OA培训教程二.doc

华塑建材OA办公系统培训教程
（二）----协同工作
　　华塑建材OA办公系统分为：南充公司、成都公司、重庆公司、销售公司。
操作界面介绍：
界面分为：个人首页，和单位首页。个人首页因每个人权限不同，显示各不同，单位首页主要由：华塑文件，华塑新闻，最新公告，规章制度，以及各部门版块组成。
个人首页体现个人工作流程。包括财务单据的审核，请示意见，以及日常工作总结的填报。

一、财务系统：
1、财务审批表：
借款单：（以南充华塑为例）
格式：填报人只填本人权限内的空格。填报完后点击发送，即传到相应部门

华塑OA系统目前使用中常用的有：协同工作、表单应用、公共信息

协同工作：
新建事项（与邮件系统有共同点）
· 【功能】建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。操作:点击一级菜单“协同工作”，选择“新建事项”，进入新建的页面。

· 流程，点击该图标可以对该协同事项的流程进行查看或者配置。
· 添加附件，点击该图标对该协同事项进行附件的添加。
· 打印协同，点击该图标进行打印该协同事项。

功能键说明
【立即发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入“已发事项”中。
【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入“待发事项”列表中，用户通过待发事项中对协同进行修改，发送。
【另存为】将协同保存为“个人模板”、“个人格式”、“个人流程”三种方式，“个人模板”通过模板调用；“个人格式”通过常用格式调用；“个人流程”通过流程新建调用。
【模板调用】直接调用已经建立好的系统和个人模板。其中，系统模板是公用的模板，由系统管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。
【流程】图形的方式查看流程。
数据项说明
【标题】协同事项的题目。不能为空，禁止输入非法字符。
【流程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。
【常用格式】调用系统所预设的常用办公格式。
【预归档】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到“我的文档”或“单位文档”中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。
【项 目】选择发起者所关联的项目，必须选择是已经建立好的项目。
【期 限】设定协同事项的处理期限。超过处理期限 , 系统会自动给予提示，进行催办。
【跟 踪】标志协同是否需要跟踪，需要跟踪的事项会在首页的“我的跟踪事项”中列出。
【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为“普通”，“重要”，“非常重要”。协同的重要程度在流程列表中会显示红色的“！”。
· 新建协同
操作步骤
第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。
第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，如下图，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左区罗列该组织的所有人员；右区是选定需要在协同流程中执行的人
· 【并发】发起人发起流程后，各节点同时收到信息。
【串发】发起人发起流程，流程中个每个节点依次处理（审批常用）。
【多层】一个流程中有并发与串发的结合应用。
按“确认”按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到“新建协同”操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步：附件添加，点击“添加附件”，弹出文件添加，添加需要处理的文档。
第四步：根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。
第五步：选择项目，在项目下拉框内，选择项目（注意：项目需要进行建立后，同时为项目的成员，在下拉框才出现可以选择的项目。如果选择项目，预归档时只出现项目文档）。
第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”，选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示：选择“跟踪”后，在首页的“我的跟踪事项”的列表中显示，否则不予显示。
第七步：点击“立即发送”，所建立好的协同事项进行处理发送。

修改协同流程节点
在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改，点击“流程”出现流程，点击流程中的节点（在协同处点击右键）在各个节点出现“修改”按钮，进行节点权限的修改,如下图:

待发事项 
· 待发事项是指存储没有发出的流程事项。
· 单击列表标题可以进行快速排序。
· 单击列表中的信息条目可以查看信息详细内容。
· 点选列表中的信息条目,再继续点击“处理”图标,可以对该信息进行处理。
· 点选列表中的信息条目,再继续点击“查看流程”或“查看附件”图标,可以查看该信息的流程或附件。
· 勾选列表中的待发,再继续点击“立即发送”按钮,可以对该信息进行发送操作。
权限要求：各权限均具有此项功能。

待办/已办
· 【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改
点击菜单“协同工作”，选择“待办已办”，进入待办已办的操作界面。默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示所处理过事项，点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项同，处理状态分别表示：
已办；进行中；待办。
· 功能键说明
【转发事项】将所选择的协同事项转发给其他人员或部门。可根据需要选择以协同、邮件或者公告的方式进行转发。
【归档】将协同事项进行归档保存，在待办列表中做归档操作相当于执行了“继续并归档”的操作，可以进行批量处理。
· 处理功能操作：
【转发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户发向被转发用户。
【回退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中，上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见，同时处理该事项。系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。但当用户只能回退至前一节点，操作时系统会出现警告询问提示，如下：

【终止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示，如下：

【知会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点 , 知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台 , 只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发，而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比，知会更利于掌握事项的传播途径和范围。
【加签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。与知会的不同处在于，知会人员不影响整个流程的流转，而加签人员将是流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。
【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。
【修改正文】事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后面显示。
【快捷回复】快捷回复，自动引用常用语。
【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但不影响事项发起者和处理者本人查看。
【进行跟踪】用户对协同事项进行处理后，如果希望对该协同事件进行继续跟踪查看，点击“进行跟踪”，则该协同出现在首页的跟踪事项中。
【上传附件】用户接收处理事项的过程中，可以上传多个附件。上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，如果用户点击附件显示开关，系统将显示附件名称列表。
【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的“待办事项”中继续处理该事项。
【继续并提交】用户对协同事项进行处理后，进行提交并允许流程继续运行，流转给下一节点人员。
【继续并归档】用户处理该事项后，同时进行协同的归档操作，将该事项归档至自己的个人文档夹或有权限的单位文档夹。归档不影响其他人员对该事项的查看和处理。归档后用户可在“文档管理”模块中查看档案，流程继续流转给下一节点人员。
【继续并删除】用户处理该事项后，同时将处理过的协同删除，不存储在已办事件列表中。删除不影响其他人员对该事项的查看和处理。流程继续流转给下一节点人员。
【发起人】在协同查看时，可以点击发起人查看基本信息
· 办理操作步骤
第一步：用户选择所要办理的事件，点击协同事件，如下图：
第二步：用户根据实际情况，选择“转发”，“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、“当前会签”等操作。
第三步：选择“已阅”，“同意”，“不同意”，填写意见，同时可以进行相应的操作。

权限要求：各权限均具有此项功能。
收回误发协作工作操作（已接收的无法再收回）：
误发协同工作时，可在已发事项中选择“撤销流程”会出现如下提示。

超期督办
· 【功能】对在协同模板中被指定为管理者的流程进行管理。点击一级菜单“协同工作”，选择“超期督办”，进入操作界面，如图

功能键说明
【未办结】显示未结束的流程列表。
【已办结】显示已结束的流程列表。
· 催办
点击流程图中“催办”按钮，弹出对话框进行催办，如图

点击“催办”列的次数，弹出催办日志，可查看催办历史。
流程管理
· 【功能】通过“工作统计”，“超期管理”以及“流程管理”，查看已发、待办、已办、超期的协同流程，并且可以按考核的模板流程、考核的自建流程、非考核的模板流程、非考核的自建流程对已办协同进行统计。其中，“工作统计”和“超期管理”的功能类似“个人首页”的“工作管理”部分。区别是如果有授权的话，这里的“工作统计”和“超期管理”可以管理他人的协同。
流程管理
按考核的模板流程、考核的自建流程、非考核的模板流程、非考核的自建流程对已办协同进行统计，如图。点击统计数字，在下方会列出详细的协同记录。双击协同记录，会弹出协同内容。

【管理范围】选择要查看的人员。
【统计时间】选择要统计的时间范围。
【转发事项】将统计结果转发为协同或公告。
【转Excel下载】将统计结果以Excel的格式下载。

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