Out Look 邮件书写技巧.doc

Outlook 邮件书写常用技巧
下面几点，都是客服工作中最基本的邮件工具和技巧，要想写出一封高品质的邮件，需要大家在实际工作中细心学习和思考，不妨多多借鉴和学习其他同事的优秀邮件。

1、 设置邮件格式：

简单地说：
1） 文本格式的邮件所有的邮箱都可以接受，但是这种格式的邮件只能用普通的文字编辑，不支持特效字以及图片的插入。
优点：安全，所有的邮箱都支持这种格式的邮件
缺点：不能对邮件进行特效编辑
2）HTML格式的邮件是客服工作中常用的邮件格式，可以对邮件进行编辑，也可插入图片，但是如果收件人不用html格式查看，你辛辛苦苦编辑的邮件到了对方那里，就转为纯文本格式了，有些图片和文字效果他们是看不到的。
优点：邮件美观，内容表现形象生动
缺点：不是所有的收件人邮箱都支持这种格式。其还有一个致命的缺点是：有时客户为了避免收到垃圾邮件，其企业邮箱的系统设置会自动屏蔽HTML格式的邮件。如果有客户收不到你的邮件，尤其是用企业邮箱收邮件的客户，那你不妨要问问客户他们是不是对这种格式的邮件进行了屏蔽：）

2、 签名设置
点击Outlook工具箱>选项>邮件格式>签名选取器>新建
基本签名格式：
XXX
中国制造网---客户服务部
公司地址：南京高新技术产业开发区星火路软件大厦A座8-11F（210061）
电话：[phone]－XXX
传真：[phone]  
http://www.made-in-
XXXX@made-in-
3、 插入水平线
有时邮件的内容比较长，我们可以适当的插入水平线，使邮件看起来条理清晰容易阅读。
方法：点击Outlook插入>水平线

4、 插入附件的快捷操作
如果想要在邮件中插入附件，有以下快捷操作可供参考：
将你要插入的文件（无需打开文件）点右键>复制，然后回到邮件正文点右键>粘帖（同样支持Ctrl+C, Ctrl+V的快捷操作）

如果想要将另一邮件中的附件，插入的新邮件中，也无需将附件另存后再插入到新邮件的附件中，只需直接点击附件，点右键>复制，然后回到邮件正文点右键>粘帖（同样支持Ctrl+C, Ctrl+V的快捷操作）

5、 插入图片
用于编写图文并茂的邮件，生动形象
方法：点击Outlook插入>图片
另外，在邮件的编辑过程中，往往需要我们采用抓图方式对当前的操作进行说明，抓图软件的应用已经在信息部的培训中提及，下面就简单的对抓图常用的编辑工具和技巧做一些说明：
注意：
1） 抓图前请先打开HyperSnap
2） 打开准备抓取的页面
3） 捕捉>捕捉设置>包括光标指针（建议不要在选项前的选框里打勾）

你可以在HyperSnap的“捕捉”选项里选择抓取方式，也可以记住下面的快捷操作，使你的操作更高效。

常用快捷：Ctrl+Shift+R（选定区域抓捕），譬如此文档中的截图都是采用这种方式抓取
Ctrl+Shift+W（窗口或控件抓捕），捕捉整个网页时采用

编辑图片：
举例：
step1：打开HyperSnap>>打开中国制造网首页>>Ctrl+Shift+R>>截取下图

step2：放大画布，以便文字书写

常用工具介绍如下图

6、 用Outlook发送非常规形式的邮件
请参考：
7、17个Outlook高级技巧
请参考：

友情提醒：要想使邮件美观，易于阅读，不要忘记经常使用下面的工具哦

Outlook群发新主张

你如果看到一篇非常精彩的文章，是否想把它转发给你的亲朋好友呢？如果一封封的发邮件，效率低下；如果用邮件群发，收件人一眼就看出这封邮件是群发的，感觉太形式化。有没有两全齐美的方法呢？其实用Outlook提供的邮件合并功能就能完美地解决这个问题。

　　第一步：首先在Outlook中切换到“联系人”标签，选择“工具→邮件合并”菜单，打开“邮件合并联系人”窗口。

　　编辑提示：要在Outlook中使用邮件合并功能，必须要求收件人在我们的联系人列表中，否则该菜单处于灰色不可选状态。

　　第二步：在“联系人”栏选择要发送的联系人，在“合并选项”栏的“合并到”下拉列表中选择“电子邮件”，设置完毕后确认，如图所示。这时候Word会自动打开，并且会多出一个“邮件合并”工具栏，我们可以在这里撰写邮件。

　　编辑提示：如果你的收件人不在Outlook联系人中，而是在Excel、Access文件里，那么你也可以在“邮件合并”工具栏单击“打开数据源”按钮，选择收件人名单所在的文件即可。

　　第三步：撰写邮件的时候，为了让发给不同用户的邮件更具个性化，我们可以借助“邮件合并”工具栏上提供的按钮来达到目的。比如我们要求邮件的大概格式是：“尊敬的XXX：您好，您订的商品我们将及时送到贵公司地址XXX，望查收！”这里就存在两个地方的不同，对于第一部分，我们可以单击“插入域”按钮，选择“名字”，最后单击插入，而对于第二部分则选择“地址”。

　　第四步：邮件撰写过程中你可以随时单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮加以预览，如果确认无误则点击“合并到新邮件”按钮，在弹出的窗口中将“收件人”一项设置为“昵称”，在“主题行”中为邮件设置一个主题，设置完毕后确认。这时候Outlook会自动将这些针对不同收件人有不同内容的邮件一一发送出去！