加快城建档案信息化建设的几点思考.docx

加快城建档案信息化建设的几点思考
摘要。本文阐述了城建档案信息化建设的重要意义，提出了自己对当前城建档案信息化工作重点的几点思考。
关键词：城建档案；信息化建设
城建档案是城市发展建设的真实历史记录。他是在城市规划、建设及管理过程中形成的，既是城市规划、建设及管理的依据，又是科研工作的信息资源。信息化是城建档案工作现代化的现实目标，实现城建档案工作的信息化是建设现代化城市的迫切需要，也是国家档案事业兴旺发达的体现。
1城建档案信息化建设的重要意义
社会经济的迅速发展，造就了城市的大幅度进步，从现有的成果来看，很多的城市在硬件方面和软件方面都有所突破。对于硬件而言，主要是一些建筑，或者是一些居民的环境改变，从权威的调查来看，多数居民对硬件设施持有一定的认可态度。但是在软件方面，却出现了很多的不同声音，主要表现在城建档案的信息化建设探讨方面，因为这涉及到未来城市的发展规划，同时对国家的进步也有一定的影响，更重要的而是，城建档案是最原始的资料，必须进行有效的管理，因此需要进行一定的信息化建设。
1.1检索查询方便
城建档案进行信息化建设已经不是现阶段刚刚开始的一种想法，城市发展的速度是我们没有办法预料的，因此在城市刚刚开始建设的过程中，相关的工作人员和领导人员就已经开始计划和实施城建档案的信息化建设。经过长时间的发展，城建档案已经超出了我们预想的地步，数量越来越庞大的城建档案让我们的工作无处下手，经过慎重的思考和大量的调研，决定进行城建档案信息化建设工作。实行这一举措具有非常重要的意义，首先能够达到检索查询方便的目的，比方说。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。
1.2查借工作可控
城建档案并不是一直进行存储，而是在城市建设的过程中，会被不同的建设工程查借，这样有助于减少施工中的隐患埋藏，同时可以有效的建设出优质的工程，更好的为居民服务，促进社会的发展。对于查借工作而言，在没有进行城建档案信息化建设的时候，很多的城建档案没有及时的归还，导致城市的发展出现了一定的问题，而且查借工作的不可控制也导致对城建档案管理工作造成了很大的消极影响。在实行城建档案信息化建设之后，查借工作获得了明显的提高，主要是采用计算机管理，操作方便，还可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
1.3管理省时省力
城建档案的信息化建设相对于传统的纯人工管理方式而言，具有很大优势。首先，信息化建设势必会运用到一定的计算机设备，这样就可以将大量的数据输入电脑，通过一些管理软件进行有效的管理，从客观上减少了工作的人手和工作的空间，对于城市的发展来说，具有很大的益处。另一方面，在运用信息化建设管理城建档案的同时，能够节省大量的工作时间，无论是上述的查借工作，还是日常的抽调工作，都能够在较短的时间内完成，可以说，城建档案的信息化建设具有省时省力的重大意义。在实际的工作中，当城建档案的数据录入后，可以方便地打印出相关的收发单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
2当前城建档案信息化的工作重点
2.1切实加强城建档案信息化的领导和规划工作
对于城建档案信息化建设而言，现阶段的很多城市都在进行，但有些城市效果很好，有些城市并没有达到理想的目的，主要原因之一在于没有对信息的领导和规划作用进行切实的加强。从客观方面来说，城建档案多数都是由领导来决定如何管理和发展，因此在日后信息化建设管理工作中，必须加强领导的管理作用，这样才能为城建档案信息化建设的发展树立一个明确的目标和方向。另一方面，需要加强领导的规划作用，下面的工作人员，无论是管理层还是基层人员都是按照领导层的命令和政策来进行工作，城建档案的信息化建设必须进行有效的规划工作，下面的人员才能作出一个较好的成绩。
2.2切实加快推进城建档案信息化标准与制度建设
在应用大量的先进设备和技术之后，城建档案信息化建设工作可以用一日千里来形容，面对突飞猛进的工作成绩，我们必须在制度上有所建树，否则很容易出现一些隐患。本文认为，必须认真贯彻执行国家标准《电子文件归档与管理规范》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》和国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》等，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。已经试行的档案信息化标准，要认真总结，不断完善，争取上升为地方标准。只有这样才能在客观方面和主观方面都达到一个较好的标准，同时为日后的工作树立一个符合实际的原则。
2.3切实加快城建档案的数字化建设
城建档案信息化建设经过一段时间的发展，已经初具规模，在我国的大部分城市当中，这种措施已经在大范围的实行。对于将来的发展而言，必须进行一定的深化措施，比方说加快城建档案的数字化建设。严格来说，数字化建设属于信息化建设中的一部分，但数字化建设更加的高端，运用的技术和设备更加符合社会的发展速度。比方说结合城建档案自身的特性，信息资源数据库的建设应采用gis软件，建立gis数据库，以便能真实地反映城市地上建筑、地下管线、地下设施及相关信息的空间分布特征。以便于数据的管理、查询检索、数据进一步提取、加工以及信息的输出。这样一来，数字化建设就能够有效在工作中有所体现，同时能够产生实质化的效果。
2.4切实加快城建档案信息化网络化建设
我国的发展与国外有很大的区别，自古以来，我国实行一向都是亲民政策，因此在将来的工作中，城建档案的信息化建设需要趋向于网络化建设，这样可以向广大的居民公布一些信息，让居民对城市的发展有一个直观性的感受，通过系统的资料加上实际的变化，让居民对城市有一个全面的了解。还有，网络化建设能够实现一定的共享功能，加强地区间的合作与发展，避免两极化的情况发生。网络化的建设不仅仅存在于城建档案信息化建设工作中，还有很多的行业都在进行，从现有的效果来看，还是比较积极的。
2.5切实加强档案管理员队伍建设
在城建档案的信息化建设中，所有的工作都需管理员来完成。因此，管理员的素质直接影响到城建档案信息化建设的质量。在将来的工作中，我们要加快培养档案信息化建设所需各类专门人才，引进紧缺人才，利用社会力量，构筑档案信息技术人才高地。要逐步配备计算机专职人员并接受继续教育，获得有关部门颁发的计算机等级考试证书。
3结束语
对于城建档案而言，具有数量大、涵盖范围广等特点，从现有的情况来说，很多城市的城建档案由于数量过于庞大，进行了一定的分散性管理，从表面上看，这样的管理方式节省空间、能够提高工作效率，但如果进行分散性管理，如果急需某一个地区的档案，就没有办法迅速的抽调出来；相反的，即使进行集中性管理，也会由于数据量较为庞大，而没有办法及时将所需要的资料找出来。随着城市的不断发展，我国的城建档案数量还会进一步提高，因此需要采用新的方式。
参考文献：
[1]阴子芬.城建档案信息化建设[j].城建档案，2009，（12）.
[2]李文兰.对当前城建档案信息化建设的思考[j].中外建筑，2009，（10）.
[3]黄亚铭.浅析城建档案信息化建设的实施[j].办公室业务，2012，（07）.
第6页 共6页