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探究新时期如何做好文书档案管理工作
【摘要】档案是社会建设的重要保障之一。档案记录着人民与国家的重要信息，其管理工作举足轻重，然而，现阶段我国的文书档案管理中仍然存在着不少问题，如：工作效率低下，管理人员服务意识欠缺，管理模式老化等现象，这些问题严重阻碍了我国档案事业的发展，因此，有关部门必须要通过科学的管理策略来提升文书档案管理水平。本文主要对文书档案管理策略进行分析，为档案管理工作的改革提供借鉴。
【关键词】新时期文书档案档案管理
信息化是文书档案管理的发展趋势，现如今的统计工作往往面对着庞大的档案信息，在传统的管理方法下，存在成本高、效率低的问题。因此，有关单位要在统计工作中引入信息化手段，对档案信息进行收集、甄别、整合、分类，储存、提取，提高档案的保存价值与利用率，为人民群众与社会单位提供更加优质的服务，促进社会的发展。
一、文书档案管理的重要意义
档案管理工作绝非儿戏，它影响着广大人民群众的生活。档案管理因为其具有保密性，一旦泄漏将会造成不可估量的损失，所以文书档案管理一定要慎重仔细。从宏观上讲，文书档案管理对于促进经济发展，构建和谐社会有着重要的意义；从微观上讲，它可以起到提高档案管理效率、加深对档案的认识、推动档案管理的发展等作用[1]。
（一）提高档案管理效率
通过统计工作，可以对收集到的档案信息进行系统的甄别、整合以及归类，如此一来可以将档案管理工作更加精细化，减少了失误，而且由于统计信息的存在，使得档案管理工作有所参考，有利于档案管理工作的分工，不仅提高了管理效率，还提高了档案管理的质量。
（二）加深对档案的认识
改革开放以后，由于社会经济的高速发展，信息资料呈现指数式增长。在目前的档案管理工作中通常会面对数量庞大、关系复杂的信息资料，很多工作人员对此类档案信息的认识不足，使得档案管理难以顺利进行。而文书档案管理则可以将复杂的海量信息以数字、表格等形势表现出来，让此类信息变得一目了然，很大程度上加深了档案管理人员对档案信息的认识，有利于及时发现并解决管理中存在的问题。
（三）推动档案管理的发展
传统的档案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺点，已经很难满足新时期的档案管理需求。而且档案信息的收集、甄别、整合、归类、储存都是相对乏味单调的工作，加大了失误的风险。通过档案管理工作可以对文书档案进行规划，保护档案的安全价值[2]。
二、文书档案管理中的现存问题
（一）工作态度
文书档案管理工作的服務对象是广大人民群众，但是，现阶段很多档案管理人员没有在心中树立服务意识，具体表现在服务态度傲慢，被动服务，消极服务。因为大部分档案工作具有稳定性，升职较慢，所以很多档案管理人员选择得过且过，工作不负责，态度不认真，具体表现在：还有人玩忽职守，致使档案信息损坏、丢失，重要文件遭到泄漏；更有甚者违法乱纪，利用档案管理的权力，私下出售档案信息，对国家和人民造成难以估量的损失。上述现象反应出档案管理人员工作态度上存在的问题。
（二）文书档案管理制度不完善
现阶段的很多档案管理单位存在制度不完善，统计不规范的问题。具体来说：很多档案的保管欠妥，库房没有经常打扫，导致档案出现糜烂虫蛀；由于管理制度不严格，在档案的查阅提取时，没有经过审查的手续，并备案，造成档案的丢失、泄密；没有规范的监督机制，使得统计工作频频出错，甚至有个别人员以权谋私，对档案信息擅自修改或者出卖。整个档案管理工作没有完善的监管机制，没有健全的法律法规，造成无法可依，监督不力，这对于文书档案管理的发展无疑是雪上加霜[3]。
（三）管理方法落后
传统的档案管理统计方法相对落后，由于当前的档案信息数量越来越庞大、关系越来越复杂、形式更加多样化，使得档案信息统计的工作量持续增加，并且困难程度也有所加剧，传统的方法已经很难完成当前的档案统计工作。信息化是现代社会的发展主题，在档案的统计管理中对信息化技术的利用严重不足，特别是现在很多文书档案的内容已经由单一的文字转变为了图片、录音、视频等多种多样的形式，使得档案统计工作的难度大大增加。而且由于很多档案管理单位依然运用机械或人工等落后的统计方法，造成档案管理工作的效率较低，并且面对海量的信息出错的概率也大大增加。
三、改善文书档案管理的策略
（一）改善工作态度
工作态度可以直观的反映出一个人的职业道德水平。服务意识则是工作态度的根本。档案管理工作具有很强的服务性质，它本质上是为人民服务的，工作人员要先从树立服务意识，改善服务态度做起，学会把用户放在第一位，为用户着想，方便用户，让每一个用户都有宾至如归的感觉。其次，要调心态，用心去工作，在工作中发现乐趣，让自己真真正正的爱上档案管理工作，因为只有爱岗，才会敬业。最后，单位要在内部加强对档案统计管理工作的教育宣传，让档案统计管理人员认识到这项事业的重要性，增加其对档案工作的认同感与使命感。
（二）引入信息化技术
在统计工作中引入信息化技术，建立电子档案与相应的网络档案资料库。首先，通过计算机来完成档案信息的统计任务，不仅可以提高档案统计的计算效率，还可以减少失误。其次，利用软件建立电子档案，将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案，确保档案的真实性与完整性。再者，建立网络档案资料库，将单位各个部门的档案统一整合，输入资料库中，有利于档案的归类与搜索，减少了人为查阅档案可能出现的丢失泄漏以及纸张档案容易发生虫蛀的问题，而且让档案的统计管理突破了时空的限制，使得民众查阅档案更加便捷。最后，建立严密的安全监控系统，通过防火墙、访问权限、网络密钥等手段对档案资料库、计算机等文书档案管理信息化工具进行监管，确保档案的保密性，当然也要对电子档案进行备份，并且定时的档案信息更新检查，防止档案的丢失[4]。
（三）健全监督机制
目前，档案管理工作中普遍存在法律法规不完善，监管机制不健全的问题。针对此类问题，我们应该采取有效措施加以改善。第一，要督促有关部门完善法律法规，从而保证工作人员在档案管理工作中有法可依。考虑到建立法律法规很难在短时间内实现，档案管理单位可以在内部实行合理的规章制度，让规章制度作为工作人员的参考。
第二，健全监管机制。监管机制可以分为监督机制和管理机制。监督部门负责监察法律法规，规章制度有没有落实到位，有没有严格执行。管理部门则对监督部门反应的情况进行查实核对，然后按照有关规定奖惩、教育。在做到内部监管的同时，还要注重外部监管，接受群众的监督，聆听人民大众的呼声，根据群众的意见进行合理整改。
第三，职业素质考核。建立严格完善的考核制度，公开公正，对评分标准进行量身定制，保证每位上岗人员的专业性。
四、文书档案管理职业道德建设
职业道德，是从事某种社会职业的人员共同认可的并在职业活动中应当自觉遵守的行为准则与规范。档案工作于其他工作相比，具有一定的特殊性，在档案管理工作中，除了要依靠工作人员的自觉性，还有用合理的制度来帮助档案管理人员形成完善的人格，促进其职业道德水平的提升。同时设立职业道德规范，让每一名档案工作人员，在工作业务中，有遵循的道德职业标准。
（一）爱岗敬业，无私奉献
爱岗敬业是档案管理工作者必须遵循的职业道德。与其他工作相比，档案管理带给工作人员的名利很少，荣誉也不多，因而需要工作人员调整好心态，在平淡的工作找到乐趣，从未发自内心的热爱自己的本职工作。只有爱岗才能发挥自己的积极主动性，完成工作任务，逐渐形成对档案管理工作高度的认可感和强烈的使命感。敬业则是对爱岗的进一步升华，在完成本职工作的基础上，精益求精，开拓创新，为工作无私奉献，让档案管理在自己手中得到新的发展。
（二）忠于职守，尊重历史
档案管理本质上是一种为客户提供档案信息服务的工作，因为档案资料的复杂性，所以管理人员必须对自己的岗位有着准确的认识，严格遵守相关规章制度，做好自己的本职工作。把自己远大的理想和追求落到工作实处，在平凡的工作岗位上做出非凡的贡献。
档案工作需要严谨的记录和反映真实的企业经营历程，尊重历史是档案管理部门完成使命的关键途径。在档案管理工作中，可能要面对大量的历史资料，这些资料往往虚虚实实，真假难辨，需要管理人员认真筛查，选出最可信最真实的资料，因为只有真实的材料才能赋予档案价值上的升华。这就要求档案管理人员坚守职业道德原则，尊重历史，对企业负责。
（三）优质服务，文明礼貌
档案管理工作是一门为人民服务的事业。无论是档案的整理、利用和保存，最终都是服务于企业与企业员工的，所以一定要为档案管理人员树立服务为先的工作意识，保证良好热情的服务态度，为群众提供最专业的知识，最优质的服务。
（四）严守机密，遵纪守法
档案工作有着很强的保密性，其中，特别是个人档案记录着员工大量的隐私资料，一旦泄漏将对于当事人造成严重的危害。还有很多档案则是记录着企业在管理、决策、科技机密，这些重要的机要文件关系着整个企业的安全，所以一定要严格保密，防止档案信息的外泄这就要求档案管理人员遵纪守法，不断提高思想道德建设。
综上所述，与传统的档案管理工作相比，新时期的文书档案管理工作的核心是对信息进行统一化的管理，有利于及时发现信息中存在的缺漏与错误，提高管理效率，减少劳动成本，对于档案事业的长遠发展起到促进作用。目前，有关单位依然要不断提高统计人员的专业素养，树立以人为本的服务态度，以应对复杂的档案管理工作，同时加大推行信息化的管理模式力度，实现文书档案管理的现代化发展。
参考文献
[1]吕显伟.谈新时期如何做好文书档案管理工作[j].人才资源开发，2016，（6）：164.
[2]冯颜英.论新时期如何做好文书档案管理工作[j].办公室业务，2016，（12）：121.
[3]王艳.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[j].读书文摘，2017，（10）：
32.
[4]赵英岩.分析新时期如何做好文书档案管理工作[j].青年时代，2017，（16）：249-250.
作者简介。徐源（1975-），女，汉族，云南弥勒人，本科，助理馆员，主要从事档案管理。
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