集团公司公文处理办法.docx

集团公司公文处理办法
（试行）
第一章总则
第一条为促进xx集团各公司公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，依据《国家行政机关公文处理办法》及xx集团公司对公文处理的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条公司的公文是本公司在经营管理过程中所形成的有具有效力和规范体式的公务文书。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，必须做到及时、准确、安全。在公文处理中，严格执行保密法规和纪律。
第三条本办法只适用于xx集团各公司日常工作中形成的文书管理，各技术类、研发类等专业性公文的管理可不适用本办法。第二章公文种类和格式
第四条根据《国家行政机关公文处理办法》规定，结合本公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要等。
（一）决定
对重要事项、重大活动或重要制度的安排、发布，任免、奖惩相关人员，集团总部变更或撤销集团、子公司的相关机构。
（二）通知
适用于各公司转发集团总部和不相隶属公司的公文；发布规章；集团总部传达要求各公司办理和需要各公司周知或者共同执行的事项。
（三）通报
适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告

适用于向集团总部汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答
复集团总部的询问。
（五）请示
适用于向集团总部请求指示，批准。
（六）批复
适用于答复各公司请示事项。
（七）函
适用于各公司之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向集团总部请求批准等。
（七）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第五条公文格式
（一）公文份数序号
为准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，本办法规定将带有密级的公文要编制份数序号。编制的份数序号用三位阿拉伯数字，即“1”编为“001”置于左上角第一行顶格。
（二）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用四号黑体，顶格标识在第一行右上角；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（三）紧急程度
如需标识紧急程度，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第一行，紧急程度标识在右上角第二行。
（四）发文机关标识
报告、会议纪要用汉仪中宋简体32号标识，其余文种用红色黑体32号标识，居中排布。
（五）发文字号
发文字号用四号仿宋体，居中排布。发文机关代字一般为2-4位，代字取发文机关、部门的前一两个字，决定、通知、通报、报告、请
示、批复、会议纪要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一发文机关的代字应统一。
（六）公文标题
用三号黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（七）主送机关
标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（八）正文
每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。
（九）附件
在正文下空一行，空两字用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号。
（十）成文日期
用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。
（十一）印章
要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。
（十二）主题词
“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号仿宋；词目之间空一字。主题词一般不超过四个。
（十三）抄报、抄送、抄发机关
标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的公司对齐；在最后一个
公司后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位;抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位;抄发机关是将公文发往的相关下级单位。
（十四）印发机关和印发日期
用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
（十五）页眉、页脚和页码
除第一页外均要求使用统一的页眉页脚，页眉左上角使用xxlogo标，右上角标注xx集团，5号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米；页码第一页在页脚底端居中标注，其余各页在页脚底端右对齐标注。页眉、页脚、页码用宋体小五号标识。
第六条公文使用范围
（一）本套红头文件须特定文种在特定范围内使用，文体包括：通知、通报、决定；文件内容范围：各公司向政府机关或外单位行文；各公司的决策类、通知类、重要规章制度类文件；各公司重要人事任命类、各部门负责人的奖惩通报类文件；集团总裁及董事会要求的其他类文件等。各公司内部的普通类文件可根据实际情况，使用本公司原有的公文模板。
（二）红头文件只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行行文。
（三）各子公司向集团公司、各子公司向下属部门行文，必须以公司名义或指定行政部门名义行文，其他部门一律不得以公司名义发文。
（四）各子公司内部之间进行行文，以部门名义行文。第七条公文用纸和结构层次
（一）公文用纸一般为a4型，左侧装订。
（二）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
第三章公文办理
第八条发文办理
（一）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（二）各公司向上行文，公文送负责人签发前，应当由行政部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
（三）公司相关负责人签发文件，均需填写《文件审批单》（详见附件1）并与公文一起归档保存。
（四）公文正式印制前，行政部门应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。
（五）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（详见附件2）。
（六）具体流程详见附件3。第九条收文办理
（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。
（二）各公司、各部门上报的需要办理的公文，统一送行政部门综合办理。行政部门应及时送负责人批示。对不符合本办法规定的公文，经行政部门负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。
（三）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部门并说明理由。行政部门向发文部门说明情况。
（四）收到上级部门下发或交办的公文，行政部门填写《文件签收单》（详见附件4）并及时进行登记并填写《收文登记表》（详见附件5）后送领导批示，或者交有关部门办理。
（五）领导审阅公文需填写《文件审阅单》（详见附件6）并与
文件一起归档保存。
（六）送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部门负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
（六）草拟、修改和签批公文，用笔必须用黑色钢笔或签字笔，不得在文稿装订线外书写。
（七）具体流程详见附件7。
第四章公文处理原则
第十条坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第十一条必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。
第十二条必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过行政部门批准并送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。
第十三条公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。
第十四条各公司、各部门行文必须使用全称或通用规范简称。
第五章公文立卷、归档和销毁
第十五条公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。
第十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。
第十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。
第十八条公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位
印章，视同正式文件妥善保管。
第十九条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。
第二十条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。
第二十一条不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并经行登记。
第六章附则
第二十二条本办法由xx集团负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行，公司公文处理原有规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
附件：
1、《文件审批单》
2、《发文登记表》
3、发文流程图
4、《文件签收单》
5、《收文登记表》
6、《文件审阅单》
7、收文流程图
第二篇：公文处理办法doc-公文处理办法公文处理办法
1目的
为适应开发区高效、快捷、全面创新的体制要求，确保财政局公文处理工作科学化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局工作实际，特制定本办法。
2
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4
5依据适用范围职责工作程序《公文处理新规范》本制度适用于本局各有关处室。办公室负责制度的具体执行。
5.1总则
5.1.1财政机关的公文，是在依法行政管理过程中，处理公务的具有法律效力和规范栺式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，转发行政规章，施行执法措施，请示和答复问题，指导、布置工作，报告情况，交流经验的工具。
5.1.2公文处理是指公文办理、管理、立卷、归档及销毁等一系列衔接有序的工作。公文处理必须严栺执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全；坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
5.1.3财政局办公室具体负责本机关内部的公文处理工作。
5.2财政机关公文的主要种类有：
5.2.1通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
5.2.2通知。适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的分文，发布规章；传达局内党、政要求及需要周知或者共同执行的事项；仸免和聘用干部。
5.2.3通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
5.2.4报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
5.2.5请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
5.2.6批复。适用于答复下级机关和有关单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级机关和有关单位报送的各类报告。
5.2.7意见。适用于对重要事情提出见解和处理办法。
5.2.8函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
5.2.9会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
5.3公文栺式
5.3.1行政机关的分文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抁送机关、印发机关、印发仹数和印发时间等部分组成。
5.3.1.1公文的秘密等级又称密级，秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并注明保密期限。具体写法为“密级★保密期限”。
5.3.1.2紧急公文应当在首页分别标明“特急”、“急件”。
5.3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列
在前。
5.3.1.4发文字号包括机关代字、年仹（应用公元全称）、序号。
财政局机关的发文字号为：
a.党组文件。凡对局管理干部的人事仸免、重大奖惩、纪律指令及其他要以党组名义明确的重大事宜等，可以党组文件印发。党组文件的内容，一般应由党组会议讨论，由党组书记或由党组书记指定其他党组成员签发。
发文字号为。开财党组字［年号］文号。
b.党总支文件。凡属精神文明建设、干部队伍建设的有关事宜，可以局党总支文件印发，由局机关党总支书记或由党总支书指定其他党支成员签发。
发文字号为：开财党总字［年号］文号
c.局发文件。各处室对分管工作、业务所做的，要求各预算单位和企业执行的规定、批复、通知，向上级领导单位的请示、报告及转发上级机关文件等均可以局名义发文。一般由分管局长签发或由局长直接签发。
发文字号为。开财字［年号］文号。
联合发文，只标明主办机关发文字号。
5.3.1.5上行文应在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示“应当在附注处注明联系人姓名和电话。
5.3.1.6公文标题应准确简要地概括分文的主要内容，标明发文机关和分文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5.3.1.7公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
5.3.1.8公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订一起，并在正文之后，发文机关属名之前注明附件的顺序和名称。
5.3.1.9成文日期，以签发机关领导人签发日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。
5.3.1.10印发机关和印发日期分别标在文件末页下端左右两侧，在印发之下可标明文件仹数。
5.3.1.11公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。
5.3.1.12公文应标注主题词。一仹公文的主题词，一般不超过6个。
5.3.1.13主送机关是主要受理公文的机关；抁送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写主送报送和抁送机关时，应当使用全称或者规范分简称、统称。
5.3.2公文版头，局内各部门制发的正式行文，统一使用“大连经济技术开发区财政局文件”红头纸印发；局内各部门制发的对外非正式行文统一使用“大连经济技术开发区财政局”红头纸印发。
5.3.3公文使用的汉字按国家规定的标准执行，文字从左到右横写横排。公文用纸一般为16开型，或采用国际标准a4型，左侧装订。
5.4行文规则
5.4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请求和报告。
5.4.2我局机关与区直各委办局可以联合行文。
5.4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，采用抁送的形式，但不得抁送下一级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
5.4.4除上级机关直接交办的事项外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、
“意见”、“报告”。
5.4.5局内各处室不得独自对外正式行文，因工作需要对外正式行文的，须经局领导批准，以局名义正式行文。
5.5公文办理
5.5.1公文办理包括收文办理和发文办理。
5.5.2收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、传阅、催办，查办等程序。
5.5.3本局收文不论是邮寄或送达的文件、信函，一律由办公室统一签收。
5.5.4办公室签收的文件、信函，经文书登记整理，加盖“收文专用章”，签署收文日期和收文编号，由秘书及时提出拟办意见送局领导阅批后交有关部门办理。
5.5.5承办部门收到公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于内容涉及面广，问题复杂不能在规定时限内做出答复的，承办部门应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。
5.5.6对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室，以便交其他部门办理。
5.5.7对各部门承办的公文，办公室将定期催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。
5.5.8发文办理是指以局机关名义制发公文的过程，一般包括公文草拟、审核、签发、复核、打印、校对、盖章、分发等程序。
5.5.9草拟公文应作到：
5.5.9.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，要切实可行，并加以说明。
5.5.9.2根据行文目的和主送机关的行文关系选择合适的公文文种。
5.5.9.3人名、地名、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号日期应写具体的年、月、日。
5.5.9.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5.5.9.5必须使用国家法定计量单位。
5.5.9.6用词用字准确、规范。文内使用的非规范简称，应先用全称并注明简称。
5.5.9.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修饰彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
5.5.10草拟公文由公文承办部门办理。
5.5.10.1对下级单位的请示报告和同级机关需要答复的来文，应由承办人提出意见后按规栺用纸先行打印，经部门领导阅签后送办公室报局领导签批。
5.5.10.2对拟以局各义下发的公文，必须用局统一拟文纸拟文，拟文时一字一栺，一标点符号一栺，字迹工整。
5.5.10.3草拟公文严禁使用铅笔和圆珠笔，不得在文稿装订线外书写文稿，书面不整洁或修改、调整幅度较大的文稿，应眷清后再送领导审阅。
5.5.10.4承办人拟搞后交由部门领导审核，如涉及两个以上部门或单位，应再交有关部门或单位会签后送办公室报局领导签发。
5.5.11公文签发应遵守下列原则
5.5.11.1向上级机关行文时，其公文文稿由部门负责人签字后，经分管局领导审核，并由局长签发后，方可缮印上报。
5.5.11.2区直各委办局与我局联合发文时，必须由拟稿部门核稿，并将修改意见取分管局领导审核同意后，报局长签发，或由局长授权，分管局领导签发。
5.5.11.3向下级或有关企事业单位行文时，按领导分工权限分别签发。
5.5.11.4领导人签发公文，应当明确签署意见，署姓名、时间。
5.5.12为确保公文质量，已经领导审批过的文稿，不得随意改动，确需修改的需再报局领导同意。
5.5.13文件经局领导签发后，正式发出的程序是：
5.5.13.1需以局名义出发的公文，由办公室统一编号后由各承办部门按局发文件模版自行套印。
5.5.13.2文件套印后必须由起草部门再作校核，确保无误，方可送办公室盖印。
5.5.13.3文件盖印后，除留存及上报文件外，承办部门应根据发放范围予以分发，如需邮寄，也由承办部门自行办理。
5.6公文立卷、归档和销毁
5.6.1公文立卷、归档和销毁工作由办公室具体负责。
5.6.2公文办理完毕，公文起草部门应及时将原件和有关材料一并交办公室整理立卷，个人不得保存应归档的公文。
5.6.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存副本。
5.6.4公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。
5.6.5公文印发后，办公室留存归档外，各部门尚需保管的公文，应由专人负责。
5.6.6没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和局领导批准，由文秘室负责定期销毁。销毁秘密公文时，应当进行登记，保证不丢失、不漏销。
5.6.7调阅、摘抁或自制归档公文，应关规定办理，并及时，完整归档。
6相关记彔
《公文处理过程记彔表》
《文件处理单》
《归档文件目彔》
第三篇：公文处理办法公文处理办法
第一章总则
第一条为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。
第二条公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条公文处理应当坚持实事求是精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第二章公文分类
第七条按公文内容可分为：
（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；
（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；
（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；
（四通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；
（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；
（六）请示，向上级请求指示、批准；
（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；
（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；
（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。
第八条按公文的发放形式可分为：
（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划；
（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；
（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。
第九条按发文系统可分为：
（一）党委工作类
（二）行政工作类
（三）工会工作类
（四）团委工作类
（五）生产管理类
（六）安全管理类
（七）机电管理类
（八）计财管理类
红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。
第三章公文格式
第十条红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。
（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；
（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；
（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；
（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；
（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：
红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号
便
文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号
年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。
（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；
（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；
（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；
（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；
（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件x”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；
（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；
（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；
2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；
3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；
（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；
（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；
（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。
第十一条正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。
章条式：第一章第一条
（一）
⒈
⑴
国标式：
11.1
1.1.1
a）
自由式：
一、
（一）
⒈
⑴
①
第十二条公文用纸
（一）红头文件和便文统一采用a4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。
公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
第十三条公文用字及排版规格。
公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
第十四条公文装订要求
公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
第十五条印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，
用阿拉伯数码标识。
第十六条版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。
第十七条版记的位置
版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上）版记的最后一各要素置于最后一行。
第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。
第四章行文规定
第十九条行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。
第二十条对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、年度工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。
第二十一条公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第二十三条发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。
第二十四条发文处理程序。部室（承办人起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。
第二十五条拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：
（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；
（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；
（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；
（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、
缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；
（五）必须使用国家法定的计量单位。
第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：
（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。
（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。
（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。
（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。
（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。
第二十七条会签
（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。
（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
第二十八条签发：签发的一般原则如下
（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。
（二）已签发的公文，不准随意改动。
（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。
（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。
第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，