大型精密仪器设备采购与可持续管理.pdf

ISSN1672-4305CN12-1352/N实 验 室 科 学LABORATORY SCIENCE第 26 卷 第 4 期 2023 年 8 月Vol.26 No.4 Aug.2023 大型精密仪器设备采购与可持续管理薛青松1,宋正芳2(1.华东师范大学 化学与分子工程学院;上海市绿色化学与化工过程绿色化重点实验室,上海 200062;2.上海石化工业学校,上海 201512)摘 要:从大精仪器设备的管理角度出发,讨论了大精仪器设备的采购同大精仪器设备的可持续管理之间的衔接关系,提出了大精仪器设备采购过程中的指标工程、价格工程、耗材工程、售后工程等“四项工程”。大精仪器设备的采购工作必须合理到位,采购中的“四项工程”有机不可分割,缺一不可,指标是基础,价格是杠杆,耗材是血液,售后是保障。并以华东师范大学大精仪器设备采购为例,详细阐述了做好采购过程中的“四项工程”对大精仪器设备可持续管理的重要作用。关键词:大精仪器;采购;四项工程;可持续管理中图分类号:TP274 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1672-4305.2023.04.048Procurement and sustainable management of large precision and valuable instrumentsXUE Qingsong1,SONG Zhengfang2(1.Shanghai Key Laboratory of Green Chemistry and Chemical Processes;School of Chemistry and Molecular Engineering,East China Normal University,Shanghai 200062,China;2.Shanghai Petro-chemical Industry School,Shanghai 201512,China)Abstract:From the perspective of precision and valuable instruments,this paper discusses the con-nection between the procurement and the sustainable management of precision and valuable instru-ments.“Four projects”including index project,price project,consumables project and after-sales project in the procurement process of precision and valuable instruments are proposed.The procure-ment of precision and valuable instruments must be reasonable and in place.The“four projects”in the procurement are inseparable and indispensable,which the index is the basis,the price is the lever,the consumables are the blood,and the after-sales service is the guarantee.Taking the procurement of precision and valuable instruments in East China Normal University as an example,the important role of“four projects”in the process of procurement in the sustainable management of precision and valua-ble instruments is elaborated in detail.Key words:precision and valuable instruments;procurement;four projects;sustainable management 收稿日期:2021-11-23 修改日期:2022-03-10作者简介:薛青松,博士,高级工程师,主要研究方向为大精仪器设备的管理、维护及功能开发等。E-mail:qsxue 基金项目:宋正芳,硕士,讲师,主要研究方向为化工类仪器管理和功能开发等。E-mail:susanf 作为高等院校最贵重最主要的固定资产之一,也是整个社会的公共资源,大型精密贵重仪器(以下简称:大精仪器)设备是高质量教学和科研的物质基础1-2,也是整个社会的公共资源。购置高性能、高质量大精仪器设备是实现其可持续运行的必要前提3。基于政策性、技术性、专业性、前沿性较薛青松,等:大型精密仪器设备采购与可持续管理强等特点,大精仪器设备的采购是一项复杂的系统工程,如何高效做好仪器设备的招标工作是摆在我们面前的艰巨任务4。有关高校大精仪器设备采购方面的文献主要集中在宏观层面论述招标工作的重要性5、规范采购流程6-7、采购中增强专家作用 8-9等,但从微观层面即仪器管理者角度如何去采购大精仪器设备,如何细化和实施每步工作,以及招标工作与大精仪器设备的后续管理之间存在的内在联系未见详细论述。论文从大精仪器设备自身特点出发,详细讨论了大精仪器设备采购过程中的指标工程、价格工程、耗材工程、售后工程等“四项工程”及其对大精仪器设备可持续管理的影响。1 大精仪器设备采购过程中的“四项工程”花永盛等4提到高校大精仪器设备的采购是一项复杂的系统工程。基于大精仪器设备的技术含量高、价格昂贵、维修维护成本高、耗材垄断性强等特点,其采购环节确实非常复杂和至关重要,如果采购环节不到位,将直接影响大精仪器设备的后续管理。结合多年采购和管理大精仪器设备的经验,发现不少高校面临采购人员是非管理人员,管理人员不负责购置仪器,导致购置和管理之间出现严重脱节,给仪器后续的管理带来诸多问题。下面从微观层面将采购环节细分为指标工程、价格工程、耗材工程、售后工程等“四项工程”,并进行了详细地讨论,认为这“四项工程”缺一不可,有机不可分割,在采购过程中必须全面落实,为实现大精仪器设备的可持续管理打好基础。1.1 大精仪器设备采购过程中的指标工程大精仪器设备采购过程中的指标工程指涉及技术参数的一系列问题及其解决办法,根据我们需要什么样的仪器、完成什么任务以及完成的主要和次要任务等确定具体的技术指标,且其不得高于目前市售仪器设备的技术指标,如果技术指标高于目前商业仪器能达到的技术水平,将无仪器可买。我们需要什么样的仪器即对我们需求的定义,切勿一味追求过高技术指标,购置过高技术参数的仪器将会造成较大浪费。由于大精仪器设备的技术含量高,市售的同类仪器较少,在确定拟购买仪器的技术指标上难度非常大。如果确定为同类仪器的最高指标,技术指标较低的厂商将被拒之门外,招标变相成为单一来源和垄断,而非市场竞争;如果技术指标确定为同类仪器的折中指标,性能优异和性能良好的仪器厂商准许进入投标,但性能良好的仪器价格一般比高性能仪器要低,高性能仪器厂商无法获得中标机会;如果技术指标确定为入门级,性能不太好的仪器厂商也准许进入,从低价中标角度讲,只能购买到入门级的仪器设备。在确定技术指标之前,务必调研业界所有同类型仪器的技术参数,逐条核实比对,找到它们之间的异同点,这些异同点对于仪器的性能和功能有无影响,若无影响或影响甚微,可忽略并删除,这样可让更多仪器厂商加入竞争行列,实现真正意义上的自由竞价。若涉及关键技术参数对教学科研工作的顺利开展必不可少,必须精准体现在技术指标中,但也会给仪器厂商的自由竞价带来困扰,能加入竞价的厂商受限,甚至变相成为单一来源,失去竞价的意义。针对此种情况,需要足够的市场调研,咨询兄弟院校购买同种仪器的价格,以及多次与销售商沟通协商议价,最后根据市场调研及其协商议价基础上在招标文件中做出价格上限,超过上限即废标来制约仪器厂商的投标行为。大精仪器设备技术指标可概括为三类:(1)技术参数能满足需求的同类型仪器有很多品牌,价格相差不大,这时必须调研业界能参与竞价的同类仪器的技术参数,其中技术参数相同的可直接罗列出来,对于有差别但不影响仪器性能的技术参数,须选用“或”字,让所有仪器厂家都能进入投标,比如 X射线粉末衍射仪所用光管,陶瓷光管和玻璃光管是主流配置,它们对于仪器性能几乎没有影响,这在招标文件中必须注明陶瓷光管“或”玻璃光管等字样;(2)技术参数能满足需求的同类仪器有很多品牌,但性能和价格相差很大,在充足的市场调研基础上,比对多家技术参数,找到性价比最优的仪器作为技术指标,邀请尽可能多的仪器厂商参与竞争;(3)技术参数能满足需求的同类仪器只有一家,正如前所述,采用限价指标来防止仪器厂商抬价行为。购买到性能好且实用的大精仪器设备,对于其后续可持续管理非常重要。首先,仪器性能好,可以省去大量的维修维护费用以及节约大量停机检修的时间;其次,仪器使用范围广,用户需求旺盛,可大幅度提高仪器的使用率,在大量用户使用的基础上不断提高夯实管理人员的业务水平。5911.2 大精仪器设备采购过程中的价格工程大精仪器设备采购过程中的价格工程包括厂商报价、价格谈判和招投标等过程。仪器厂商在大精仪器设备报价时,几乎都显著高于市场售价,尤其技术含量高、垄断性强的仪器设备,他们的报价更高,如何让他们给出较大幅度的折扣和实质性优惠,对于高校购置到性价比高的仪器至关重要。从购买方来说,购买大精仪器设备财政预算的依据主要来自厂商报价,显然拟购置仪器的预算一般都会高于市场售价,因为厂商报价未含折扣,且未经竞价程序。因此,应按照相同的技术指标向所有同类仪器的厂商索价,然后经过前期多轮磋商,同每家仪器厂商进行逐一谈判,让厂商给出最优惠的价格,参考最低价格做购置大精仪器设备的财政预算较为合适。在价格谈判过程中,不要倾向于任何一家仪器厂商,对于所有仪器厂商均需进行实质性价格谈判,争取最优惠的价格,同时需对不同厂商的价格谈判保密,并对购置大精仪器设备的财政预算严格保密,这样有利于后续的招投标顺利进行和获得最优惠的中标价格。价格谈判和招投标是一个较漫长且复杂的过程,基于价格竞争,将出现更优惠的价格,第一轮投标结束后,如均未中标,这时仪器厂商便知竞争方的投标价格,第二次开标时,仪器厂家为了得到中标机会,势必会根据第一次投标价进行调整优惠,我们就能买到性价比更优的仪器设备。因此,在招投标过程中,切忌急于求成,多次招投标有利于购买到价廉物美的大精仪器设备。如果中标价格出现实质性优惠,不但为国家和单位节约了开支,购买方也可用省下来的钱对放置大精仪器设备的实验室进行配套建设,让大精仪器设备从安装调试之日起处于优异的实验环境中,为大精仪器设备的可持续管理打下基础。1.3 大精仪器设备采购过程中的耗材工程大精仪器设备安装调试后因仪器产生的费用主要包括维修和耗材,若碰到性能优良的仪器设备,加上良好管理和维护,维修费用可能很少甚至不产生维修费用,这时仪器运行产生的耗材费用将占据大精仪器设备维护费用的绝大部分,显然在其采购过程中如何争取尽可能多的随机赠送耗材、如何打包购买较多耗材以及如何处置打包的易损易坏耗材等非常重要。在采购过程中,首先是包含各种功能的主机的价格谈判,其次为谈判赠送耗材,让赠送耗材最大化,再次为随仪器打包购买一定数量耗材,基于高等院校购置进口科研设备可免关税及大精仪器设备的垄断性较强等特点,随仪器打包购买耗材比后续单独购买要便宜很多甚至一半以上,尤其只能向厂家购买的耗材,后续购买会更贵,这就是目前较普遍存在买得起仪器维护不起仪器的主要原因之一。经验丰富的采购人员,会备足 510 年仪器所需要的耗材,但涉及放置过久易老化易损坏的备件如灯丝、光管等,若随仪器一起到货可能还未使用就已老化,这时易老化易损坏的耗材在招标文件里须单独注明,在仪器需要该备件时,仪器厂商须第一时间提供并免费上门安装,仪器验收时注明耗材未到数量及需要到货的时间点。此外,耗材工程中,需要仪器厂商给予主要耗材后续最优惠价格承诺,并将优惠的价目表写进投标文件里,并可在招标文件中注明后续耗材的价格给予一定幅度的折扣,作为一项商业指标。显然,做好耗材工程,备足购置仪器所需耗材,对于后续仪器设备的可持续管理奠定坚实的基础。1.4 大精仪器设备采购过程中的售后工程大精仪器设备采购过程中的售后工程指的是招标文件中规定售后服务响应时间、售后质保期、售后服务人工费及维修备件的价格、软硬件终生升级服务等事宜。大精仪器设备的可持续运行同仪器厂家的售后服务响应时间密切相关,很多仪器厂商推出金牌服务,电话或者在线直接排除常规故障,这是仪器能长时间全天候开放使用的必要前提,而个别服务质量差的厂商在接到故障报修后,很长一段时间都未有响应,期间仪器不得不停机,无法正常运行。因此,除了在招标文件中规定外,必须充分调研已买过同类仪器的实验室,确认实际中厂商售后响应时间。售后质保期至关重要,其中包括:(1)质保年限,从什么时候开始计算质保期,个别厂商是发货后一定期限起计算,绝大多数厂商是仪器安装调试验收合格后起计算;(2)质保的范围是否整机,整机是否包括易损件如热电偶、光源、灯丝等。上述均需在招标文件里完全进行限定,尽量争取在仪器安装调试验收合格后作为质保开始时间,为仪器的争取最长的质保期,尽量将整机包括易损件均算进质保期一起质保。必须确定售后服务人工费收费标准,同时让厂商在投标文件中给出涉及该仪器最常见维修691 薛青松,等:大型精密仪器设备采购与可持续管理配件的具体价格承诺,且 5 年内或者 10 年内一直按此价格上门维修。软硬件升级服务也非常重要,现代科学技术日新月异,电脑折旧很快,更新换代频繁,几年后很多电脑就被淘汰,购置的新电脑因其较高级的操作系统,无法安装原仪器配套的软件,若未在招标文件中限定软硬件终生免费升级服务,将会产生一笔不菲的费用。显然,大精仪器设备采购过程中的售后工程同其可持续管理息息相关,直接影响大精仪器设备的可持续管理,务必引起采购人员的高度重视,争取最小化的售后服务费用和最优化的售后服务质量。2 践行大精仪器设备采购过程中“四项工程”以华东师范大学绿色化学与化工过程绿色化实验室(以下简称:绿色化学实验室)的仪器采购为例,进一步诠释大精仪器设备采购过程中的“四项工程”。在 2001 年绿色化学实验室成立初期,由于零基础,在仪器采购方面存在经验不足,当时购买的X 射线粉末衍射仪(XRD,布鲁克公司 D8 AD-VANCE)未做好上述“四项工程”:(1)当时购置了安东帕的变温附件,由于实验室需求很小,在整个的仪器使用寿命中,使用时间总计不超过 10 个工作日,但当时购买这个附件的价格是 4 万余美元(1 美元兑换 8.3 元 RMB),折算成 RMB 约为 33 余万元,价格非常昂贵,相当于 3.3 万元/工作日,从利用率来看完全没必要购置上述变温附件,根本原因在于未按实验室的实际需求做好“指标工程”,确立相应技术参数;(2)当时由于缺少经验,购买该仪器设备时调研不充分,技术参数设置较狭窄,别的仪器公司未能准许进入,加上国内同类仪器设备较少及招投标体系不够完善,布鲁克公司获得中标机会,从“价格工程”角度来说,在价格谈判方面做的不够充分,购置价格可能略有偏高,直接影响后续的维修维护和耗材购买;(3)业界公认布鲁克公司的售后较差,主要表现为沟通困难、上门服务时间滞后、维修工时费和配件价格偏贵等,笔者管理这台仪器时也遇到同样问题,由于当时购置该仪器设备的质保期为 1年,在出质保期之后,基于维修成本的考虑,很多故障只好自助处理,包括 2007 年实验室搬迁,布鲁克公司开价很贵,在综合考虑后,决定自助搬迁,如出故障,用搬迁省下的费用来维修,但布鲁克公司仪器设备的质量过关、性能优良、功能齐全及个别功能不可替代性,仍然有很多高等院校选择布鲁克的仪器设备,这在采购布鲁克设备时做好“售后工程”非常有必要,用户在采购时可提出 35 年的质保期,要求仪器厂商给出关键配件的维修价格、上门工时服务费特殊折扣的承诺,并写入招标文件中;(4)光管是 XRD 最通常的消耗品之一,当时购买仪器时未打包购买,后续实验室前后购买过 2 只光管,花费 10多万元,如果在购买仪器时做好了“耗材工程”,同仪器打包一并购买,可以省下后续很多耗材费用,并跟厂家签好协议,光管损耗后及时免费提供,并确保生产日期在 6 个月之内。在笔者积累了十余年管理经验后,于 2016 年采购高分辨 XRD 时,充分做好了采购过程中的“四项工程”,完全避免了早期购买 XRD 存在的不足。经过详细地市场调研发现布鲁克达芬奇系统和帕纳科锐影系统可以满足实验室的需求,在仔细研读了两个系统的关键技术参数后,为了让两家公司都能参与竞价,将两家公司的技术参数采用“或”的方式均写进了招标文件的技术指标中,并在质保期、售后服务、维修配件价格、主要耗材价格、软件及其配套硬件的终身免费升级等方面进行了逐一限制,在首轮报价中,布鲁克公司报价 32 万美元,帕纳科报价 28万美元,布鲁克公司给笔者的印象为他们的仪器性能比帕纳科公司优良,价格理应偏贵,确实在第一次招标时印证了布鲁克公司的说法,布鲁克公司投标价 23.8 万美元,帕纳科公司投标价为 20.8 万美元,但由于在第一轮招标中两家公司的资质审查都没有通过,所以废标进入第二轮招标,在第二轮开标之前,布鲁克公司仍坚持价格无法再降低,然而在第二轮开标时,布鲁克公司投标价大幅度降低至 19.8 万美元,帕纳科公司的投标价也略降至 20.4 万美元,基于低价中标原则布鲁克公司中标,显然经过两轮招标优惠了 4 万美元,据悉武汉某高校采购了布鲁克公司该相同型号相同配制的仪器,价格为 28.5 万美元,显然价格谈判过程中不要怕麻烦,不要怕浪费时间,只有这样才可能购买到更实惠、更便宜的大精仪器设备。从该仪器购买安装调试正常至今已使用的 6 年时间内,仪器一直处于正常使用状态,未产生耗材费用和售后维修费用,可见充分做好大精仪器设备采购过程中的“四项工程”对于实现大精仪器设备的可持续管理至关重要。7913 做好采购过程中的“四项工程”,赢在大精仪器设备可持续管理的起跑线大精仪器设备的可持续管理,指在仪器设备的“有生之年”不间断地连续运作,实现仪器开放最大化、功能最大化,样品数目最大化,寿命最大化等“四个最大化”,同时实现维修费用最小化,耗材费用最小化,人为损坏最小化,用户投诉最小化等“四个最小化”。大精仪器设备管理的“四个最大化”和“四个最小化”恰好诠释了可持续管理理念,“四个最大化”要求仪器每年每天 24 小时待机候样,仪器包含的所有功能全部使用,样品按预约顺序第一时间安排测试,尽可能延长仪器使用寿命,以在同类仪器中,其使用寿命的长短作为考核仪器管理人员的重要指标,“四个最小化”要求在使用仪器过程中做好常规日常维护,确立大精仪器设备预判预警机制,目的是减少停机维修次数和时间,如果购买大精仪器设备时已确立较长的质保期,在做好常规日常维护基础上,也势必显著降低维修费用。耗材费用最小化除了日常节约外,购买仪器时打包耗材多少直接关联;人为损坏最小化要求仪器管理人员要有极强的专业素养和敬业精神,防范于未然,将仪器的安全使用同实验室安全一并制定相应规章制度并严格遵照执行;用户投诉最小化要求仪器管理人员具有用户至上的服务意识,全心全意为用户服务,想用户所想,急用户所急,做用户所做,实实在在为用户解决实际问题。显然大精仪器设备的可持续管理同采购过程中的“四项工程”密切关联,指标工程确定最优最适合的指标,性能好的仪器就如同先天遗传好,起跑线高,便于后续可持续管理,价格工程购买到物美价廉的仪器设备,若能节约部分费用,可以用于增强仪器室的配套,让仪器处于最优的环境中,耗材工程能做好的话,后续的耗材费用会很低甚至为零,售后工程让仪器的维修费用降至最低,由此节约出来的费用可以用作仪器的预警预防,采购过程中的“四项工程”非常重要,四个方面为一有机整体,缺一不可,指标是基础,价格是杠杆,耗材是血液,售后是保障,做好采购过程中的“四项工程”,赢得大精仪器设备可持续管理的起跑线。大精仪器设备从安装调试正常开始,就是一条鲜活的“生命”,采购过程中的“四项工程”就是这条“生命”的先天遗传,大精仪器设备的管理就是这条“生命”的后天环境,包括管理人员的管理理念、专业素养、敬业精神等,然而先天遗传不足,后天虽可进行适当弥补,但是很难实现大精仪器设备的可持续管理,仪器势必经常停机检修等,无法实现大精仪器设备管理的“四个最大化”和“四个最小化”。大精仪器设备优秀的先天遗传,加上后天的严格管理,实现大精仪器设备可持续高效管理。4 结语从微观上系统地阐述了大精仪器设备采购过程中的指标工程、价格工程、耗材工程和售后工程等“四项工程”,讨论了采购工作对于其后续可持续管理的重要性,这对于高校同行采购大精仪器设备具有很重要的现实意义和借鉴价值。参考文献(References):1 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