流程文件编写说明.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/1/27,#,流程管理要点说明,北京北元电气集团,主讲人：夏云娟、邬兵,2016.11.3,17:50-19:00,分两块：,流程编制法,夏云娟,流程管理法,邬 兵,一,、流程文件构成：,1,、页眉,2,、文件更改一览表,3,、评审栏（会签）,4,、流程图,5,、正文,二、页眉组成：模板,公司名称,制度名称,三、页眉组成：文件编号原则,例如：,V-CP-01,；,R-PGP-01,；,HS-SCI-01,；,BY-ZLP-05,；,JT-CI-01,四、页眉组成：文件版本,A/0,：,文件,编制、,更改、换版以,版本,/,更改次数,为标识，,说明：,1,、,版本可按字母,A,、,B,、,C,排序,（,I,、,O,禁用）,；,2,、,更改次数,按,1,、,2,表示，如,A/0,、,A/1,、,A/2,。,3,、,当文件,任一页版本修改到,5,次时,或,有,大幅度更改时，,原文件编制部门可进行换版,。,五、评审栏,各公司按照最新组织架构进行会签,审核、批准,流程格式,流程图使用软件推荐工具：,visio,流程图基本要素：,1,、序号,2,、作业流程,3,、责任部门,4,、责任人,5,、表单,6,、作业文件,六,、流程图,七、流程管理要素,流程管理八要素的内容包括：,1,、输入（,原料、半成品或信息,）,2,、输出（产品、信息、记录、文件）,3,、活动（做什么）,4,、关系（参与的人、物、信息的关联关系）,5,、客户（服务对象：内部客户，外部客户）,6,、价值（提高效率、降低成本等）,7,、资源（人、机、料、法、环、资金等）,8,、控制。（标准、制约、责任）,八、流程管理定义：,流程管理就是为一组存在相互“,关系,”的“,活动,”提供其运转所需的“,资,源,”，使其在受到适当“,控制,”的状态下，将“,输入,”转化成为对“,客户,”,有“,价值,”的“,输出,”的管理工作。,九、过程乌龟图案例：文件控制,对质量管理体系文件进行,编制、审核、批准、分发、回收、评审、作废,处置等文件控制机有效证据,十、过程乌龟图案例：记录控制,质量记录的管理（包括,标识、贮存、保护、检索、保留和处置,）是否符合要求,十一、流程文件的基本管控要点识别,会议管理基本管控要点,：,会议策划,、,会前准备、会议通知、会议实施、会议决议下发、追踪；,员工培训基本管控要点,：,培训需求,、,培训计划、培训实施、培训评估、资料归档,员工招聘基本管控要点,：,招聘需求、审批、招聘实施、招聘录用、资料归档,十二、文件正文,文件内容编写格式：,1,目的：,阐述制定编制该文件的目的。,2,适用范围：,说明该文件的适用范围（人、事情、物）。,3,定义：,解释程序内容中非通用的词的含义，若没有则注明无。,4,职责：简单说明该文件,中所涉及到的,主要部门,及其,主要职责,。,5,作业内容：,说明该文件的作业标准（对流程图未规定的事项进行补充）。,6,相关文件：,列出该流程所引用的相关文件的名称。,7,相关记录：,列出该文件在内容中出现及必须使用的表单名称及编号。,8,管理办法：,说明违反该文件的相关奖励、乐捐规定。,十三、文件格式,管理文件格式,页面设置,：页边距上下,1.5cm,，左右,2cm,；页眉,1.5cm,，页脚,1cm,。装订边页边距,2cm,。,页眉,格式,（页头）：文件名称为二号宋体字加粗,(,如字数偏多可调至三号,),正文和页眉表格内其它内容全部为小四号宋体字，表格属性“行固定值,0.7cm,，,3,列所占比例各为,1/2,、,1/4,、,1/4,”,流程图,格式,：,基本控制在,一,页，为五号宋体字，行间距,1,倍（视页面可适当调整）,。,十四、流程优化要点,1,、流程内容的补充说明,1,）,不在,流程内,重复描述,流程；,2,）只对流程图内没有说明的事项重点进行补充说明；,十四、流程优化要点,2,、管理规定的简化,1,）,重点强调关键控制点的管理规定；,2,）金额相同重复的管理规定进行合并；,3,）,其它文件有明确管理规定条款的，不在此文件中再行说明；,4,）一般文件控制在五个条款内。,十五、,记录,15.1,记录,编号规定,：,所属,文件编号,-,流水号,+,版本号，流水号为,2,位数字，版本号为,1,个大写字母。,如,：,BY-ZLP-01-01A,，表示文件编号为,BY-ZLP-01,的文件的第一个表格、,A,版,。,版本号从,A,、,B,、,C,、,D,以此类推。,15.2,记录顺序号：（,NO:,),填写记录,时，需,编顺序号，便于记录的追溯和查找,。印刷的顺序号为流水号；填写的顺序号一般为：年份,+*,（,2,位流水号），如,14-08,，表示,2014,年填写的第,8,份该表格。,十五、,记录,15.3,记录填写模板说明,1,、空白表单,2,、记录填写模板说明,主讲人：邬兵,流程如何优化与简化？,经验文字化、,文字标准化、标准,流程化,、,流程动作化、动作表单化、表单数据化、,数据信息化、信息自动化：企业,8,化,管理者的两类价值：,一个管理者对公司的贡献可以分为两大类，,一个叫财务贡献价值，,也,叫分取价值；,一个是流程、制度体系建设价值，叫留存价值。,流程管理目的,训练,（技能、习性）,衔,接,（运作共识）,核算,(,数据,),改善,（习性）,规,范,（最佳方法）,核心：建立努力与成果连接起来的制度,流程观点：,1,、流程是,最佳实践方法,，是经验的提炼与总结！,2,、各项工作都可以,标准化、流程化,3,、广纳,内、外更好做法,的知识,4,、每季都要检讨流程适用性，,保持最新版,5,、流程编制完成只是工作的起点,6,、,让执行人参与,流程编制,7,、响应需求，关注,流速,流程设计,7,要点,1,、,管理机制：流程、制度、作业指导书、检验标准等,方式：,流程图,+,文字,+,表单,作用：部门工作衍接,要点：描述精准（,5W2H,法：什么事、为何做、谁去做、何时做、在哪里做、做到什么程度）,2,、,管理方法：业务操作手册（具体方法、技巧、经验汇总）,方式：,图片,+,文字,+,工具,使用：经验、方法、技巧等，方法沉淀,要点：,图文并茂，简单易懂，一目了然（类同手机操作说明书）,举例：维新巴自主质量管理推行指导手册、人力资源管理操作指南、销售业务指导手册,流程分类,流程的来源,客户价值,战略定位,目标,主运作流,程,流程,组织结构,岗位胜任力,流程管理两大内容,1,、流程简化,2,、流程优化,流程如何简化？,1,、流程简化：,价值流分析，去掉一些不增值的动作,2,、目的：提升效率,3,、具体做法：,1,）流程格式、内容简化；,2,）,去掉一切无效动作,；,3,）,减少过多的审核、审批环节,；,4,）,减少过多的表单,，表单合并，减少填写工作量；,5,）减少不必要的数据统计与分析工作；,6,）控制卡与流程合并，,同类流程文件合并,。,流程如何优化？,1,、流程优化：,高效做法替代低效做法,2,、目的：提升质量,3,、具体做法：,1,）,新方法导入,，提升流程质量；,如：备库优化、工艺专业化、夜班效率提升、生产第一道工序效率提升、生产计划的前推后拉等,2,）表单优化，更为适用；,3,）,更多强调方法，而非强调控制,。,核心：围绕目标，寻找新的更好方法达成！,培训后行动要求：,1,、各公司流程的编制方式统一化；,2,、流程简化、优化思路统一化。,