学生证火车票优惠卡信息写入及充值工作流程---学生处---北京.doc

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学生证火车票优惠卡信息写入及充值工作流程

每学年新生入学后，学生处将新生学生证、火车票优惠卡磁条及学生证购票识别器分发至各院系，由各院系负责同时开展新生优惠卡信息写入工作及老生优惠卡充磁工作。因识别器数量有限，学生处根据各院系人数，安排识别器使用时间，原则上从人数少的院系开始使用。各院系在借用识别器之后应及时做好信息收集及导入、充磁工作，以免耽误其他院系的相关工作安排。各院系在完成信息写入工作后，将发放信息导出的DBF文件（详见以下流程）发送至学生处邮箱（bwxsc@），学生处检验无误后即可将识别器转交至下一个院系使用。

【院系人数参考】：
2个班级：法学院、国际关系学院、中文学院、阿拉伯语系；日研中心、外国文学研究所、外国语言研究所、海外汉学研究中心、外教研（人数相当于2个班级）
3个班级：法语系、日语系、俄语学院、西葡语系
4个班级：德语系；亚非学院、欧语学院、高翻学院等（人数相当于4个班级）
8个班级：英语学院
10个班级：国际商学院

一、信息收集阶段
需收集的信息为学生姓名、学号、所在班级、学制、入学时间、家庭住址及身份证号。务必严格按照正确格式填写《学生信息导入模板》（附在光盘），请勿改动表格格式，以免导致学生信息导入失败。
模板填写注意事项：
1. 家庭住址不超过8个汉字。格式：省+市（县）。因涉及到乘车区间，原则上应填写学生家庭所在地省市（与户籍所在地无关），可享受的乘车优惠仅限于北京至学生所填家庭住址区段的火车票。家庭住址一经填写，不得更改。
2. 学制一栏仅填写阿拉伯数字。如四年制本科生填写“4”，不能填写“四年”或“四年制”等文本。例外，系统无法识别小数，两年半学制研究生的学制应填写“3”，不能填写“2.5”或“两年半”等。
3. 入学时间仅填写阿拉伯数字。如“2012.9”,不能填写“2012年9月”。

二、软件安装与识别器联接（详见使用说明书）
1. 将光盘放入计算机，按照自动弹出的安装界面完成软件安装。安装完成后，计算机桌面将自动生成“学生购票优惠卡防伪系统”快捷方式。
2. 运行快捷方式，首先设置学校信息：学校名称填写“北京外国语大学”；学校地址不超过8个汉字。原则上填写“北京市”即可；入学时间按照当年所需填写信息的年级为基准，如办理2012级新生优惠卡时，选择“2012-9-1”，以此类推。
3. 连接电源及USB线，开启电源。液晶界面显示1.充值 2.发卡。在火车票优惠卡磁条上写入个人信息时应选择【2.发卡】，按“确认”键，界面将显示“联接计算机”，即可开始写卡。
注：发给新生的优惠卡磁条上已充入4次可优惠次数，无需充值。给其他年级学生进行优惠卡充值工作时选择【1.充值】。详情请见以下充值工作流程提示。优惠卡以年为单位进行充值，每次充值次数为4次，不允许超额充值。

三、学生信息导入
在“学生购票优惠卡防伪系统”界面上选择“学生信息导入”按钮，将填写好的《学生信息导入模板》Excel表格导入至系统。导入完成后，将会在原文件所在文件夹内，创建一个名为《学生信息导入模板-ERR》的错误提示Excel表格。该表格所列出的红色字体，表示该学生信息有误，应予更正。
将信息核实并更正后，重新导入信息表，导入时应选择“覆盖在系统已存在的相同学生信息”选项。系统将会再次创建错误提示表格。若相应信息栏显示“覆盖成功”，表明该学生信息已更正完毕。

常见错误：
1. 身份证号码统计错误：显示为“身份证号效验失败”，表示系统识别该身份证号码无效，需重新核实该学生身份证号。（注：因港澳台学生身份证号码无法识别，自动显示“身份证号码效验失败”，对于港澳生源地学生，不予办理火车票优惠手续。）
2. 学制或入学时间有误：请参考模板填写注意事项。

四、写卡
1. 在“学生购票优惠卡防伪系统”界面上选择“新卡发行”按钮，调整入学时间起止日期。
2. 输入学生学号，在已导入的数据库中查询学生信息。
3. 核实学生在学生证上填写的乘车区间与数据库上的家庭住址一致后，将学生证放置识别器感应区，按“写卡”键即可。若写卡成功，界面底端将会蓝色显示“写卡成功”。
常见问题：
1. 寻卡有误：表示该学生的火车票优惠卡磁条丧失磁性，需更换磁条。请收集此类学生证，交至学生处404学生事务办公室统一办理。
2. 发现写入的信息有误，需更改：在“新卡发行”界面选择“新增”按钮，将学生姓名、身份证号、家庭住址等信息重新填写并保存之后，按照如上程序重新写卡。重新写卡不得超过三次。

五、发放信息导出
根据教育部规定，各高校导入的学生证优惠卡信息必须导出存档。
1. 完成所有的信息写入工作后，点击主界面“发放信息导出”按钮。
2. 调整入学时间及发放时间，点击“查询”，即可出现本院系所写入的所有优惠卡信息。
3. 经核对无误后，点击导出按钮，系统将会自动生成DBF数据库文件。
4. 将该DBF文件发送至学生处邮箱。（bwxsc@）

充值工作流程提示：
1. 进行优惠卡充值工作时，无需将识别器联接计算机。
2. 开启识别器电源，选择【1.充值】选项，液晶屏幕上显示“放置优惠卡”。
3. 将学生证放置于感应区，液晶屏幕上显示该学生姓名、学校、乘车区间及已购票、可购票次数。
4. 检验学生证上的乘车区间及识别器显示的家庭住址一致。若有不一致的情况出现（有些同学因搬家等事由，私自更改学生证上的乘车区间），需退回学生确认其家庭住址。
5. 按【确认】键即可完成充值程序。
注：
1. 识别器可能无法识别某些汉字，显示为“？”，不妨碍优惠卡充磁工作。
2. 优惠卡可购票次数上限为4次。若学生已购票次数为0、可购票次数为4，则再次进行充值不会叠加可购票次数，可购票次数仍然为4次。
3. 对北京生源学生不予办理火车票优惠手续。
唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！