我国公益性信息机构信息资源开发利用的模式创新.docx

我国公益性信息机构信息资源开发利用的模式创新
浅谈企业档案信息资源的开发利用
内容提要：档案是企业重要的信息资源，属于企业的资产，档案信息资源的开发和利用是档案工作的一个永恒的主题。随着社会主义市场经济的完善和发展，及国际经济一体化进程的加快，企业档案信息资源的开发和利用工作越来越紧迫。从一定意义上讲，档案信息资源的开发利用工作的优劣，是检验档案管理工作整体水平的“试金石”。开发有效的档案信息，挖掘其潜在价值，是推动企业科技进步，提高企业经济效益的有力保证。本文就企业档案信息资源的开发利用进行了浅显的讲述。关键词：企业档案信息资源开发利用
21世纪是信息需求飞速增长的时代，信息已成为重要资源和财富。信息资源的迅猛发展，掀起了以数字革命为特征的信息化浪潮，不仅改变了人们的时空观念、思维方式，而且快速地将全球推向一条高速运动、共享知识的网络公路，推动着全球经济一体化的进程。档案作为信息资源的重要组成部分，作为一种最直接、最真实、最具有说服力的信息，应适应新形势发展的需要，搞好开发利用，从而推进国民经济发展和社会进步。同时在社会主义市场经济条件下，企业的经营规模也发生了巨大变化，成为面向市场的直接经济行为，而且对信息的需求量日益增大。在信息迅速增长以及社会主义市场经济的发展的情形下，对于企业档案工作来说，机遇与挑战并存，企业档案工作者必须转变观念和作风，大力开发档案信息资源，更好地为企业发展服务。
一、企业档案信息资源的定义和主要特征
档案信息资源是人们在社会实践活动中形成并归档保存的一种资源，对现在和未来具有参考利用价值，并对研究过去的事物具有查考利用价值的那部分信息。而且档案信息具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。企业档案信息资源是档案信息资源的一种，它具有档案信息资源的一般特征。同时企业档案信息资源是企业的重要财富，是企业发展所必需的信息保障。企业档案部门只有大力开发企业档案信息资源，才能更好地为企业服务。企业档案信息资源主要有以下几个特征：
（一）内容广泛。企业档案信息资源包括科技档案、文书档案、经营档案、财务档案、人事档案信息等等。由于档案信息量大，内容丰富，涉及面广，因此必须实行统一领导，分级管理的办法对档案信息进行分类、管理，加强宏观调控和监控，制定完善的档案管理制度，使内容丰富的档案信息管理有条不絮。
（二）专业性强。每个企业都具有不同的专业特点，具有一定的专业分工。因此，企业在科研生产活动中形成的档案信息也相应地具有专业性。由于企业档案的专业性，在实施过程中也要体现一定的专业特点，例如：档案的分类整理、档案馆室设置的结构层次等，都应与档案信息的专业性密切相关。
（三）成套性强。企业科技活动都是以某一个项目或某一特有现象为对象进行的，企业档案信息的成套性是由科技、生产活动的特点检索决定的。围绕着某一项
目有规律地形成一系列相关的科技文件，是在一个整体下，以不同阶段的特点相区别，企业档案信息资源的成套性和完整性直接影响档案信息的开发利用。
（四）现实性强。企业档案信息主体为科技档案信息，科技档案信息具有较强的现实使用性，具有现行生产功能。在设计和生产单位，较长时期发挥其现实效用，这对档案管理提出了某些特殊要求，要求档案信息必须同它记录的科技对象保持一致，不能失真，否则就不能保证档案信息资源的利用，就无法满足其现实使用功能，要建立必要的管理制度，保证档案信息适时、及时地补充，确保档案信息的准确性。
二、影响企业档案信息资源开发利用的因素
在激烈的市场经济竞争中，企业要想立于不败之地，就不得不重视企业档案信息资源的开发与利用，提高企业的经济效益。但是，现在企业还没有很好的开发利用其资源，没有将企业的档案信息资源转化为企业的优势，为企业的经济发展服务。而是仍然存在着很多问题。
1.企业档案（馆）室藏不丰富。企业档案室要开展利用工作，没有一定数量的档案资源是无法进行的，同时档案（馆）室藏不丰富、门类不齐全就很难满足企业各部门的各种工作及各类人员对档案利用的各种不同要求。
2.企业档案人员队伍不稳定，素质偏低。信息的收集、加工、处理乃至提供利用，是一项比较复杂的精细的劳动，所以就要求从事这项工作的人员具有较高的文化素质和相关的业务素质。然而，有些企业的领导在配备档案人员时，很少考虑到岗位要求的专业知识，因而导致了从事档案工作的人员素质低下。
3.观念陈旧，未能走出“重档案实体管理，轻开发利用”的误区。由于传统思想的影响，企业档案工作一直是以管理为主，而忽视了档案信息资源的开发利用，很少为企业经济建设服务。
三、企业档案信息资源开发利用的前提
随着现代企业制度的建立和完善企业档案资源的开发利用对企业生产经营活动产生了越来越重要的影响。企业在生产经营活动中对档案信息的需求也越来越广泛。领导的重视和公民的档案意识是开发利用档案信息资源的前提。
企业档案部门既是企业档案信息的管理部门，也是服务部门，其主要任务是为了满足企业科研、生产任务的需要而进行档案信息管理和开发利用。其一半工作是为了满足科研，生产而提供所需的信息资料：另一半的工作是从事档案信息管理的开发，它既要做好档案的收集、归档、整理、编目、保管等日常工作，还要从事档案信息的开发利用，包括编研、编制检索工具、提供利用、收集反馈信息等，因此，档案信息的开发在档案工作中的比重只占四分之一左右时间。企业改革主要从管理上入手，管理的一个重点部分是信息管理，档案信息是信息的重要组成部分，档案信息管理水平高低直接反映了企业的管理水平。现在企业领导都注重管理，讲究管理创造效益，要想做好档案信息资源的开发利用，领导的重视和支持不可少，努力提高领导的档案意识，使开发工作在各方面得到支持，，保证开发工作的顺利完成。同时也离不开公民的支持和配合，要提高公民的档案意识，才真正有助于档案信息资源的开发与利用。
同时，馆藏的数量和质量也是企业档案信息资源开发利用的前提。开发档案信息资源就是要挖掘档案信息资源中的潜在价值，这就要求所藏的档案信息应是真实、完整、系统、准确和有效的，在这样的基础上的档案信息开发才是有使用价值。因
此做好档案的基础工作是开发档案信息资源的前提条件，档案工作者应严把关，从档案管理的各个环节入手，每内个环节都应实施严格的管理制度，这样才能保证档案基础工作上水平，从档案信息的收集、整理、归档、编目、鉴定、保管、统计和利用等各个环节，按档案管理的各项要求，切实做好档案基础工作，丰富档案馆藏，提高质量，为企业档案信息资源的开发利用创造更好的条件。
四、开发利用档案信息资源的对策
1提高档案人员素质，是开发利用企业档案信息资源的有力保证。档案信息的开发是一项知识性、技术性较强的工作，作为企业档案工作人员首先要有高度的事业心和责任感，要有钻研和创新的精神，其次还要加强学习，不断提高理论水平和业务素质，掌握科学的、先进的工作方法，开发出有利用价值的档案信息，积极主动地为企业各项工作服务，这是搞好开发利用工作的有力保证。
2实现档案管理现代化，是开发利用企业档案信息资源的重要手段。现代企业管理需要从管理方法、管理方式、管理手段等方面从传统的手工管理向现代化管理转变。企业档案工作要适应建立现代化企业制度、社会信息化的要求，档案管理不能只停留在一般水平上，改变低质档案手工管理的旧模式，尽快实现电子计算机、光盘、声像、缩微等技术应用于档案管理，加快档案信息网络建设，使企业对档案的开发利用更快捷、更方便、更及时，最大程度地满足企业对档案部门提供信息的需求，提高工作效率和服务质量。
3.更新观念，开展编研工作，是开发利用企业档案信息资源的有效途径。目前，企业档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上，档案编研工作仍然落后，编研水平有限，难以满足企业多方面的需求。因此，企业档案管理部门要更新观念，走出重实体轻利用的误区，在做好各项基础工作的同时，大力开发编研工作，档案工作人员要深入基层，熟悉企业生产经营过程，了解基层对档案信息的需求，结合实际需要，从大量的馆藏档案中提炼出规律性、结论的东西，编制出文字精练、结构严谨、系统完整的档案信息整合体，只有这样，才能使企业档案显示出强大的生命力。
五、小结
综上所述，企业档案信息资源的开发利用工作是企业档案工作的根本，开发利用企业档案信息资源是档案工作的发展方向，要不断研究档案信息开发利用的方法和途径，提高开发能力。档案无“声”，开发是“金”，企业档案的管理者和拥有者应该拓宽视野，不仅要管好档案，还要用好档案，使企业档案信息资源的开发利用成为企业经济发展的新的增长点。
参考文献：
1、王传宇，《科技档案管理》，中国人民大学出版社1999版
2、高庆收，《大力开发档案信息资源为科研生产服务》，《航空档案》2001年第2期
3、胡宝珍，《档案学通讯》2001年第2期
4、刘淑云，《天津档案》2003年第2期
5、黄微，《档案信息资源的开发利用》，《浙江档案》2001年第7期
6、《档案管理学》，中国人民大学出版社，1996，
第8页 共8页