公文格式讲课教案.doc

公文格式

一、公文页边尺寸
公文用纸上下边距为：25.4mm（计算机默认值）
　　公文用纸左右边距为：27mm
二、排版规格与印装要求
1．排版规格
文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。
2．装订要求
　　公文应左侧装订，不掉页。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固。
三、公文中各要素标识规则
1．公文标题
用2号小标宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。
公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题=（发文机关）+介词+事由+文种；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。有的标题中有顿号、逗号等标点符号,都是不允许的，用空格分开。
2．主送单位
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。
3．正文
主送单位名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份(用阿拉伯数码标识的)不能回行。
公文正文用3号仿宋体字标识。正文中的一级标题用3号黑体字标识，可加粗也可不加二级标题用3号楷体字加粗标识；三级标题用3号宋体字加粗标识；四级标题用3号仿宋体字加粗标识。
公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ ( 一 ) ”，第三层为“ 1 ．”，第四层为“ (1) ”。如只有两个层次可第一层为“一、”，第二层为“ 1 ．”。
另，经常出现：“（一）、”、“（1）、”等现象。
4．附件
公文如有附件，在正文下空l行、左空2字、用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文附件应注明附件顺序和名称。序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。
公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致；二是如果附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识所属公文的发文字号及“附件”二字。
公文转发、批转的内容及随函呈报的内容不应视为附件。
5．成文日期
成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。
写法常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO八年四月十五日”，正确的写法应为“二○○八年四月十五日”。可直接在“插入”→“日期和时间”中选择日期。
成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。会议纪要的成文日期应署会议召开之日。
6．用印
单一发文印章。单一单位制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
7．附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话
8.页码
　　用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
　　9.公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
四、公文格式中常见的其他问题
1．数字。公文中的数字，除成文时间部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2．名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
3．时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。
4．标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“11·8” 事件写为“11.8”事件。还有的连接号使用不规范，如“2008年2月2日-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。
5．引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如：根据自治区人民政府办公厅《关于开展百日安全生产集中整治活动的通知》（新政办发〔2006〕106号)精神。
6．单位。应当使用国家法定计量单位。如表示长度不能用“公分”；计量单位最好前后一致，如前面用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。

A4：210mm×297mm；版心：156mm×225mm（不含页码）
天头(上白边)：37mm±1mm；订口（左白边）为：28mm±1mm
下白边：35mm±1mm；右白边：26mm±1mm
行政公文格式样本

NO××××××
机 密★×年
特 急
共创实业集团有限公司文件

共发〔2008〕10号
（发文字号：发文单位标识下空2行，3号仿宋体；下行、平行文居中，上行文居左空1字；年份：应标全称，用六角括号“〔 〕”不用圆括号，序号不编虚位，不加“第”字）
（上行文应注明签发人，签发人：3号仿宋体，后加全角冒号；签发人姓名：3号楷体，居右空1字）
（标题：与文号空两行；标题=（发文机关）+介词+事由+文种；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；2号标宋体加粗）
关于规范公司公文处理程序的通知
（正文与标题空一行）
各公司、集团公司各部门：（主送机关全称或规范化简称、统称）
（正文：3号仿宋体，一般22行×28字=616字；层次结构序数：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”）
一、文件处理程序
（第一层次标题：3号黑体或宋体加粗）
（一）以集团公司名义发布的文件
（第二层次标题：3号宋体或仿宋体加粗）
1．…………
（1）…………
附件：1. 集团公司文件处理流程图
2. 集团公司内请示、报告处理流程图
（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号）
共创实业集团有限公司
二〇〇八年四月十九日

（单一机关制发的公文不署发文机关名称，必须加章印章；对内，署名，不加盖公章；用小写汉字标识成文时间；联合行文每排最多盖3个印章，并在最后一排印章之下右空2字标识成文日期）
（不能为空页，不能标注“此页无正文”，通过调整行间距或者字距解决空页问题）
（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般3—5个，新编词目加“△”；主题词和发送范围居底；“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格标识；词目用3号仿宋体；词目之间空1字）

主题词：公司 公文处理 程序 通知
送：集团公司领导（左空1字，用3号仿宋体标识“送”；抄送单位
用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；只有抄送和分送，没有抄报）
共创实业集团有限公司综合管理部 2008年4月19日印发
（印发机关左空1字，印发时间右空1字；印发时间用阿拉伯数码标识；页码标识居外侧，用“1”形式）
学校发文办理流程
主办科室拟稿
办公室拟稿
办公室初核
办公室主任审核并签字
签发人签发
主办科室在办公室领取发文稿纸并填写
办公室登记编号
主办科室负责人校对检查并签字
办公室盖章
如有分歧
他部门
主办科室负责人协调，仍不能
取得一致，报主管校领导裁定
涉及其
分管校领导签署意见（会签）+
办公室文秘部门复核并签字
主办科室负责人核稿
有关科室会稿
由办公室或主管科室上报、下发
持签发稿和电子版在办公室文印室印制

注：填写“发文稿纸”时按标注的顺序号签字。

学校收文办理流程
注：复文按发文程序办理
办公室收文
办公室审核登记编号
办公室负责人提出拟办意见
校领导批示
由办公室转交主办科室
与有关科室协调
主办科室办理、答复或复文
办公室登记编号存档

涉及其
他科室
各科室直接收文
主办科室登记编号（复印件）
主办单位负责人协调，仍不能
取得一致，报主管校领导裁定
如有分歧
主办科室负责人批办
办公室文秘部门催办

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