Outlook 设置分类文件夹.docx

日常工作中，在收到不同的联系人发来的邮件时，您是否希望让他们自动存入相应的文件夹以方便查看？您是否希望将相同主题或内容的邮件归入到同一个文件夹下备查阅？如果答案是有，那么请打开Outlook2007，跟随以下步骤进行操作吧。

如上图，收件箱中有许多Aaron发来的邮件，而为了方便查阅，我们希望在今后Aaron发来邮件时，能够由Outlook自动将邮件存入到收件箱中叫做Aaron的文件夹中，该如何实现呢？Outlook给用户提供的规则功能让我们轻松搞定。
首先，将鼠标放在任意一封由Aaron发来的邮件上，右击，选择“创建规则”，来创建一个接受邮件的规则。如下图：

在弹出的对话框中，我们来进行规则的设置，如下图：

在“来自Aaron”前的复选框选中，则表示我们对来自Aaron的文件夹进行规则设置。而如果选中“主题包含”，则可对相关主题进行规则设置，与前者类似，本文暂不做介绍。
在“执行下列操作”中，可以对来自Aaron的邮件进行相关的操作设置：
选中“在新邮件通知窗口中显示”，则当Aaron发来邮件是会在新邮件通知窗口中显示相关内容；
选中“播放所选择的声音”，则可对Aaron发来的邮件进行个性化的提示音设定；
而最关键的，就是要选中“将该项目移至文件夹”这一项了，选中后，会弹出一个“规则和通知”的对话框，让我们选择文件夹，如下图“

点击窗口右边的“新建”按钮，在收件箱下新建一个叫做Aaron的文件夹，如下图：

在“选中放置文件夹的位置”中选择一个你需要存放Aaron的邮件的位置，可以是收件箱，可以是其他文件夹，当然如果选中“个人文件夹”，那么就会建立一个和收件箱同一级别的文件夹来保存Aaron的邮件。然后点击确定，返回到“创建规则”对话框，如下图：

此时，如果点击“高级选项”按钮，我们还可以对所创建的规则进行进一步的设置，Outlook2007为我们提供的规则几乎可以满足我们日常办公的所有需求，如下图：

高级选项中规则的具体使用，与移至文件夹的规则设定类似，本文不做一一介绍，大家可以根据具体的工作需要来进行设定。
点击确定，退出“创建规则”对话框，如下图，会出现一个提示创建成功的对话框，记得选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运用此规则”。

怎么样，是不是发现Aaron的邮件已经移至自己专门的文件夹下面了？发一封邮件试试吧，再收到Aaron的邮件时，不必再手动进行移至文件夹的操作，邮件便会自动的存入相应的文件夹下了。如下图：

其他规则的设置与此类似，大家在今后的工作中根据具体的需要可以进行具体的设置，本文就不再一一介绍了。（END）

巧妙设置Outlook提高工作效率的几个方法

 Outlook是办公人士不可或缺的一款办公应用软件之一。然而,在通常的使用中,我们却没有发挥它的最大性能。那么,我们该如何发挥这款办公应用软件的最大潜力,从而达到提高我们的办公效率的目的呢？其实只需要做如下几个简单的设置：

      一,开机启动邮箱,自动收发邮件

      1：将Outlook添加进自启动项。

      和Microsoft office2007 其他组件一样,Outlook并没有提供开机自启动选项。要想自启动,需要手工添加。进入Outlook的安装目录(默认为:x:\Program Files\Microsoft Office\Office12,X为程序所在的盘符),将它的快捷方式添加到自启动文件夹中(默认为：C:\Documents and Settings\Administrator\[开始]菜单\程序\启动,其中C为系统分区盘符)即可。

      2：让程序启动后自动 收发邮件 。

      在Outlook的主界面中,单击菜单“工具/选项”,切换到“邮件设置”标签,在“发送/接收”栏下,勾选“联机情况下,立即发送”项。然后单击“发送/接收”按钮,打开“发送/接收组”对话框,勾选“安排自动发送/接受的时间问隔为”项,并根据情况将收信间隔设置为适当值,单击“确定”按钮。以后Outlook启动后,孰会在连网的情况下,自动发送“发件箱”中的邮件,并将邮件服务器中的邮件接收到本地,完全不需人工干预。

      二,规则设置,邮件管理更轻松

      收件箱中的邮件多了,不方便管理和阅读。比如笔者常和编辑打交道,习惯把来信都归于“OfficeBa”文件夹下。有时候编辑会发送一些主题为“关于xx文章的修改意见”之类的文章,这些邮件相对就比较重要,需及时处理。如何解决这个问题呢,其实通过规则设置就可以搞定。

      1：新建文件夹。

      在Outlook右侧,右击“所有邮件项目”下的“个人文件夹”,在右键菜单中,选择“新建文件夹”,打开相应的对话框。在“名称”栏中输入“OfficeBa”；在“文件夹包含”项的下拉菜单中选择“邮件和公告项目”；在“选择放置文件夹的位置”列表中,选择“个人文件夹”,单击“确定”按钮,相应的文件夹即会出现在“个人文件夹”下。

      2：创建规则,使邮件自动归类。

      在“收件箱”中,右击OfficeBa的来信。在弹出的右键菜单中,选择“创建规则”,打开“创建规则”对话框,由于笔者要把OfficeBa发送的邮件都放到这个文件夹中,因此以对方的邮件地址来创建规则,勾选“来自”。选择完毕,在“执行下列操作”栏中勾选“将该项目移到文件夹” ,点击“选择文件夹”,选择刚才建立的文件夹。

      3：设置重要邮件。

      上面设置不变,加选“主题包含”,关键字设为“修改意见”,单击“高级选项”按钮,打开“规则向导”对话框,在“选择操作”中勾选“标记为重要性”,然后在“步骤2：编辑规则说明”列表中,单击蓝色的“重要性”文字链接,打开相应的对话框,在“指定要设置的重要性”下拉菜单中,选择“高”,单击“确定”按钮。返回到“ 规则 向导”对话框,按提示完成设置。

      设置完后。点击“确定”,在跳出的对话框中一定要记得勾选“对当前文件夹中的现有文件立即运行此规则”。这样程序就会对收件箱中的邮件进行自动分拣,以后收到的邮件会自动分类并标示出重要邮件。

在 Outlook 2010 中按照您自己的方式对电子邮件进行整理
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本文介绍了如何使用 Outlook 2010 中的分类规则将海量的电子邮件自动分类归入不同的文件夹。

因为我在 Outlook 2010 中收到大量电子邮件，因此我在收件箱中创建了一些文件夹，并将电子邮件分类归入这些文件夹。如果通过拖动邮件的方式进行移动，这实在是一项繁重的任务。

如果您在 Outlook 2010 中配置分类规则，则接收的邮件可归入您指定的文件夹。

哦！我不知道 Outlook 2010 还有这么有用的功能。

例如，使用分类规则可以配置将来自 A 先生的邮件归入文件夹 1，将来自 B 先生的邮件归入文件夹 2。您可以将发件人设置为分类条件。也可以将“主题”中的文本设置为分类条件。

因此，如果一个邮件的主题中有“邮件杂志”的字样，它就会被归入邮件杂志的文件夹中，对吗？

没错。

如何在 Outlook 2010 中设置分类规则？

如果您希望按发件人对邮件进行分类，请单击要分类的邮件，然后依次单击“主页”选项卡、“规则”和“总是移动来自此人的邮件”。

即会出现“规则和警报”对话框。

单击要将邮件归入的文件夹，然后单击“确定”。设置完成。来自同一发件人的邮件将被自动放入该文件夹。如果您想创建新的目标文件夹，请单击“新建...”。

原来这么容易啊！那么，如何按“主题”中包含的文字对邮件分类呢？

选择要分类的邮件，然后依次单击“主页”、“规则”和“创建规则”。

这次会显示“创建规则”对话框。

您可以设置规则，并指定要将邮件归入的文件夹。如果您希望将“主题”中的文字设置为分类条件，请勾选“主题包含”复选框，并在右侧的文本框中输入文本。您可以通过选中“将该项目移至文件夹”来选择要将邮件归入的文件夹，然后单击“选择文件夹...”来选择文件夹。最后，单击“确定”完成设置。

即会显示一则消息，指示规则已创建。

如果您选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运行此规则”复选框，并单击“确定”，该规则将不仅应用于现有的邮件，还会应用于未来接收的邮件。

如果我不再需要该规则该怎么办？

在这种情况下，依次单击“主页”选项卡中的“规则”和“规则与管理规则和通知”，以显示分类规则列表。您可以在此处删除或编辑规则。

如果我们充分利用 Outlook 2010 中的邮件分类规则，邮件的整理分类就会变得非常容易。

您应当了解，Outlook 2010 中的“对话”功能可能也会帮助您处理大量邮件。按对话顺序进行排列显示了按邮件主题或“线程”分组的电子邮件项目。相关邮件按照线程中的主题在一个层次结构中进行可视化分组。

只要您实际看到它，就能明白是怎么回事。在“视图”选项卡中，找到“对话”并选中“显示为对话”复选框。

即会出现“显示按照对话排列的邮件”对话框。

将询问您是将对话视图应用到此特定文件夹，还是应用到所有文件夹。此处单击“该文件夹”。

在邮件左侧会出现几个白色的小三角形。

是的，三角形是线程的标记。如果您选择邮件并单击该三角形，会显示该线程中的所有邮件，如果您再次单击该三角形，则邮件会被隐藏。

当您从多个组和个人接收许多不同主题的邮件时，会话功能就特别有用。我将充分利用该功能和分类规则。

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