秘书三级重点(全面版).docx

秘书三级重点(全面版)
●会议筹备方案：▲内容：确定会议的①主题议题②名称③议程④时间地点⑤所需设备，满足会议要求⑥文件范围，印制或复制⑦与会代表组成⑧经费预算⑨住宿和餐饮安排⑩筹备机构（大型会议）▲作用：确保①会议的周密组织②会议服务质量和沟通协调到位③领导的意图得以贯彻执行
●审核会议文件：▲类型①立项②筹备工作③内容④宣传报道⑤管理与服务⑥不同载体的信息材料⑦各种形式的文件材料（指导、主题、程序、参考、管理、成果、宣传、传达）▲内容①审核会议文件与会议主题的关系②审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容③审核会议文件内容事先是否经过调查研究是否与实际相符④提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。⑤审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确▲方法：①对校法——定稿改动较多的文件②折校法——整洁、改动不多的文件③读校法——定稿内容浅显，生僻字较少的定稿▲程序：①秘书自审②主管秘书进行初审③多部门会审④主管领导或主要领导终审●电话（视频）会议：▲电话特点：①方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费最少②缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息③可搭配使用其它通信方式④适用于分公司不远、规模不大的企业▲视频特点：①实现声音图像同时传送②打破空间限制③节省时间、费用④交流效果较好⑤局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛▲电话（视频）要求：①准确发出开会信息②认真分发会议书面信息材料③合理安排会场信息传输设备④按时接通电话⑤通报出席情况⑥做好会议记录（⑦布置会场⑧采用先集中后分散的形式⑨做好会议信息准备）●远程会议：▲筹备方案程序：①组件会议筹备委员会②划分各小组③形成筹备方案④领导审核方案▲特点：①节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短②筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等③会议资料寄给与会人员，以便有时间准备会议讨论④专人负责远程会议设备▲会务机构分工要求：①根据会议规模类型组织人员队伍②会务机构要分工明确、责任到人③加强协调、定期沟通▲工作程序：①组建会议筹备委员会②分成筹备小组③形成筹备方案④领导审核方案●检查会务的筹备情况：▲内容：①准备是否充分②会议期间能否排除各种干扰③环境条件与用品准备④文件材料的准备情况⑤会场布置情况检查⑥会议保卫工作检查（①设备线路、运转及操作规范的安全可靠②消防设施齐全有③防窃听装置灵敏高效④防盗设施⑤与会议无关人士不得进入会场）⑦其他（参观现场顺序颁奖顺序，奖品准备）▲检查结果形式①书面②口头③协调会▲检查方法：◆听取会议筹备人员的汇报①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效③选择合适的汇报时间④对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实◆会前现场检查①检查会议所需的各种资料，考虑特殊人群需求，远程会议要提前下发材料。②注意气味。③设立入场登记台。张贴会场平面示意图④工作人员都应佩带徽章或名牌⑤准备接待休息室。⑥安排接待、服务人员。⑦远程会议要加强对设备的检查。▲会务筹备情况检查程序：◆开会检查①自我检查，将检查结果上报领导小组②领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知③召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题④汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。◆现场检查①制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门②将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总③按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录④对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠▲注意事项：◆会务筹备情况检查的汇报材料①汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查②突出问题，提出对策，注重实效③有量化检查的数据，不能过于笼统◆对检查所发现问题的纠正①先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度②找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法③在人、财物等方面为纠正偏差做好相应准备④责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报
●与领导沟通会议：▲意义：①使会议筹备工作更加提高效率②与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础③可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率④使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现▲原则：①时间性②及时性③全面性▲方法：①定期向领导提交书面报告②会议负责人定期向领导口头汇报会议情况③领导亲自参加有关会议④其他途径▲程序：①明确会议目标②明确沟通会议有关事宜的方法或途经③确定时间地点及参加人员，制定记录人员④检查沟通中所需文件等资料⑤向领导汇报筹备情况及进展，遇到的难题和问题⑥听取领导指示，双向讨论，完成会议记录⑦把记录交给领导▲注意事项：①对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实②坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈③会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点●拟定会议的应急方案：▲会议举行过程中易出现的问题（解决方法）：①人员（不同的备用人选）②场地（替换场所）③设备（备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式）④资料（备份，随时打印）⑤健康与安全（组成专门的安全小组）⑥行为（加强审核与沟通，提前做好准备）。▲作用：①使会议的策划和筹备做到早做准备②有效缓解危机，提高会议管理的效率③使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地▲工作程序：①预测不可预知的情况②提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整③会议正式召开前组织专题性的筹备检查会④应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会▲注意事项①住宿安排要妥善②餐饮服务要周到③医疗卫生工作要有备无患④交通保障应落实到位⑤会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速⑥娱乐生活上需丰富多彩⑦会议值班要制度健全，人员要坚守岗位●提示会议按计划进行▲原则①认真倾听，最少限度地打断谈话②树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响③消除交流障碍④强调问题⑤使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极的批评和建议▲程序①了解议题和议程②准时宣布开会③有效引导议题●会议经费使用：▲类型：①与会人员②会员及非会员③陪同人员④参展商⑤联合主办者⑥广告、赞助和捐助⑦公司分配⑧其他收入项目▲主要方面：①文件资料费②邮电通讯③会议设备用品④场所租用⑤办公费⑥宣传交际费⑦住宿补贴⑧伙食补贴⑨交通费⑩不可预知的临时性开支▲监督方法：①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审▲程序：①申请经费②主管领导审批③财务部审批④财务人员提取现金或填写支票⑤经费支出⑥审核会议经费支出●会中突发事件▲程序：①向领导报告②启动会议应急方案③实施应急方案④必要时向公共应急机构请求支援⑤善后工作（向受害者及其家属进行安抚，与媒体沟通）▲注意事项◆处理突发事件责任分工①有综合管理、统筹安排的意识②增强责任意识，做到有备无患，事先做好应对突发事件的备用方案③加强岗位责任制建立严格值班制度◆突发事件与规章制度①应急方案的定期检查制度②突发事件的第一时间报告制度③各种应急设施的检查维护制度④值班工作责任到人制度●会议总结▲目的：①检查会议目标的实现情况②检查各个小组的分工执行情况③将员工自我总结和集体总结相结合，找出不足，明确未来工作的借鉴之处，改进会议的组织服务工作④奖惩相关人员，妥善解决会议的遗留问题▲方法：①座谈会②表彰会③书面总结▲要求：①根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查②切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训③有理有据，实事求是，突出重点，有所侧重④总结一分为二，以激励为主⑤总结出简单易行的办会程序和制度，使会议工作科学化、程序化和制度化▲程序：①对会议征询意见，拟就工作总结稿②向领导报告会议总结③总结定稿④印发⑤归档⑥组织全体工作人员进行总结
●会议评估工作▲内容：①有效会议的要素②清晰的目标③适当的时间④合适的地点⑤恰当的形式⑥紧凑的议程⑦准确的信息传递⑧参会人员得当的表现⑨周密的前期准备⑩精心挑选的参会人员、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排。▲标准：①目标②会议时间评估③与会人员参与会议的状态与收获，对会议的满意程度与理由，提出改进的意见或建议④会议服务评估⑤会议实际费用支出、会议成本评估⑥再度召开同样会议是继续推进与维持的事项▲方法和要求：①会议管理工作的总体评估②主持人的评估③工作人员的评估④设计会议评估表需考虑的要素▲会议结束后应避免的事项：①欠缺会议记录②对决议落实不力③不对会议的成败得失进行总结④不解散已完成任务的委员会或工作小组⑤与会人员对会议感到不满
●礼宾次序确定步骤：①确定礼宾次序方案（按来宾身份职务高低排列；身份相同者，按国家地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，按某种时间顺序排列）②提前通知有关各方③按礼宾次序排列座次、名次、出场次序●涉外迎送礼仪▲要求：①发出邀请：明确邀请的规格，由东道国先发出邀请，采用书面的形式②准备工作：首先要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；外宾人饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询；拟订来宾访问日程；安排食宿；③善始善终④着装要求：要着正装▲程序：①确定迎候人员：本着对等的原则②准备迎宾的物品：如双方不认识，要准备一块牌子；献花要鲜花，不可用黄白两色的菊花或百合花，献花人应为年轻的女性③见面讲究礼节：主人一方的秘书先把自己这方的人员介绍给主宾，然后由主宾或秘书再把客人介绍给东道主④送行前的拜访⑤安排送行礼仪：如做飞机，一定要至少提前三小时出发
●涉外会见会谈和拜访工作程序①约定：首先提出约见一方应将出席人的姓名、职务以及会见什么人，会见目的告知对方②通知对方有关事项：主方将会见的时间、地点、本方出席人、具体安排及有事事宜通知对方③准备工作（背景资料、地点选择、人员安排）④迎接客人（主方应准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单。同时主方应先于客方对达会场，并在客方到时迎接）⑤会见、会谈⑥送别客人●团队出访的准备工作①明确团队出访内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等②做好团队出访前的准备与组织工作（拟定出访方案；确定出访人员，进行编组，制成名单；为团队所有成员办理各种出国手续；编制旅程表；召开全体出访人员预备会）③与邀请单位联系使其有所准备④指定专人负责做好订房和订票工作⑤做好文件资料及必备衣物准备⑥准备好出访经费
●办公室布局工作▲程序①分析不同部门业务特点对于办公条件的要求②设计平面图③选择办公家具、设施和装饰④采光、温度和通风▲注意事项①职工的人数②购买或租用的面积③机构的建制和办公空间的分类④组织经营性质内容⑤部门间工作联系⑥办公室间隔方式应符合工作需要和保密需要⑦走廊楼梯通道的宽窄和畅通符合安全需要，安排好公用区域⑧办公室顺应发展变化，在设计上讲究灵活性●改进办公室日常事务工作▲程序：①定义②评价③分析④改进⑤实施▲注意事项①工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚②流程应由职权明确的专人负责③流程要与其他流程及客户需求相结合④各流程应相互独立，又在整体上严密不漏⑤流程本身要有不断改善的空间和弹性⑥复检的次数越少越理想●办公模式：▲种类①在家②远程③虚拟办公室④临时办公桌⑤弹性时间⑥兼职工作⑦合同工作⑧交叉工作⑨项目团队▲模式变化原因：①组织结构的变化②办公场地的费用过高③城市日益严重的交通拥挤和上下班高峰时段的困难④高科技的发展，尤其是通信技术的改变⑤企业自身的发展需要更灵活的聘用人力资源⑥企业间的竞争加剧，使企业不断压缩工资费用等⑦宽松的社会环境中，人们希望最大限度的发挥自己的才干▲在家工作模式的优势①工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金②能把往返办公室花费的时间用在工作上③有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活④减少高峰期交通拥挤，减少交通污染⑤工作人员也能减少交通费用▲定期合同制工作模式的优势①能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员②③④能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成⑤只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用⑥有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用⑦所聘用人员工作有动力，效率高
●处理突发事件的原则：①快速反应，控制事态发展②以人为本，保护公众利益③公开透明，真诚面对公众④重塑形象，置之死地而后生▲《事故情况登记表》①日期②地点③涉及人员④证人⑤过程概述⑥填写事故记录簿的人员签名▲《工伤情况报告表》①完成表格人员姓名、身份②事故涉及人员姓名、出生日期、住址、职务③发生事故日期地点④事故的细节及对事故的看法⑤进行急救行动和医疗处理的情况⑥必要时记录事故证人的姓名职务⑦填写表格人员签名和日期▲预防及应对措施：①书面形式确定紧急情况处理程序②按照程序培训所有工作人员③张贴有关紧急程序④实行紧急情况模拟演练测试编写的程序⑤明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务职责⑥保证配备相关设备和资源以随时处理紧急情况⑦保证定期检查和更新设备⑧保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员▲流程①及早发现，马上报告，并保护好现场②查找问题原因③成立临时指挥中心④控制源头、釜底抽薪⑤召开新闻发布会
●上司交办事务督查程序①交办②立项③登记④转办⑤承办⑥催办⑦检查⑧办结⑨办结回告⑩审核⑾立卷⑿归档
●制定工作计划▲方法①根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出所要完成的伤务②区别重要的任务和紧急的任务③按照工作的轻重缓急和逻辑顺序百行数字编号标记出任务完成的时间前后顺序④列出完成每一项任务所需的资源和相关信息⑤明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求⑥指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人⑦从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应何时完成⑧明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告⑨明确工作进展的情况和质量如何监督和管理▲程序：①估量机会②确定计划工作的目标③确定计划工作的前提条件④拟定可供选择的行动方案⑤评价各种备选方案⑥选择方案⑦拟定分计划⑧编制预算●制定承办期限规定程序：①调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定②时间期限适宜标准③确定同一任务的不同承办周期④确定同一任务紧急情况不同的承办的不同承办周期
●办公室工作目标管理过程：①建立一套完整目标体系②制定目标③组织实施④检查和评估●办公室工作量化管理：①优化劳动组合②定员定编③工作定额④定量考核
●获得设备使用权两种方式：①购买：优点：设备柜购买者所偶，使用方便缺点：一次性付款费用高，保修期过后需额外维修费，可能很快会过②租用：优点：初期费用低，可以用不断获得的利润进行补偿，不需额外维修费，新设备上市可随时更换升级。缺点：如过租期长，费用可能超过购买费用。在租赁合同到期前终止合同，违约金很高。●办公用品采购步骤①提出购买申请②审批落实经费③招标，选择供应商④签订供货合同⑤货物入库⑥支付货款●采购预选方案制定原则：①真实性②重点性③目标相关性④经济合理性▲编制采购预算程序：①确定预算的核算基数②进行市场调研③确定采购产品的种类及型号价格④编写预算方案⑤征求意见，完善方案▲注意事项①编制预算方案要调查研究，实事求是，不虚报价格②不追求高档③要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的④事先安排好要购置的设备所放置位置⑤慎重选择供应商，各方全面的比较⑥征求各方意见，方案切实可行●办公资源管理程序①了解本单位所有办公资源基本情况②对其进行分类，不同资源分类管理③对办公资源建档，记录应用情况（购买信息、保修信息、维护合同、操作指南、基本信息、设备情况列表、日志记录和故障登记）④定期进行数据分析
●信息开发主要形式①简报②索引③目录编制④文摘⑤信息资料册⑥简讯⑦调查报告▲程序①确定主题②分析信息材料③选择信息开发方法④选择开发信息的形式⑤形成信息产品
●信息▲利用程序：①熟悉信息的内容②确定利用需求③确定信息利用服务的途径④获取信息⑤提供信息▲反馈程序①明确目标②选择信息反馈方法③获取反馈信息④加工分析..⑤传递..⑥利用..
●文书▲审核程序①确定是否需要行文②审核文书内容③检查文字表达④检查文件体式⑤检查文书处理程序上是否妥善完备▲拟办程序①明确拟办范围②阅读文书内容③提出拟办意见●档案利用▲要求①依法开展利用工作②主动、及时开展利用工作③不断完善档案服务方式和手段④掌握本单位近期的重点工作、重大活动、据此开展档案利用▲程序①熟悉库藏②分析利用需求③选择档案利用方式（阅览室提供利用、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、提供咨询服务、印发目录、档案展览）④获取档案⑤提供档案●电子档案的特点：①非人工识读性②对电子技术和设备的依赖性③信息可变性④信息与载体可分离性⑤信息可共享性⑥多种信息载体集成性
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