波导客户管理系统介绍.docx

办公室

波导员工和合作伙伴

波导客户管理系统



目的
介绍
从车间开始

整理
整顿
清扫

清洁
素养
与文件归档
与电脑

与存档
与办公区域
与公共区域

与展示

目的

— — ( , ,…) .
的原则—通过良好的管理保养取得效率—应用范围不仅仅是车间还可应用到办公室(支持部门如质量、人力资源)等等。
:目的都是相同的
– .
通过更快捷地找到文档资料来提高工作效率。
–
. ’
. 显示积极的形象
。一个整洁的办公环境会给所接触的人留下良好的印象；杂乱的办公环境则会暗示无组织性或者表明你不能胜任当前的工作。
— ( ).
使同事更容易开展工作(甚至当事人不在岗位时仍可以到相应的资料信息)。
也会使你达到:
– . 摆脱老的工作程序和不良的工作习惯
– . 加强团队合作，努力提高工作水准。
– . 增进部门的内部信息交流。
’ “ ”, , ,
.
不要把与”无纸化方式”混淆，即使事实上，可以很大程度减少纸张数量。
’ “ ”. , ,
;
.
不要把与‘春节大扫除’混淆。籍由，你会再想通过归档、清扫并分类,从无效率状态到一个持久性的改善局面; 而‘春节大扫除’只是每年打扫一次,然后又会处于混乱状态。
. ,
. 办公室 包括实际的改组。保持方法肯定会改进纸张文件和电脑资料、抽屉和柜子的组织。

, .
没有办公室,就没有管理过程的简化



介绍

, . .
不论什么样的工作场所，以下的步骤都是一样的。这个指南将不会详细地介绍每一个步骤，但是专注于那些特别与办公室效率有关之处。

整理
’
! 区分需要的与不需要的物品,把无用的东西扔掉.

整顿
. .
每件事物都有地方放，并且每个事物都要放在规定的位置，把常用的东西放在每一个人都容易拿的地方。

清扫
. .打扫干净装置，找出脏污的产生原因并解决。

清洁
“ ” . 建立好的日常管理保养制度，规范存蓄和清扫手续。

素养
“ ” . 把”习惯”带入办公室
.遵守办公室规定
.持续地做得更好
, —
为了达到持久的效果,应用方法必须—
– 严格地
– 系统地
– .连续地
, . . 显而易见最大的误区是仅仅象‘春节大扫除’一样,而从没达到第三个步骤“清扫”。真正的改进依靠标准化和遵守日常管理保养制度。

启动一个车间

:参与者

– 属于同一个部门或同一办公区域
– : 最多人
. 在期间，部门领导和其他每个人员都要积极参与。
教练
:是办公室的外来人员，这样他\她
–
能够对办公室运行情况有个全新的、客观的看法。
– .
是中立的，因此可以自由地询问已制定的工作规范
. 车间领导属于这个办公室。

– .
按照组织结构和会议计划,他她与教练保持紧密联系，开展工作。
– , .
一旦部门是可充分自我管理的，教练要把跟踪规范的工作，移交给领导. 这些规范已很好地被执行.
培训
, “” .
“ ” (. ).在会议期间,我们不是‘训练’而是提高意识.真正的培训是边做边学.
. ( ’ )会议介绍的五个阶段
(见培训指导)
. 观看厨房和效果的录象.
. —强调
– , (’ .)
解决方法，参与者自己找到解决办法并自愿去应用(不要指望老师来了，会有已经准备好的—可以简单地从一个车间应用以另一个车间的答案。)
( )
这个过程一定要不断前进，成为本能、下意识的行为（不象春节大扫除那样）。

启动一个车间

周期
( ) . . . .
完全地执行这五个阶段（几次）要求两到三个月的时间限制，这对于成员们达到设定的目标已足够。更长的时间则会使人泄气。.任何在这段时期没有包含进去的，可以留到下一个周期去做。

会议时间
, .

在初次培训结束时,要和小组一起制定会议时间.这些会议一定要—
—
在规定时间举行，以使成为一种习惯.
— .
至少每周两个小时或每天半个小时.
(. ) . ’ .
与周例会相比，某些主题也许需要更多的时间(举例来说 一个个人部门的新文件系统),这种情况下，不必犹豫地去开半天或全天的部门会议.
( ).
可以成为召开 会议的好机会.（即每周的支持功能会议）
…开始之前

– .
如人员超过一个小组的规定人数，要将办公室划分区域.
– .拍照片
– .规定一个摆放区域



整理

为什么
. , ’ , . , .
, ’ . , .为团队建立一个较好的环境.我们总是没有认识到这些：我们容易存放一些没真正需要的东西以至而浪费空间,如在柜子里有旧的文件和已遗忘的附件或在硬盘里有不需要的资料。堆积的垃圾越多，越难找到真正需要的东西，并且重要的文档可能被丢失。经常的，我们的柜子看起来空间不够，在购买新柜子之前，首先要清理旧的柜子。
怎样做
.
选定一个区域，并且通过清除垃圾，尽可能地腾出空间。
. . : “” !
区分有用的与无用的。决定哪些需要保留哪些需要清除掉。注释：”清除”不一定就是要扔掉。
( ) :每件东西(代表性的办公用品)都要问自己：
– ?这件事物是用来做什么的?
– ?谁使用的?
– ?多久使用一次?
– ?
这东西是否真的适合在工作中使用?
:对于每个资料和文件
– ?
– 在最近一年里，这个资料或文件共使用多少次?
– ?内容有法定价值吗?
– ?包含综合的或私人信息?
– ? 我可能还需要它吗?
– ?
其他部门是否已保留同样的文档?
：根据如下标准清理事物:
– 能够完全被扔掉
– ( § )应该在档案室归档.
– (. , ) 可以移交(如剩下的用品给其它部门,技术资料放到其它场所)
, “” . ,
.如果不能确定，将‘不能确定的’东西放在特定的区域；如没人认领，超过有效期，可以将其扔掉。

指标
, . 已清理的柜子,抽屉和架子的数量
硬盘的可用空间

注意

(. , , , ). ’ .
一开始，从公共区域清理比较好(如书架,办公用品柜子,标准资料,请假表)，与个人办公桌相比，这些区域比较简单并且不是很敏感。

容易被忘记的区域
’ . ? .
不要忘记去检查柜子和档案柜的上面和下方。看什么粘在桌边和扔在桌底下?仔细检查窗台和显示面板.

整顿

为什么
.
!
整理出一个明确且合适的地方放置资料和办公用品,以便在需要的时候，能迅速方便地找到，也能非常方便地放回原处.

怎样
:
根据如下项目对文件分类
. 文件多久使用一次,谁使用的
.
然后把经常被同一个人或同一群人使用的文件归在一起.
.
在前阶段整理出来的空间里，看看有什么能够被储存
(. )选择公共区域(如:公共书架)

注意

, :
如果你想让每个人都遵守日常管理保养系统,它必须是:
• 尽可能地简单
• .由参与者自己来选择

. ’ , , ’ .
在文件夹或装订夹之间留下一点空隙。如果挤得紧紧的，，不仅在你需要时很难取出，而且很难放回原处。

清扫

为什么

, , , . — . . .一直以来，这是一个经常被忽略的阶段,一般而言，这阶段是日常管理保养的工作，擦地板、擦桌子和倒垃圾。但是走近细看，有很多地方仍是脏的，灰尘聚积在办公桌下面和电脑后面，总有一些标签从办公室展示板上掉下来。
. .难以够到或杂乱的地方不能被日常的管理保洁工作所清扫。如果地面上放着杂乱的电缆或堆积着文件就无法清理，这些文件应该在晚上下班回家之前整理归档。
.解决办法不只是清理脏污处而且还要解决造成灰尘和混乱的根原因。

如何做

. 带上清扫工具，先在电脑的后面喷雾，除掉显示板上的旧标签，彻底清扫外表面，最后再粘贴上新标签。

, , . , , ’ .移动地面上的所有电缆,检查并卷起后挂在办公桌下面，用彩色标贴在每根缆线两头做好标记,以便你需要拆开一个设备,不需要解开每根线缆。

注意

’ !
在做很脏的工作时，不要忘记保护自己的衣服.

清洁

为什么
.稳定和正式使车间进步。
.
用幻灯片来显示出我们储存或文件保管混乱的差异.

如何做
(, , ...) .
检查每个区域的如下细节（文件保管、个人电脑、档案）
.定义标签格式和彩色编码.
, , , . 如装订夹、资料归卷、在公文格里等
.柜子的内外做好标识.
, . , . 如果质量部门没有给你提供一个文件管理系统，就自己定义一个。写下程序且制订计划有关书桌、柜子以及它们的目录。
. , .
每个区域做好适当的标识是保证实施的最好方式。这样，不管什么时候，都能很明显地看到哪些东本不在规定位置了。
素养

.
核实前面制定的管理制度是否被执行。确保日常管理保洁工作仍在持续和车间在进一步改善之中。

1- .
循环的几个步骤直到日常管理保洁成为自然而然，不再被认为是只 一种强迫或浪费时间的事情。
2- , . , . , . . .
在一些会议后，设立审查表，起初是一些简单的问题，随着时间的推移，审查表要改进得越具体、越严格。第一次审查由车间领导负责执行，以后的审查责任移交给参与者本人。偶尔让其他部门人从新鲜的和中立的观点来审查，这是个好方法。请看一个例子的审查要素资料。
.
—
(. , ) . .
. .
为行为建立准则
每天晚上下班前用三分钟时间——
拣起地面上的任何东西（如纸、笔）

在办公桌上不留任何杂物
看放在抽屉里的文件是否有序，清除掉不必要的文件，或者做个新的。
检查传真机和影印机里纸张
—

. .
每周五用分钟——
检查办公用品
清除任何不再需要的物品或私人物品
检查橱柜里物品是否有序，清除不需要的文档，或者做个新的。
—

每个月用分钟——
归档文件在档案室
标识新的场所
.
“ ”: .
”: !
保持竞争
“撒纸追踪游戏”：优胜队是清除废纸最多的队，是通过对比废纸篓的废纸来判断的。
“寻宝游戏”：在秒内找到指定的文档

指标

)
) . ( .) .
1） 审查分数
2） 小组人员的出席（必要的话，这个指标可以在早期引入），小组人员的出席和的成功开展
有直接的关联。



与归档

:目的

( ) .
每个人在秒内能找到文档（电子文档或纸张版文档）
:几个规则
.
放置部门大多数人员都有关资料的橱柜，则每个人都很容易自由地接近。
, ; .
如果文件只是简单地堆放，你可能不得不翻遍所有文件才找到所需文件，这是很浪费时间的。
:
归档仅允许两种情况：
– .
上面的文件要和中间及底层的是一样的
–
(. )
不常用且定期清除的资料（例如 杂志或回执），按年代归档
? 装订或归卷
. , .
装订或归卷取决于你拥有的文件的数量以及你选择是由很多小的文件还是由几个大的组成。无论如何，装钉或归卷的目录必须标准化。
正面效应 负面效应

装订 ·
整个文件易于传输
· , ’
如果每页已被打空，文件容易处理
·
通过标签区分来简单的标准化

· 如果文件的页数增加，就需要很 多次装订


· ( )
可视性（色码）好

归卷 ·
按字母顺序快速插入文件
· ( )
视觉效果好（色码）

·
在一给定的文件里，很难标准化

— , , , :. . .

任何事情都无例外——装订、归档抽屉、架子、柜橱，都必需被识别：办公平面图正确地显示每个东西所放置的位置，这是证明文件系统是否有效的一个好方法。这也是开始审查的一个起点，并且事实证明对新来者是很有帮助的。



和电脑

. , , ’ .
不仅仅应用于文件柜或生产线，也应用于你的磁盘和硬盘。对个人电脑，象各处一样，每个文件都有位置，且每个文件都在它的位置上。
“ ” . .

微软的“搜索”功能可让你检查文档存在哪里并优化文件系统。只要经常地有效使用这个工作就会使你看到文件没被简单和清晰方式保存。

仅仅运用这个工具就可以使你像大海一样的文件库透明化。

...

:
纸张文件和电脑文件相似：

未分类整理的文件清单 一堆纸张文件

你与办公桌之间的距离
点击次数
归卷

文件目录 装订标题

文件名 粘贴文件夹标签

, , , . . , .
要处理电脑文件，答案，再重复一次，就是一直做.微软的“资源管理器”可轻松完成这个工作。纸张文件系统需要几个周去检查，而的工作只需要几个小时即可完成。

整理
. . ’ . , . .
电脑文件可以根据日期自动分类。这将使平时用的最少的文件放在最下面。不必犹豫地去打开你自己也不清楚的文档。如果文档仍然有用，重新命名。记住要用比较长的文件名以便于清晰地描述文件。
, , .
正像纸张文件，确保每个人能自由地共享文件如表格，电话目录和文字格式等

和电脑

整顿
“” . , .
“ ”. . ’ “”
“”
在磁盘里创建‘树’的文件目录和子目录。根据主题和子主题把电脑文件分类放入文件夹，就像你把纸张文件分类归档到文件柜一样。子目录树不能只是简单的为“一堆材料”，你应该要水平地展开。毫不犹豫地去复制一般的子目录名如“国家”“语言”。
. .
确保你所经常使用的子目录不要离根目录太远。它们应该只要点击几次就到了。
清扫
. . .
使电脑保持清洁。使用设备把键盘吹干净。用适当的清洁用品擦拭显示器和缆线。

“” “ ” “ ”
“” .
清空回收站，清理你的硬盘。运行“磁盘碎片整理程序”和“磁盘检查”工具。
清洁

定义和写下有关准则：

命名文件和目录：

– 使用长文件名
– , ()
用空格 连字号（）或是下划线（）来分开各个字词

– (? ?)
为语言或是国家定义标识符,放在名字的哪个置使用(开头?结尾?)

– 没有固有名称
组织文件结构
– 无滚动条
–
一个根目录下最多有个子目录
“ ”把表格和模版文件设置为“只读”。
素养
. . , , , .
通过标准审核表的问题有规律地审查电脑文件系统。看看你是否能在秒内找到给定主题的一个特性文件。在打开文件之前，根据文件名，目录和子目录，你应该能够确定电子文档的主题和副主题和内容。
指标 . 恢复的兆字节

注意：

:在目录名里绝不要包含：

( )人名（虽然你能简要地提及到他们的职位）
应用“”“” 来命名

与存档

. . .
存档是所有正规文件系统的正常延续。一个好的存档文件，可以在十年或十五年后，能很容易地查找到。需要紧记的是那些查找文档的人员并非是归类保存文档的人员，因此他们并不熟悉文件的主题。

整理

— 在档案盒里
. . . , .
存档并非意味着盲目地转移文件到档案盒里。不是每个东西都需要被存档的。首先是清除那些不需要保存几年的文件。如果你的正规的文件系统一直被很好地维护，那么你应该已经在正常工作中，清除了大多数不需要的文件。并且存档前期的分类工作将会做的很快。

— 在档案室
– , .
如果存档管理系统清楚明确或者你知道主题和内容的话，你将很容易地通过检查档案盒上的日期清理出不需要的文件。
– ’
, ’ ’

.
,
.
如果存档管理系统不清晰，并且你对主题不了解，
可能你不知道什么是什么，
你要试着去理解什么是要清除的，这样的话，
这是既费时又无效果的。
如果你需要腾出一个房间作保存用，你可以让一个文档保管人员
来替你挑选出档案盒并保存。

.
查看某一类给定的资料是否已被另一个部门所保存。
整顿
— 在档案盒里
, . — .
当你清除完垃圾后，将文件整洁地放置入档案盒，并且标上标识。
在档案室里， 遵从原则按年代保存

先出原则。
清扫
, . , .

如果档案室太脏了，使你不能自已打扫的话，你可以叫清洁工来帮助清理。在必要的地方，增加或改善照明设备。



和档案室

清洁

( ). , — ? (. , ?)
详细描述存档程序（按 的要求）。对于每一个文档，我们都需要询问为什么要归卷到这里？（例如：法律要求，正在进行的诉讼）
: 对于档案盒
, . “ ”.
“ ” . , .
草拟一个需要被保存的文档清单，指明每个文档必须被保存多长时间。
在可能的地方标注好每个文件的保存年限。
在每个档案盒上标注“销毁”日期。这样，以后每个人都可以豪不犹豫地清除档案盒。

: 档案室

, .
绘制出一个档案保存平面图，标注清楚各部门或各主题的区域

素养
, . .
每次在你存档，审核、检查目录，注意档案室里的文件组织方式是否遵从和你的保存平面图。

注意
, , , . “ ” .

如果你需要多个档案盒来存储一个文件，标识它们为：、、。记得在每个箱子上标注“销毁”日期。

与办公区域

, , , . , ; ; … .
任何工作场所，包括你的办公桌，都可以被组织得像生产流水线一样，从一边进，
在另一边出。如果一个办公桌上堆满文件纸张等，你不能再区别工作中的文件；你就不能轻易地区分工作的优先次序，你使文件混淆、。。并且你将会因为失去信息而紧张。

“ ”. , , :
实施“清理办公桌”：在工作日里，除了你的电脑和电话外，在你的办公桌上只有一个东西，
这东西应该是：

( )



é

— ( )
一个工作文件（你现有的工作任务）
– ( ’ )
一件或两个紧急商业文件（如有更多的文件则表示你不知道怎么去区分它们的轻重缓急）

’ , . . .
当下班回家时，清除你的办公桌就会用不着分钟的时间。办公桌上不能留下任何文件。要把文件拿走放到正确的地方。

文件格
, . , ; . ( )

我们可以每小时用上几次，收发的信件、便签纸或电话清单。无论如何，绝不能把它们用来存放工作文件；否则将会导致混乱（请看归档）。

与办公区

记事贴

. ( ) . , ’ . .
我们中的有些人喜欢在自己电脑上粘贴一些漂亮的黄色小记事条。
有粘贴记事贴条来提醒我们去处理一些紧急要处理的事，确实是个好办法。
（象俗话所说的，手指头上系根绳），
但是只需一两个就可以了。如果你需要去草草记录两个以上事情的话，
就不要用记事贴，要用便签薄或笔记本上的任务表来编辑信息。
: . .
规则：在每一张粘贴式便签上标注好日期和时间，每张记事贴不许超过半天时间。

任务表
, . .
有一个任务表可以使你限制记事贴的使用，记事贴可能会掉落或者遗失。任务表也可作为你已完成工作的一个记录。
, ½” ” , . (. ).
这个列表可以手写，最好使用或½” ”纸张，这样可以很容易翻看。
你可以在重要的事情下面画横线，可以使用一些速记符号（例如：箭头表示延期或者
大多用星号表示你应该去监控跟踪的情形。

抽屉和橱柜
, . , , , . ( ).

办公桌的抽屉应该用来放置我们每天必需用的文件和文件夹，特别是手头工作所需的文档。另一方面，办公用品最好放在单独的容器（笔筒）里，如：钢笔，铅笔，回形针等。距办公桌较近的抽屉柜应该来放被经常使用的文件，这些文件一般是每周使用几次，是已装钉的或是归卷的。

与公共区域

.
安排一个人负责以确保每个公共区域都是井然有序。

办公用品
, . , .
当你在会议中开始处理办公用品时，你通常会注意到每个人都象是有少许的个人储备。如果把这些所有的个人储备物品放在一起时，你会发现在办公室里，或多或少总有一些办公用品，实际上已经累积了额外的库存。
, . . “” , . . , .
为了避免这个缺陷，需要建立起一套严格的办公用品管理体系。推荐一套名为‘看板’卡片体系。当库存水平下降到需要再订购水平时，将绿色的卡片放入盒子里面。当这个库存水平到一个达危险极限时，将红色的卡片放入盒子。安排一个人单独负责拾捡这些卡片，下采购定单并且补充库存。

:每张卡片需要表示：
产品名称
产品订单编码

订单数量
( )
最小库存数量（作为补充库存的时间判断）
书架
, , , . . .
书架可放置一些参考书，报刊杂志，定期刊物和办公用品目录。在每本书借出时，在架子上插入一个卡片，在卡片上记录借用者的姓名和借用日期。

表格和标准文件
, , , . . .
费用表，请假单，工厂指南等应该统一放置在一个地方。原始表单需要保留并且无论谁拿走了最后一份，应该要影印新放上。

.
必须指定一个人负责表单的更新。

( ) 网络空间（和电脑）
(. , ) “ ” , .

所有需要共享的文件（例如：表格，电话清单）必须设置为‘只读’状态，只有负责更新文件的人员除外。





与展示

. 也应用于展示板
整理
. .
清除过期记录和过时的指标。你可先拿下每件事情，然后仅把相关的通知信息放回去。

整顿
.
按照主题排列表单并汇总在一起。
清扫
.
清除所有胶带或胶水的污迹。
清洁
. ( ). .
已经有一个关于展示板的标准。（参看实施展示指导）你可以定义一个色彩编码来
指示多久可以更新或清除信息。
素养
. .
审查展示板。检查是否已安排展示板的相关负责人员和展示的信息是否秩序地进行并不断更新。

, , . :
车间必需，理所当然地，要有它自已的展示。这里是一系列要放在展示板上的文件：
– “” “” “ 推广前”和“推广后”的照片
– 的五个步骤
– ’
进行管理区域的计划包括参与人员的名单
– 会议日期和时间
– . 实际操作计划
– ( .)
审核和每月跟踪标准（跟踪必须持续，即使在超过？？？）