合型与协作型的。
所谓创造型秘书人才，主要是具有创造力的人才。他们有强烈的立体型思维和创新精神，在工作岗位上必须有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制度、技术、知识创新等系统有所作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，而且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞争，是指能够发现更具有战略价值的新领域、新技术、新产品，不断形成最具创意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂。其内涵的价值是无法估量的，因此也是最受企业和服务对象的欢迎。
所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”。他们的特点是多才多艺，集科技、文学、经贸、外语于一身的全才，能在企业或社会的很多领域大显身手。据统计，在当今人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以上文化，3－5年工作经验，既懂专业有懂外语。
所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济社会的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但脾气古怪，难以与人共事；有的人才华横溢，却私心过重，只顾自己，不管他人。当今社会最显著的时代特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢”时代，是共同发展的时代。如若不明白这个道理，只顾一己私利，那将是难以融入集体的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以说当代的秘书必须具有团结公关和协作办事的能力。
二、提高秘书素质是现代秘书工作的关键环节
随着现代制度的逐步建立，对秘书素质的要求越来越高。加强和提高秘书队伍的综合素质，是作好秘书工作的关键环节。新的产业结构以及职业结构的变化，必将冲击服务、辅政层次的秘书岗位，要求这一岗位必须具有更高素质的人员来充实和加强。
1、更新观念、深化认识。秘书除增强工作的自豪感和责任感以外，更多的是接受新事物，突破传统的思维模式，从观念上大胆创新。一是增强科技意识。既要多掌握一些现代科技知识，不断拓宽自己的知识领域，把握时代脉搏；又要用新思维改造传统观念，增强分析问题和解决问题的能力。二是倡导创新精神。在科学的基础上，大胆突破想前人之未想，真正树立“无新不成文，无新不出方案”的意识，做到人无我有，人有我新，人新我特。在领导划定的圈子里想问题办事情固然不用承担任何风险，但长此以往将扼杀自己的创造性，最终不会进步。三是保持团队意识。秘书既要强调个人素质，更要具有团队意识。过去那种靠一、二个人打天下的时代已经不复返了，必须靠一支有敬业和协调能力强的队伍才能成功。
2、加强管理，从工作机制上适应。一是优化结构。将懂经营、会管理有丰富经验的优秀人才充实到秘书队伍中来，从根本上改善秘书的知识结构。二是运用现代手段培训现有的秘书队伍。目前在岗秘书一般都不可能离开岗位培训，便捷的培训渠道就是通过互联网实现远程教育。这样既可提高水平，又能熟悉互联网技术，可谓简便、省时、实用。三是建立秘书动态管理机制。对有能力有水平的秘书尽快提拔到领导岗位发挥更大作用；不能胜任的秘书应尽快调离。四是改善秘书待遇。拨出专款用以提高秘书生活福利待遇，同时配置必要的通讯、交通工具，为秘书创造一个宽松、愉悦的工作环境。
3、积极探索，从工作方法上适应。一是建立秘书信息交流平台。依托秘书网站，实现秘书信息交流。开发秘书软件，提高工作效率，使秘书腾出更多的时间去思考一些大事。为单位建设献技献
策。二是建成网上秘书。实现远程咨询和调研，召开网络会议集中
一大批优秀秘书共同完成高难度课题。率先提高办事效率，减少不必要的应酬和开支。实现无纸化办公，降低成本。三是秘书工作职业化。探索秘书无固定服务部门、无固定的领导、无固定的收入，实现秘书服务有偿化，最终达到规范服务的目的。
三、秘书在辅助领导决策过程中的作用
秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责任就是决策，而领导决策前的大量工作都是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助领导决策过程中起着十分重要的作用。
1、在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中，各级政府决策的责任必然越来越重。
作为辅助领导决策的秘书，要紧紧围绕经济建设这个中心，在政治大方向上当好领导的参谋。衡量和考核一个秘书部门的参谋工作，首先就看为这个中心服务得怎么样，就看你的工作是否有助于领导的决策，是否有利于社会发展的潮流。
2、秘书人员要参“谋”，而不要参“断”，参谋的目的在于为领导决策服务。秘书的参谋工作，同其它部门一样，都对领导具有从属性，都是为领导服务，只不过它更直接从属于领导的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服务。
3、为领导决策服务的参谋工作要努力适应建立健全决策的程序，就一般而言有以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。具体地说，秘书部门参谋工作的程序大体如下：
（1）当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，分析和发现工作中的问题，为领导确定决策目标时提供参考。（2）当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映对各种备选决策方案反复进行比较、鉴别，并提出自己的建设性意见，报告领导供决策时参考。（3）当领导审定决策方案时，秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，准确地将领导作出的决策表述出来并及时下达。（4）领导的决策下达后，秘书部门要通过信息、调研、督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻落实情况，总结经验，找出典型，促进决策的最后落实。
4、强化秘书部门的整体功能。领导决策是一个复杂的系统工程，不仅仅是秘书部门的事，需要各部门的通力合作，不但要加强秘书部门内的分工协作，还要协调好各个部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限度的发挥秘书部门的整体功能
第四篇：论秘书的协调职能浅析秘书的协调职能
专业：农业推广
姓名：曹洪彬
学号：2013110271
论秘书的协调职能
摘要：协调是管理学的重要职能之一，而协调关系是秘书的重要工作。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，更好地为社会主义四化建设服务。关键词：工作秘书协调职能
秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时，工作方式出现了“四个转变”：即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。
协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期，随着社会主义市场经济的迅猛发展，秘书工作的内涵和外延必将不断得到加
深和拓宽，并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要任务。
任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看，协调工作应包含以下三层意思：
1.协调必须是双方或多方的，一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人脑的自我调节。
2.协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。
3.协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。
由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的意义。
首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由
领导授权承办协调任务。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。
其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一样，认识不一致和行动上的不统一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率。
第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面：
1.内向协调，亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。
2.纵向协调。又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。
3.横向协调，亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类，一是秘书部门将本机关与
相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。
随着社会主义市场经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理矛盾，建立合作关系。
秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：
1.决策协调。科学决策，特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员，可以说是一项系统工程，在管理体制上它需要各机关的统一行动；在管理职能上，它需要各组织的密切配合；在管理主体上，它需要员工们的共同努力。实践证明，通过秘书部门的决策协调，将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。
2.政策协调。由于政策的形成、生效和终止，关系到许多组织、集团和个人利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。
3.计划协调，也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系，如年度计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。
4.事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系，它主要包括（1）办文方面的协调，如联合行文、联合承办、联合催办的协调；（2）办会方面，如会议议题、文件、会议活动的协调；
（3）办事方面的协调，如大型调查的协调，规模督查的协调及来访接待的协调等等，此外，还有临时交办事项和突发性事项的协调。
5.人际协调。即协调公务活动中人与人之间的各种关系。它包括秘书与公务人员或其他社会成员之间所形成的关系；协调同事关系；协调同级关系和协调领导者关系。协调人际关系，可以建立良好的人际环境，能够消除人们之间的矛盾，融洽人们之间的关系，从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。通过协调人际关系，可以消除领导与被领导之间，同级和同事之间的分歧或冲突，进一步调动各方面的积极性，发挥机关工作的整体功能。同时，协调人际关系还能和谐人际关系，激发人的创造性，最大限度地发挥人的潜能。
由此看来，协调好人际关系，对于建立改善良好的人际环境，提高领导效能，维护领导形象，推动秘书工作和促进秘书成长等都有着重要的实践意义，也是秘书协调的重要内容。
协调工作是有一定严格程序的，这个程序主要包括以下内容：
1.受托。即秘书部门接受他人委托的协调任务。其内容包括受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理。它是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。
2.审理。就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的标准，从制度上规定秘书协调的范围和任务。
3.核查。对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。秘书人员在该阶段的主要任务是收集协调对象的背景材料，查阅有关政策规定，进行必要的实地调查，听取主管部门意见和要
求。核查是协调工作的前提和基础。
4.协商。将受理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致意见。协商是协调工作的关系环节，也是秘书协调的原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。
5.受理。就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的受理意见作出决定并付诸实施。受理是秘书工作的终结环节，从协调到受理这一环节，协调过程基本结束，任务也基本完成。事物都有一定的规律。在机关事务工作中，任何事情都要遵循一定的原则，否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性，协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则：
（一）信息沟通原则。信息是协调的基础，协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中，一要收集与协调内容有关的信息，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求，及时在被协调者之间传递；在结束阶段，还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况，并向领导反馈。
（二）整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统，有它的整体性。秘书协调的根本目的，就是通过正确受理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉地服从全局利益。
（三）平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位臵上，待人以诚，商量共事，公平合理地受理各种矛盾。切不可摆出“二首长”架式，做强加于人