物资管理业务操作细则.docx

物资管理业务操作细则

物资管理工作用一句话概括，就是“一个原则，两个目标，五个环节”。在物资管理过程中，始终要以严格控制材料采购价格，严格控制材料消耗，坚决把材料消耗控制到合理损耗范围之内，把材料成本降到最低作为原则；把保证物资正常供应，同时降低材料采购成本，降低材料消耗成本做为管理目标。物资管理要以物资计划管理工作为龙头，抓住物资采购供应管理和废旧材料回收管理，控制好物资验收、发放和消耗中间等管理环节。具体物资管理业务操作如下：
一、前期准备工作
项目上场后，物资部应立即开展前期准备工作：
1、查看招标文件、投标文件、施工合同等，了解主要材料的供应方式。知道什么材料是甲供的，什么材料是甲控的，什么材料是自购材料。甲控、自购的材料中哪些材料由总公司统一供应，哪些材料由集团公司招标采购，哪些材料由工程公司招标采购。
2、及时了解当地材料资源、价格、供应商等情况，分清哪些材料是本工程的紧缺物资。对于紧缺材料要提前谋划、提前寻找货源，提前与供应商洽谈，以便控制材料采购价格，以防影响施工。对于考查通过的供应商，及时填写供方现场考查表,并登记合格供应商台帐。

供方现场考查表
JL09-01
供方名称

法人代表

单位地址

联系电话

供方主要产品名称

考查主要部门

参加单位及人员

考

查

内

容

管理体系

生产能力 （供货能力）

社会信誉

企业性质

注册资本

企业执照 生产许可证

调查小组意见

签字：
年 月 日
主管部门意见

签字：
年 月 日
单位领导审批意见

签字：
年 月 日

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部
合格供应商台帐

制 表：
物资部主管：
项目部经理：

年 月 日 于：

合格供应商名单
编制单位：
序号
供方名称
产品及服务
资质等级
法人地位
负责人
通讯地址
联系电话
评定时间
备注
名称

3、根据集团公司、工程公司的相关规定和项目上的实际情况，明确物资管理目标，制定项目部自己的规章制度，由项目经理签字下发，并严格把制度落实到位。
4、熟悉图纸、施组、进度计划等，了解图纸，了解设计意图，了解施工方法。
5、勘察施工现场,提前规划材料场、油库、火工品库场地。
二、材料计划管理
材料计划分两种，一种是总量需求计划，另一种是材料采购计划。
（一）、总量需求计划
总量需求计划就是整个工程的材料需用量。总量需求计划有工程部提供，计划部、总工复核。图纸没有到位时，先按招投标清单中的材料量编制总量需求计划。图纸每到一批，工程部及时计算出材料需求量，书面报物资部，物资部及时调整总量需求计划。同样设计变更时，工程部也要把变更部分的材料量书面报物资部，物资部做相应的总量需求计划调整。总量需求计划是材料总量控制的依据，也是根据施工进度编制材料采购计划的依据，同时也是编制量价分析的依据，为测算材料成本的准确可靠数据。

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部
物资材料总量需求计划

制 表 ： 物资部部长：
工程部部长： 计划部部长：
项目部总工： 项目部经理：

年 月 日 于：

中铁十八局集团第四工程公司 项目部
物资材料需求计划编制说明

1、本需示计划：起 年 月 日 到 年 月 日。
2、本需求计划数据来源：工程部、计划部根据（施工图纸、工程量清单）
3、本需求计划包括： 桥、 洆洞 隧道等工程项目
4、本需求计划是第 次调整，本次增加（减少） 材料 （数量多少）

工程物资需求计划表
编制单位：
截止时间： 年 月 日
序号
材料名称
规格型号
单位
需求数量
投标单价
预计采购单价
金额（元）
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

合计

说明：

（二）工程物资总量计划及差价测算表
工程物资总量计划及差价测算表是根据整个项目的材料需用量投标材料价格、市场调查的材料的价格进行编制，是预测分析整个项目材料成本盈亏情况。当施工图纸没有到齐时，物资部可以根据招投标时的工程量清单编制，待施工图纸到齐后，根据实际材料量进行调整。量价分析还要根据材料采购平均价格及预测后续材料价格及时调整量价分析。

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

工程物资总量计划及差价测算表

制 表 ： 物资部部长：
工程部部长： 计划部部长：
项目部总工： 项目部经理：

年 月 日 于：

中铁十八局集团第四工程公司 项目部
物资总量计划及差价测算表编制说明

1、本物资总量计划及差价测算表：起 年 月 日 到 年 月 日。
2、本需求计划数据来源：设计数量： 预算单价： 采购单价：
3、本设计数量包括： 桥、 洆洞 隧道等工程项目
4、本需求计划是第 次调整，本次增加（减少） 材料 （数量多少）

工程物资总量计划表及差价测算表
编制单位：
截止时间： 年 月 日
序号
材料名称
规格型号
单位
设计数量
预算单价
采购单价
差价
金额（元）
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

合计

说明：

（三）、材料采购计划
材料采购计划是根据施工方案，施工进度，再根据材料生产周期、配送周期、检验周期、库存量、价格涨跌趋势编制的材料采购计划。计划的准确性直接影响到工程施工进度、资金占用等一系列问题。材料采购计划由物资部、工程部、计划部相互配合共同编制。编制材料采购计划要做到以下几点
1、物资采购计划编制要按分部分项工程编制，也就是把材料用量的计算依据，形成书面编制说明附到计划的上面。具体要求如下：
①具体到桩基、承台、墩身、梁、桥面等分步分项工程。施组设计中的栈桥、平台、围堰等大临设施以及小临设施项目，应无一漏缺。
②编制计划内容全：如材料名称、规格型号、质量要求、数量、需用日期、使用部位等。
2、物资计划编制数据要准：
①统计需用量数据要准；②盘点、统计库存量数据要准；③下达采购计划数据要准。
3、物资计划具有予见性：
掌握市场需求变化，掌握市场价格变化，掌握项目施工进度变化，掌握季节变化，提前做出安排，保证物资供应。
4、物资计划编制要具有可靠性：
严禁粗打冒估，既要保证供应，又要防止超储积压造成浪费。
5根据施工进度分批进货：
通过物资计划工作使材料供应工作按施工进度分期分批进货，适时适量供应；使材料供应工作达到：供应好，周转快，费用省，降低采购成本，保管成本，保证施工需要的目的。
6、根据施工进度，计划部及时调整施工计划，工程及时根据计划部调整的施工计划，及时计算出材料量，书面报物资部，物资编制物资材料临时采购计划。物资材料临时采购计划也及时、准确，避免因施工进度滞后，造成材料积压，更要避免因施工进度加快，造成停工待料，造成不应有的损失。
（四）材料采购计划总量到达总量需要计划时，物资部及时与工程部、计划部核对材料总需求计划量，查明原因，禁止超过材料总量需要计划进行物资采购。

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 物资材料采购计划

制 表 ： 物资部部长：
工程部部长： 计划部部长：
项目部总工： 项目部经理：

年 月 日 于：

中铁十八局集团第四工程公司 项目
年 月物资材料采购计划编制说明

1、本采购计划：起 年 月 日 到 年 月 日。
2、本采购计划数据来源：工程部、计划部根据（施工图纸、工程量清单）
3、本采购计划包括： 桥、 洆洞 隧道等工程项目

年 月物资材料采购计划表
编制单位： 年 月 日 第 页 共 页
序号
材料名称
规格型号
单位
本次数量
累计数量
备注

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 物资材料临时采购计划

制 表 ： 物资部部长：
工程部部长： 计划部部长：
项目部总工： 项目部经理：

年 月 日 于：

中铁十八局集团第四工程公司 项目
年 月物资材料临时采购计划编制说明
1、本临时采购计划：起 年 月 日 到 年 月 日。
2、本临时采购计划数据来源：工程部、计划部根据（施工图纸、工程量清单）
3、本临时采购计划新增（减）： 桥、 洆洞 隧道等工程项目

年 月物资材料临时采购计划表
编制单位 年 月 日 第 页 共 页
序号
材料名称
规格型号
单位
本次数量
累计数量
备注

三、材料采购供应管理
1、材料采购权限的划分：钢材、水泥、柴油、钢轨、火工品由股份公司采购（甲供材料除外）；钢结构、钢板桩、粉煤灰、矿粉、外加剂、商品砼、防水材料、土工合成材料、锚具、桥梁支座等由集团公司集中招标采购，其他材料是工程公司招标采购。
2、材料采购应当按股份公司集中采购管理规定执行，所有材料（包括甲供、甲控材料）都要提前45天上报采购计划到公司物资部，由公司物资部人员把材料采购计划录入到股份公司的商务平台，进行采购权限审批。甲供、甲控材料项目部上报计划时，必须提供相应依据，如招标文件、合同、业主文件等。项目部必须按批复结果执行。
3、钢模板、挂蓝、衬砌台车、管片连接螺栓、直螺纹套筒、轻钢结构（钢结构厂房）、拌和站、钢筋场料棚等属于集团公司内部产品，必须按《中铁十八局集团有限公司内部工业产品采购管理暂行办法》执行。

物资集中采购申请计划（ ）
编号：
项目名称：
年 月 日
序号
物资名称
规格型号
计量单位
计划数量
计划单价(投标书)
计划金额
标准或图号
用 途
需求时间（开始-结束日期）

说明（进货时间、收货人及送货地址）：
物资计划编制

电话

物资主管意 见
日期：
计划主管意见
日期：
项目总工 意 见
日期：
项目经理意见
日期：
公司物资 领导批示
日期：

3、大宗材料采购必须进行公开、公正、公平的招标采购。公开招标就要严格按招标程序办理。公开招标主要工作有编制招标书、标书评审、发布公告或投标邀请函、开标、评标、形成评标报告、发送中标通知书。招标采购要注意以下两点：
①、招标书、投标邀请函、开标签到记录、评标签到、评标报告、中标通知书等资料上报公司物资部备案留存。
②、公司纪委、物资部全过程参与、监督，并亲自参加开标。
4、其他材料必须做好询价采购，询价采购也要按询价程序执行。询价工作主要有编制询价函，发送询价函给合格的供应商，统计汇总供应商的报价单，根据报价情况，选择部分供应商进行第二轮谈判，并形成谈判记录，项目部物资部书写询价报告报项目经理审批。询价报告主要内容包括询价函发送情况，收到报价情况，第二轮谈判情况以及物资部的建议等。同样询价资料也要报公司物资部备案存档。
5、应急采购是指工程上场，材料还没有公开招标或项目部资金紧张，材料款欠款严重，供货商断断续续供货，甚至停止供货。为了确保工程施工正常进行，而采取的应急采购，也可以叫临时采购。应急采购必须坚持“询价、货比三家”采购，并保存好询价资料备查。
6、项目部在物资采购过程中出现特殊情况书面上报公司物资部进行报批。
7、签订材料采购合同
（1）、合同谈判
合同谈判是材料采购工作的重要环节，谈判水平的高低直接影响到材料的价格、质量。合同谈判要充分利用以下技巧：①、提前进行市场调查②、谈判准备过程，多听、少说 ③、掌握采购产品的检测标准④、有意加大采购数量，获得最优惠价格⑤、谈判时不要盲目出价⑥、请懂技术和懂业务的人员参与谈判
（2）起草合同
物资部及时起草材料采购合同。合同首先经过项目部评审，然后报公司相关部门进行评审。合同评审按公司法务部制定的合同管理办法执行。合同评审通过后，及时签订合同，严禁无合同进行采购。
（3）登记合同台帐
合同签订后，按集团公司合同台帐格式，及时登记合同台帐。

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

物资采购合同登记台账

制 表 ：
审 核：
物资部部长：

年 月 日 于：

物资采购合同登记台帐
编制单位：
合同编号
合同名称
供应材料
合同金额
供货单位
双方签约人
供方地址
联系电话
供货期限

四、物资验收、发放和核算管理
（一）材料到场验收
1、材料到场验收需要由项目部物资部材料员、施工队材料员、供货单位人员共同验收。验收内容：材料的质量、数量、规格型号、材料合格证（质保证）等。验收合格没有问题时，三方在送货单（收货单）上签字认可。由物资部材料员现场盯控，确保材料卸到施工现场。
2、物资部及时填写材料进场通知单、材料合格证及时通知试验室进行取样做试验，试验室把检测结果及时反馈到物资部。不合格材料及时封存，通知供应商进行处理，退货时及时填写退货登记台帐。材料标识牌要及时填写及时更新。
3、新购的周转材料，书面上报到公司物资部进行备案。

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 进场材料验收（通知）单

制 表 ：
物资部部长：

年 月 日 于：

进场材料验收（通知）单
进场日期:

编号：
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
生产厂家
批号
质保单编号
存放地点
使用部位
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

验收情况

验收员： 材料员： 试验室：

3、当数量、质量验收合格时，及时按《程序》规定标准填写验收凭证（点验单）、登记台帐。
中铁十八局集团第四工程有限公司物资验收单
点收单位： 年 月 日
物点字第 号
物 资

收货凭证

来 源
名称号码
材料编号
物 资 名 称
规格及型号
单位
购入单价
实收数量
购入金额
标准单价
标准金额
差价
备 注

验收

部门主管：
业务员：
保管员：
记录
月 日
月 日
月 日

新购周转材料备案表
编号：
项目名称：

购买日期：
年 月 日
用 途

材料名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
预留残值（单价）
备注

备案资料：1、发票、备案表的扫描件 2、备案表的电子版
制表：
物资部主管：

财务主管：
项目经理：

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 主要材料进场台账

制 表 ：
物资部部长：

年 月 日 于：

年 月主要材料进行统计表
编制单位：

材料名称
规格型号
单位
本月情况
累计情况
备注
单价
进场数量
金额
进场数量
金额

制表： 审核： 物资主管： 项目经理：

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 材料到货登记台账

制 表 ：
物资部部长：

年 月 日 于：

进 场 物 材 料 到 货 登 记

年
物资名称
规格型号
单 位
实到数量
收货人
供货单位
进场材料通知单号
检验结果(试验编号）
月
日

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 小型机具台账

制 表 ：
审 核：
物资部部长：

年 月 日 于：

年 月小型机具登记台帐
进场日期
材料名称
规格型号
单位
数量
存放地点（或保管人）
备注

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 周转材料台账

制 表 ：
审 核：
物资部部长：

年 月 日 于：

年 月周转材料登记台账
进场日期
材料名称
规格型号
单位
数量
存放地点（或使用人）
备注

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 材料退货登记台账

制 表 ：
审 核：

物资部部长：

年 月 日 于：

材料退场登记
进场日期

退场日期

供货单位

材料名称
规格型号
单位
进场数量
退场数量
备注

退场原因：
物资部：

供应商：

见证人：

物资材料退场登记台帐
进场日期
材料名称
规格型号
单位
炉批号
进场数量
退场日期
退场数量
供应商
备注

（二）材料发放
1、材料发放前，首先办理领用材料授权委托书。授权委托书由签订施工合同的法定代表亲自签字授权。如果施工队是单位的，还要加盖单位公章。没有领料授权委托书，物资部门不得发料。授权委托书格式如下：
授权委托书
中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部：（以下简称：项目部）
兹委托姓名： 身份证号码： 姓名： 身份证号码： 全权负责本施工队现场所需材料的申报、验收、验货、对帐、签单等事宜，授权人由于每月底前往项目部设备物资部，与设备物资部进行材料领用款的对账，授权人的签字有效性如同本人。
若有变动,本人（队）将以书面形式通知项目部,如果本人（队）未及时通知项目部,所造成的一切经济责任和法律后果由本人（队）承担!
特此申明与授权!

施工队名称:
施工队队长:
电话号码：
身份证号：
年 月 日
2、物资部材料员（保管员）发料时，要严格发料手续，要做到以下几点：
①严格按项目部领导批复的发料单为准，杜绝无计划发放，超定额、超损耗发放。
②严格按工程项目施工合同中规定发放的材料品种发料。
③发料时坚持按发料单位上的材料名称、规格型号、数量发料。保证帐物相符，准确无误
④及时登记队伍领料台帐。
3、公司内部两个项目部之间，调拨材料、周转材料及填写物资（周转）材料交接、调拨单，并交公司物资部进行转帐。
中铁十八局集团第四工程有限公司物资发料单

根据 号通知单 年 月 日 发字第 号
材料编号
材 料 名 称
规格型号
单位
单价
实发数量
金额
备 注

小计

发料
单位

主

业

保

收料

收料人 签字

管
务
管
单位

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 队伍领料台账

制 表 ： 物资部部长：
工程部部长： 计划部部长：
项目部总工： 项目部经理：

年 月 日 于：

年 月 队领用材料台帐
材料编号
材料名称
规格型号
单位
本月领用
本年领用
开累累计领用
备注
数量
金额
数量
金额
数量
金额

中铁十八局集团第四工程有限公司 项目部

年 月 队伍领（退）周转材料台账

制 表 ：
审 核：
物资部部长：

年 月 日 于：

年 月 队伍领用周转材料登记台帐
材料名称
规格型号
单位
本月领用数量
累计领用数量
本月退还数量
累计退还数量
未退还数量
备注

物资部： 施工队伍：