邮件合并功能的运用.doc

湖南中烟有限责任公司郴州卷烟厂
单点课教材 （ONE POINT LESSON）
部门
人力资源部
班组

编号

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基础知识 改善事例 故障处理 清除六源 其他

题目：运用WORD的邮件合并功能实现“文章套印”或“数据套打”
附实例：运用邮件合并功能快速建立竞争上岗后大量员工的《员工岗位变动表》

作者： 黄冬艳 审核： 时间： 2009年9月

内容：（可附页）
一、邮件合并的基本概念和功能
　　“邮件合并”就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。
“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
二、适用范围
需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不变的，而收信人信息是变化的部分），变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。
三、基本的合并过程
邮件合并的基本过程包括三个步骤，一是建立主文档，二是准备数据源，三是将数据源合并到主文档中。其中第一个步骤和第2个步骤顺序互换不影响合并。
1、建立主文档
主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一样，但要注意是：主文档考虑如何与数据源更完美地结合，满足你的要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填充的空间）。
2、准备数据源
　数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。
但要注意的是：将EXCEL作为数据源时，应删除标题，留下以标题行（字段名）开始的一张Excel表格，因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。
3、将数据源合并到主文档中
利用邮件合并工具，我们可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
四、应用示例
运用邮件合并功能快速建立竞争上岗后大量员工的《员工岗位变动表》
根据档案管理要求，员工岗位变动后应将岗位变动表存入员工个人档案，由于每次员工竞争上岗后，岗位变动的人数比较多，如一张张的表格输入或填写，工作量很大，且容易出现差错，利用邮件合并功能可以快速完成《员工岗位变动表》的输入，且准确性较高。具体的步骤和方法如下：
1、 建立主文档
在WORD中，将员工岗位变动表的样表建好，建表时要考虑每处填表位置的大小，保证有足够的空间。如图一
2、 准备数据源
竞争上岗完后，我们将员工姓名、性别、出生年月、原部门、原岗位、原岗位性质、现部门、现岗位、现岗位性质等信息的表作为数据源。此实例中的《岗位变动情况表》是模拟表，非实际表格。
图一
3、 邮件合并（将数据源合并到主文档中）
打开主文档，点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并，在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单，我们还可以选择显示邮件合并工具栏，方便操作。
①首先需要选择文档的类型，使用默认的“信函”即可，之后在任务窗格的下方点击“下一步：正在启动文档”；

②由于主文档已经打开，选择“使用当前文档”作为开始文档即可，进入下一步；
③选择收件人，即找到数据源。我们使用的是现成的数据表，选择“使用现有列表”，并点击下方的“浏览”，选择数据表（《岗位变动情况表》）所在位置并将其打开（如果工作簿中有多个工作表，选择数据所在的工作表并将其打开）。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序，具体操作方法与Excel表格类似，这里不赘述。我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步，将多余的记录删除。完成之后进入下一步；

④撰写信函，这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见，是我们常用到的一些文档规范，我们可以将我们自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段，从而实现自动按规范进行设置。不过，更灵活的做法是当然是自己进行编排。在这个例子中，我们选择的就是“其他项目”。

将光标放在需要填写的空白处，点击任务窗格的“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择“姓名”这个字段，并选择“插入”，继续选择“性别”这个字段并插入。重复这些步骤，将“出生年月”和原岗位情况、现岗位情况的相关信息填入。我们可以看到，合并之后的文档中出现了几个引用字段，他们被书名号“包围”了。我们可以像编辑普通文字一样编辑这些引用字段，因此在插入字段的过程中，其实我们也可以一次性把需要的所有字段取出，再将他们放到合适的位置。看起来很简单，下面我们进入下一步来看一下成果；
⑤预览信函，可以看到一封已经填写完整的表格。如果在预览过程中发现了什么问题，还可以进行更改。完成之后进入最后一步。

⑥如果其中有一些表格，你觉得还需要再加一些个性化的内容，那么你可以单击“编辑个人信函”，它的作用是将这些信函合并到新文档，你可以根据实际情况选择要合并的记录的范围。之后可以对这个文档进行编辑，也可以将它保存下来留备后用。
现在我们已经将所有岗位变动人员需入档的《岗位变动情况登记表》全部自动填写完成，可以将这些表格打印出来，直接按档案号分别存入档案中，节省一张张填写的时间外，还可以节省一张张查找档案号的时间，提高工作效率。

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