运输公司办公室文员的基本情况[1].doc

XXXX运输有限公司 (ZENGJUN)
办公室文员的基本情况
一、文员隶属关系：
文员整理和准备各类文字资料，直接上级为办公室主任。
二、文员工作权限：
1、文件资料的打印、登记、发放、复印、装订；
2、登记、保管、按规定发放办公用品；
3、起草各类文稿及文件的校对；
4、协助接待上级单位的检查工作。
三、文员职责及岗位业务流程：
1、建立完善车辆及人员档案；
2、文件的归档及整理；
3、车辆证件的办理及补办；
附：
车辆办理（补办）证件流程

购置新车

检车

等级评定

整理资料

审批

办理证件

领取证件

发放证件

附：

车辆办理（补办）证件流程说明

1
购置新车
1、公司购置新车；
2、准备办理证件的相应表格；
2
检车
1、由车队将车送至车辆检测站对车辆进行检测；
2、收集、整理相关表格、数据和资料，表格如下：
a、车辆检测报告表；
b、车辆燃料达标车型核查报告；
c、车辆技术管理审核表。
3
等级评定
1、由车队将车送至技术监督部门进行技术性检查和车辆的等级评定；
2、整理车辆的等级评定资料；
3、建立车辆的技术档案。
4
整理资料
1、收集、整理车辆的所有资料；
2、建立车辆档案，要求一车一档；
3、准备办理证件的相应资料。
5
审批
1、将准备好的相应资料呈交上级有关部门审批；
2、呈交资料审批应注意逐级审批，不得越级。
6
办理证件
1、审批合格后，件资料归类整理；
2、复印资料，公司存档；
3、把准备好的资料呈至相应的部门办理车辆所需证件。
7
领取证件
1、在规定的时限内到相关部门领取证件；
2、在工作日时间内领取。
8
发放证件
1、领取证件后，将证件复印，公司存档；
2、将证件发放至各车辆的驾驶员，要求签名确认。

附：

办理道路运输证所需资料明细

1) 申请配发《道路运输证》车辆的有关情况表（粘车辆照片）
2) 车辆年度审验报告
3) 车辆行驶证复印件
4) 车辆等级证书复印件
5) 承运人责任险复印件
6) GPS证明
7) 驾驶员从业资格证复印件（服务场所要加盖公司公章后再复印）
8) 驾驶员驾驶证、体检回执单复印件
9) 驾驶员劳动合同、安全责任状
10) 押运员从业资格证复印件（服务场所要加盖公司公章后再复印）
11) 押运员身份证复印件
12) 押运员劳动合同、安全责任状
13) 车辆等级评定表原件（蓝单）
14) 车辆检测报告表复印件
15) 车辆燃料达标车型核查报告复印件
16) 车辆技术管理审核内容表（检测站盖章）
注：罐车需提供罐体检测报告，不需要驾驶员及押运员内容

附：

办理城区通行证所需资料

1) 长沙城区机动车禁行区域危险品货物运输车辆通行证发放审核表；
2) 长沙城区机动车禁行区域危险品货物运输申报核发城区通行证核查表；
3) 申请办理车辆通行路线时间报告；
4) 办理机动车禁区通行证申请登记表。

4、证件的年审；
驾驶证年审办理程序
1

填写《机动车驾驶员审验表》,按规定体检,交验上一年度记分本。
2

交近期免冠一寸彩照一张。交有效期内身份证原件及复印件一张。

3

参加年度审验的人员,在审验截止日期当月可根据住地区域到所辖各执勤大队进行年审签章。
4

未按时参加年度审逾期不满六个月的,由各大队主管年审工作的大队领导审核签字,按规定收取逾期审验费后办理年审签章手续。 未按时参加年审逾期六个月(含六个月)以上的驾驶证,由车辆管理所根据《机动车驾驶证管理办法》相关规定,办理相关手续后予以年审签章。

5

因交通违章、肇事等原因被吊扣驾驶证,不满三个月的,吊扣期满后,由各大队负责年审签章。

6

因交通违章、肇事等原因,驾驶证被吊扣三个月(含三个月)以上的由车辆管理所按《机动车驾驶证管理办法》规定办理相关手续后给予年审签章。
7

持驾驶证年满60周岁的人员由车辆管理所根据《机动车驾驶证管理办法》有关规定予以年审签章。

车辆证件年审办理程序流程

检车

资料准备

办理年审

发放证件
领取证件

车辆证件年审办理程序流程说明

1
检车
1、由车队将车送至车辆检测站对车辆进行检测；
2、收集、整理相关表格、数据和资料，表格如下：
a、车辆检测报告表；
b、车辆燃料达标车型核查报告；
c、车辆技术管理审核表。
2
资料准备
1、收集、整理车辆的所有资料；
2、准备办理证件年审的相关资料；
3、收集需要办理年审的证件；
3、资料要留备份用于公司存档。
3
办理年审
1、到相应的部门呈交资料；
2、把需要年审的证件呈交，由有关部门盖章审核；
3、盖章审核后，年检完成。
4
领取证件
1、在规定的时限内到相关部门领取证件；
2、在工作日时间内领取。
5
发放证件
1、领取证件后，将证件复印，公司存档；
2、将证件发放至各车辆的驾驶员，要求签名确认。

5、车辆及人员购买保险，准备相关资料；
购买车辆保险流程

准备资料

联系保险公司

主管审批

出单

保险生效

购买车辆保险流程说明

1
准备资料

1、提前十五天准备需要购买保险车辆的行驶证复印件；
2、车辆所有人为个人的需要准备所有人身份证复印件。
2
联系保险公司

1、资料准备齐全，联系往来保险公司；
2、将需要购买保险车辆的资料传真至保险公司；
3、要求保险公司提前十天提供车辆保险的所需保费金额和保险方案。
3
主管审批

1、将保险公司提供的车辆保险的所需保费金额和保险方案呈交上级主管审核；
2、审核通过后将资金计划报与财务主管申请资金
4
出单
1、审核通过后要求保险公司出具保险单据；
2、要求保险公司提前3日来公司收取保险费用。
5
保险生效
1、保险公司出具了保险单据即保险生效；
2、整理并妥善保存保险单据。

6、车辆出险理赔，准备相关理赔资料；

车辆出险理赔所需资料

1) 事故驾驶员驾驶证复印件；
2) 事故驾驶员体检回执单；
3) 事故车辆行驶证复印件；
4) 索赔申请书（黄单）并加盖被保险人公章，如被保险人是个人的需个人签名；
5) 车辆有损伤的，要出具有效的修理费发票；
6) 人员受伤的，要求提供病历、每日药品清单发票及有关票据；并提供司法鉴定结果；
7) 填写保险索赔明细表并盖公章，如保险人是个人的需个人签名；
8) 如有通知交警，需有交警队的结案书；
9) 保险索赔委托书，要确认收款人账号，粘贴好被委托人的身份证复印件；
10) 保险赔款收据（一式三联）并加盖公章；（如被保险人是个人不需要收据）
11) 粘贴好所有票据。

7、准备办理车辆过户、车辆报废的资料；
车辆过户所需资料
1) 所需办理过户车辆的行驶证；
2) 双方的组织记过代码证，车主为个人的需要车主身份证；
3) 车辆购置税缴讫凭证原件；
4) 发动机、车架号码拓印各一张；
5) 机动车登记证书；
6) 车辆牌照。

车辆报废所需资料

1) 机动车所有人提交《机动车注册、转移、注销登记/转入申请表》、《机动车登记证书》、行驶证和号牌；
2) 机动车所有人为单位的需提交《组织机构代码证》复印件、代理人身份证复印件；机动车所有人为个人的，机动车所有人持本人身份证原件到车辆管理部门核对身份，并提交机动车所有人身份证复印件；
3) 机动车所有人书面委托书；
4) 机动车所有人更名的，需出具相应的更名文件。

8、车辆违章查询及通报。
9、完成领导交办的临时性工作。
四、文员目标责任：
1) 档案管理
2) 证件办理
3) 保险办理
4) 资料准备

文员目标责任考核表
考核指标名称
考核标准
考核部门
分值
1
档案管理
对人员车辆管理进行整理管理，管理不到位每出现一次错误扣（ ）分
办公室主任
20
2
证件办理
少办一次，本项不计分；错办扣（ ）分；未按时办理扣（ ）分
办公室主任
30
3
保险办理
少办一次，本项不计分；错办扣（ ）分；未按时办理扣（ ）分
办公室主任
30
3
资料准备
办理其他证件时，资料准备不齐一次扣（ ）分
办公室主任
20

五、文员任职条件：
教育背景:
中文或相关专业本科以上学历。
培训经历:
办公室相关管理能力开发、企业运营流程等方面的培训。
经 验:
1年以上大中型企业文员工作经验，有运输业办公室文员工作经历者优先考虑。
技能技巧:
a) 具有全面的文员专业知识、文字处理及档案管理经验；
b) 精通办公室电脑软件，具备优秀的职业判断能力和丰富的人际交际处理经验。

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