大数据时代下人事档案电子化管理研究.pdf

技术应用中国宽带 2023 年 5 月-126-随着时代的发展，人们对信息的获取变得越来越简单，对人事档案信息的收集工作提供了很多的帮助，但是，时代的发展，也给人事档案管理带来了一些问题，那就是传统的人事档案管理模式过于陈旧，无法适应新时代的需要，因此，要对人事档案管理的模式进行改进与完善。一、大数据时代下人事档案管理内涵（一）人事档案管理的相关概念人事档案管理是指通过对每一个人所有信息的记录，例如每一个人的专业能力、学历水平、家庭情况等，将这些信息记录到人事档案中，可以帮助阅读档案的人员了解人员的所有信息，知道人员的能力水平，可以将人员安排在那些合适的地方。通过这样的方法，可以很大程度地提高管理人员的管理水平，促进管理效率与管理质量。在大数据技术的支持下，工作人员可以将传统的纸质人事档案管理进行电子化管理，这在很大程度上提高了工作人员的工作效率，可以收集到更加全面、完整的各类信息，让人事档案管理更加快捷方便。（二）人事档案管理工作特点人事档案管理在各种组织中都有着重要的地位，可以促进各类组织实现可持续发展的目标。随着时代的发展，相关人员对人事档案管理提出了更高的要求，要求人事档案管理要符合现代化的要求，对人事档案管理要根据现代科技进行创新。在使用人事档案电子化管理的新模式过程中，不仅提高了行政管理工作人员的办事效率与质量，而且人事档案电子化管理也是响应了国家“绿色、低碳”的号召，减少了纸质的消耗，降低了能源的浪费。人事档案电子化管理，在通过电子系统来实现快速查找相关年限档案信息的时候，促进了相关人员对档案信息的使用情况，避免工作人员在面对繁杂、混乱的档案时，出现找档案时找不到的情况发生。即使在进行人事档案电子化管理的过程中，工作人员也要将纸质的档案信息进行妥善保管，重要的信息文件要进行备份保管，避免文件丢失造成的严重后果。在进行人事档案电子化管理的过程中一定要加强相关的规章制度管理，让工作人员都能够按照相关的要求进行工作。在进行人事档案电子化管理的过程中，工作人员要按照相应的划分标准对档案信息进行分类整理保存。在相关人员借阅档案资料的时候，可以快速、准确地将档案查找出来。在进行借阅档案信息的时候，一定要按照一定的流程进行处理，在借阅资料的时候，要提供电子借阅卡，在管理人员提供档案信息的时候，一般情况下提供档案信息的电子版，必要情况下提供纸质版。1在借阅人员进行借阅资料的时候，管理人员要让借阅人员感受到人事档案电子化管理的优势所在。（三）人事档案电子化管理的相关技术随着科技的不断发展，越来越多的现代化技术出现在了人们的视野中。人事档案电子化管理包括制定录入的规范、资料收集和录入、归类存档和整理、资料备份和共享。在进行人事档案电子化管理的时候，会应用到很多的现代化技术手段。如大数据技术，具有大量、快速、多样化等特点，将大数据技术应用到人事档案电子化管理上，可以大大提高工作人员的工作效率，大大增加档案信息的使用率，让这些信息变得更有价值。云计算技术，可以让存放在服务器硬盘上的档案信息存放在第三方服务器上，这降低了因为各种意外事件导致档案信息遗失、毁坏的风险概率。大数据技术、智能物联网技术、5G技术的联合应用可以实现将档案管理与移动设备进行连接，大大提高了人事档案信息查找服务的便捷性、准确性、真实性。在进行人事档案电子化管理的过程中，最关键的部分就是保证档案信息的安全、真实，不能够出现档案信息的泄漏或者造假。因此，利用电子签名技术就可以解决这个问题。电子签名技术的利用保证了重要的人事档案信息的安全性，避免了档案信息因为意外或者人为导致信息出现差【摘要】在大数据时代背景下，人事档案管理工作面临着许多挑战，传统的人事档案管理模式已经不能适应新时代的发展需求。因此，必须对人事档案管理模式进行创新。在现代化技术的支持下，人事档案电子化管理模式应运而生。在使用人事档案电子化管理的过程中，不仅可以将人事档案管理过程中存在的问题进行解决，还可以提高工作效率与质量，将档案信息的资源进行充分地利用，发挥出原本的价值。本文，将针对大数据背景下，人事档案电子化管理的相关研究展开论述，希望可以为人事档案电子化管理的工作提供一些帮助。【关键词】大数据时代；人事档案；电子化管理大数据时代下人事档案电子化管理研究 宝磊技术应用中国宽带 2023 年 5 月-127-大数据时代下人事档案电子化管理研究 宝磊错的情况。电子签名技术和区块链技术的联合应用，通过加密的算法，保证了经过验证后的档案信息具有不可变性。这大大提高了人事档案电子化管理信息的安全性、可靠性。在新修订的 档案法 施行后，人事档案信息化建设更加重要，要求推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。二、大数据背景下人事档案管理存在的问题（一）档案管理人才的流失率较高在进行人事档案电子化管理的过程中，需要大量的专业人才进行档案管理，只有足够多的人才，才可以第一时间发现人事档案管理过程中的问题，并采取一定的解决办法及时将问题解决，以推动人事档案电子化管理的发展进程。但是，根据研究调查结果发现，部分组织对人事档案电子化管理的进程并没有太多的关心，对于人事档案管理专业人才的培养和招聘力度比较小，造成人事档案管理人员的薪资待遇比较差，影响了工作人员的工作积极性，造成了大量的专业人才资源的流失，以至于人事档案管理的发展进程比较缓慢。面对这种情况，相关部门应该要建立完整的管理制度，建立奖惩机制，吸引大量的专业人才加入建设人事档案管理的队伍中，以减少档案管理专业人才的流失速度，促进人事档案管理的发展。（二）管理技术与基础设施较为落后大数据环境下，人事档案管理技术与基础设施确实面临一些挑战。无论是海量数据的收集、归档和管理，还是档案信息资源的个性化利用，都给档案管理部门的计算机技术、数据库技术、多媒体技术应用提出更高要求，只有足够多的人才，才可以第一时间发现人事档案管理过程中的问题，并采取一定的解决办法及时将问题解决，以推动人事档案电子化管理的发展进程。但是，根据研究调查结果发现，部分组织对人事档案电子化管理的进程并没有太多的关心，对于人事档案管理专业人才的培养和招聘力度比较小，造成人事档案管理人员的薪资待遇比较差，影响了工作人员的工作积极性，造成了大量的专业人才资源的流失，以至于人事档案管理的发展进程比较缓慢。面对这种情况，相关部门应该要建立完整的管理制度，建立奖惩机制，吸引大量的专业人才加入建设人事档案管理的队伍中，以减少档案管理专业人才的流失速度，促进人事档案管理的发展。（三）档案信息的利用率较低随着时代的发展，各类组织都迎来了快速的发展。组织的高速发展，为人事档案管理工作带来了不小的挑战。档案信息越来越多，在对档案信息进行收集、整理的过程中，只有对这些信息进行充分地利用，才能帮助各项工作顺利地展开。但这只是最理想的状态下。现实情况是，许多的人事档案管理人员并不能够做到这个程度。在进行人事档案管理工作的时候，管理人员对于这些信息的利用程度比较低，不能够将档案信息的所有价值体现出来，为人事档案管理的发展带来了一定的问题。由于管理人员对档案信息的利用率比较低，没有办法第一时间发现组织中存在的问题，所以导致组织没有办法根据这些问题及时给予相应的解决措施，对组织的发展造成了不利影响。出现这种问题的最大原因就是，管理人员对人事档案认识不到位，不能够正确对待人事档案信息，忽视了人事档案信息的重要性，这对人事档案电子化管理建设造成了不利影响。（四）档案管理人员综合素质不高在进行人事档案管理工作的过程中，最重要的就是管理人员，管理人员的专业技能和管理水平的高低与人事档案电子化管理工作的进程有着直接的关系，因此，必须想尽一切办法提高管理人员的专业水平和综合素养。虽然很多的人士认识到了管理人员专业水平的重要性，但是却没有相应的培养措施，没有对管理人员进行专业的培训工作，导致工作人员在直接面对人事档案电子化管理的过程中，出现不熟练、不熟悉的情况，影响了档案管理工作的质量与效率。另外，在管理人员身上有部分人存在着学习的抵触心理，不愿意去学习新知识和新技能，过多地依靠自己的工作经验，这样的想法在进行工作的过程中，容易造成工作上的失误，不利于人事档案管理的发展。三、人事档案电子化管理的可行性分析(一）有利于提高人事信息管理与利用效率人事档案电子化管理的实施，可以减少纸张的浪费，降低工作的成本，将纸张占地的空间节约出来，可以进行空间的美化。通过信息化、数字化技术的应用，可以降低管理人员的工作压力，提高对档案信息处理的速度和质量，能够让借阅人方便阅读相关信息，这极大提高了管理工作的效率与质量(二）人事档案的电子化管理成本可控随着我国 IT 行业进入了黄金发展时期，各种计算机设备的成本与之前相比出现了大幅度地下降，有些设备甚至出现了产能过剩的情况。因此，很多单位和组织都进行了电子化的变革，各种计算机设备在人事档案管理中得到运用。因此，在实行人事档案电子化管理的时候，上述条件为电子化管理提供了保障与支持。(三）有利于促进人才战略深入发展就目前的情况来看，我国人口流动量比较大，人事档案与人员出现在异地的情况很常见，那怎样才能发挥人事档案的作用，让人事档案突破时间与空间的限制，是很多管理人员需要进行思考的问题。而解决这个问题的方法就是要进行人事档案电子化管理，通过信息化、数字化技术的联合应用，让档案信息实现全国各地的资源共享，为人才的各地流动和合理布置提供保障。技术应用中国宽带 2023 年 5 月-128-四、大数据时代下人事档案电子化管理措施（一）完善人事档案电子化管理制度对人事档案电子化管理工作中的相关制度进行不断地改进与完善，可以提升人事档案电子化管理工作的管理人员处理事情的水平，让人事档案管理工作更加高效。在对人事档案电子化管理的过程中，必须对电子化管理制度进行完善。首先要做的第一步，就是要将人事档案电子化管理工作中的管理人员进行职能划分，确定好每一个岗位的具体职责。将这些纸质的人事档案做好整理与保存，将人事档案信息全部收入系统中，在这个过程中，要避免出现档案信息的收录错误与不完整的情况发生。在进行人事档案电子化管理工作的过程中，遇到了问题，要第一时间向上级进行汇报，根据上级的指令进行相应的处理，要将人事档案电子化管理过程中遇到的问题进行妥善处理，避免将问题的影响扩大化，造成严重的损失。3在人事档案电子化管理的过程中，要定期地组织行政管理人员对人事档案电子化管理中存在的问题或可能存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施，将这些措施编入到人事档案电子化管理的相关制度中，为人事档案电子化管理的发展提供制度保障。除此以外，还要建立奖惩机制，对管理人员要做到奖惩分明，以充分调动管理人员的工作积极性，促进人事档案电子化管理健康发展。（二）保证人事档案电子信息的安全虽然人事档案管理的过程中加入电子化管理，可以帮助工作人员减轻工作压力，增加工作便捷度，促进对档案信息的利用率。但在应用电子化管理的过程中，还存在着一个重要的问题，那就是人事档案的电子信息安全存在着威胁。随着科技的发展，在实行档案信息电子化后，各部门要严格预防不法分子入侵或者病毒对档案管理中的各种信息安全造成威胁。因此，在进行人事档案电子化管理的过程中，需要积极应用各种现代化的技术手段，将档案信息的安全防护工作做到位，将档案信息保护起来，不受外在威胁影响。例如，可以设置一条专门的加密通道来进行档案信息的运输工作，保证档案信息的绝对安全。另外还可以将含有重要档案信息的计算机设备进行与外界的隔绝，避免因为不法分子入侵造成信息的泄漏与丢失。还有一些其他的方法可以保证人事档案电子信息的安全。例如，可以采用数据备份技术，将档案信息进行备份，以防止因为不可抗拒的因素导致档案信息的丢失。此外，还可以采用数据恢复技术，将已经丢失的档案信息进行恢复。另外，还可以采用数据加密技术对档案信息进行加密保护。在这么多的保护措施下，最重要的就是要管理人员树立安全保护意识，对相关人员的行为习惯进行规范，通过信息安全培训，减少档案信息泄露的风险，促进人事档案电子化管理的发展。（三）规范工作流程，做好监督审查工作在很多组织的人事档案管理工作中，工作流程都没有相关的标准，人事档案电子化管理的过程中由于不正规的工作流程，导致了人事档案管理工作的质量与效率出现了大幅度的降低。因此，为了促进人事档案电子化管理的发展，必须对档案管理工作流程进行科学的计划，严格按照相关的工作流程制度进行工作，将电子化管理工作流程变得更加地科学、规范，使其能够满足组织对人事档案管理的要求。在进行人事档案电子化管理工作的过程中，对于档案信息的收集，要做好信息的预处理工作，然后实现对信息的数字化转化，将其储存在数据库中，借助相关设备对信息进行利用。只要做到了对工作流程的规范化，就可以促进对人事档案电子化管理的发展。（四）加强对档案管理专业人才的培养，树立终身学习的意识在大数据的背景下，越来越多的人认识到了专业人才对人事档案电子化管理的重要性。因此，想要完成人事档案电子化管理的建设目标，就要加强对人事档案电子化管理的专业人才培养。要让人事档案电子化管理的工作人员的水平都可以达到及格线以上，首先要做的是，对工作人员进行专业技能和专业知识的培训工作，让他们可以熟练地掌握相关的职业技能和专业素养，最重要的是可以运用信息化技术手段，促进人事档案电子化管理的发展，以提高工作水平与质量。其次，就是要让管理人员认识到人事档案电子化管理的重要性，明确人事档案电子化管理对组织发展有着积极的作用，清楚地了解自己的工作任务与责任，能够认真、负责完成自己的工作。最后，管理人员要树立终身学习的观念，及时对先进的各种理论与技能进行学习，为人事档案电子化管理提供必要的支持。五、总结综上所述，在大数据时代背景下，人事档案管理工作面临着很多的问题，在这种情况下，相关人员必须积极运用现代化技术手段，为人事档案管理创设新的模式，那就是人事档案电子化管理。在进行人事档案电子化管理的过程中，必须跟上社会发展的节奏，对人事档案电子化管理的规章制度进行严格规划，以保证人事档案信息的安全、可靠。参考文献：1 丁春玲.大数据时代下人事档案电子化管理研究 J.兰台内外,2021(24):27-28.2 崔淑君.大数据背景下人事档案电子化管理探究 J.兰台内外,2020(02):14-15.3 周华.大数据背景下人事档案电子化管理研究 J.文化产业,2019(21):50-51.作者简介：宝磊(1979.03-)，女,满族,辽宁沈阳人，本科，高级会计师，研究方向:档案。（作者单位：铁岭市城市发展服务中心）基于云计算的工业物联网解决方案 陶剑