易商通宝V5分销.docx

易商通宝V5分销ERP初始化流程
目录
易商通宝V5分销ERP初始化流程 1
初始化步骤示意图 2
.系统初始化流程 2
基本信息录入 2
系统配置 3
期初信息录入 6

初始化步骤示意图
在分销ERP管理系统开账之前我们需要做些什么？请按照以下步骤进行开账准备

.系统初始化流程
基本信息录入
“基本信息建立”工作在分析调研完成之后，是一项非常关键的工作。一般基本信息从建立到完善是一个不断摸索的过程，在该过程中需要不断进行调整。
▲模块所在位置：顶部菜单栏『基本信息』模块。
【基本信息】是对企业基本经营情况的静态描述，比如一个企业经营哪些商品，拥有哪些客户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等信息。建立基本信息的工作包括对于基本信息的分级管理结构的确立、基本信息的录入。
■ 例：这里对【库存商品】基本信息进行应用讲解：
一般设置原则：
☆条码原则编号。（指按商品的条码做为商品的编号。）
☆实际原则编号。（指按照公司的实际情况进行分类）
①、按照商品品种或供货商分类。如：图书类、课件类。
②、主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类；
☆    常用原则编号。商品编号也可以续用在使用分销系统之前的一套较为熟悉的商品编号。此种编号原则的优点在于录入商品时熟悉程度高，录单快速；其缺点在于如果没有相对统一的规范会导致系统商品分类不规范。
☆    权限原则。（指按照公司产品的管辖权限分类）
图例：（☆主商品名称按品牌/型号细分,可分二级类、三级类☆）：

图例说明：
“机箱类”我们用“机箱”的拼音简写为（JX）；然后在“机箱类”下面又划分了两种品牌“金河田”、“水晶王”，故编号为（JX001）和(JX002)；“金河田”（JX001）下分为不同的型号，故在（JX001）下面分为了(JX001001)、(JX001002)，依此类推。
提醒：系统中的基本信息至关重要，它将直接影响到后面的操作员权限的划分。
■ 图例讲解客户档案：（☆权限原则☆）
例如：全国的渠道分为华东、华南、华中三个大区且每个大区有不同的销售客户在建『基本信息』的时候，我们必须先建一个全国客户再分别建三个大区，在三个大区下分别建各大区的客户。

如上图的分类就便于权限划分，华东大区的销售人员将只拥有华东大区客户档案，总公司将拥有三个大区的全国客户档案。（注意：系统中操作员权限范围是不允许交叉权限；也就是说，在上图分类中，选择华南大区节点后是不允许选择其它大区节点的。）

系统配置
第一部分：全局配置
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－系统配置
――请特别注意：
1.       开账后禁止修改的选项。
★允许系统产生负库存；
★统一客户供货商；
★录单日期必须与当前日期一致
★成本算法的四种选择
★系统采用序列号严密管理模式（【电脑、通讯行业版专用】）
★系统采用序列号借欠出入库校验模式
2.       注意一些关联选项。
允许系统产生负库存只能在“移动加权成本”算法下勾选。

第二部分：操作员权限设置
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－操作员权限－修改操作员权限
操作员权限设置方法（请参见后面的“功能字典”的『系统管理』－操作员权限设置）
这里介绍一些设置注意事项：
一、菜单权限划分注意事项：
1.     各种单据的“过账权限”。由于分销ERP管理系统中，拥有审核过账权限的操作员，只要进行审核过账的业务处理，将直接影响到系统中的数据流、财务流，所以此项权限请慎重划分。
2.     系统管理－修改操作员权限－单据管理类－“允许过账”权限，是所有类型单据中审核过账权限的总开关，换句话说，如要赋予一个操作员销售出库单审核过账的权限，请先在这里勾选“允许过账”这个总开关，当然，系统也会在配置中进行相应“系统提示”。
3.     销售类操作员：销售类操作员配置时应该注意商品成本权限的控制。
如果不希望销售类操作人员查看商品成本价格请注意不要勾选：系统管理－修改操作员权限－销售管理类－“允许查看成本”选项。
4.     请谨慎配置“系统管理－修改操作员权限－单据管理类－允许红冲的权限”。红冲权限相当于财务中的红字反冲功能。
5.     解释：系统管理－修改操作员权限－单据管理类－“修改过账的单据”权限。该权限是指对过账后单据表头信息的修改。可以解决事后补录单的特殊业务，鉴于这样操作很不规范，请在配置操作员权限的时注意。
6.       系统管理－修改操作员权限－系统管理类的权限考虑到系统的数据安全，建议此类的权限（如：月结存、年结存、系统重建、操作员权限、操作员登陆率、操作日志、系统开账、系统配置、设置IP、清除IP、删除月结、单据编号自定义），请仔细配置给一般操作人员。建议系统管理员拥有即可。

二、操作员权限范围设置的注意事项：
▲模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－操作员权限－设置多级权限范围
1注意在合理的基本信息分类之上进行有效的权限范围设置。系统不允许交叉权限设置。

什么是交叉权限？如上图分类中，如华南大区销售人员权限范围选择了“华南大区客户”这个节点后，是不能再选择华东大区客户、华北大区客户、华中大区客户的任意节点权限范围的。如销售人员想拥有四个大区客户资源权限就只能选择“全部客户”这个节点来划分权限范围。
2.部分交叉权限处理办法：
1）在系统配置――单据配置――不勾选“调拨单中，仓库权限有效”可以解决调拨管理中仓库交叉权限问题。如果不勾选此项，请注意与调拔单据的审核结合使用。
2）在系统配置――单据配置――不勾选“转款单中，银行账户权限有效”可以解决转款业务中银行账户交叉权限问题
3）在修改操作员权限――单据管理－勾选“单据审核中仓库权限无效”可以解决审核业务中仓库权限交叉问题。
4）在修改操作员权限――辅助业务－不勾选“序列号处理中往来单位权限无效”可以解决序列号处理中往来单位交叉权限问题。
5）在修改操作员权限――仓储管理－不勾选“库存分布表仓库权限有效”可以解决分布表中仓库交叉权限问题。

第三部分：审核设置
▲     模块所在位置：顶部菜单栏－『系统管理』－单据审核设置
审核设置的详细解决方案请见“专题介绍―多级审核”。这里提示一下设置的注意事项：
1.       特审权限的赋予。
例如：在日常业务进行过程中，一张【销售出库单】需要3级审核，急件发货时有发生，需要主管人员直接批示方可审核通过，此时可以赋予主管人员或总经理特审权限，以处理一些特殊情况。
特审相当于超级用户admin的一种审核权限，它能够审批通过处于审核任何阶段的业务单据。这个特审人员的设置建议为公司财务主管、仓储主管、销售主管、采购主管、总经理等主管人员。
2.       对于总公司（总部）－分公司（办事处）等公司结构而言，可能出现以下审核情况的差异：
总公司（总部）需要4级审核，分公司（办事处）条件限制，只需要2级审核，此时，处理办法如下：

上图中不难看出，总公司（总部）审核人员为刘宏、洪恺、张骞、王丹共四级审核。
分公司（办事处）审核人员为李健、张林共二级审核。
总结：处理审核差异的方法是通过审核人员的相同审核人录入实现的。

期初信息录入
系统设有以下基本信息录入：
※库存商品期初
※应收期初
※应付期初
※现金银行期初
※固定资产期初
※待摊费用期初
※受托库存期初（属入库性质，开账后记入【库存数量】）
※委托库存期初（属出库性质，与【库存数量】无关）
※借欠期初（借欠走账外，开账后不会记入【库存数量】）
提醒：在录入期初信息时，请用户仔细进行各项要素的盘点处理，录入较为准确的期初数据，尽量避免给开账后期工作带来不便。
期初录入完毕，开账后常见问题处理办法：
例如：高桥公司期初录入完毕后并系统开账后，发现某些商品的库存数量出现差异：
问题类型
解决办法
A．开账后出现『期初库存数量』少录情况
1.      首先，判断少录入的商品是否与现有库存成本一致？如果一致请直接做【报溢单】调整库存数量；如果不一致，请继续参见第2步。
2.      请判断系统配置为什么成本算法？
3.      情况一：使用“移动加权平均”成本算法，请先做一张【报溢单】，再做一张【成本调价单】（调整少录商品的数量、成本价）；情况二：使用“先进先出”、“后进先出”或“手工指定”成本算法，请先做一张【采购入库单】(目的是跟踪最近进价为【报溢单】的核算价格做依据)，然后红字反冲【采购入库单】，再做一张【报溢单】。
B.开账后出现『期初库存数量』多录情况
1.      首先，判断少录入的商品是否与现有库存成本一致？如果一致请直接做【报损单】调整库存数量；如果不一致，请继续参见第2步。
2.      情况一、采用“先进先出”成本算法，请做【报损单】（减少库存商品数量）然后做【成本调价单】。
3.      情况二、“成本移动加权”成本算法，先做一张【成本调价单】（调整即将报损的商品数量、成本价格）再做一张【报损单】。
4.      情况三、“后进先出”先做【报损单】再做【成本调价单】。
5.      情况三：“手工指定法”，做【报损单】。